Distribución de clientes potenciales 101: Por qué necesitas un plan

Los sistemas de distribución flexibles facilitan la fidelización de clientes potenciales y reparten de forma justa los clientes potenciales calientes entre los representantes con buen rendimiento. Además, es una buena idea hacer que tu política sea transparente para que todo el equipo pueda entenderla fácilmente.

Hay tres tipos de distribución de clientes potenciales: manual, automatizado e híbrido. Elige el más conveniente para tu equipo de ventas.

Distribución manual de clientes potenciales

Hay dos maneras de abordar la distribución manual de clientes potenciales, seleccionar de un grupo y asignar manualmente.

Al seleccionar clientes potenciales de un grupo, los representantes pueden elegir a qué clientes potenciales dirigirse de entre los clientes potenciales almacenados en el CRM. En este caso, el representante más rápido suele tener acceso a los mejores clientes potenciales. También puedes configurar el sistema para asignar a ciegas clientes potenciales para que el proceso sea justo.

Si tienes un equipo de ventas pequeño, puede funcionar. En algunos casos, los directores de ventas asignan manualmente los clientes potenciales a los representantes. Las grandes organizaciones que manejan grandes volúmenes de clientes potenciales deberían considerar una alternativa más rápida.

Distribución automatizada de clientes potenciales

Cuando eliges una estrategia de distribución de clientes potenciales automatizada, el sistema asigna los clientes potenciales según las reglas de asignación de clientes potenciales que tú definas.

Hay tres enfoques principales para automatizar la distribución de clientes potenciales, de la siguiente manera:

Distribución de clientes potenciales Round-robin

Esta es la estrategia de automatización más sencilla. Los clientes potenciales simplemente van al siguiente representante disponible sin lógica ni reglas aplicadas. Siempre puedes “desactivar” la canalización para los representantes que están fuera de la oficina, de vacaciones o que no están disponibles.

Distribución de clientes potenciales basada en grupos

También puedes distribuir clientes potenciales en función de los grupos. Si tu equipo de ventas ya está dividido en grupos según la función o el rendimiento, tiene sentido ordenar los clientes potenciales de la misma manera.

El software automatizado de distribución de clientes potenciales simplifica enormemente la forma en que tus representantes extraen y trabajan con clientes potenciales y facilita la obtención de los clientes potenciales correctos para el grupo adecuado. También puedes utilizar esta estrategia para asignar clientes potenciales a representantes específicos.

Reglas específicas de distribución de clientes potenciales

Este es el tipo de distribución más especializado. Si asignas personal de ventas por región o conjunto de habilidades, las reglas de asignación de clientes potenciales garantizan que los clientes potenciales vayan a la persona adecuada en función de la geografía u otras características.

Estrategia de distribución híbrida de clientes potenciales

Este método emplea una estrategia combinada push-pull. Puedes hacer que los clientes potenciales sean accesibles para un pequeño grupo de representantes. Estos representantes pueden extraer clientes potenciales individuales para trabajar.

El desarrollo de un proceso de distribución de clientes potenciales mejora el rendimiento en varias áreas.

La necesidad de un mejor proceso de distribución de clientes potenciales

Es importante planificar la estrategia de distribución de clientes potenciales para que coincida con tu estructura organizativa.

Esto incluye el tamaño de los equipos de ventas que trabajan con los tipos específicos de clientes potenciales. Es posible que desees empezar con políticas escritas sobre expectativas de rendimiento y requisitos de elaboración de informes que estén en consonancia con tu proceso de distribución de clientes potenciales.

El volumen, la calidad, el tamaño del equipo y la estructura son los principales desafíos a la hora de configurar la distribución de clientes potenciales.

Afortunadamente, el software CRM adecuado aliviará muchos de los puntos débiles con la distribución automatizada de clientes y usuarios potenciales.

Desafíos comunes de distribución de clientes potenciales

Demasiado poco volumen y tu equipo de ventas no tendrá suficientes clientes potenciales para cumplir con sus cuotas.

Sin embargo, es igualmente importante generar clientes potenciales calientes con alta posibilidad de convertirse en ventas. Mantener tamaños de equipos reducidos te permite dividir los clientes potenciales según sea necesario. Además, puedes ampliar fácilmente este modelo si necesitas escalar tu equipo.

Con el software de distribución de clientes potenciales, tienes la garantía de que tus representantes dedicarán la mayor parte de su tiempo a hablar con los clientes que ya están interesados o tienen curiosidad por tus productos. Crear campañas de nutrición puede mejorar tu ROI.

Ventajas de optimizar la distribución de clientes potenciales

La optimización de tu distribución de clientes potenciales crea una imagen más amplia de los deseos y necesidades de los clientes potenciales. Tómate tu tiempo para entender los desafíos a los que se enfrentan tus clientes y poder relacionarlos con el producto o servicio adecuados.

Puedes utilizar esta información para fortalecer las iniciativas futuras de generación de clientes potenciales. Puedes establecer reglas de distribución de clientes potenciales que distribuyan las ventas de acuerdo con las siguientes categorías:

• Experiencia: Ofrece clientes potenciales urgentes a tus representantes de ventas más experimentados.
• Ubicación geográfica: Asocia la distribución de clientes potenciales con los territorios de ventas.
• Rendimiento: Premia a tus mejores colaboradores con clientes potenciales de alta prioridad.
• Disponibilidad: Asegúrate de incluir reglas basadas en la disponibilidad de los representantes de ventas.
• Tamaño de la empresa: Distribución de clientes potenciales en función del tamaño de su empresa.

