Combien coûte un système POS ?

Qu'est-ce qu'un système POS ?

Un système de point de vente (PDV, ou en anglais POS pour point-of-sale), est la version moderne de la caisse enregistreuse traditionnelle. Il se décline en divers formats physiques, traite les cartes de crédit, assure le suivi des informations client et imprime ou envoie des reçus par e-mail. Le logiciel POS peut également créer des analyses pour le suivi et la gestion des stocks, facilitant ainsi le réapprovisionnement des stocks et des fournitures, calculer automatiquement les taxes sur les ventes en ligne ou encore faciliter la gestion des employés. Vous aurez besoin d'un système POS pour lancer une activité de vente au détail car il rationalise plusieurs tâches administratives en un seul système et permet aux clients d'utiliser des cartes de crédit ou de débit pour leurs achats.

Quels facteurs influencent le coût d'un système POS ?

Combien coûte un système POS ? Malheureusement, il n'y a pas de réponse claire à cette question. Lors de l'achat d'un système POS (ou point de vente), vous devrez peut-être payer pour du matériel et des logiciels ainsi que d'autres frais pour le traitement des paiements et des fonctionnalités supplémentaires.

• Logiciel : le logiciel est le composant de votre système POS qui n'est pas visible par les clients, ce qui vous permet de trouver des articles à enregistrer sans scanner de code-barres. De plus, le logiciel peut être fourni avec des outils de reporting, des outils de gestion des stocks et des options pour acheminer les fonds vers votre banque. Si vous gérez une boutique d'e-commerce, vous n'avez besoin que d'un logiciel pour aider les clients à effectuer leurs transactions, car il n'y a pas besoin de matériel physique. Le coût des logiciels POS varie en fonction de vos besoins et des intégrations avec les systèmes en ligne ou hors ligne.
• Matériel : les composants physiques de votre système POS sont appelés le matériel ; cela comprend les terminaux, les périphériques, les lecteurs de cartes, les lecteurs de code-barres, les tiroirs-caisses, les imprimantes de reçus, les écrans et les routeurs. Le matériel vous permet d'accepter des paiements dans un emplacement physique. En résumé, il se compose de toutes les parties du registre où vous percevez vos paiements.
• Frais : les systèmes POS traitant les paiements, vous devez également payer des frais associés au traitement des paiements par carte. À chaque fois que vous vendez un article, votre système POS traite la transaction, ce qui peut inclure l'utilisation d'espèces, de paiements en ligne, de cartes à puce et de paiements sans contact. À l'exception des espèces, il existe des frais pour chaque transaction, qui varient en fonction du prestataire.
• Fonctionnalités disponibles : en fonction de vos besoins, vous pouvez également choisir diverses fonctionnalités supplémentaires pour vous aider à gérer votre entreprise. Les fonctionnalités supplémentaires peuvent inclure des outils de gestion des stocks, des rapports, un logiciel de gestion du personnel, des reçus, des options de pourboire et un GRC de gestion de la relation client qui vous indique les clients spécifiques ayant acheté.

Coûts variables des systèmes POS

Bien que la plupart des coûts associés aux systèmes POS soient fixes, vous devrez également acquitter des coûts variables, qui peuvent inclure :

• Formation : à chaque embauche dans votre entreprise, la nouvelle recrue doit être formée au système POS. Le fournisseur du système peut vous proposer une formation payante experte de vos nouveaux employés. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être demander aux employés existants de prendre le temps de former les nouvelles recrues. Quoi qu'il en soit, former un salarié au système POS nécessite du temps et de l'argent.
• Frais de transaction : les frais de transaction varient en fonction du fournisseur du système POS. Ce type de frais peut également être facturé mensuellement ou par transaction. Par exemple, le système POS Lightspeed affiche des frais de traitement de 2,6 % + 0,10 $ par transaction par carte. Au final, plus vous avez de clients, plus vous payez de frais.
• Nombre de terminaux : de même, plus vous avez de terminaux, plus vous payez. Vous pouvez choisir d'avoir un seul terminal où les clients se rendent pour effectuer leurs transactions, ou vous pouvez équiper chaque employé en magasin de son propre terminal. L'ajout ultérieur de terminaux à votre plan de système POS étant possible, vous ne devez donc pas commencer avec plus d'un terminal, sous réserve de vos besoins effectifs.
• Utilisateurs : vous pouvez également n'être autorisé à avoir qu'un nombre fixe d'utilisateurs pour votre système POS. Payer pour un plus grand nombre d'utilisateurs vous coûtera de l'argent en plus tous les mois.

