Guia básico de distribuição de leads

Os sistemas de distribuição flexíveis facilitam a criação de leads e compartilham de maneira justa os leads quentes entre os representantes de bom desempenho. Além disso, é uma boa ideia tornar sua política transparente para que toda a equipe possa entendê-la facilmente.

Há três tipos de distribuição de leads: manual, automatizada e híbrida. Escolha aquela que faz sentido para sua equipe de vendas.

Distribuição manual de leads

Há duas maneiras de abordar a distribuição manual de leads, a coleta de um pool e a atribuição manual.

Ao escolher leads de um pool, os representantes podem escolher quais clientes em potencial buscar entre os leads armazenados no CRM. Nesse caso, o representante mais rápido geralmente tem acesso aos melhores leads. Você também pode configurar o sistema para atribuir clientes potenciais às cegas para tornar o processo justo.

Se você tiver uma pequena equipe de vendas, isso pode funcionar para você. Em alguns casos, os diretores de vendas estão atribuindo manualmente leads aos representantes. Grandes organizações que lidam com grandes volumes de leads devem considerar uma alternativa mais rápida.

Distribuição automatizada de leads

Quando você escolhe uma estratégia de distribuição automatizada de leads, o sistema atribui leads com base nas regras de encaminhamento definidas por você.

Há três abordagens principais para automatizar seu roteamento de leads, da seguinte forma:

Distribuição de leads usando o conceito Round-robin

Esta é a estratégia de automação mais simples. Os clientes potenciais simplesmente vão para o próximo representante disponível sem lógica ou regras aplicadas. Você ainda pode "desativar" o pipeline para representantes que estão fora do escritório, de férias ou indisponíveis.

Distribuição de leads baseada em grupo

Você também pode distribuir leads com base em grupos. Se sua equipe de vendas já estiver dividida em grupos com base na função ou desempenho, faz sentido classificar os leads da mesma forma.

O software automatizado de distribuição de leads simplifica muito a maneira como seus representantes puxam e trabalham os leads e facilita a obtenção dos leads certos para o grupo apropriado. Você também pode usar essa estratégia para combinar leads com representantes específicos.

Regras específicas de roteamento de leads

Este é o tipo de distribuição mais especializado. Se você atribuir a equipe de vendas por região ou conjunto de habilidades, as regras de atribuição de leads garantem que os leads vão para a pessoa apropriada com base na geografia ou em outras características.

Estratégia de distribuição híbrida de leads

Este método combina uma estratégia de empurrar-puxar. Você pode tornar os leads acessíveis a um pequeno grupo de representantes. Esses representantes podem extrair leads individuais para o trabalho.

Ao desenvolver seu processo de distribuição de leads, você pode melhorar o desempenho em várias áreas.

A necessidade de um melhor processo de distribuição de leads

É importante planejar sua estratégia de distribuição de leads para corresponder à sua estrutura organizacional.

Isso inclui o tamanho das equipes de vendas que trabalham em tipos específicos de leads. Você pode querer começar com políticas escritas sobre expectativas de desempenho e requisitos de relatórios que se alinhem com seu processo de distribuição de leads.

Volume, qualidade, tamanho da equipe e estrutura são os principais desafios na configuração do roteamento de leads.

Felizmente, o software de CRM certo alivia muitos dos pontos problemáticos com a distribuição automatizada de leads.

Desafios comuns de distribuição de leads

Pouco volume e sua equipe de vendas não terá leads suficientes para atender às suas cotas.

No entanto, é igualmente importante gerar leads quentes que tenham uma boa chance de se tornarem vendas. Manter o tamanho da equipe pequeno permite segregar os leads conforme necessário e você pode expandir facilmente esse modelo se precisar dimensionar sua equipe.

Com o software de distribuição de leads, você pode garantir que seus representantes passem a maior parte do tempo conversando com clientes já viciados ou curiosos sobre seus produtos. Ao criar campanhas estimulantes, você pode melhorar seu ROI.

Os benefícios de otimizar a distribuição de leads

Otimizar sua distribuição de leads cria uma visão mais ampla dos desejos e necessidades de clientes em potencial. Reserve um tempo para entender os desafios que seus clientes enfrentam para que você possa combiná-los com o produto ou serviço certo.

Você pode usar essas informações para intensificar os esforços futuros de geração de leads. Você pode definir regras de roteamento de leads que distribuem vendas de acordo com as seguintes categorias:

• Experiência: Forneça leads urgentes aos seus representantes de vendas mais experientes.
• Localização geográfica: Alinhe a distribuição de leads com territórios de vendas.
• Desempenho: Recompense seus funcionários com melhor desempenho com leads de alta prioridade.
• Disponibilidade: Inclua regras com base na disponibilidade do representante de vendas.
• Tamanho da empresa: Distribua leads com base no tamanho da empresa.

