Como propietario de un negocio que gestiona las relaciones con los proveedores, es importante saber qué es una orden de compra y cómo funciona.
Imagina que diriges una pequeña empresa y necesitas comprar inventario o servicios de un proveedor. Quieres garantizar una transacción fluida, detallando exactamente lo que estás comprando, a qué precio y cuándo lo necesitas. Para explicar esta información de manera eficiente a tu proveedor, usarás una orden de compra que detalla la transacción.
La orden de compra confirma formalmente la intención del comprador de comprar bienes o servicios bajo los términos y condiciones especificados. Al proporcionar claridad y documentación del acuerdo, las órdenes de compra ayudan a evitar malentendidos y disputas entre las partes.
Ahora que comprendes los conceptos básicos de las órdenes de compra, debes obtener más información sobre ellas y cómo funciona el proceso de órdenes de compra para garantizar una relación fluida con sus proveedores.
Una orden de compra (PO) es la solicitud oficial de un comprador a un vendedor para que suministre bienes o servicios a un precio específico antes de una fecha límite determinada. Es un documento formal que describe los detalles de la transacción acordados por ambas partes.
Orden de compra vs. factura
Los pedidos de compra y facturas se utilizan en el proceso de adquisición, pero no son el mismo documento.
El comprador emite una orden de compra a un vendedor como una solicitud formal de bienes o servicios. Si tienes un departamento de compras, te enviará las órdenes de compra. Si no, los gerentes y otras personas con autorización para comprar productos o servicios de proveedores pueden hacerlo.
La orden de compra es un precursor de la transacción real, y describe los detalles de lo que el comprador pretende comprar y bajo qué condiciones. El proveedor ve la orden de compra cuando cumple con los pedidos.
Por otro lado, el vendedor genera una factura y la emite al comprador después de que se entregaron los bienes o se prestaron los servicios. Es una solicitud de pago por los productos o servicios prestados.
Un pedido de compra también es diferente de una solicitud de compra. Los empleados usan una solicitud de compra internamente para pedir a su empleador que compre productos o servicios para fines internos.
Conceptos básicos de las órdenes de compra de servicios
Las órdenes de compra se pueden emitir para productos o servicios, y el proceso es bastante similar.
Las órdenes de compra de servicios suelen incluir:
- Descripción del servicio. Indica claramente los servicios que se van a proporcionar, incluidos los requisitos o entregables específicos.
- Información del proveedor de servicios. Esta sección proporciona detalles del proveedor de servicios, como el nombre, la dirección y la información de contacto. También debe incluir la fecha de la orden de compra para garantizar una comunicación adecuada con tu proveedor.
- Fechas de servicio. Estas son las fechas de entrega para el inicio y la finalización de los servicios.
- Cuota de servicio. Es la tarifa acordada por los servicios, incluidos los impuestos o cargos adicionales aplicables.
- Términos y condiciones. En esta sección se describen los términos y condiciones que rigen la prestación de servicios, como las condiciones de pago, los acuerdos de confidencialidad o los acuerdos de nivel de servicio.
Las órdenes de compra de servicios ayudan a garantizar la claridad y la responsabilidad en las transacciones de servicio, delineando las expectativas para ambas partes involucradas.
La creación de una orden de compra implica varios pasos clave que facilitan la adquisición de bienes o servicios de manera estructurada y organizada. Recuerda que el comprador crea la orden de compra.
Las empresas pueden tener plantillas de órdenes de compra que sus clientes pueden emplear para facilitar el proceso. Aun así, es tu responsabilidad cerciorarte de que la información es correcta al crear una orden de compra.
Así es como funciona el proceso de orden de compra:
1. Solicitud de servicios
El proceso de orden de compra suele comenzar con una solicitud del comprador de bienes o servicios específicos. Esta solicitud describe los requisitos y expectativas, incluido el tipo de servicios necesarios, las cantidades, las fechas de entrega deseadas y cualquier instrucción o preferencia especial.
2. El proveedor evalúa la solicitud
Al recibir la solicitud de servicio, el proveedor evalúa el alcance y la viabilidad de cumplir con los requisitos del comprador. Esta evaluación implica evaluar la disponibilidad de recursos, la capacidad de prestar los servicios dentro del plazo especificado o en una fecha determinada, y la alineación con la experiencia y las ofertas del proveedor.
3. El proveedor presenta una propuesta de servicio
Sobre la base de su evaluación, el proveedor prepara y presenta una propuesta de servicio al comprador.
La propuesta describe el enfoque propuesto para la prestación de los servicios, incluida una descripción de los servicios que se proporcionarán, los costos estimados, los plazos y los términos y condiciones. Esta propuesta sirve como base para una mayor negociación y finalización de la orden de compra.
4. El cliente aprueba la propuesta y emite una orden de compra
Luego de revisar la propuesta de servicio presentada por el proveedor, el cliente evalúa si cumple con sus requisitos y se alinea con su presupuesto y cronograma. Tras la aprobación, el cliente emite formalmente una orden de compra (PO) al proveedor.
Puedes emitir órdenes de compra electrónicas o crear una plantilla de orden de compra e imprimirla antes de enviarla por correo a tu proveedor. Por supuesto, siempre debes consultar con tu proveedor para asegurarte de que estás enviando la orden de compra correctamente. Muchos pueden preferir órdenes de compra digitales para que el proceso sea más conveniente para ambas partes.
Recuerda que una orden de compra no es un contrato legalmente vinculante hasta que el proveedor acepte cumplir con la solicitud. Una vez que el vendedor está de acuerdo, la orden de compra se convierte en legalmente vinculante.