Coût d'installation des systèmes POS

Si vous utilisez uniquement un logiciel POS, vous n'avez peut-être pas besoin d'installation à moins que vous n'ayez des milliers de produits à vendre en ligne et que vous ayez besoin d'aide pour tenir vos stocks. De plus, vous pouvez avoir besoin d'une formation, vous devez donc prendre ce coût en compte dans le prix total du système. Cependant, si vous utilisez du matériel, vous devrez peut-être payer l'installation pour vous aider à être opérationnel. Malheureusement, tous les fournisseurs de systèmes POS n'offrent pas l'installation. Selon le fournisseur, l'installation peut être effectuée en présentiel, ce qui signifie qu'une personne vient installer tout l'équipement pour vous. Vous pouvez également obtenir de l'aide par téléphone et l'installer vous-même.

Vous pouvez payer plus pour que votre système POS soit installé de manière professionnelle et pour bénéficier d'une formation pratique afin de faciliter la transition pour vous et votre personnel. Cependant, le montant de l'installation dépend du fournisseur et du type d'assistance qu'il propose. Par exemple, vous pouvez vous attendre à payer moins pour l'assistance par téléphone et davantage pour l'installation et la formation en présentiel. En outre, certains fournisseurs proposent des frais d'installation fixes uniques, tandis que d'autres appliquent des tarifs forfaitaires ou encore des tarifs horaires.

Systèmes POS gratuits

Les petites entreprises peuvent utiliser des systèmes POS gratuits pour les aider à économiser de l'argent, mais ces derniers fonctionnent différemment des options payantes. Un logiciel POS gratuit ne facture à l'entreprise que des frais de transaction. De nombreux fournisseurs ont des plans gratuits, ce qui signifie qu'il n'y a pas de frais mensuels, mais cela ne concerne que le logiciel. Tout matériel dont vous avez besoin devra être acheté. En revanche, l'utilisation du logiciel est gratuite tant que vous payez pour chaque transaction.

Un logiciel de système POS gratuit peut être une excellente option pour les petites entreprises soucieuses de faire des économies. Cependant, si elles gèrent un grand nombre de ventes mensuelles, les frais de transaction peuvent vite chiffrer et être plus coûteux au final que l'achat d'un logiciel POS complet.

Que rechercher dans un système POS ?

Il n'existe pas de solution unique pour les entreprises à la recherche d'un système POS. Finalement, vous devez tenir compte de la taille de votre entreprise, de ses besoins et de la fréquence des ventes. Voici quelques éléments à rechercher dans un système POS pour votre entreprise :

• Gestion des stocks : les entreprises de vente au détail doivent comprendre l'impact des ventes sur les stocks pour se réapprovisionner en articles une fois qu'ils sont épuisés. Les systèmes POS doivent être en mesure de vous aider à suivre vos stocks en fonction des ventes pour vous aider à prendre de meilleures décisions d'achat.
• Intégrations : si votre entreprise dispose d'une boutique en ligne, vous avez besoin que votre système POS s'intègre de manière transparente pour suivre les stocks et les ventes. Par exemple, le système POS Hike s'intègre à votre boutique d'e-commerce pour simplifier les ventes pour les clients et vous permettre de suivre les stocks en ligne et hors ligne.
• Gestion des clients : un bon système POS doit vous aider à gérer les relations avec les clients en vous indiquant le dernier article acheté par un client donné et la date de cet achat. En fonction de vos intégrations, votre POS peut s'intégrer à votre logiciel de marketing en ligne pour vous aider à vendre plus de produits en ligne et hors ligne.
• Gestion du personnel : les systèmes POS doivent permettre au personnel de faire tout ce dont il a besoin pour traiter une transaction efficacement et servir le plus de clients possible.
• Rapports de vente : les rapports de vente peuvent vous aider à comprendre la santé financière de votre entreprise. Si vous gérez une boutique en ligne et un magasin physique, vous avez besoin d'un système POS permettant de suivre les ventes en ligne et hors ligne.

Le système POS fait partie intégrante de votre entreprise, car il élimine les processus manuels tels que le calcul du total des reçus, le calcul de la taxe de vente et même la collecte d'e-mails pour une liste de diffusion. Les fournisseurs POS proposent une large variété de formats de systèmes qui répondent à tous vos besoins, que ce soit un comptoir de paiement fixe ou une application mobile avec un terminal de paiement par glissement. Le coût d'un système POS dépend du matériel que vous sélectionnez et des fonctionnalités logicielles.

FAQ

Quels sont les différents types de systèmes POS ?

