Comment créer un e‑mail de facturation : modèles et conseils

Un e-mail de facturation est un message électronique envoyé à un client pour lui transmettre une facture détaillant les produits ou services fournis, ainsi que le montant à payer et les modalités de règlement. Il s’agit d’un élément incontournable du processus de facturation pour toute entreprise, qu’elle soit une PME, un indépendant ou un commerce en ligne.

Envoyé à la suite d'une commande ou d'une prestation, cet e-mail sert à officialiser la demande de paiement tout en fournissant un support clair et traçable.

Au-delà de l’aspect administratif, l’e-mail de facturation est aussi un outil de communication professionnel. Bien rédigé, il permet de renforcer la crédibilité de votre entreprise, de clarifier les échanges commerciaux et de favoriser un paiement rapide.

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises adoptent la facturation numérique pour gagner du temps, économiser sur les frais d’impression et de courrier, et assurer un meilleur suivi. Utiliser un modèle d’e-mail de facturation facilite encore davantage ce processus, en assurant une présentation cohérente et professionnelle à chaque envoi.

Pourquoi envoyer ses factures par-email ?

Passer à la facturation numérique ne se limite pas à un simple changement d’habitude : c’est une vraie amélioration au quotidien. Voici tous les avantages concrets :

• Économies Envoyer une facture par e-mail permet de réduire ou même d’éliminer les coûts liés au papier, à l’encre, aux enveloppes et aux timbres. Sur le long terme, ces petites économies font une vraie différence, surtout si vous envoyez régulièrement des factures à vos clients.
• Gain de temps Plus besoin d’imprimer, de plier, de mettre sous pli ou d’aller poster votre courrier. En quelques clics, votre facture est envoyée, immédiatement. Cela vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
• Fiabilité Fini le stress des factures perdues ou endommagées en route. L’e-mail garantit une livraison instantanée, sans détour, et vous pouvez facilement vérifier si le message a bien été envoyé — voire lu, selon les outils utilisés.
• Sécurité L’envoi électronique permet une meilleure traçabilité. Vous pouvez conserver une copie de chaque envoi, et vous assurer que la facture est bien reçue par la bonne personne, souvent le service comptable ou administratif, sans risque d’erreur d’aiguillage.
• Simplicité Pas besoin de matériel comme une imprimante, un fax ou un espace de stockage physique. Tout se fait en ligne, rapidement, avec un minimum d'effort et de matériel.
• Accessibilité Que vous soyez au bureau, en déplacement ou en télétravail, vous pouvez envoyer vos factures depuis n’importe quel appareil connecté (téléphone portable, tablette, ordinateur…). Pratique pour ne jamais prendre de retard dans votre facturation, où que vous soyez.
• Professionnalisme Un e-mail bien rédigé avec une facture claire et présentée dans un format soigné renvoie une image sérieuse et organisée. Vous pouvez personnaliser vos messages et vos documents pour refléter votre marque, avec des modèles qui font bonne impression.

3 modèles d'e-mails de facturation

Avoir un bon modèle d’e-mail de facturation à portée de main, c’est s’assurer de ne rien oublier tout en gagnant un temps précieux. Que ce soit pour une facture classique, une relance ou un rappel de paiement, un modèle bien conçu vous permet de structurer clairement vos messages et d’adopter un ton professionnel, cohérent à chaque envoi.

Modèle d’e-mail de facturation standard

Objet : Facture [numéro] – [Nom de votre entreprise]

Bonjour [Nom du client],

Veuillez trouver ci-joint la facture [numéro] relative à [objet de la facture]. Le montant total s’élève à [montant] € TTC, avec une date d’échéance fixée au [date].

N'hésitez pas à me contacter si vous avez la moindre question. Merci pour votre confiance et à bientôt !

Bien cordialement, [Votre nom] [Nom de l’entreprise]

Modèle d’e-mail de relance (avant échéance)

Objet : Rappel – Facture [numéro] à régler avant le [date]

Bonjour [Nom du client],

Je me permets de vous rappeler que la facture [numéro], d’un montant de [montant] €, arrive à échéance le [date]. Elle est disponible en pièce jointe pour votre référence.

