Obtenir le consentement avec les formulaires du RGPD

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Si votre entreprise est installée dans l'Union européenne (UE) ou que vous traitez les données personnelles de citoyens de l'UE, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vous concerne.

Lorsque vous utilisez le consentement comme fondement juridique pour traiter les données, le RGPD exige que le consentement soit donné librement et qu'il soit précis, éclairé et univoque. Vous devez également expliquer clairement l'utilisation que vous ferez des données personnelles. Nous avons mis à jour les formulaires d'inscription Mailchimp pour vous aider à rester conforme à cette loi. Nos formulaires facultatifs adaptés au RGPD comportent des cases à cocher opt-in pour obtenir le consentement, ainsi que des sections modifiables qui expliquent comment et pourquoi vous utilisez les données.

Cet article vous propose de découvrir comment les formulaires d'inscription peuvent vous aider à respecter le RGPD.

Avant de Commencer

Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus.

  • L'activation des champs RGPD sur vos formulaires d'inscription ne suffit pas pour être conforme. Ce n'est que la première étape du processus. Pour recueillir le consentement des nouveaux contacts et des contacts existants, vous devez configurer vos formulaires, créer un segment et envoyer une campagne de consentement.
  • Les champs RGPD ne sont pas compatibles avec les formulaires intégrés ou Mailchimp Subscribe.
  • Les formulaires RGPD sont compatibles uniquement avec certains types de formulaires contextuels.
  • Mailchimp met à disposition des outils et des ressources informatives, mais ne propose pas d'assistance juridique. Nous vous invitons à vous adresser à votre conseiller juridique pour connaître les implications du RGPD pour votre entreprise.
  • Si vous êtes installé dans l'UE ou que vous utilisez Mailchimp pour faire votre promotion dans l'UE, consultez la section 20 de nos Conditions d'utilisation, ainsi que la section 5.E.(ii) de notre Politique de confidentialité. Ces sections contiennent des informations importantes sur la manière dont Mailchimp traite les données en provenance de l'UE et les mesures à prendre si vous conservez des données en provenance de l'UE dans votre compte Mailchimp.

Comment ça marche

La simple activation des champs RGPD sur vos formulaires d'inscription ne suffit pas pour être conforme. Ce n'est que le premier pas d'un processus en plusieurs étapes. Voici comment ça se passe.

Configurez votre formulaire d'inscription adapté au RGPD

  • Activez les champs RGPD
    Activez les champs RGPD dans les formulaires d'inscription de chaque liste affectée par le RGPD.
  • Modifier les champs RGPD
    Mailchimp propose une suggestion d'énoncé pour les champs RGPD afin de faciliter la création de vos formulaires adaptés au RGPD. Consultez cet énoncé scrupuleusement afin d'identifier les éventuelles modifications à apporter selon votre plan marketing. Si vous choisissez de rédiger vos propres descriptions, veillez à expliquer clairement la raison pour laquelle vous recueillez les données.

Segmentez votre liste par autorisation marketing

Segmentez votre liste en fonction des autorisations marketing que vous recevez via votre formulaire d'inscription. Vous pouvez créer des segments avant de recueillir vos données. Une fois vos segments créés et enregistrés, vous pourrez y accéder à tout moment. Donnez des noms descriptifs à vos segments pour les retrouver facilement.

Recueillez le consentement

  • Des nouveaux contacts
    Une fois vos modifications enregistrées dans l'éditeur de formulaire, ce formulaire d'inscription inclura les champs RGPD dans les formulaires publiés compatibles. Les nouveaux contacts utilisant votre formulaire d'inscription pourront donner leur accord explicite pour recevoir vos messages marketing.
  • Des contacts existants
    Vous devrez également recueillir le consentement prévu par le RGPD auprès des contacts que vous avez déjà. Envoyez un e-mail à toutes les personnes présentes sur votre liste, leur proposant un lien pour mettre à jour leurs paramètres.

Envoyez vos campagnes

Une fois que vous aurez enregistré votre segment, utilisez-le pour envoyer votre e-mail ou campagne publicitaire uniquement aux personnes qui ont donné leur consentement via votre formulaire d'inscription.

Les champs du RGPD

Les champs du formulaire RGPD comportent des cases à cocher permettant à vos contacts de donner leur accord pour recevoir vos messages marketing, ainsi qu'un espace où vous pourrez ajouter les informations nécessaires. Mailchimp propose une suggestion d'énoncé que vous pouvez modifier selon votre plan marketing. Chaque section doit décrire avec précision vos activités de marketing.

Ce tableau explique ce que vous devez inclure dans chaque champ.

