Probablemente todos hemos estado en situaciones en las que las cosas no salieron como esperábamos. Aunque nadie quiere que los planes cuidadosamente trazados salgan mal, tener un Plan B asegura que serás capaz de hacer frente a la mayoría de los imprevistos. Estar preparado para una acción alternativa es especialmente crucial en un contexto empresarial donde lo inesperado puede ocurrir en cualquier momento.
¿Qué es la planificación de contingencia?
Un plan de contingencia es un curso de acción claramente definido que puede ayudar a cualquier organización a lidiar con posibles riesgos comerciales, garantizar la continuidad del negocio y luego reanudar las operaciones comerciales normales lo más rápido posible.
¿Por qué es importante crear planes de contingencia?
Por lo general, es poco probable que ocurra un evento desfavorable. Sin embargo, como dueño de un negocio, tener un plan de contingencia para diferentes escenarios puede darte la tranquilidad de que se establece una respuesta de emergencia si las cosas salen mal. Con este tipo de plan de respaldo, la recuperación ante desastres será un proceso mucho más fluido y las operaciones normales podrán reanudarse rápidamente.
Por ejemplo, nadie puede predecir con precisión cuándo ocurrirán los desastres naturales o cuándo ocurrirán eventos globales como la pandemia de Coronavirus. En el caso de este último, casi todos los negocios enfrentaron dificultades, independientemente de su tamaño o industria, pero las compañías que tenían planes de contingencia pudieron volver a ponerse de pie antes.
Además de proporcionar orientación durante eventos externos inesperados, un plan de contingencia también debe extenderse a posibles eventos internos, como violaciones de datos, escasez de personal, tiempo de inactividad del software o deterioro de las relaciones comerciales.
Un plan de contingencia no solo tiene que cubrir un evento negativo. Lo ideal es que también cuentes con un plan de acción para situaciones de crecimiento o mejora, por ejemplo, si hay un aumento repentino en las solicitudes de los clientes o si identificas una oportunidad de mercado especial.
¿Qué diferencia a un plan de contingencia de otros tipos de planificación de riesgos?
Plan de continuidad de negocios
Un plan de continuidad del negocio es una solución temporal que garantiza que tu negocio pueda seguir funcionando incluso después de que se interrumpan las operaciones. Por ejemplo, si de repente no puedes acceder a tu espacio de oficina, un plan de continuidad del negocio sería invertir en software que permitiera a tus empleados trabajar desde casa hasta que se puedan asegurar nuevas instalaciones.
Alternativamente, un plan de contingencia desencadena un curso de acción en respuesta a un incidente específico. Por ejemplo, un plan de contingencia para la pérdida de un gran cliente sería diferente de uno que lidia con un colapso de los sistemas de información.
Plan de recuperación ante desastres
Si bien un plan de contingencia es una estrategia proactiva, un plan de recuperación ante desastres es reactivo y debe ser parte de cualquier política de contingencia para que las operaciones de tu empresa vuelvan a la normalidad. Puede incluir estrategias de recuperación, como acceso continuo a datos e infraestructura de TI, para que tu empresa opere cerca del nivel que tenía antes de que ocurriera el desastre.
La recuperación ante desastres y la planificación de la continuidad del negocio tienen un alcance más limitado que un plan de contingencia. Se ocupa principalmente de cuestiones operativas en tu organización para que puedas recuperarte de un desastre lo más rápido posible.
Plan de gestión de crisis
Al igual que la recuperación ante desastres, un plan de gestión de crisis se centra más en la respuesta en tiempo real después de una crisis, en comparación con la planificación preventiva necesaria para un plan de contingencia. Una nota rápida sobre cómo diferenciar los desastres de las crisis: un desastre ocurre de repente, mientras que una crisis se desarrolla con el tiempo (ya sea rápida o lentamente).
Es imposible estar preparado para cada eventualidad a pesar de tus mejores intentos de hacer las estrategias de recuperación más exhaustivas. Los eventos que ocurran pueden no encajar perfectamente en tu plan de contingencia. En estas situaciones, la única salida es modificar rápidamente tu plan de contingencia.