Usar um sistema de distribuição de leads economiza tempo, deixando sua equipe de vendas com mais tempo para se concentrar no fechamento de negócios. Também reduz o tempo de resposta para leads quentes, para que você possa fechar o negócio enquanto o cliente em potencial ainda está animado.

Principais componentes de um plano de distribuição de leads eficaz

Leve em consideração os seguintes componentes ao criar regras para automação da distribuição de leads:

• Capturar leads: Você pode capturar leads e informações de contato integrando seus formulários front-end com um CRM que lida com a distribuição de leads.
• Fazer a triagem e qualificar leads: É importante separar compradores interessados e elegíveis do seu público-alvo geral. Você pode fazer isso por meio de scripts de chamada detalhados e aproveitando as informações coletadas de formulários e outros canais.
• Implementar regras de roteamento: Crie regras de roteamento que considerem a principal competência, disponibilidade e experiência de seus representantes de vendas. O software de distribuição de leads garantirá que os leads certos cheguem aos representantes certos.
• Enviar lembretes: Acompanhe o progresso feito nos leads e envie lembretes de acompanhamento, conforme apropriado. Você também deve enviar lembretes sobre novos leads.
• Relatórios: Crie relatórios que mostrem seu progresso em diferentes níveis do funil de marketing.

Como otimizar a distribuição de leads

Você pode otimizar sua estratégia de distribuição criando um sistema de pontuação de leads (lead scoring) que considera as respostas a um representante de vendas e as interações com o cliente. Identificar fontes de leads e atribuir qualificações de leads são etapas essenciais em uma estratégia de distribuição eficaz.

Ao qualificar leads usando as informações coletadas, você pode direcionar clientes em potencial para os recursos de vendas mais eficazes.

Identificar fontes de leads e qualificação de leads

Você pode obter leads de vários canais, incluindo mecanismos de pesquisa, referências, mídias sociais e anúncios.

No entanto, use o software de CRM para armazenar e organizar seus leads em um só lugar. Isso permite classificar leads frios e quentes para o roteamento de distribuição apropriado.

Estabelecer roteamento e atribuição de leads

Antes de configurar regras no software de distribuição de leads, documente os critérios de roteamento para direcionar cada lead ao vendedor certo. Embora seja importante combinar perfis e tipos de conta, evite segregar seus leads em grupos excessivamente complexos.

Medir o desempenho da distribuição de leads

Configurar sua estratégia de distribuição é apenas o primeiro passo. Em seguida, você pode coletar dados para medir resultados e direcionar interações futuras. Aqui estão algumas das métricas mais úteis que ajudam a monitorar o desempenho nos estágios iniciais cruciais da prospecção de leads. Fique atento a sinais de problemas nas seguintes áreas:

• Tempo de resposta
• Duração da chamada
• Taxa de fechamento
• Taxa de contato da primeira chamada
• Duração da chamada
• Taxa de conversão

Para uma análise mais abrangente, examine essas métricas por indivíduo, equipe e departamento. Siga os métodos de lançamento para áreas de triagem onde sua estratégia de distribuição principal falhou.

Incentive a comunicação e a colaboração

Há muitas maneiras de promover a transparência e a abertura. Ao tornar as métricas transparentes e fáceis de entender, você pode criar uma cultura de colaboração, com todos trabalhando em direção a objetivos comuns.

Além de encorajar a comunicação entre os departamentos, alinhar as recompensas com o desempenho pode criar um ambiente de vendas motivado e coeso. Também é essencial ter as tecnologias certas, incluindo software de distribuição de leads que funcione para a sua empresa.

Buscar a melhoria contínua

À medida que uma empresa cresce, os métodos manuais de distribuição de leads se tornam mais difíceis e menos eficazes.

Para evitar confusão e processos manuais, implemente a automação de marketing em sua pilha de tecnologia. Você pode obter melhoria contínua com um software avançado de distribuição de leads. Ele permite que você automatize as atribuições de leads e elimine erros manuais.

Use soluções de distribuição de leads para gerar leads sólidos e qualificar clientes potenciais adequadamente. A formalização do processo gera confiança em sua equipe de vendas e facilita o gerenciamento de representantes de vendas com diferentes habilidades.

O Mailchimp tem várias ferramentas para preparar suas equipes de marketing e vendas para o sucesso. Implementar a automação de marketing em vários níveis do processo de geração e distribuição de leads.

Conforme você expande seus negócios, estabeleça as melhores práticas de marketing por e-mail para melhorar drasticamente sua taxa de conversão. Você pode capacitar sua equipe de vendas para priorizar leads, fechar mais vendas e aumentar a receita de sua empresa.

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