Champ
DescriptionCe champ décrit la raison pour laquelle vous collectez les informations de votre formulaire ; par ex., pour fournir des mises à jour marketing et produits.
OptionsCe champ dispose de cases à cocher permettant d'obtenir le consentement pour chaque activité marketing que vous menez. Mailchimp suggère quelques activités marketing courantes et vous pouvez également ajouter les vôtres. Chaque activité marketing doit être clairement mentionnée et exige un consentement distinct.
Texte juridiqueCe champ explique votre utilisation des données des contacts. Les déclarations que vous faites dans cette section doivent être cohérentes avec vos pratiques. Il est donc impératif de modifier ce champ pour répondre aux besoins de votre entreprise. Précisez vos coordonnées sur le formulaire d'inscription. En effet, le RGPD exige que l'organisation recueillant les données personnelles (c'est-à-dire vous) s'identifie. Informez vos clients qu'ils peuvent changer d'avis à tout moment, à l'aide du lien de désinscription.

Si vous comptez utiliser les données recueillies auprès de vos contacts pour faire de la publicité en ligne, expliquez clairement vos activités publicitaires et décrivez dans votre déclaration relative aux cookies, les cookies ou les technologies de suivi que vous pourriez utiliser. Si vous avez des doutes, la Déclaration relative aux cookies de Mailchimp comporte une section intitulée Cookies utilisés par les services, qui décrit la technologie que vous (ou votre site Web) pourriez utiliser, selon les fonctionnalités que vous utilisez dans Mailchimp.
Politique de confidentialité et conditions d'utilisationCe champ non modifiable informe vos contacts que vous allez stocker leurs données dans votre compte Mailchimp. Nul besoin donc de décrire cette activité de stockage dans le champ Texte juridique de votre formulaire. Un lien vers la politique de confidentialité et les conditions d'utilisation de Mailchimp sera inclus.

Quels sont les formulaires compatibles avec les champs RGPD ?

Une fois que vous aurez activé les champs de formulaire du RGPD pour votre liste, ces champs seront inclus dans les formulaires d'inscription hébergés pour votre liste, les formulaires de mise à jour de profil, et les pages de destination d'inscription.

Les champs seront également inclus dans les formulaires contextuels proposant le format Modal et l'alignement None (Aucun) ou Top (En haut) de l'image.

Les champs du RGPD ne sont pas compatibles avec les intégrations de formulaires ou Mailchimp Subscribe.

Configurer votre formulaire d'inscription adapté au RGPD

Pour utiliser les champs du RGPD sur vos formulaires d'inscription, activez-les pour chaque liste qui recueille ou contient des données personnelles des citoyens de l'UE, puis modifiez-les pour refléter vos pratiques commerciales.

Activer les champs RGPD

Une fois que vous aurez activé les champs du RGPD pour une liste, vous pourrez les consulter et les modifier dans l'éditeur de formulaire. Ces champs seront inclus dans la plupart des formulaires d'inscription associés à cette liste, dont les formulaires en fenêtre contextuelle, les formulaires d'inscription hébergés, formulaire d'inscription intégré et les pages de destination d'inscription.

  1. Accédez à la page Lists (Listes).
  2. Cliquez sur le menu déroulant correspondant à la liste sur laquelle vous souhaitez travailler. menu déroulant rgpd
  3. Sélectionnez Settings (Paramètres).
  4. Cliquez sur List name & defaults (Nom et paramètres par défaut de la liste).
  5. Cochez la case à côté de Enable GDPR fields (Activer les champs RGPD).
  6. Cliquez sur Save List And Campaign Defaults (Enregistrer les paramètres par défaut de la liste et de la campagne).

Et voilà ! Les champs RGPD s'afficheront dans l'éditeur de formulaire pour que vous puissiez les consulter et gérer. Sur la page Lists (Listes), vous verrez une icône RGPD à côté du nom de la liste.

Modifier les champs RGPD

Les champs du RGPD ne peuvent être modifiés que depuis l'éditeur de formulaire. Les modifications que vous apportez dans l'éditeur de formulaire seront appliqués à la plupart des formulaires d'inscription Mailchimp, y compris les formulaires en fenêtre contextuelle et les pages de destination compatibles.

  1. Accédez à la page Lists (Listes).
  2. Cliquez sur le menu déroulant correspondant à la liste sur laquelle vous souhaitez travailler et sélectionnez Signup forms (Formulaires d'inscription).
  3. Cliquez sur Select (Sélectionner) à côté du Form builder (Éditeur de formulaire).
  4. Dans l'éditeur de formulaire, faites défiler jusqu'en bas de votre formulaire et cliquez sur le champ Marketing Permissions (Autorisations marketing).
    GDPR Fields MarketingPermissions
  5. Modifiez vos champs RGPD.
    champs rgpd
    Si vous souhaitez que vos contacts sélectionnent une option avant de s'inscrire, cochez la case correspondant à Require at least one option (Exiger au moins une option).
  6. Une fois terminé, cliquez sur Save Fields (Enregistrer les champs).

Une fois que vos formulaires seront utilisés, soyez vigilant en apportant des modifications. Si vous modifiez une option de case à cocher, le consentement que vous avez reçu avant d'effectuer la modification ne sera plus valide et vous devrez reconfirmer l'opt-in. Si vous souhaitez modifier votre formulaire, nous vous suggérons d'ajouter une nouvelle case à cocher ou d'en supprimer une ancienne.

