Comment planifier et organiser un événement virtuel pour votre entreprise ?

Pourquoi organiser un événement virtuel ?

Avant de savoir comment organiser un événement de réseautage virtuel, peut-être vous demandez-vous pourquoi il convient d'organiser un événement virtuel ?

Les événements virtuels sont bénéfiques aux entreprises pour de nombreuses raisons. Tout d'abord, les événements virtuels vous permettent de cibler une audience beaucoup plus large que les événements physiques.

Dans le cas d'un événement en personne, les organisateurs mesurent généralement le succès de l'événement en fonction du nombre de personnes qui se présentent. Mais si l'événement est virtuel, vous n'avez pas à vous soucier de l'espace limité. Cela signifie qu'il n'y a pas de limite au nombre de personnes qui peuvent se présenter, ce qui peut augmenter le nombre de ventes réalisées.

Par ailleurs, si vous prévoyez d'inviter des sponsors et des exposants à votre événement virtuel, ils trouveront l'événement plus intéressant, car ils pourront plus facilement atteindre un grand nombre de personnes.

Un événement virtuel peut vous aider à assurer plus facilement le suivi des clients potentiels, car toutes les personnes participant à l'événement devront fournir leurs coordonnées. Vous pouvez ensuite contacter les participants pour de futurs événements virtuels, ou même simplement leur envoyer des informations sur votre entreprise.

Les événements virtuels sont également très utiles pour faciliter la mise en réseau et accroître la notoriété de votre entreprise. Les événements de réseautage sont un excellent moyen de développer votre activité, car ils vous permettent d'entrer en contact avec d'autres entreprises et clients afin d'attirer du trafic vers votre marque.

Définissez vos buts et objectifs

Si vous souhaitez savoir comment organiser un événement virtuel, la première chose à faire est de définir vos objectifs.

L'identification de vos objectifs vous aidera à mieux comprendre pourquoi vous organisez l'événement, qui vous souhaitez inviter et quelle plate-forme d'événement virtuel vous utiliserez.

Il y a quelques étapes importantes à suivre lors de l'organisation d'un événement virtuel. Elles comprennent :

Déterminer l'objectif de l'événement virtuel

Au cours du processus d'organisation d'un événement virtuel, vous devez déterminer l'objectif de l'événement. L'événement est-il destiné à annoncer un nouveau produit ? Souhaitez-vous mettre en place un nouveau service ? Ou souhaitez-vous annoncer la création d'une nouvelle branche de l'entreprise ?

Vous devez réfléchir à l'objectif de l'événement virtuel avant de le planifier. Ensuite, vous devez vous assurer que chaque élément de l'événement virtuel est planifié en fonction de cet objectif.

Définissez l'audience cible

L'étape suivante de l'organisation d'un événement virtuel consiste à déterminer l'audience cible. Qui, selon vous, participera à l'événement ? Pourquoi pensez-vous que l'événement leur sera profitable ?

Pensez aux caractéristiques démographiques des personnes qui assisteront à l'événement. Souhaitez-vous cibler des clients actuels et anciens ? Ou voulez-vous essayer de générer de nouveaux leads ?

Vous devez déterminer les caractéristiques démographiques des personnes qui devraient assister à l'événement. Cela vous aidera à créer un événement à succès qui suscitera l'intérêt des participants virtuels.

Fixez des objectifs quantifiables

L'étape suivante de l'organisation d'un événement virtuel consiste à fixer des objectifs quantifiables. Il existe différentes façons de fixer des objectifs pour un événement virtuel, et vous devez déterminer quels sont les indicateurs les plus importants pour vous.

Voici quelques-unes des mesures que vous pourriez vouloir suivre :

• Le nombre de personnes qui participent à l'événement
• Le taux d'engagement global des participants
• Le nombre de personnes qui vous laissent leurs coordonnées
• Le nombre d'achats qui découlent directement de l'événement

Comme les objectifs varient d'un événement à l'autre, vous devez déterminer quels sont les objectifs les plus importants pour votre événement.

