Dès que vous cliquez sur envoyer, votre e-mail est expédié en un clin d’œil dans la boîte de réception de votre destinataire. En général, il n’y a pas de bouton oups qui permette de corriger une erreur, c’est pourquoi vous devez vous assurer que tout est correct avant d’envoyer votre message.
Les enjeux sont encore plus importants lorsque vous envoyez des e-mails professionnels à des clients, des collègues et des supérieurs. Vous devez vous assurer que chaque mot est juste, que le ton est courtois et professionnel, et que votre message est clair comme de l’eau de roche. C’est là que l’art de rédiger des e-mails formels entre en jeu.
En maîtrisant cette compétence essentielle, vos e-mails formels refléteront votre professionnalisme et feront en sorte que les gens prennent chaque mot au sérieux. C’est la clé pour faire une bonne première impression et pour que les conversations restent productives et sur la bonne voie. Vous êtes prêt à vous lancer et à apprendre les règles de l’art ? Voici comment rédiger des e-mails formels qui ouvrent des portes et construisent des relations professionnelles durables.
Que sont les e-mails formels et pourquoi les utiliser ?
Les e-mails formels sont des messages clairs, bien organisés et courtois utilisés pour les communications professionnelles. Ils diffèrent des e-mails que vous enverriez à un ami ou à un membre de votre famille parce qu’ils suivent des règles spécifiques. Vous commencez par une salutation appropriée, vous rédigez le contenu en utilisant un langage formel et vous terminez par une formule respectueuse.
En règle générale, vous écrivez des e-mails formels à des personnes importantes ou à des gens que vous ne connaissez pas bien ou pas du tout, comme un nouveau client, un employeur potentiel ou un cadre supérieur de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser ce style pour aborder une question sérieuse, annoncer une nouvelle importante ou formuler une requête officielle, comme une demande de vacances. C’est également une bonne idée si vous n’êtes tout simplement pas familiarisé avec le style de communication professionnelle du destinataire.
Le fait d’écrire de manière formelle montre que vous êtes professionnel et permet d’éviter toute confusion sur ce que vous dites. Elle indique également que vous prenez les choses au sérieux et que vous avez du respect pour la personne à qui vous envoyez l’e-mail et pour l’objet de la conversation.
Format d’e-mail formel efficace pour la correspondance professionnelle
Un e-mail formel ressemble beaucoup à une lettre formelle, mais sous forme numérique. Il utilise la même structure et les mêmes principes pour garantir que le message est clair et respectueux du lecteur. Cette approche permet de maintenir un ton courtois et professionnel, que vous contactiez un client ou que vous informiez votre patron. Voici un aperçu des éléments essentiels à inclure lors de la rédaction d’un e-mail formel.
Ligne objet
La ligne objet fait office de titre pour votre e-mail. Pour obtenir les meilleurs taux d’ouverture, essayez d’attirer l’attention du lecteur et de partager l’essence de votre message en 7 mots ou moins. Vous devez communiquer rapidement l’importance et la pertinence de votre e-mail, alors choisissez judicieusement vos mots.
Une ligne objet efficace indique au destinataire l’objet de votre e-mail et la raison pour laquelle vous le contactez. Par exemple, lorsque vous communiquez des dates de réunion, indiquez « Réunion sur l’état d’avancement du projet le 5 décembre » au lieu d’une formule vague telle que simplement « Réunion ». Mais tout dépend de la personne à qui vous envoyez l’e-mail et de sa fonction.
Parmi les bons exemples de lignes objet, citons :
- Calendrier d’intégration et liste de contrôle
- Besoin de commentaires sur l’ébauche de proposition
- Invitation au webinaire annuel sur la stratégie de marketing
- Demande de date de rendez-vous pour une démonstration produit
- Calendrier de projet mis à jour disponible pour vérification
Ces lignes objet résument le contenu de l’e-mail et l’action requise. Cela permet de capter l’attention du destinataire et l’encourage à répondre rapidement à votre e-mail formel. Une ligne objet bien rédigée peut faire la différence entre une réponse rapide et un e-mail qui se perd dans une boîte de réception surchargée.
Salutation professionnelle
Une salutation professionnelle donne le ton à votre e-mail. C’est la première touche personnelle, qui témoigne du respect et de la courtoisie envers le destinataire. La pratique courante consiste à commencer par « Cher » ou « Bonjour », suivi du titre et du nom de famille du destinataire, comme « Cher Monsieur Dupont ». Vous pouvez également utiliser son titre professionnel, comme « Dr », pour montrer votre respect pour son rôle. Si vous n’êtes pas sûr du titre ou du sexe de la personne, utilisez son nom complet pour conserver un ton formel.
Lorsque le nom exact n’est pas connu, vous devrez peut-être faire preuve de créativité. Vous pouvez choisir « Cher responsable du recrutement de [nom de l’entreprise] », « Chère équipe d’assistance technique » ou « À toutes personnes concernées » comme alternative générique mais courtoise. Ces formules de politesse générales personnalisent toujours votre message, ce qui augmente les chances de recevoir une réponse sérieuse.