Merci de bien vouloir procéder au règlement dans les délais prévus. Je reste à votre disposition si vous avez la moindre question.

Bien à vous, [Votre nom] [Nom de l’entreprise]

Modèle d’e-mail de rappel pour facture en retard

Objet : Relance – Facture [numéro] en attente de règlement

Bonjour [Nom du client],

Sauf erreur de notre part, la facture [numéro], d’un montant de [montant] €, n’a pas encore été réglée malgré l’échéance fixée au [date]. Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement dans les plus brefs délais.

Vous trouverez la facture en pièce jointe. N'hésitez pas à nous contacter en cas de besoin.

Cordialement, [Votre nom] [Nom de l’entreprise]

Besoin d’autres modèles pour vos communications pros ? Consultez notre sélection de modèles d’e-mails pour tous vos besoins.

Que faut-il inclure dans un e-mail de facturation ?

Envoyer une facture, ce n’est pas juste une formalité administrative : c’est aussi une opportunité de montrer votre sérieux, de rassurer votre client et de fluidifier le processus de paiement. Un e-mail de facturation bien structuré peut éviter bien des malentendus et vous aider à être payé plus vite.

Pour cela, il ne suffit pas de joindre un fichier en croisant les doigts. Voici les éléments à inclure dans votre message pour qu’il soit clair, complet et pro du début à la fin :

L’image de marque de votre entreprise

Ajoutez votre logo, choisissez une signature cohérente avec votre charte graphique, et soignez le ton de votre message. Même pour une facture, chaque point de contact est une occasion de faire rayonner votre marque, autant en profiter !

Vos coordonnées complètes

Nom, adresse, numéro de téléphone, e-mail de contact… tout ce qu’il faut pour que votre client puisse vous joindre en cas de question. C’est aussi rassurant pour lui que pratique pour vous.

Le numéro de facture

Indispensable pour suivre vos paiements et archiver vos échanges. Le numéro de facture (unique, bien sûr !) permet de tout retrouver facilement en cas de litige ou de relance. Il peut être simplement numérique, alphanumérique, ou refléter une logique interne (ex. : FAC-2025-0412).

Le détail des produits ou services

Soyez précis : listez ce que vous facturez, avec descriptions, quantités, tarifs unitaires et montants. Plus c’est clair, moins il y a de risques d’incompréhension ou de contestation.

La date d’échéance

Sans elle, vos clients risquent de remettre le paiement à plus tard… voire de l’oublier complètement. Mentionnez clairement la date limite pour éviter toute confusion.

Le montant total à régler

Cela paraît évident, mais ça reste l’info la plus importante pour votre client : combien doit-il vous payer ? Mettez le montant dû, bien en évidence, de préférence à la fin du message et sur la facture elle-même.

Les modes de paiement acceptés

Chèque, virement, carte bancaire, PayPal, Stripe, etc. : précisez les options possibles, les infos bancaires ou liens de paiement nécessaires, et mentionnez clairement les éventuelles exceptions (ex. : “American Express non acceptée”).

Quels sont les formats recommandés pour une facture envoyée par e-mail ?

Le format de votre facture doit être soigneusement choisi pour qu’elle soit bien reçue et facilement lue. 

Le PDF est le format le plus recommandé. Il garantit que la facture reste telle que vous l'avez conçue, sans possibilité de modification. De plus, il est compatible avec tous les appareils et systèmes d'exploitation, ce qui facilite la consultation et l’archivage.

Pour les entreprises qui gèrent des processus automatisés de comptabilité, certains logiciels acceptent des formats XML ou CSV pour une intégration directe dans les systèmes de comptabilité. Si vous utilisez de tels outils, assurez-vous de savoir quel format est le plus adapté.

En revanche, évitez absolument d'envoyer vos factures en format Excel. Bien que ce format soit pratique pour l’édition de données, il n’est pas idéal pour une facture officielle. Pourquoi ? Parce qu'un fichier Excel peut être modifié par erreur, et cela peut poser des problèmes de crédibilité. De plus, il n’est pas aussi universel que le PDF, qui garantit l'intégrité de votre document, quel que soit l’appareil utilisé. En résumé : pour une facture professionnelle, optez pour un format PDF !