Choisissez la bonne plate-forme

En plus de définir l'objectif de votre événement en ligne et de déterminer votre audience cible, vous devez également choisir la bonne plate-forme d'événement virtuel pour votre événement de réseautage. Il existe un grand nombre de choix, et certains facteurs doivent être pris en compte :

• Inscription : Dans quelle mesure sera-t-il facile pour votre audience de s'inscrire sur la plate-forme ? Vous devez choisir une plate-forme facile à utiliser pour que le plus grand nombre possible de participants s'inscrivent.
• Billetterie : Si vous envisagez de faire payer des billets pour des événements, vous devrez accepter différents modes de paiement. Veillez à choisir une plate-forme qui le permette.
• Personnalisation de la marque : Vous pouvez utiliser une plate-forme spécifique pour organiser votre événement, mais vous devez tout de même la personnaliser pour qu'elle reflète votre marque.
• Outils d'engagement : Vous devez avoir accès à des outils permettant de suivre les niveaux d'engagement des membres de l'audience pendant l'événement.
• Accessibilité : Vous devez choisir une plate-forme événementielle accessible sur le plus grand nombre d'appareils et de systèmes d'exploitation possible. Cela concerne non seulement les ordinateurs, mais aussi les téléphones.
• Analyse des événements : Il est important de choisir une plate-forme dotée d'une technologie événementielle pour effectuer le suivi des analyses pendant et après l'événement. Vous devez être en mesure de suivre des analyses spécifiques afin de déterminer ce qui a bien fonctionné et ce que vous pouvez améliorer pour votre prochain événement virtuel.

Gardez ces facteurs à l'esprit lorsque vous essayez de déterminer quelle plate-forme convient le mieux à votre événement.

Élaborez un programme convaincant

Lorsque vous examinez les différentes plates-formes de marketing qui peuvent vous aider à promouvoir votre événement, vous devez réfléchir au programme de votre événement. Votre programme peut comprendre des sessions en petits groupes, des conférenciers ou des possibilités de mise en réseau.

Éléments clés d'un programme d'événement virtuel réussi

Pour organiser un événement réussi, il est indispensable de disposer d'un ordre du jour attrayant. Voici quelques-uns des aspects les plus importants que vous pourriez vouloir inclure dans votre programme :

• Les participants : Qui sera directement impliqué dans l'événement ? Qui va prendre la parole ? Prévoyez cela au préalable, car vous devrez probablement engager des conférenciers bien à l'avance.
• Le calendrier : Quand les intervenants seront-ils présents ? Et combien de temps vont-ils devoir parler ? Il est important d'établir un calendrier précis pour les événements en ligne afin de s'assurer que tout se passe bien.
• Les tests : Vous devez vous assurer que tous les participants à l'événement disposent d'un système qui fonctionne correctement. Vous ne voulez pas que des difficultés techniques compromettent l'événement, alors assurez-vous de choisir des technologies efficaces et fiables pour votre événement virtuel.

Si vous gardez ces éléments à l'esprit, vous pourrez élaborer un programme intéressant pour votre événement.

Comment structurer le déroulement de l'événement virtuel ?

Vous devez vous assurer que le déroulement de votre conférence virtuelle se passe de la manière la plus fluide possible. Voici quelques-uns des conseils les plus importants à garder à l'esprit :

• Briefez vos intervenants : Veillez à informer vos intervenants à l'avance. Indiquez-leur le temps de parole dont ils disposent.
• Prévoyez une équipe technique : Vous ne voulez pas vous retrouver avec un décalage malencontreux entre des questions à l'ordre du jour, alors assurez-vous d'avoir une équipe technique en arrière-plan, qui veille à ce que tout le monde dispose d'une plate-forme fonctionnelle au moment voulu.
• Demandez aux participants de participer : Vous savez ce que vous devez présenter, mais il vous faut aussi impliquer les participants. Vous pouvez les faire participer à certains événements de l'ordre du jour ou les encourager à poser des questions.
• Utilisez le bouton de mise en sourdine : Au fur et à mesure que les participants se joignent et se retirent, certains risquent d'oublier le moment où ils doivent prendre la parole. Au cours de la transition, vous pouvez utiliser le bouton "mute all (muet)" et n'activer que la personne qui doit parler.

