Si vous êtes à la tête d'une entreprise, il y a de fortes chances que vous soyez toujours à la recherche de nouveaux moyens de faire des économies, car l'objectif de toute entreprise est de gagner (et d'économiser) le plus d'argent possible. Pour y parvenir, vous pouvez notamment choisir d'envoyer vos factures par e-mail plutôt que par l'intermédiaire des services postaux.
De nombreuses entreprises ont l'habitude d'envoyer leur courrier important de manière classique, mais elles sont de plus en plus nombreuses à passer aux méthodes de communication numériques, et vous devriez en faire autant.
L'envoi de factures par e-mail présente de nombreux avantages, outre celui de faire économiser de l'argent à votre entreprise. L'un des principaux atouts de l'envoi de factures électroniques est qu'il est beaucoup plus rapide. Vous n'avez plus à vous soucier de la perte ou de l'endommagement d'une facture envoyée par la Poste.
Avec l'e-mail, vous avez l'assurance qu'elle arrivera rapidement et en toute sécurité. Vous pouvez également être sûr qu'elle sera reçue par la personne chargée de la gestion des factures. Un autre avantage de l'envoi de factures par e-mail est le gain de place, puisque vous n'avez pas besoin de stocker de papier ni de disposer d'un fax ou d'une imprimante.
Il se peut que vous hésitiez au départ si vous n'avez jamais envoyé de facture par e-mail. Cependant, de nombreux modèles sont disponibles et peuvent vous aider à passer facilement à la facturation numérique.
Découvrez nos modèles de factures par e-mail, nos conseils et la manière de procéder à leur envoi. Vous pourrez ainsi créer et envoyer les factures par e-mail les plus professionnelles et les plus réussies qui soient.
Qu'est-ce qu'un e-mail de facturation ?
Un e-mail de facturation contient une « facture » officielle pour des produits ou des services et est envoyé à un client par e-mail plutôt que par courrier postal classique. La facture indique exactement ce qui est facturé et pourquoi.
Une facture contient également d'autres informations pertinentes, telles que la date à laquelle les services ont été fournis ou les produits expédiés. Le client peut ainsi facilement savoir pourquoi il est facturé et l'échéance du paiement.
Modèles d'e-mails de facturation
Un modèle d'e-mail de facturation permet de créer rapidement une facture par e-mail professionnelle et adaptée. Vous trouverez ci-dessous des modèles pour trois types d'e-mails de facturation : standard, relance et retard.
Si vous utilisez un modèle d'e-mail de facturation pour envoyer des factures par e-mail, il vous suffit de remplir les champs pertinents avec les informations nécessaires et de joindre un document PDF. Utilisez notre modèle gratuit pour encaisser les paiements de vos clients en toute simplicité.
Les e-mails de facturation sont parfois délicats à rédiger. Téléchargez nos modèles pour créer les vôtres.
De plus en plus d'entreprises sont passées à la communication numérique, et vous devriez en faire autant.
Que faut-il inclure dans un e-mail de facturation ?
L'envoi de factures est plus qu'une tâche administrative de routine : c'est l'occasion de communiquer votre professionnalisme et de garantir le bon déroulement des transactions.
Un e-mail de facturation efficace va au-delà des détails de base de la transaction, englobant des éléments cruciaux contribuant à une interaction financière fluide.
Il existe de nombreux éléments que vous pouvez inclure dans les modèles d'e-mails de facturation. Voici quelques-uns des plus courants :
Image de marque de l'entreprise
Il est judicieux de veiller à ce que votre e-mail de facturation soit personnalisé selon votre image de marque. C'est une excellente occasion de familiariser les gens avec votre marque afin de renforcer sa notoriété et sa réputation.
Coordonnées
Inclure vos coordonnées dans les e-mails de facturation est tout aussi important, si ce n'est plus, que de les personnaliser selon votre image de marque. Vos clients doivent savoir comment vous contacter et où envoyer leur paiement.
Numéro de facture
Il est essentiel d'inclure le numéro de facture dans l'e-mail, principalement pour vos propres archives. Les numéros de facture permettent d'identifier une facture spécifique, ce qui vous permet de la classer correctement. Ce numéro peut être composé de chiffres, de lettres ou d'une combinaison des deux.