Lorsqu'il s'agit de facturation, une communication efficace est essentielle. Les bonnes pratiques permettent non seulement de garantir des paiements en temps voulu, mais aussi de donner une image positive de votre entreprise.

Du maintien du professionnalisme aux détails les plus infimes, comme les lignes objet et la personnalisation, ces conseils vous aideront à simplifier votre processus de facturation.

Maintenir le professionnalisme

Quelles que soient les circonstances, vous devez veiller à faire preuve de professionnalisme à tout moment. Il peut arriver qu'un client ignore la première ou la deuxième facture, ce qui peut être très frustrant. Cependant, il est préférable de conserver un certain niveau de professionnalisme.

Rédiger une ligne objet claire

Il est important de rédiger une ligne objet claire pour que vos clients sachent ce que contient l'e-mail. Le client risque d'ignorer ou même de supprimer votre message si vous n'êtes pas explicite.

Fournir vos coordonnées

Il est crucial d'inclure vos coordonnées dans vos factures par e-mail. Comment vos clients peuvent-ils vous contacter s'ils ne disposent pas de vos coordonnées ?

Personnalisez vos e-mails

Vous ne voulez pas envoyer un e-mail froid et impersonnel à tous vos clients. En prenant le temps de personnaliser chaque message, vos clients se montreront beaucoup plus réceptifs et coopératifs. Indiquez le nom et l'adresse du client, ainsi que d'autres informations pertinentes, afin qu'il comprenne que la facture lui est destinée.

Envoyer la facture à l'avance

En envoyant vos factures par e-mail suffisamment tôt, vous donnez à vos clients le temps de rassembler les fonds nécessaires pour payer vos services en temps voulu. L'envoi de factures de dernière minute n'est pas seulement un manque de professionnalisme, mais aussi un manque de respect et de considération. Mettez-vous à la place de vos clients. Il est d'usage d'accorder à un client un délai de 7, 15, 30 ou 45 jours à compter de la date de facturation. Bien entendu, l'échéance de la facture jointe dépend du contrat que vous avez conclu avec le client.

Rester simple

Il n'est pas nécessaire d'écrire un long message dans votre e-mail. Il est préférable de rester le plus simple et le plus direct possible.

Faire preuve de transparence

L'une des choses les plus importantes lorsqu'il s'agit de rédiger une facture est d'être clair. La transparence est essentielle car vous voulez que vos clients vous fassent confiance. Si vous n'êtes pas clair, vos clients pourraient avoir l'impression que vous leur cachez quelque chose, ce qui les inciterait à aller chercher des produits ou des services ailleurs.

Effectuer une relecture

Rien n'est plus embarrassant que de donner une image négative de votre entreprise avec un e-mail truffé de fautes de frappe et d'erreurs grammaticales. C'est pourquoi il est crucial de relire soigneusement chaque message avant de l'envoyer.

Le suivi des factures envoyées par e-mail est indispensable pour une gestion efficace de la facturation. Voici quelques astuces pour optimiser ce processus :

1. Utiliser des outils de suivi d'e-mail

Certains outils comme Mailchimp permettent de savoir si vos e-mails ont été ouverts et lus. Ces outils vous aident à suivre la réception de vos factures et à savoir si des actions sont nécessaires.

2. Activer la confirmation de lecture

Lorsque vous envoyez une facture par e-mail, vous pouvez activer une demande de confirmation de lecture dans votre client de messagerie. Cela vous permettra de savoir si votre client a bien ouvert l'e-mail et pris connaissance de la facture. Gardez à l’esprit que tous les clients ne peuvent pas ou ne souhaitent pas envoyer une confirmation de lecture, mais cela reste une astuce utile pour mieux suivre vos envois.