5. El proveedor presta el servicio
Con la orden de compra en la mano, el proveedor comienza a prestar los servicios acordados de acuerdo con las especificaciones descritas en la orden de compra. Esto puede implicar la asignación de recursos, programar tareas y la coordinación con el cliente para garantizar una entrega fluida y oportuna de los servicios.
6. El cliente verifica la finalización del servicio
Una vez prestados los servicios, el cliente verifica que el trabajo se completó de acuerdo con los términos y condiciones especificados en la orden de compra y la propuesta de servicio.
Esto puede incluir la revisión de los entregables, controles de calidad y la confirmación de que se cumplieron todos los requisitos a su satisfacción.
7. El proveedor envía una factura basada en la orden de compra
Una vez que el cliente verificó la finalización de los servicios, el proveedor prepara y envía una factura al cliente para el pago.
La factura detalla los servicios prestados y los costos correspondientes según los términos descritos en la orden de compra. Al recibir la factura, el cliente procesa el pago al proveedor, completando la transacción y cumpliendo con su obligación financiera.
Tipos de órdenes de compra
Dependiendo de tus necesidades y relación con el proveedor, puedes crear una orden de compra específica. Las órdenes de compra pueden variar, pero hay cuatro tipos principales que debes conocer. Estos incluyen:
Standard
Las órdenes de compra estándar son el tipo más común para las compras únicas de bienes o servicios. Especifican los detalles de una sola transacción, incluidas las descripciones de los artículos, las cantidades, los precios, las fechas de entrega y las condiciones de venta.
Las órdenes de compra estándar generalmente se usan para las necesidades de compras rutinarias y se emiten según sea necesario para cumplir con los requisitos inmediatos.
Planeados
Las órdenes de compra planeadas se crean con antelación para prever y planear futuras necesidades de aprovisionamiento.
A diferencia de las órdenes estándar, que se emiten para transacciones específicas, las órdenes de compra planificadas indican la intención de comprar bienes o servicios durante un período específico. Al proporcionar visibilidad de las actividades de compra anticipadas, ayudan a las organizaciones a optimizar la gestión de inventario, la programación de la producción y los presupuestos.
Abiertas
Las órdenes de compra abiertas se utilizan para establecer acuerdos a largo plazo con proveedores para compras recurrentes de bienes o servicios.
En lugar de emitir órdenes individuales para cada transacción, una orden de compra abierta describe los términos y condiciones del acuerdo general, incluidos los precios, los plazos de entrega y los compromisos de cantidad.
Las órdenes abiertas ofrecen flexibilidad y eficacia al consolidar múltiples transacciones en un único contrato, simplificando los procesos de adquisición y reduciendo los gastos administrativos.
Contrato
Las órdenes de compra por contrato formalizan acuerdos entre compradores y proveedores para las necesidades de adquisiciones en curso. A menudo, se emplean para asociaciones estratégicas o compras de gran volumen donde es necesario un contrato integral para regir la relación.
Las órdenes por contrato especifican precios, condiciones de pago, fechas de entrega y otros datos. Al establecer expectativas y obligaciones claras por adelantado, las órdenes por contrato ayudan a mitigar los riesgos y garantizar el cumplimiento de los acuerdos contractuales.
Si bien las órdenes de compra son documentos esenciales en la adquisición de productos y servicios, existen claras diferencias en la forma en que se estructuran y lo que implican:
Alcance del trabajo
Las órdenes de compra de productos suelen incluir descripciones detalladas de los artículos que se compran, como números de pieza, cantidades, tamaños, colores y especificaciones.
Por el contrario, las órdenes de compra de servicios describen el alcance del trabajo a realizar, incluida la naturaleza de los servicios, las tareas a completar, los hitos y cualquier entrega o resultado específico.
Entregables y plazos
Las órdenes de compra de productos especifican una fecha de entrega, instrucciones de envío y cualquier requisito de manipulación especial para la entrega física de mercancías.
Por otro lado, las órdenes de compra de servicios definen el momento de la entrega del servicio, incluidas las fechas de inicio y finalización, la duración y cualquier hito o fecha límite para la finalización de tareas específicas o fases del proyecto.
Estructura de precios
Los pedidos de compra de productos suelen incluir precios unitarios, costos totales e impuestos, descuentos o gastos de envío aplicables.
Por el contrario, las órdenes de compra de servicios pueden tener estructuras de precios más complejas, como tarifas por hora, tarifas fijas, pagos por hitos o acuerdos de anticipo, según la naturaleza de los servicios y el acuerdo entre las partes.
Requisitos legales y de cumplimiento
Las órdenes de compra de productos pueden estar sujetos a regulaciones específicas de la industria, estándares de productos, garantías y políticas de devolución, que generalmente se abordan en los términos y condiciones de la orden de compra.
Por el contrario, las órdenes de compra de servicios pueden implicar consideraciones legales adicionales, acuerdos de confidencialidad y acuerdos de nivel de servicio (SLA) para proteger los intereses de ambas partes.
Creación del sistema de órdenes de compra
La creación de un sistema de órdenes de compra agiliza los procesos de adquisición y mantiene relaciones eficientes con los proveedores. Ya sea con la emisión de órdenes de compra estándar para transacciones únicas o la configuración de órdenes de compra abiertas para compras recurrentes, tener un sistema bien definido garantiza la transparencia, la responsabilidad y el cumplimiento de los acuerdos contractuales.