El uso de un sistema de distribución de clientes potenciales ahorra tiempo, un tiempo que tu equipo de ventas tendrá para centrarse en cerrar tratos. También acorta el tiempo de respuesta de los clientes potenciales calientes, para que puedas cerrar el trato mientras el cliente potencial sigue interesado.

Componentes clave de un plan de distribución de clientes potenciales eficaz

Ten en cuenta los siguientes componentes a la hora de diseñar reglas para la automatización de la distribución de clientes potenciales:

• Captación de clientes potenciales: Puedes captar clientes potenciales y recopilar información de contacto integrando tus formularios iniciales con un CRM que gestione la distribución de clientes potenciales.
• Selección y clasificación de clientes potenciales: Es importante separar a los compradores interesados y aptos de tu público objetivo general. Para ello, puedes utilizar guiones de llamada detallados y aprovechar la información recopilada de formularios y otros canales.
• Implementación de reglas de distribución: Crea reglas de distribución que tengan en cuenta la competencia principal, la disponibilidad y la experiencia de tus representantes de ventas. El software de distribución de clientes potenciales garantizará que los clientes potenciales correctos lleguen a los representantes correctos.
• Envío de recordatorios: Realiza el seguimiento del progreso realizado con los clientes potenciales y envía recordatorios de seguimiento según corresponda. También debes enviar recordatorios sobre nuevos clientes potenciales.
• Elaboración de informes: Crea informes que muestren tu progreso en los diferentes niveles del embudo de marketing.

Cómo optimizar la distribución de clientes potenciales

Puedes optimizar la estrategia de distribución creando un sistema de puntuación de clientes potenciales que tenga en cuenta las respuestas a un representante de ventas y las interacciones con los clientes. La identificación de las fuentes de clientes potenciales y la asignación de clasificaciones de clientes potenciales son pasos esenciales en una estrategia de distribución eficaz.

Clasificar a los clientes potenciales utilizando la información que recopilas, permite asignar a los clientes potenciales a los recursos de ventas más eficaces.

Identificar las fuentes de clientes potenciales y clasificación de clientes potenciales

Puedes obtener clientes potenciales de muchos canales, incluidos motores de búsqueda, recomendaciones, redes sociales y anuncios.

Sin embargo, recomendamos utilizar el software CRM para almacenar y organizar tus clientes potenciales en un solo lugar. Esto te permite clasificar a los clientes potenciales fríos y calientes para distribuirlos de forma adecuada.

Establecer la distribución y la asignación de clientes potenciales

Antes de configurar las reglas en el software de distribución de clientes potenciales, documenta los criterios de distribución para asignar cada cliente potencial al vendedor adecuado. Si bien es importante asociar perfiles y tipos de cuenta, evita separar tus clientes potenciales en agrupaciones demasiado complejas.

Medir el rendimiento de la distribución de clientes potenciales

Configurar tu estrategia de distribución es solo el primer paso. A continuación, puedes recopilar datos para medir los resultados y dirigir futuras interacciones. He aquí algunas de las métricas más útiles que te ayudan a realizar un seguimiento del rendimiento en las primeras etapas cruciales de la prospección de clientes potenciales. Presta atención a las señales de problemas en las siguientes áreas:

• Tiempo de respuesta
• Duración de la llamada
• Tasa de cierre
• Tasa de contactos en primera llamada
• Duración de la llamada
• Tasa de conversión

Para un análisis más completo, examina estas métricas por individuo, equipo y departamento. Fíjate en los índices que hayan caído para clasificar las áreas en las que tu estrategia de distribución de clientes potenciales ha fallado.

Promover la comunicación y la colaboración

Hay muchas maneras de fomentar la transparencia y la apertura. Dando transparencia a las métricas y haciéndolas fáciles de entender, puedes crear una cultura de colaboración en la que todos trabajan para alcanzar objetivos comunes.

Además de fomentar la comunicación entre los departamentos, alinear las recompensas con el rendimiento puede crear un entorno de ventas cohesionado y motivado. También es esencial tener la pila de tecnología adecuada, incluido un software de distribución de clientes potenciales que funcione para tu empresa.

Perseguir una mejora continua

A medida que una empresa crece, los métodos de distribución manual de clientes potenciales se vuelven más complejos y menos eficaces.

Para evitar confusiones y procesos manuales, implementa la automatización de marketing en tu pila de tecnología. Puedes lograr una mejora continua con el software avanzado de distribución de clientes potenciales. Te permite automatizar las asignaciones de clientes potenciales y evitar los errores manuales.

Utiliza soluciones de distribución de clientes potenciales para generar clientes potenciales sólidos y clasificar adecuadamente a los clientes potenciales. Formalizar el proceso genera confianza en tu equipo de ventas y facilita la gestión de los representantes de ventas con diferentes habilidades.

Mailchimp dispone de varias herramientas para preparar a tus equipos de marketing y ventas para el éxito. Implementa la automatización de marketing en distintos niveles del proceso de generación y distribución de clientes potenciales.

Conforme amplíes tu negocio, ajusta las prácticas recomendadas de marketing por correo electrónico para mejorar drásticamente tu tasa de conversión. Puedes capacitar a tu equipo de ventas para priorizar los clientes potenciales, cerrar más ventas y aumentar tus ingresos comerciales.

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