3. Automatiser l'envoi et les relances

Automatisez l'envoi de vos factures et relances de paiement. Là encore, Mailchimp vous aide à simplifier cette tâche grâce à ses fonctionnalités d'automatisation. Vous pouvez créer des modèles d’e-mails de facturation personnalisés, puis les programmer pour qu'ils soient envoyés automatiquement dès qu'une commande est confirmée ou lorsqu'un paiement devient dû. En plus de gagner du temps, vous avez la certitude que vos factures sont envoyées à temps, et vous pouvez facilement suivre le statut de chaque envoi.

4. Mettre en place des alertes pour les factures non réglées

Configurez des alertes dans votre logiciel de gestion de facturation pour être informé dès qu'une facture reste impayée. Cela vous aidera à effectuer un suivi rapide et à intervenir avant que le retard ne devienne problématique.

Comment gérer les factures impayées : nos conseils pour assurer un bon suivi ?

La gestion des factures impayées fait partie des défis courants pour de nombreuses entreprises, qu’il s’agisse de freelances, de TPE ou de grandes structures. Un paiement en retard peut impacter la trésorerie, ralentir les opérations, voire nuire à la relation client. Voici les étapes à suivre pour gérer sans stress (ou presque) les retards de paiement.

1. Envoyer des relances de paiement au bon moment

Un rappel bien formulé, envoyé au bon moment, peut suffire à débloquer une situation.

• Avant la date d’échéance : envoyez un rappel courtois quelques jours avant l’échéance pour prévenir l’oubli. Rappelez les modalités de paiement et joignez à nouveau la facture au format PDF.
• Le jour de l’échéance : si aucun paiement n’a été reçu, renvoyez un message poli, mais plus ferme. Mentionnez clairement que la date limite est atteinte et encouragez une régularisation rapide.
• Après l’échéance : une ou plusieurs relances peuvent être nécessaires, à intervalles réguliers (par exemple, 7 jours, puis 14 jours après échéance).

Astuce : utilisez un logiciel de facturation ou un outil d’e-mail marketing pour automatiser vos rappels. Cela permet un suivi plus fluide, surtout si vous gérez plusieurs clients.

2. Définir des conditions de paiement claires dès le départ

Pour limiter les risques de retard, tout commence avec un cadre clair. Dans vos devis, contrats ou CGV, veillez à préciser :

• Le délai de règlement (ex. : 30 jours fin de mois).
• Les modes de paiement acceptés.
• Les pénalités en cas de retard : frais fixes, intérêts légaux, suspension de services, etc.

Ces éléments doivent aussi être rappelés dans vos e-mails de facturation et dans le document joint. Une facture bien présentée, avec une décomposition des prestations, une date d’échéance explicite et les instructions de paiement, réduit fortement les risques de confusion.

Proposer un paiement en ligne via carte bancaire ou lien sécurisé (Stripe, PayPal, etc.) peut également accélérer le processus de règlement.

3. Assurer un suivi professionnel et rigoureux

Si malgré vos rappels le paiement n’arrive pas, un suivi humain s’impose :

• Contactez le client par téléphone ou e-mail de manière professionnelle, ferme et courtoise.
• Mentionnez clairement le numéro de facture, le montant dû et la date initiale d’échéance.
• Demandez si un blocage ou une difficulté empêche le paiement et proposez des solutions si possible (ex. : échéancier).
• Gardez une trace écrite de toutes les relances : date, canal, contenu, réponse éventuelle.

Dans vos objets d’e-mails, soyez explicite : par exemple, “Relance – Facture n°12345 en attente de paiement”.

4. Gérer les retards persistants : quelles options ?

Si le client tarde à régler malgré vos relances, plusieurs mesures sont possibles :

• Appliquer des pénalités de retard si cela a été prévu dans vos conditions générales.
• Suspendre les services ou livraisons jusqu’au paiement : cela peut inciter à régulariser rapidement, à condition d’en avoir informé le client dès le départ.
• Envoyer une mise en demeure par courrier recommandé pour formaliser la demande de paiement.
• Faire appel à une agence de recouvrement ou entamer une procédure judiciaire en dernier recours. Renseignez-vous sur les règles légales en vigueur dans votre pays et sur les clauses du contrat signé avec le client.

En résumé, pour bien gérer les factures impayées, il faut être à la fois organisé, transparent et réactif. Une politique claire, des relances bien calibrées, un ton professionnel… et vous maximisez vos chances d’être payé à temps sans nuire à la relation client.

