Obtener el consentimiento con los formularios GDPR

Si tu negocio se encuentra en la Unión Europea (UE), o procesas los datos personales de ciudadanos de la UE, te afecta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Al confiar en el consentimiento como base legal para el procesamiento de datos, el RGPD establece que dicho consentimiento debe concederse de manera voluntaria e inequívoca y con conocimiento de causa. Asimismo, es necesario explicar claramente qué uso se les va a dar a los datos personales. Hemos actualizado los formularios de suscripción de Mailchimp para ayudarte a cumplir con esta ley. Nuestros formularios opcionales aptos para el RGPD incluyen casillas de verificación para obtener el consentimiento, y secciones editables que explican cómo y por qué usas los datos.

En este artículo, descubrirás cómo pueden ayudarte los formularios de suscripción a cumplir con el RGPD.

Antes de empezar

A continuación, se detallan algunos puntos que debes conocer antes de empezar este proceso.

  • El hecho de tener habilitados los campos del RGPD en tus formularios de suscripción no significa que cumplas con la normativa. Tan solo es el primer paso del proceso. Para recabar el consentimiento de los contactos nuevos y los actuales, es preciso que configures los formularios, crees un segmento y envíes una campaña de consentimiento.
  • Los formularios del RGPD no son compatibles con los formularios incrustados ni con Mailchimp Subscribe.
  • Los formularios del RGPD solo son compatibles con ciertos estilos de formularios emergentes.
  • Mailchimp facilita recursos como herramientas e información, pero no ofrece asesoramiento jurídico. Para ello te recomendamos que contactes con tu asesor para que te informe de cómo te afecta el RGPD.
  • Si estás en la UE o utilizas Mailchimp para vender tus productos a ciudadanos de la UE, revisa la sección 20 de nuestras Condiciones de uso y la sección 5.E.(ii) de nuestra Política de privacidad. Estas secciones incluyen información importante relativa al tratamiento de los datos de los usuarios de la UE y qué medidas debes aplicar si almacenas datos de ciudadanos de la UE en tu cuenta de Mailchimp.

Cómo funciona

El hecho de tener habilitados los campos del RGPD en tus formularios de suscripción no significa que cumplas con la normativa. Es solo el primero de una serie de pasos. A continuación te explicamos cómo funciona.

Configura tu formulario de suscripción apto para el RGPD

  • Habilita los campos para el RGPD
    Activa los campos del GDPR (RGPD) en los formularios de suscripción de todas las listas que se vean afectadas por el RGPD.
  • Edita los campos del RGPD
    Mailchimp proporciona una propuesta de texto para los campos del RGPD para que te sea más fácil crear tus formularios aptos para el reglamento. Es posible que tengas que editar este texto para adaptarlo a tu plan de marketing, así que asegúrate de revisarlo cuidadosamente. Si optas por redactar tu propio texto, procura dejar muy clara la razón por la que recopilas los datos.

Segmenta tu lista por permisos de marketing

Segmenta tu lista en función de los permisos de marketing que recibes en tu formulario de suscripción. No hace falta que esperes hasta haber recopilado los datos para crear los segmentos. Una vez que crees y guardes tus segmentos, podrás acceder a ellos en cualquier momento. Pon a tus segmentos nombres descriptivos para encontrarlos más fácilmente.

Obtén el consentimiento

  • De los nuevos contactos
    Después de guardar los cambios en el Creador de formularios, ese formulario de suscripción incluirá los campos GDPR (RGPD) en los formularios compatibles publicados. Los nuevos contactos que usen el formulario de suscripción podrán otorgar su consentimiento explícito para recibir tus mensajes de marketing.
  • De los contactos actuales
    También tendrás que obtener el consentimiento apto para el RGPD de los contactos que ya tienes. Envía un correo electrónico a todos los contactos en tu lista que incluya un enlace para actualizar sus opciones.

Envía tus campañas

Después de guardar tu segmento, úsalo para enviar un correo electrónico o una campaña de publicidad solo a las personas que hayan otorgado su consentimiento a través de tu formulario de suscripción.

Campos GDPR (RGPD)

Los campos del formulario del GDPR (RGPD) incluyen casillas de verificación que permiten a tus contactos decidir si desean recibir tus mensajes de marketing, así como un espacio para que añadas la información necesaria. Mailchimp proporciona una propuesta de texto que puedes editar para adaptarlo a tu plan de marketing. Asegúrate de que todas las secciones describan con exactitud tus actividades de marketing.

Esta tabla explica qué debes incluir en cada campo.