Liste détaillée des produits ou services fournis
Une facture détaille ce pour quoi vous demandez un paiement. Lorsque vous envoyez une facture par e-mail, veillez à fournir une liste détaillée des produits ou services fournis afin que votre client sache ce qui lui est facturé. La contenu est ainsi plus clair, ce qui réduit le risque de malentendus.
Date d'échéance
Une facture ne saurait être complète sans date d'échéance, car le client ne saura pas quand envoyer son paiement si elle n'est pas mentionnée. L'absence de date d'échéance peut également inciter les clients à retarder leur paiement. Veillez à toujours la mentionner, quelles que soient les circonstances.
Montant dû
Le montant dû doit figurer dans les e-mails de facturation, et il est presque aussi important que la date d'échéance, si ce n'est plus. Un client doit savoir à combien s'élève son règlement. Veillez donc à indiquer le montant dû sur chaque facture.
Modes de paiement
Vous devez indiquer les modes de paiement que vous acceptez dans votre e-mail de facturation afin que vos clients sachent comment payer. Peut-être n'acceptez-vous pas Discover ou American Express ; dans ce cas, vous devez le préciser clairement.
Bonnes pratiques en matière de facturation par e-mail
Lorsqu'il s'agit de facturation, une communication efficace est essentielle. Les bonnes pratiques permettent non seulement de garantir des paiements en temps voulu, mais aussi de donner une image positive de votre entreprise.
Du maintien du professionnalisme aux détails les plus infimes, comme les lignes objet et la personnalisation, ces conseils vous aideront à simplifier votre processus de facturation.
Maintenir le professionnalisme
Quelles que soient les circonstances, vous devez veiller à faire preuve de professionnalisme à tout moment. Il peut arriver qu'un client ignore la première ou la deuxième facture, ce qui peut être très frustrant. Cependant, il est préférable de conserver un certain niveau de professionnalisme.
Rédiger une ligne objet claire
Il est important de rédiger une ligne objet claire pour que vos clients sachent ce que contient l'e-mail. Le client risque d'ignorer ou même de supprimer votre message si vous n'êtes pas explicite.
Fournir vos coordonnées
Il est crucial d'inclure vos coordonnées dans vos factures par e-mail. Comment vos clients peuvent-ils vous contacter s'ils ne disposent pas de vos coordonnées ?
Personnalisez vos e-mails
Vous ne voulez pas envoyer un e-mail froid et impersonnel à tous vos clients. En prenant le temps de personnaliser chaque message, vos clients se montreront beaucoup plus réceptifs et coopératifs. Indiquez le nom et l'adresse du client, ainsi que d'autres informations pertinentes, afin qu'il comprenne que la facture lui est destinée.
Envoyer la facture à l'avance
En envoyant vos factures par e-mail suffisamment tôt, vous donnez à vos clients le temps de rassembler les fonds nécessaires pour payer vos services en temps voulu. L'envoi de factures de dernière minute n'est pas seulement un manque de professionnalisme, mais aussi un manque de respect et de considération. Mettez-vous à la place de vos clients. Il est d'usage d'accorder à un client un délai de 7, 15, 30 ou 45 jours à compter de la date de facturation. Bien entendu, l'échéance de la facture jointe dépend du contrat que vous avez conclu avec le client.
Rester simple
Il n'est pas nécessaire d'écrire un long message dans votre e-mail. Il est préférable de rester le plus simple et le plus direct possible.
Faire preuve de transparence
L'une des choses les plus importantes lorsqu'il s'agit de rédiger une facture est d'être clair. La transparence est essentielle car vous voulez que vos clients vous fassent confiance. Si vous n'êtes pas clair, vos clients pourraient avoir l'impression que vous leur cachez quelque chose, ce qui les inciterait à aller chercher des produits ou des services ailleurs.
Effectuer une relecture
Rien n'est plus embarrassant que de donner une image négative de votre entreprise avec un e-mail truffé de fautes de frappe et d'erreurs grammaticales. C'est pourquoi il est crucial de relire soigneusement chaque message avant de l'envoyer.