E-mail de facturation : faites confiance à Mailchimp

Pourquoi perdre du temps à créer chaque facture manuellement quand vous pouvez automatiser le processus avec Mailchimp ? Grâce à ses modèles d’e-mails personnalisables, Mailchimp vous permet de concevoir des e-mails de facturation à la fois professionnels, clairs et adaptés à votre image de marque.

En plus, vous pouvez automatiser l’envoi des factures dès qu’une commande est confirmée. Résultat : plus de retards, moins d’oublis, et une communication plus fluide avec vos clients. Tout est centralisé, traçable et sécurisé, pour une gestion simplifiée de votre facturation au quotidien.

Mailchimp, ce n’est pas seulement un outil marketing : c’est aussi un véritable allié pour optimiser vos processus et soigner votre relation client.

FAQ – Tout savoir sur les e-mails de facturation

Puis-je envoyer une facture uniquement par e-mail ?

Oui, c’est possible, mais cela dépend du type de facture dont il s’agit.

• Aujourd’hui, l’envoi d’une facture par e-mail est autorisé en France, à condition que le document respecte les obligations comptables (mentions légales, lisibilité, format non modifiable comme le PDF et archivage sécurisé).
• En revanche, à partir de l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire (progressivement entre 2026 et 2027 pour les entreprises selon leur taille), les factures entre professionnels devront obligatoirement transiter par une plateforme dédiée (comme le Portail Public de Facturation ou une plateforme partenaire immatriculée). Cela signifie qu’un simple envoi par e-mail ne suffira plus pour les transactions B2B concernées.

Pour l’instant, envoyer une facture PDF par e-mail reste légal, mais anticipez la transition vers la facturation électronique en vous équipant d’un outil conforme.

Quand dois-je envoyer ma facture ?

Idéalement, la facture doit être envoyée dès la fin de la prestation ou immédiatement après la livraison du produit ou service. Un envoi rapide favorise un règlement dans les délais, tandis qu’un envoi tardif peut entraîner des retards de paiement ou une confusion côté client.

Que dois-je écrire dans le corps de l’e-mail ?

Allez à l’essentiel : une formule de politesse, une phrase indiquant la nature de la facture (référence, montant, échéance), et un rappel que la pièce jointe contient tous les détails. Inutile d’être trop formel : restez clair, courtois et professionnel.

Dois-je toujours joindre la facture en PDF ?

Oui, c’est vivement conseillé. Le PDF est un format universel, non modifiable et facile à archiver. Cela permet à votre client de la consulter facilement et de l’imprimer si besoin. N’envoyez jamais votre facture uniquement dans le corps de l’e-mail.

Mais attention : ce format ne sera plus suffisant avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire. À partir de 2026, les factures entre professionnels devront transiter par des plateformes agréées, dans un format structuré (type Factur-X, XML, etc.), adapté à la transmission automatisée des données. Le PDF seul ne répondra plus aux nouvelles exigences.

Que faire si le client ne paie pas sa facture ?

Il est tout à fait normal de relancer. Un premier e-mail de rappel, poli et professionnel, suffit souvent à débloquer la situation. Si besoin, vous pouvez ensuite envoyer un second rappel plus ferme, voire envisager une mise en demeure. D’où l’intérêt d’un suivi clair avec des numéros de facture et des dates d’échéance bien indiqués.

Existe-t-il des outils pour automatiser l’envoi des factures par e-mail ?

Oui ! De nombreux logiciels de facturation permettent d’envoyer vos factures automatiquement à vos clients (et même de relancer en cas de retard). Cela vous fait gagner un temps fou et réduit les erreurs. Bonus : certains outils permettent aussi de personnaliser vos e-mails avec vos modèles.

Puis-je personnaliser mes e-mails de facturation ?

Bien sûr, et c’est même recommandé ! Ajoutez votre logo, adaptez la mise en forme, utilisez un ton qui reflète votre image de marque. Un e-mail personnalisé est plus engageant et véhicule un vrai professionnalisme.