Cuando las empresas necesitan pensar rápido y adaptarse a escenarios inesperados, aquí es donde entra en juego la gestión de crisis, la gestión general de emergencias.
Plan de gestión de riesgos
Los riesgos siempre están presentes en el mundo de los negocios. Un plan de gestión de riesgos es similar a un plan de contingencia porque también es de naturaleza proactiva. Sin embargo, con la gestión de riesgos, tienes un plan de acción para evitar que se produzcan posibles crisis, a la vez que reduces el impacto de estas crisis en caso de que ocurran.
Un plan de contingencia solo se activa una vez que un determinado evento negativo se vuelve inevitable o hay suficientes señales de advertencia para desencadenar una respuesta de contingencia.
Trampas a evitar al crear tu plan de contingencia empresarial
No presupuestar para tu plan de contingencia empresarial
Un plan de contingencia debe incluir un fondo de contingencia, que reserve una cierta cantidad de recursos (por ejemplo, dinero, personas, tiempo) para cubrir costos imprevistos. Es una buena idea decidir esta cantidad de antemano con tu equipo u otros interesados para evitar futuras disputas.
Resiste la tentación de recortar estos fondos incluso en tiempos de crisis presupuestaria. Si algo sale mal, deberás explicarle a la gerencia qué pasó con tu plan de contingencia.
No tener suficiente apoyo
Aunque los planes de contingencia suenen como una buena idea, no todos estarán de acuerdo en que son necesarios. Antes de empezar a hacer nada, averigua qué tan abiertos son los interesados en tu empresa. Si no puedes identificar a suficientes ejecutivos que piensen que es importante, no pierdas tu tiempo y esfuerzo en crear uno.
No actualizar los planes de contingencia
Los planes de contingencia deben actualizarse regularmente para tener en cuenta los nuevos riesgos, los cambios en las políticas gubernamentales y las reestructuraciones en la estructura organizacional. En resumen, deben mantenerse actuales y perennes. Programa recordatorios un par de veces al año para revisar el plan existente y hacer cambios si es necesario.
Tu proceso de planificación de contingencias en 10 pasos
Paso 1: Crea una declaración de política de planificación de contingencia
Una declaración de política del plan de contingencia es un documento formal que describe los objetivos de contingencia para tu organización, como volver a las operaciones normales en un momento determinado. Una declaración de política también expresa la autoridad y te brinda la orientación necesaria para que crees un plan de contingencia.
Esencialmente, esto debería responder a las preguntas "¿qué es la planificación de contingencias?" “¿Cómo debo hacer esto?” y “¿qué pueden esperar los interesados de un plan de contingencia?”
Realiza un análisis de impacto en el negocio
Un análisis de impacto comercial (BIA) se utiliza para determinar el impacto potencial, tanto operativo como financiero, de un evento disruptivo en tu organización. Al hacerlo, podrás reconocer los sistemas, componentes y procesos que son vitales para las funciones de tu negocio y, por lo tanto, identificar tus prioridades de recuperación en caso de una emergencia.
Paso 3: Realiza una evaluación completa de riesgos
Cada organización tiene su conjunto único de riesgos potenciales, que puedes identificar con una evaluación de riesgos. Implementando un BIA, ahora sabrás cuáles son tus operaciones críticas para el negocio. Para obtener aún más ideas, programa una sesión de lluvia de ideas con tu equipo ejecutivo u otras partes interesadas.
Luego de esto, es necesario que identifiques las amenazas que podrían dañar cada una de estas operaciones (por ejemplo, una falla técnica o un cambio en las regulaciones comerciales). Una vez que se recopilan todos estos datos, colócalos en un registro de riesgos: un cuadro de riesgos que te permite realizar un seguimiento de tus riesgos y de cualquier información que necesites saber sobre ellos.
Paso 4: Clasifica los riesgos clave para tu negocio
Una vez que tengas todos tus riesgos potenciales, es hora de evaluar cómo podrían afectarte a ti y a tu organización. Hazte las siguientes preguntas clave:
- ¿Cuál es la probabilidad de que estos riesgos ocurran?