Campo
DescripciónEste campo explica la razón por la que recopilas información en tu formulario, como proporcionar novedades de marketing y de productos.
OpcionesEste campo utiliza casillas de verificación para obtener el consentimiento para cada actividad de marketing que llevas a cabo. Mailchimp facilita algunas de las actividades de marketing más frecuentes para que elijas o añadas las tuyas propias. Recuerda que debes comunicar con claridad cada actividad de marketing que realizas y que necesitas recabar el consentimiento para cada una de ellas.
Texto legalEste campo explica cómo usarás los datos de los contactos. Las declaraciones que realices en esta sección deben ser coherentes con tus prácticas, por lo tanto, asegúrate de editar este campo para cumplir las necesidades de tu negocio. Incluye tus datos de contacto en el formulario de suscripción. El RGPD obliga a las organizaciones que recopilan datos personales (es decir a ti) a identificarse. Informa a tus clientes de que pueden cambiar de opinión en cualquier momento con el enlace de cancelación de suscripción.

Si piensas usar los datos que recopilas de tus contactos para hacer publicidad en línea, explica con claridad tus actividades publicitarias y asegúrate de que tu Declaración de cookies describa las cookies o tecnologías de seguimiento que piensas utilizar. Si no lo sabes con certeza, en las Cookie Statement (Declaración de cookies) de Mailchimp figura una sección llamada Cookies served through the Services (Cookies empleadas por los Servicios) que describe la tecnología que tú (o tu sitio web) utilizas según las funciones que uses en Mailchimp.
Política de privacidad y CondicionesEste campo no editable permite a tus contactos saber que almacenarás su información en tu cuenta Mailchimp, así que no hace falta que describas esta actividad de almacenamiento en el campo de texto legal del formulario. Se incluye un enlace a la Política de privacidad y Condiciones de Mailchimp.

¿Qué formularios son compatibles con los campos del RGPD?

Después de habilitar los campos de formulario GDPR (RGPD) para tu lista, se incluirán estos campos en los formularios de suscripción alojados de tu lista, formularios de actualización de perfil y las páginas de destino de suscripción.

Los campos también se incluirán en los formularios emergentes que usen el formato de diseño Modal y la alineación de imagen None (Ninguna) o Top (En la parte superior).

Los campos GDPR (RGPD) no son compatibles con las integraciones para formularios o Mailchimp Subscribe.

Configurar tu formulario de suscripción apto para RGPD

Para usar los campos GDPR (RGPD) en tus formularios de suscripción, habilítalos para cada una de las listas que recopilan o contienen datos personales de los ciudadanos de la UE, luego edítalos para reflejar tus prácticas de marketing.

Habilita los campos del RGPD

Después de habilitar los campos GDPR (RGPD) para una lista, los podrás ver y editar en el Constructor de formularios. Estos campos se incluirán en la mayoría de los formularios de suscripción asociados con esa lista, incluidos los formularios emergentes, el formulario de suscripción alojado, los formularios incrustados y las páginas de destino de suscripción.

  1. Navega a la página Lists (Listas).
  2. Haz clic en el menú desplegable correspondiente a la lista con la que quieres trabajar. lista desplegable para el rgpd
  3. Selecciona Settings (Opciones).
  4. Haz clic en List name and defaults (Nombre y valores predeterminados de la lista).
  5. Marca la casilla situada junto a Enable GDPR fields (Habilitar campos del RGPD).
  6. Haz clic en Save List And Campaign Defaults (Guardar lista y valores predeterminados de la campaña).

Ya está. Los campos del RGPD aparecerán en el creador de formularios, donde podrás revisarlos y gestionarlos. En la página Lists (Listas), verás un icono GDPR (RGPD) junto al nombre de la lista.

Edita los campos del RGPD

Los campos GDPR (RGPD) solo se pueden editar en el Constructor de formularios. Los cambios que realices en el Constructor de formularios se aplicarán a la mayoría de formularios de suscripción Mailchimp, incluidos los formularios emergentes y páginas de destino compatibles.

  1. Navega a la página Lists (Listas).
  2. Haz clic en el menú desplegable situado junto a la lista con la que deseas trabajar y selecciona Signup forms (Formularios de suscripción).
  3. Haz clic en Select (Seleccionar) situado junto a Form builder (Creador de formularios).
  4. En el creador de formularios, desplázate hasta el final del formulario y haz clic en el campo Marketing Permissions (Permisos de marketing).
    GDPR Fields MarketingPermissions
  5. Edita los campos del RGPD.
    campos del rgpd
    Si prefieres solicitar a tus contactos que seleccionen una opción antes de suscribirse, marca la casilla junto a Require at least one option (Solicitar al menos una opción).
  6. Cuando hayas terminado, haz clic en Save Fields (Guardar campos).