Corps du texte
C’est dans le corps de votre e-mail que vous entrez dans les détails de votre message. Commencez par un début d’e-mail formel standard indiquant l’objet de votre e-mail. Par exemple, si vous demandez des informations sur un projet, vous pouvez dire : « Je vous écris pour m’enquérir de l’état d’avancement et de la chronologie du projet ». Toutefois, si vous n’avez jamais parlé à cette personne, il est préférable de vous présenter dans les premières lignes.
Lorsque vous rédigez le corps de l’e-mail formel, soyez direct et allez rapidement à l’essentiel, mais ne sacrifiez pas la clarté à la brièveté. Limitez le contenu à un ou deux paragraphes courts couvrant toutes les informations que vous souhaitez partager. Il peut s’agir de la raison pour laquelle vous écrivez l’e-mail formel, de demandes ou de questions, ou encore de détails pertinents sur le sujet.
Conclusion formelle
L’ajout d’une conclusion formelle avant votre signature peut laisser une impression durable. C’est la note finale de votre e-mail, un peu comme une poignée de main ferme à la fin d’une réunion en face à face. Pour terminer la conversation de manière positive, choisissez une conclusion adaptée au ton de votre e-mail formel et à votre relation avec le destinataire.
Les formules couramment utilisées dans un e-mail formel sont les suivantes :
- Sincères salutations
- Cordialement
- Salutations distinguées
- Cordialement
- Merci
L’une ou l’autre de ces formules peut être utilisée pour marquer la fin de la conversation tout en conservant un ton professionnel. N’oubliez pas d’ajouter une virgule après la formule que vous avez choisie pour faire la transition avec votre signature à la ligne suivante.
Signature
La signature de votre e-mail formel est comme votre carte de visite numérique. Elle doit inclure votre nom complet, votre intitulé de poste, votre entreprise et vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Vous pouvez également ajouter le site Web ou l’adresse physique de votre entreprise.
Une signature professionnelle permet à l’autre personne de savoir exactement qui vous êtes, comment vous contacter et d’où vous écrivez. Cela peut s’avérer particulièrement utile s’il est nécessaire de vous répondre rapidement ou de vous envoyer des informations supplémentaires par d’autres canaux.
Si la plateforme le permet, créez une signature prédéfinie qui s’insère automatiquement lorsque vous commencez un nouvel e-mail formel. Il vous suffira alors de la vérifier avant d’envoyer chaque e-mail pour confirmer qu’elle est correcte et à jour.
Sept étapes simples pour rédiger des e-mails formels
Rédiger des e-mails formels est important, mais cela n’a pas besoin d’être intimidant. En suivant les 7 étapes simples ci-dessous, vous pourrez facilement composer des e-mails professionnels qui feront bonne impression et obtiendront les bons résultats.
Étape n° 1 : choisir une police professionnelle
Le choix de la police de caractères est important. Les polices décoratives, comme comic sans, ne sont pas idéales pour la rédaction formelle. Elles sont trop distrayantes et difficiles à lire. Optez plutôt pour un style classique et professionnel, comme Arial, Times New Roman ou Calibri. Veillez également à utiliser une taille de police relativement agréable à l’œil, généralement de l’ordre de 10 à 14 points.
Étape n° 2 : rechercher des informations sur le destinataire
Vous ne pouvez personnaliser un e-mail formel que si vous connaissez les informations essentielles sur le destinataire. Prenez le temps de rechercher son nom complet, sa fonction et d’autres détails pertinents qui vous aideront à personnaliser votre message. Vous pourrez ainsi vous adresser correctement à lui et adapter votre e-mail à ses besoins.
Étape n° 3 : créer une ligne objet claire
Alors que certains laissent la ligne objet pour la fin, le fait de la rédiger en premier peut contribuer à la clarté et à la concision de votre e-mail formel. Essayez de résumer en quelques mots la raison pour laquelle vous écrivez, afin de communiquer efficacement l’objectif de votre e-mail. Incluez des mots d’action dans votre ligne objet pour inciter le destinataire à passer à l’étape suivante, qu’il s’agisse d’examiner des documents ou de confirmer l’heure d’une réunion.
Étape n° 4 : commencer par une salutation appropriée
Ensuite, il est temps de rédiger une salutation appropriée en utilisant ce que vous savez du destinataire. Si vous connaissez son titre et son nom de famille, utilisez-les avec « Cher » ou même « Bonjour » comme formule de salutation. Sinon, utilisez simplement son nom complet ou une formule de salutation générale jusqu’à ce que vous puissiez recueillir plus de détails lors de vos échanges.
Étape n° 5 : expliquer la raison pour laquelle vous écrivez en utilisant le bon ton
Vous pouvez maintenant entrer dans le vif du sujet de votre e-mail formel. Commencez le premier paragraphe par une brève introduction ou en expliquant pourquoi vous écrivez. Qu’il s’agisse d’une question, d’une mise à jour ou d’une demande, soyez clair et direct. Si nécessaire, ajoutez un deuxième paragraphe avec plus de détails sur le sujet traité. Évitez le jargon inutile et rédigez des paragraphes courts pour faciliter la lecture.