Si votre événement se déroule correctement, il vous sera plus facile de mobiliser votre audience.

Optimisez votre stratégie marketing et promotionnelle

Maintenant que vous savez comment organiser un événement en ligne réussi, il vous faut rassembler le plus grand nombre possible de participants. C'est pourquoi vous devez réfléchir soigneusement à votre stratégie marketing et promotionnelle. Parmi les éléments les plus importants, on peut citer :

Les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux comptent parmi les meilleurs moyens de promouvoir votre événement, car ils vous permettent d'entrer en contact avec vos clients et de les tenir informés de la date de l'événement et de la manière dont ils peuvent y participer.

Par exemple, une simple publication sur Instagram peut être très efficace pour rappeler aux gens que l'événement a lieu. Vous devez déterminer où se trouve votre marché cible et concevoir des publications sur les réseaux sociaux pour cette plate-forme. Les plates-formes de réseaux sociaux n'ont pas toutes la même audience. Déterminez donc la plate-forme la mieux adaptée au marketing de votre événement.

Tirer parti du marketing par e-mail

Vous devriez également utiliser le marketing par e-mail pour communiquer avec les personnes susceptibles d'être intéressées par l'événement. Vous pouvez même utiliser votre GRC pour contacter vos clients actuels et antérieurs susceptibles d'être intéressés par les produits et les services proposés. Ensuite, envoyez des e-mails périodiques pour rappeler aux gens que l'événement a lieu.

N'oubliez pas d'utiliser des outils pour mesurer le succès de votre marketing par e-mail afin d'évaluer la performance de vos campagnes.

Collaborer avec d'autres entreprises

Vous pouvez vous associer à d'autres entreprises pour organiser un événement commun. Il est possible que d'autres entreprises aient des participants qui pourraient être intéressés par vos produits et services. Un événement commun peut vous permettre d'élargir de manière significative votre base d'utilisateurs.

Mesurer et analyser les résultats

Vous devez collecter des informations relatives à l'événement pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En utilisant les bons outils, vous pouvez obtenir des informations sur le succès de l'événement virtuel et sur la manière d'améliorer vos événements virtuels à l'avenir.

Fidéliser votre audience

N'oubliez pas non plus d'interagir avec votre audience pendant l'événement. Encouragez votre audience à poser des questions pendant l'événement et à remplir un questionnaire a posteriori. Il est important de recueillir des commentaires après l'événement afin de savoir ce que les participants ont pensé de la conférence.

Vous pouvez même les encourager à réagir en direct à l'événement et à partager leurs réactions sur les réseaux sociaux. La diffusion en direct est un excellent moyen d'interagir avec votre audience et de stimuler l'engagement sur les réseaux sociaux.

N'oubliez pas d'envoyer un e-mail de suivi après l'événement

Si vous souhaitez que les membres de votre audience se sentent reconnus, vous devez prendre contact avec eux après l'événement. Vous pouvez même créer un site Web où les membres de votre audience pourront vous faire part de leurs commentaires et vous contacter au sujet de l'événement. Vous pourrez ensuite utiliser ces informations pour faire en sorte que votre prochain événement soit aussi réussi que le précédent.

Lorsque vous souhaitez créer un événement en ligne réussi pour votre entreprise, les outils de Mailchimp peuvent vous être d'une grande aide. Mailchimp dispose de tout ce dont vous avez besoin pour créer une stratégie marketing efficace afin de faire connaître votre événement.

Avec Mailchimp, vous aurez accès à une multitude d'outils utiles qui vous aideront à créer un événement unique pour votre marque, ce qui vous permettra d'atteindre vos objectifs commerciaux et d'entrer en contact avec une audience plus large qu'à l'occasion d'un événement physique.