Définissez les objectifs de votre e-mail
Avant de commencer à rédiger votre e-mail, il peut être utile de prendre le temps d’en définir les objectifs. Que souhaitez-vous obtenir avec cet e-mail ? Quels sont les principaux points que vous souhaitez aborder avec les destinataires des informations ? Et comment pouvez-vous le faire de manière concise, en évitant les phrases longues ?
Déterminer clairement les objectifs de votre e-mail peut vous aider à le rédiger plus rapidement et efficacement, en fonction du contexte.
Réfléchissez aux besoins de votre audience
Il y a une raison pour laquelle vous ne pouvez pas simplement copier-coller vos e-mails et les envoyer en masse. Il faut vraiment modifier le ton de votre e-mail pour qu'il s'adapte à chaque audience et au contexte formel ou à une relation informelle. Par exemple, le ton que vous adoptez face à votre patron est complètement différent de celui que vous prenez pour un collègue proche. De plus, la formule de politesse utilisée doit être adaptée à votre interlocuteur. Vous devez tenir compte des besoins de votre audience et recourir au niveau de lecture approprié. Si vous utilisez des données justificatives dans votre e-mail, assurez-vous qu'elles correspondent également à l'audience.
Rédigez une introduction convaincante
Votre introduction doit immédiatement attirer l'attention du lecteur et l'inciter à continuer à lire. Votre introduction doit être spécifique à votre destinataire. Maintenir l'engagement de votre lecteur est un élément important de l'efficacité du marketing par e-mail. Le lecteur doit avoir l'impression que l'e-mail a été écrit exprès pour lui, même s'il est envoyé à plusieurs personnes.
Soyez concis
Personne ne veut passer la moitié de sa journée à lire ses e-mails. Restez le plus concis possible, en particulier dans un milieu professionnel, mais sans oublier d’informations importantes. Essayez d’en dire un maximum avec un minimum de mots, tout en gardant à l’esprit l’objectif de votre e-mail.
Pour cela, vous pouvez utiliser des puces ou ajouter d’autres éléments visuels pour aérer votre texte. La mise en page de votre e-mail est cruciale, car elle permet au lecteur de naviguer facilement dans le contenu. Si un e-mail est court, utilise des phrases courtes et inclut des images, le destinataire sera plus susceptible de le lire en intégralité plutôt que simplement en diagonale.
Utilisez la bonne étiquette
Vous devez vous montrer amical et poli dans vos e-mails, mais pas trop décontracté. En même temps, vous ne devez pas avoir l'air trop sérieux. Assurez-vous simplement d'inclure des formules de politesse amicales au début et à la fin de votre e-mail. Veillez également à ne pas envoyer d'e-mail très tôt le matin ou tard le soir. Respectez la vie privée du destinataire.
Tenez-vous-en à un seul sujet
Si vous souhaitez aborder plusieurs sujets dans vos e-mails, évitez de les traiter tous dans le même e-mail. Cela peut prêter à confusion pour le destinataire et le rendre moins susceptible de répondre. Au lieu de cela, espacez les e-mails à envoyer à différents moments afin qu'ils soient moins intimidants pour le lecteur.
Relisez-vous
La plus grande erreur que vous puissiez commettre est de ne pas relire votre e-mail avant de cliquer sur Envoyer. Peu importe le nombre d'e-mails que vous avez envoyés dans la journée, relisez-les toujours. Prenez simplement quelques minutes pour traquer les erreurs d'orthographe et de grammaire, car elles peuvent donner une très mauvaise image de vous ou de votre entreprise.
Programmez l'envoi de vos e-mails
Si vous prévoyez d'envoyer plusieurs e-mails à la fois, il est important de les programmer. Non seulement cela facilite la tâche, car vous n'avez pas besoin de saisir et d'envoyer individuellement une multitude d'e-mails, mais cela en garantit aussi l'envoi au bon moment. La plupart des gens ont tendance à consulter leurs e-mails peu de temps après leur réveil, il peut donc être idéal de programmer l'envoi de vos e-mails pour le matin. Cependant, assurez-vous de prendre en compte les différents fuseaux horaires afin de ne pas envoyer d'e-mail à cinq heures du matin à quelqu'un sur la côte Ouest.
Envoyez un e-mail de suivi
Il n'est pas rare que les lecteurs oublient les offres reçues, surtout s'ils reçoivent des centaines d'e-mails par jour. Mais en règle générale, vous devez attendre 2 jours ouvrables pour envoyer un e-mail de suivi. Vous manifester plus tôt que cela pourrait inciter votre client à se désabonner de vos e-mails.
Procédez à des essais et acceptez les erreurs
Il vous faudra probablement un certain nombre d'essais et d'erreurs avant de savoir comment rédiger un e-mail efficace. Mais ne vous laissez pas décourager ! Comprendre comment écrire des e-mails de manière efficace est une courbe d'apprentissage, et vous y arriverez finalement. Et pendant que vous apprenez, vous pouvez essayer les tests A/B d'e-mails, qui consistent essentiellement à envoyer une variante de votre e-mail à une personne et une autre variante à une autre personne. Cela vous donnera une idée du type d'e-mail qui fonctionne le mieux.