Étape n° 6 : terminer avec une conclusion formelle et une signature professionnelle
La formule de conclusion et la signature viennent ensuite clore le tout. Choisissez une formule qui correspond au ton de l’e-mail et à la connaissance que vous avez de la personne à qui vous envoyez l’e-mail. Par exemple, si vous entretenez une relation professionnelle étroite, « Cordialement » convient parfaitement. En revanche, « Bien à vous » peut être plus approprié pour un premier contact. Quel que soit votre choix, placez une virgule après la formule de clôture, puis appuyez sur Entrée avant d’ajouter votre signature professionnelle.
Étape n° 7 : vérifier votre e-mail formel pour confirmer qu’il est prêt à être envoyé
La dernière étape de la rédaction d’un e-mail formel consiste à le relire attentivement pour s’assurer qu’il est prêt à être envoyé. Allez au-delà de la simple relecture en passant le contenu au crible d’un correcteur orthographique. Pensez également à utiliser un outil comme Grammarly pour vérifier l’absence de fautes de grammaire et vous assurer que vous utilisez un ton professionnel.
N’oubliez pas de vérifier que le nom, le titre et l’adresse e-mail du destinataire sont corrects. Ensuite, assurez-vous que votre ligne objet, votre signature et vos pièces jointes sont conformes avant d’appuyer sur le bouton Envoyer. Une fois que votre e-mail a quitté vos mains, il n’est pas facile de le rappeler et de le modifier, alors prenez votre temps pour cette étape.
Bonnes pratiques à retenir pour la rédaction d’e-mails professionnels
Lorsque vous vous apprêtez à envoyer un e-mail formel, ce n’est pas seulement le processus de rédaction, étape par étape, qui compte. Il faut aller un peu plus loin si vous voulez que vos e-mails fassent mouche. Outre le respect du format de base, les bonnes pratiques suivantes peuvent avoir une incidence considérable sur la manière dont votre message est transmis.
- Éviter l’argot et les émojis : réservez le langage décontracté aux discussions amicales. L’utilisation de l’argot et des émojis dans les e-mails formels peut être perçue comme non professionnelle et nuire à votre message. Contentez-vous de rédiger des phrases complètes sur un ton respectueux pour conserver votre crédibilité.
- Supprimer les informations inutiles : soyez aussi concis que possible sans rien omettre. Si une information n’apporte pas de valeur ajoutée ou n’est pas directement liée à votre sujet principal, elle ne fait que détourner l’attention. Limitez vos e-mails à ce qui est vraiment nécessaire pour qu’ils aient le plus d’impact possible.
- Envisager d’utiliser un modèle d’e-mail formel : si vous ne vous sentez pas à l’aise pour rédiger vos propres e-mails formels, pensez à utiliser un modèle dans un premier temps. Sa structure prédéfinie vous permettra d’ajouter tous les éléments importants, tels que les salutations et les formules de conclusion, afin que vos e-mails aient un aspect soigné et professionnel. Vous ne souhaitez pas utiliser de modèle ? Cherchez dans votre boîte de réception de bons exemples d’e-mails formels qui vous serviront de guide.
- Utiliser une adresse e-mail professionnelle : votre adresse e-mail doit refléter votre professionnalisme. Les adresses ridicules créées dans le passé, comme vivelapizzaduvendredi@exemple.com, ne conviennent tout simplement pas. Utilisez une adresse qui correspond à votre nom et à votre organisation pour envoyer le bon message.
- Vérifier deux fois les pièces jointes des e-mails : vérifiez toujours les pièces jointes avant d’envoyer votre e-mail. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à un employeur potentiel au sujet d’un emploi, assurez-vous que vous joignez bien votre CV (et confirmez que c’est le bon).
- Vérifier les informations du destinataire : une simple erreur, comme une faute d’orthographe dans le nom du destinataire, peut constituer un début gênant pour votre e-mail formel. Vérifiez trois fois ces détails pour montrer votre attention et votre respect, et éviter une situation potentiellement embarrassante.
- Ajouter un accusé de réception : si vous envoyez des informations urgentes, un accusé de réception peut s’avérer utile. Il vous permet de vous assurer que votre e-mail est bien arrivé dans la bonne boîte de réception en vous alertant une fois que le destinataire l’a ouvert.
L’objectif est de rendre vos e-mails formels aussi clairs, courtois et efficaces que possible. En utilisant ces conseils et astuces, vous pouvez vous assurer que vos e-mails délivrent le message voulu et reflètent positivement votre image professionnelle.
Rédigez des e-mails formels pour dynamiser vos communications professionnelles
Apprendre à rédiger un e-mail formel peut avoir un impact significatif sur votre réussite professionnelle. En veillant à ce que vos e-mails soient clairs, courtois et bien organisés, vous vous assurez que votre message passe comme prévu. Cela vous aidera à établir des relations plus solides avec vos clients, vos collègues et vos partenaires. Ils vous considéreront comme quelqu’un de fiable et de professionnel, ce qui est un atout majeur dans toute entreprise. Par conséquent, si vous souhaitez faire passer votre carrière à la vitesse supérieure, vous devez vous efforcer de perfectionner vos compétences en matière d’e-mails formels.