Les types de systèmes POS les plus courants vont de l'exécution du logiciel sur un intranet via des serveurs locaux jusqu'à un système léger utilisant une application pour smartphone et un lecteur de carte portable. Le matériel utilisé dans le système POS joue un rôle majeur dans le coût de ce dernier, mais le coût du logiciel POS entre également en compte dans le prix final du système POS.

POS traditionnel

Un POS traditionnel consiste à utiliser des serveurs et d'autres matériels connectés via un réseau local. Ce système a accès à Internet pour le traitement des transactions, mais toutes les données collectées sont stockées localement. Les systèmes POS traditionnels sont les plus chers, car ils nécessitent des tours informatiques pour les serveurs, ainsi qu'une technologie filaire ou sans fil pour connecter tout le matériel et le logiciel POS.

POS basé sur le cloud Le POS basé sur le cloud traite les transactions et stocke les données sur des serveurs distants. Le seul matériel physique utilisé dans ce type de POS est l'équipement utilisé pour traiter les transactions en espèces ou par carte. Le coût des systèmes POS basés sur le cloud tend à être inférieur à celui des systèmes traditionnels. Actuellement, 28 % des détaillants prévoient de mettre en œuvre un système POS basé sur le cloud à l'avenir.

POS hybride

Un POS (ou point de vente) hybride associe système de point de vente traditionnel et système POS basé sur le cloud. La combinaison des deux crée un réseau solide et fiable qui s'adresse plus particulièrement aux grandes entreprises disposant de plusieurs systèmes POS. Le coût d'un système POS de ce type se situe dans la partie supérieure de la grille en raison du fait qu'il doit intégrer une grande variété de machines de traitement des paiements et de collecte de données. Cependant, ce système excelle dans la protection des données client car elles peuvent être stockées localement si vous le souhaitez.

POS sur tablette

Le POS sur tablette fonctionne comme un POS de comptoir ou un POS mobile, en fonction de vos besoins ponctuels. Vous pouvez conserver la tablette à un endroit fixe ou remettre des tablettes aux employés afin qu'ils les utilisent dans le cadre de leurs fonctions. L'une des utilisations les plus courantes du POS sur tablette concerne le secteur de la restauration, où il assure la rationalisation du processus de prise de commande et de paiement pour le personnel. Ce style de POS est léger, peu encombrant et comparable à une caisse enregistreuse. Le coût d'un POS sur tablette tend à être inférieur aux options traditionnelles et hybrides, car une tablette peut charger une application et utiliser un lecteur de carte externe pour le traitement. De nombreux processeurs de POS mobiles sont peu coûteux, voire gratuits.

POS mobile

Un POS mobile vous exonère, vous et vos employés, de la nécessité de traiter une vente à un endroit fixe. Ce type de système de POS fonctionne avec une application pour smartphone et un lecteur de carte par glissement ou tapotement qui se connecte au téléphone via un câble ou le Bluetooth. Cela vous permet de vendre sur des foires, des salons et partout où vous proposez vos produits ou services. Vous pouvez réaliser des ventes partout où vous disposez d'une connexion cellulaire.

Quel est le système POS le moins cher ?

Le système POS le moins cher est gratuit. Les prestataires de services commerçants proposent souvent des lecteurs de cartes/wipers et des applications gratuits, et appliquent ensuite des frais de traitement de carte de crédit plus élevés au lieu de vous facturer directement. C'est un bon moyen d'économiser sur les coûts de matériel POS lorsque vous démarrez votre entreprise et que vous souhaitez offrir à vos clients la commodité de payer avec une carte. Vous pouvez accepter les paiements par cartes de crédit et de débit dès que vous recevez l'équipement et configurez l'application.

Quels sont les avantages d'un système POS ?

Un système POS est bien plus qu'une simple caisse enregistreuse multifonctionnelle. Il peut notamment vous aider dans les aspects suivants de la gestion d'une entreprise et vous aider à atteindre vos objectifs marketing grâce à des fonctionnalités de service client haut de gamme.

Gestion des stocks

Un système POS peut être associé à une base de données de stocks pour suivre les niveaux de ces derniers. Avec un système physique, des autocollants comportant des codes à scanner sont apposés sur les produits en vente et saisis dans une base de données. Lorsqu'un article est scanné au moment du passage en caisse, le système POS le marque comme tel. L'article est retiré de la colonne En vente et ajouté à la colonne Vendu, vous indiquant ainsi les stocks restants. Si vous vendez uniquement en ligne, le POS exécute un processus similaire en marquant un produit comme vendu, ce qui vous permet de le prélever en stocks, de l'emballer et de l'expédier moyennant moins d'efforts.