- ¿Cómo afectarían estos riesgos a tu negocio?
- ¿Cuál es el nivel de gravedad de cada riesgo?
Una forma de clasificar los riesgos es emplear una evaluación cualitativa de riesgos, que ordena cada riesgo según su probabilidad de ocurrir, así como su impacto potencial. Otro método común es la evaluación cuantitativa de riesgos, que estima cuánto podría costar cada riesgo a tu negocio y clasifica los resultados de más a menos costosos.
Paso 5: Redacta planes de contingencia para riesgos priorizados
Ahora empezarás a crear un plan de contingencia para los riesgos más prioritarios para tu organización, es decir, los que tienen más probabilidades de producir y causar más daños. Esboza las acciones reales necesarias para hacer frente a una catástrofe e incluye controles preventivos que puedan reducir los efectos de las perturbaciones.
Un ejemplo de un evento moderno y perjudicial para la mayoría de las empresas sería una brecha en los sistemas de información. Los controles preventivos para esta situación serían invertir en un software antivirus de buena calidad, asegurarte de que tu software se actualice de manera regular, crear contraseñas seguras y tener copias de seguridad de los archivos en las instalaciones.
En cuanto al plan real, estas estrategias y procedimientos de contingencia suelen adaptarse al nivel de impacto de seguridad del sistema y a los requisitos de recuperación.
Paso 6: Consigue la aceptación de tus partes interesadas
Luego de crear un primer borrador de tu plan de contingencia, es hora de obtener la aprobación de los interesados. Dado que los planes de contingencia suelen involucrar a los empleados y a la dirección de tu empresa, será extremadamente difícil implementarlos sin el apoyo adecuado. Obtener la aprobación con mucha antelación también significa que los planes se pueden poner en marcha inmediatamente después de que ocurra un incidente.
Distribuye tus planes de contingencia y haz que sean fácilmente accesibles para toda tu organización
Los planes de contingencia suelen ser para todo el departamento o toda la empresa. Al ponerlos en una carpeta pública compartida con un nombre de documento claro, te aseguras de que todos tengan fácil acceso a ellos en caso de emergencia.
Paso 8: Capacita a tus empleados
Una vez sentadas todas las bases, puedes pasar a la fase de ejecución. Es esencial que las partes que tienen roles en tu plan de contingencia sepan cuáles son sus responsabilidades en cada escenario de riesgo. Una vez que todos hayan sido capacitados adecuadamente, cada uno estará preparado para actuar rápidamente en caso de emergencia.
También se debe brindar capacitación a los nuevos empleados para que sepan qué es la planificación de contingencias, qué implica y qué podrían tener que preparar para hacer en el futuro.
Paso 9: Pon a prueba tus planes de contingencia
En caso de un desastre real, ¿serían efectivos tus planes de contingencia? Solo hay una forma de averiguarlo: a través de pruebas de planes. Reserva tiempo para repasar los procedimientos de cada plan de contingencia como si cada escenario de emergencia realmente estuviera ocurriendo.
Esto no solo validará las capacidades de recuperación de cada plan, sino que también mostrará si hay deficiencias o brechas que luego se puedan mejorar.
Revisa y modifica continuamente tus planes de contingencia
Los gerentes inteligentes saben que no basta con crear un plan de contingencia. El mantenimiento del plan es más difícil y requiere más esfuerzo, pero eso es lo que lo hace aún más crítico. La gestión de riesgos es un proceso continuo y necesitas mantener tu plan actualizado cuando los riesgos o los requisitos del negocio cambien.
Asegura primero la continuidad de tu negocio, agradécenos después
Una planificación integral de contingencias garantizará que estés preparado para hacer frente a todos los riesgos que conlleva dirigir una empresa. Ya sean desastres naturales, accidentes laborales, inestabilidad financiera o malware, estas son solo la punta del iceberg de las cosas que pueden salir mal. Pero, con un plan de contingencia probado, puedes prepararte de manera efectiva para lo que sea que se te presente.