Cuando ya estés utilizando los formularios, ten cuidado si realizas más modificaciones. Si cambias una opción de casilla de verificación, el consentimiento que hayas obtenido antes de realizar el cambio dejará de ser válido y tendrás que volver a confirmarlo. Si deseas cambiar el formulario, te sugerimos que añadas una nueva casilla de verificación o elimines una antigua.

Segmentar tu lista por permisos de marketing

Después de configurar las casillas de verificación relativas a los permisos de marketing, segmenta tu lista para asegurarte de enviar tu campaña solo a las personas que hayan otorgado su consentimiento desde el formulario de suscripción.

Para crear y guardar un segmento en tu lista, sigue estos pasos:

  1. Navega a la página Lists (Listas).
  2. Haz clic en el nombre de la lista con la que deseas trabajar. En tus listas del RGPD aparecerá una insignia junto al nombre de la lista.
  3. Haz clic en New Segment (Nuevo segmento).
  4. En el primer menú desplegable, selecciona la etiqueta que corresponde al campo del formulario del RGPD.
  5. Crea un segmento independiente para cada permiso de marketing. Es posible añadir hasta cinco condiciones para crear un segmento que incluya los contactos que te hayan otorgado más de un permiso de marketing.
  6. Cuando estés conforme con las condiciones, haz clic en Preview Segment (Previsualizar segmento) para ver los contactos que se ajustan a las condiciones.
  7. Haz clic en Save as segment (Guardar como segmento).
  8. En el modal emergente Save Segment (Guardar segmento), escribe el nombre del segmento y haz clic en Save (Guardar).

Para obtener más información sobre la gestión de los segmentos, consulta Cómo guardar y gestionar segmentos.

Obtener el consentimiento

Ahora que has actualizado tus formularios y configurado tus segmentos, tienes todo listo para obtener el consentimiento de los nuevos contactos y venderles tus productos. No obstante, es necesario que tus contactos actuales te otorguen permisos de marketing.

Si anteriormente has obtenido el consentimiento de manera que cumpla con el RGPD, es posible que no tengas que confirmar el consentimiento de dichos contactos. Si no es así, tendrás que obtener el consentimiento de tus contactos actuales, según estipula el RGPD. Para ello, envía a todos los contactos de tu lista una campaña de consentimiento que incluya un enlace para actualizar sus opciones.

Hemos creado una plantilla de correo para ayudarte.

  1. Crea una nueva campaña por correo electrónico.
  2. En la sección Content (Contenido), haz clic en Design Email (Diseñar correo electrónico).
  3. Haz clic en la pestaña Themes (Temas).
  4. Haz clic en el menú desplegable y selecciona Subscriber Alerts (Alertas a suscriptores).
  5. Haz clic en la plantilla GDPR Subscriber Alert (Alerta a suscriptores relativa al RGPD).

La plantilla incluye una propuesta de texto que puedes editar. Si prefieres crear tu campaña de consentimiento desde cero, asegúrate de incluir un enlace de Actualización de perfil. Previsualiza y prueba tu campaña como lo harías normalmente, y envíala a toda tu lista.

Después de enviar tu campaña de consentimiento, utiliza los segmentos de Permisos de marketing para comunicarte solo con los contactos que hayan optado expresamente por recibir tus mensajes comerciales. Puede serte útil realizar una cancelación masiva de todos los contactos que no hayan otorgado su consentimiento para recibir tus mensajes de marketing.

No tenemos conocimiento de ninguna prohibición explicita que impida enviar un correo electrónico de reconfirmación después del 25 de mayo. Algunas autoridades de la UE recomiendan que las empresas actualicen periódicamente el consentimiento, lo que sugiere que todavía pueden enviarse reconfirmaciones.

Lo importante es que te asegures de disponer de una base legal —como el consentimiento o un interés legítimo— que te permita enviar un correo electrónico a un contacto.

Si crees que, en virtud del RGPD, no dispones de una base adecuada para enviar un correo electrónico a un contacto, tal vez prefieras abstenerte de enviar un correo electrónico de reconfirmación y eliminar el contacto de la lista. Como siempre, te sugerimos que te pongas en contacto con un asesor local para analizar tu situación con más detalle.

Versiones de formularios

Cuando un nuevo contacto se suscriba a tu lista adaptada al RGPD a través de un formulario de inscripción alojado, un formulario de inscripción incrustado, en una ventana emergente o en una página de destino, registraremos la información de los campos del formulario en una versión de texto plano. Así capturamos los campos del RGPD que tu contacto ve al suscribirse, para que conste que has descrito con precisión tus actividades de marketing. Puedes revisar esta información cuando quieras en la página de perfil del contacto.

Desde aquí puedes modificar las preferencias de opt-in (suscripción voluntaria) de tu contacto, pero no te lo aconsejamos. Si decides modificarlas, asegúrate de tener su consentimiento expreso y verificable.


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