Gestion client

La gestion des informations client et l'amélioration de votre relation client sont possibles avec un logiciel POS disposant de fonctionnalités prenant en charge la gestion des relations client. Le logiciel POS collecte les informations relatives au client lors de la vente et vous indique son nom, ce qu'il a acheté et la date de l'achat. Vous pouvez demander au client son e-mail, s'il ne l'a pas fourni, et l'ajouter à sa carte de renseignements.

Une fois la carte créée, vous pouvez utiliser ces informations pour une multitude de tâches, de l'offre de récompenses de fidélité à l'enregistrement des reçus pour vérification ultérieure. Un système POS doté de fonctionnalités de gestion de la relation client facilite la fidélisation des clients et leur offre quelque chose en retour. Il élève le service client à un niveau qui est difficile à atteindre lorsque toutes ces opérations sont effectuées manuellement.

Reporting

Tous les systèmes POS disposent d'un système de reporting de base qui vous permet de voir vos transactions par carte de crédit et les frais de traitement correspondant pour une période définie. Le logiciel peut également être configuré pour inclure une variété de rapports pertinents pour votre activité. L'ajout de fonctionnalités fera grimper le coût du logiciel POS, mais cela en vaut la peine, en particulier au vu du gain de temps lors de l'impression des rapports et de la recherche des informations dont vous avez besoin.

Quels sont les différents types de licences POS ?

Une licence POS vous donne l'autorisation d'effectuer des transactions via les portails de paiement de vos fournisseurs POS. La licence, également appelée abonnement, vous permet d'utiliser le logiciel et le matériel moyennant l'acquittement de la redevance correspondante. Cette dernière, qui fait partie du coût du système POS, est facturée séparément des frais de traitement des paiements.

Licence mono-utilisateur

Vous avez besoin d'une licence mono-utilisateur lorsque vous avez un POS unique, qu'il soit mobile ou fixe. Chaque terminal de traitement des paiements doit disposer de sa propre licence pour accéder à la passerelle de paiement qui envoie les informations de carte de crédit et le montant à la banque émettrice de la carte. Il sert également à suivre les frais de traitement des paiements et à les attribuer à votre compte.

Licence multi-utilisateur

Une licence multi-utilisateur est nécessaire aux entreprises possédant plusieurs processeurs de carte de crédit. En d'autres termes, si plusieurs machines traitent des cartes de crédit, chacune doit avoir sa propre licence. Vous pouvez acheter une licence ou un abonnement disposant d'un nombre suffisant de licences à attribuer à votre matériel POS.

Licence d'abonnement

Une licence d'abonnement consiste en un paiement récurrent effectué mensuellement, bimensuellement, trimestriellement ou annuellement. Il s'agit d'une bonne option si vous n'êtes pas sûr de l'avenir de votre entreprise, si vous avez besoin de faire évoluer vos POS pendant un certain temps, ou si vous souhaitez changer de fournisseur avec des frais de traitement de carte de crédit inférieurs à l'avenir.

Licence perpétuelle

Si vous prévoyez de conserver votre matériel POS à long terme, vous pouvez estimer plus économique d'opter pour une licence perpétuelle pour tout votre matériel POS. Il s'agit de frais uniques que vous payez à l'avance au fournisseur POS pour l'accès au portail de traitement des cartes de crédit et tous les autres coûts liés à cet accès. Vous avez la possibilité de payer pour bénéficier de mises à niveau, accéder à plus de fonctionnalités ou profiter d'une assistance, selon vos besoins.

Licence basée sur le cloud

Une licence basée sur le cloud vous permet d'augmenter ou de réduire le nombre de terminaux POS en fonction de vos besoins. Cette option est similaire à l'option multi-licence, mais fonctionne sur les tablettes et autres terminaux mobiles. Chaque fournisseur de services marchands disposant de ses propres forfaits de licences basées sur le cloud, il convient de rechercher la meilleure offre pour ce type d'utilisation.

Conclusion : Le coût d'un système POS

Le coût moyen d'un système POS pour une petite entreprise varie de 80 à 150 $ par mois. Cependant, le coût des systèmes POS varie en fonction du fournisseur et de vos besoins. Avant d'acheter des logiciels ou du matériel, assurez-vous de comprendre les coûts associés au traitement des paiements à l'aide d'un système POS et l'impact de ces coûts sur votre entreprise. Bien qu'un système POS soit nécessaire à votre réussite, vous devez en trouver un qui réponde aux besoins de votre entreprise sans avoir à payer pour des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin.

Une fois votre système POS opérationnel, vous pouvez intégrer vos données client dans le logiciel d'automatisation marketing de Mailchimp pour créer des campagnes marketing et attirer les clients qui ont déjà effectué un achat vers votre site Web ou votre boutique de vente au détail.