Comment gérer les factures impayées
Le traitement des relances de paiement en retard est un problème courant pour les entreprises. Pour gérer efficacement cette situation, suivez ces étapes :
Rappels opportuns
Envoyez des relances de paiement polies et cordiales avant la date limite de paiement, en rappelant au client l'échéance à venir. Là encore, vous devez rappeler la facture jointe à votre e-mail de demande de paiement, ainsi que tous les détails pertinents relatifs au paiement, tels que les coordonnées bancaires ou toute autre information sur la manière de vous payer.
Le jour de l'échéance, envoyez une nouvelle relance. Insistez poliment sur la date limite et incitez vos clients à payer rapidement. Ces rappels de facture peuvent être envoyés à partir de votre logiciel de marketing par e-mail ou de comptabilité, ce simplifie les tâches de facturation et de suivi de plusieurs clients.
Conditions de paiement claires
Indiquez clairement les conditions de paiement dans votre premier contrat ou contact. Veillez à ce que les clients comprennent la date à laquelle le paiement est dû, les modes de paiement acceptés et ce qu'il advient d'une facture impayée, par exemple les frais de retard ou les intérêts débiteurs.
Ces informations peuvent également être incluses dans votre modèle d'e-mail de facturation pour rappeler régulièrement la situation à vos clients.
Votre facture jointe à l'e-mail doit également être détaillée et bien structurée, avec une décomposition des frais et une échéance de paiement claire. Elle doit également contenir des instructions de paiement afin d'éviter les retards ou les factures impayées. Envisagez de proposer un paiement en ligne pour accélérer le règlement plutôt que d'exiger que les clients envoient un chèque par courrier.
Suivi professionnel
Gardez à l'esprit que certains clients ne se rendent pas compte qu'une facture est en souffrance. Il se peut qu'ils aient oublié la date d'échéance et qu'ils aient besoin d'un petit rappel.
En cas de retard de paiement, faites une relance rapide en envoyant un e-mail ou en téléphonant à votre interlocuteur de manière professionnelle et ferme. Renseignez-vous sur la raison du retard et apportez toute l'aide nécessaire pour accélérer le processus de paiement.
Veillez à connaître le numéro de la facture pour l'aider à la retrouver dans son système. Vous pouvez faciliter la recherche des détails de la facture par votre client en indiquant « Paiement pour la facture numéro x » dans la ligne objet.
Conservez une trace de toutes les communications. Documentez chaque relance, en incluant la date, l'heure et les détails de la conversation lorsque vous demandez le paiement.
Conséquences des retards de paiement
Les entreprises peuvent éviter les factures impayées et les retards de paiement de différentes manières. La première consiste à appliquer des pénalités de retard. Communiquez votre politique en matière de frais de retard dans vos conditions initiales. Mettez en place ce type de pénalités pour les paiements en souffrance afin d'inciter les clients à régler leurs factures dans les délais impartis.
Vous pouvez également envisager d'inclure des conditions vous permettant de suspendre vos services jusqu'à ce que le solde impayé soit réglé. Malheureusement, si cette option signifie que vous ne continuerez pas à travailler sans être payé, elle peut aussi contrarier le client, quelle que soit la raison de ses retards de paiement.
En dernier recours, vous pouvez envisager une action en justice, comme l'envoi d'une lettre de mise en demeure ou l'engagement d'une agence de recouvrement. Renseignez-vous sur les dispositions légales en vigueur dans votre juridiction et sur les termes du contrat que vous avez conclu avec le client.
Créer un modèle d'e-mail de facturation sur Mailchimp
Un modèle d'e-mail de facturation peut aider votre entreprise à économiser du temps et de l'argent, en vous permettant d'envoyer des factures à vos clients de manière rapide et efficace. L'envoi de vos factures par e-mail peut également minimiser les malentendus entre vous et vos clients, puisque tout est clairement indiqué par écrit.
Si vous souhaitez commencer à envoyer des factures à vos clients par e-mail, utilisez Mailchimp pour créer des modèles. Cette fonction vous permet de créer un gabarit d'e-mail que vous pourrez réutiliser lors de multiples campagnes. Vous pouvez également envoyer automatiquement des factures par e-mail à vos clients une fois leur commande confirmée. Ainsi, vous évitez les retards et les clients savent quels services ils recevront, quel est le montant dû et la date à laquelle ils doivent effectuer le paiement.