Segmenter votre liste par autorisations marketing

Après avoir configuré les cases à cocher liées à vos autorisations marketing, segmentez votre liste de façon à envoyer votre campagne uniquement aux personnes ayant donné leur accord via votre formulaire d'inscription.

Pour créer et enregistrer un segment dans votre liste, procédez comme suit.

  1. Accédez à la page Lists (Listes).
  2. Cliquez sur le nom de la liste sur laquelle vous souhaitez travailler. Vos listes RGPD disposeront d'un badge à côté de leur nom.
  3. Cliquez sur New Segment (Nouveau segment).
  4. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez l'étiquette de champ de votre formulaire RGPD.
  5. Créez un segment distinct pour chaque autorisation marketing. Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq conditions pour créer un segment incluant les contacts qui ont accepté plusieurs autorisations marketing.
  6. Une fois les conditions définies, cliquez sur Preview Segment (Prévisualiser le segment) pour afficher les contacts qui correspondent à vos conditions.
  7. Cliquez sur Save as segment (Enregistrer sous forme de segment.
  8. Dans la fenêtre contextuelle modale Save Segment (Enregistrer le segment), entrez le nom de votre segment et cliquez sur Save (Enregistrer).

Pour en savoir plus au sujet de la gestion des segments, consultez Enregistrer et gérer les segments.

Obtenir le consentement

Maintenant que vous avez mis à jour vos formulaires et que vos segments sont configurés, vous pouvez recueillir le consentement des nouveaux contacts et appliquer votre stratégie marketing en conséquence. Cependant, vous devez toujours utiliser l'opt-in pour obtenir l'accord de vos contacts existants et pouvoir leur envoyer vos messages marketing.

Si vous avez déjà recueilli leur consentement conformément au RGPD, la confirmation de ces contacts ne sera peut-être plus nécessaire. Dans tous les cas, vous devez recueillir le consentement de vos contacts déjà existants conformément au RGPD. Pour ce faire, envoyez une campagne de consentement à tous les contacts présents sur votre liste, leur proposant un lien pour mettre à jour leurs paramètres.

Nous avons créé un modèle d'e-mail pour vous aider.

  1. Créez une nouvelle campagne emailing.
  2. Dans la section Content (Contenu), cliquez sur Design Email (Créer un e-mail).
  3. Cliquez sur l'onglet Themes (Thèmes).
  4. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Subscriber Alerts (Alertes abonnés).
  5. Cliquez sur le modèle GDPR Subscriber Alert (Alerte abonnés RGPD).

Le modèle comporte une suggestion d'énoncé que vous pouvez modifier. Si vous préférez créer votre campagne de consentement sans l'aide du modèle, veillez à inclure un lien Update Profile (Mettre à jour le profil). Prévisualisez et testez votre campagne e-mailing comme d'habitude et envoyez-la à votre liste complète.

Une fois votre campagne de consentement envoyée, utilisez vos segments d'autorisations marketing pour communiquer uniquement avec les contacts qui ont expressément donné leur accord pour recevoir vos messages marketing. Ce qui peut-être pratique, c'est désinscrire en masse tous les contacts n'ayant pas opté pour recevoir vos messages marketing.

À notre connaissance, rien n'interdit expressément l'envoi d'e-mails de reconfirmation à partir du 25 mai. Certaines autorités de l'UE recommandent aux entreprises de rafraîchir leur contenu régulièrement, suggérant la possibilité de continuer à envoyer des e-mails de reconfirmation.

Ce qui est important, c'est de disposer d'un fondement juridique, comme le consentement ou l'intérêt légitime, pour envoyer un e-mail à un contact.

En l'absence d'un fondement pour envoyer des e-mails à un contact conformément au RGPD, il est préférable d'éviter l'envoi d'un e-mail de reconfirmation et de supprimer le contact de votre liste. Comme d'habitude, nous vous invitons à vous adresser à un conseiller local afin de rechercher la solution la plus adaptée à votre situation.

Versions des formulaires

Lorsqu'un nouveau contact s'inscrit à votre liste conforme au RGPD par le biais d'un formulaire d'inscription hébergé, d'un formulaire d'inscription integré, contextuel ou placé sur une page de renvoi, nous enregistrons les informations des différents champs dans une version en texte brut de votre formulaire. Cette version récupère les champs RGPD affichés à votre contact lors de son inscription, vous permettant ainsi de démontrer que vous avez décrit avec précision vos activités marketing. Vous pouvez consulter ces informations à tout moment, sur la page de profil du contact.

Vous pouvez modifier ici les préférences en matière d'opt-in de votre contact, mais nous vous le déconseillons. Si vous décidez de modifier les préférences de votre contact, il est impératif de disposer de son accord explicite et vérifiable.


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