Un plan de communication est un plan détaillé expliquant les mesures que vous allez prendre pour communiquer des informations aux parties prenantes. En définitive, il identifie le message essentiel de votre marque en incluant les éléments de base de la marque, comme votre proposition de valeur, tout en utilisant différents types de narration pour partager des informations avec le public. De plus, chaque plan de communication intègre une stratégie de gestion de crise pour vous aider à réagir en cas de crise. Il est donc important d'avoir des compétences en matière de résolution des conflits.
Les plans de communication peuvent être utilisés pour presque tous les aspects de votre stratégie marketing, dans le cadre de différents types de marketing, afin de vous permettre de communiquer vos messages clés. Cela peut également vous aider à identifier les campagnes personnalisées que vous utiliserez pour partager ces informations. Votre plan de communication couvrira tout, depuis la discussion sur le lancement d’un produit avec les médias jusqu’à la gestion des crises.
Les entreprises sans plan de communication ne sont pas préparées lorsqu’une menace potentielle pèse sur leur réputation. Par exemple, si votre produit a été mal utilisé et a causé des dommages, vous aurez besoin d'une stratégie pour faire face aux répercussions, notamment pour répondre aux questions des journalistes. La plupart des petites entreprises n'ont pas à gérer des relations publiques cauchemardesques dans le monde entier, mais la gestion de la réputation reste essentielle à tout plan de communication efficace.
Votre plan fait partie de votre stratégie de communication. Il devra couvrir plusieurs éléments, notamment la manière dont vous parlerez de vos produits et services et la manière dont votre entreprise gérera une crise. Par exemple, un plan de communication sur un projet peut vous aider à discuter de nouveaux produits avec des investisseurs, tandis qu’un plan global peut être utilisé pour aider les principales parties prenantes à faire face à des catastrophes potentielles.
Voici comment rédiger un plan de communication efficace.
Passez en revue vos méthodes de communication et vos directives existantes
Votre plan stratégique doit analyser les méthodes de communication et les directives existantes afin de déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Les petites entreprises qui ne disposent d'aucun plan peuvent partir de zéro. Cependant, si vous disposez d'un plan, vous devrez le passer en revue pour déterminer si certains domaines sont encore pertinents pour votre entreprise.
À titre d'exemple, si vous rédigez le plan de communication d'un projet pour une nouvelle entreprise, vous devrez transmettre différents messages aux parties prenantes, tels que des échéances et des actions. Tandis que, si vous rédigez un plan de communication pour le lancement d'un produit, il est préférable de revoir vos stratégies marketing pour vous assurer qu'elles correspondent à votre nouveau message.
Identifiez les objectifs en fonction de vos résultats
Définissez toujours vos objectifs après avoir analysé les documents de communication existants. Au cours de votre audit, vous avez peut-être manqué des supports marketing clés tels que des prospectus ou des conceptions d’emballage pour lancer efficacement votre nouveau produit. Il est essentiel de définir vos objectifs après avoir identifié les lacunes pour vous assurer d’avoir un plan efficace en place.
Il est préférable d’avoir des objectifs précis et mesurés avant de commencer votre planification de communication. Cela vous permet de vous assurer qu’elle peut atteindre tous les objectifs essentiels. Par exemple, une entreprise qui lance un nouveau produit peut avoir pour objectif d’augmenter ses ventes de 15 % au cours du premier mois.
Les services de votre organisation peuvent avoir des plans de communication différents. Par exemple, votre équipe de gestion d’entrepôt peut avoir pour projet de proposer de nouveaux emballages pour économiser sur les frais d’expédition. Cette équipe devra alors identifier des objectifs spécifiques, tels que la réduction des frais d’expédition d’un montant x.
Quels que soient les objectifs, ils peuvent vous aider à cibler quelque chose grâce à votre plan de communication. Ils vous donneront également un élément de comparaison une fois que vous aurez obtenu vos indicateurs de référence initiaux.
Identifiez votre public cible
Identifier votre public cible avant de rédiger votre stratégie de communication est crucial, car vous devez comprendre à qui s'adresse le plan. Si vous rédigez un plan de communication de crise, vous le ferez pour les parties prenantes comme le PDG ou un représentant des relations publiques qui s'exprimera au nom de l'entreprise. Par ailleurs, si tu rédigez un plan de communication pour le lancement d'un nouveau produit, vous devrez vous demander qui sont vos clients et comment vous les démarcherez.
Faites une ébauche
Maintenant que vous connaissez vos objectifs et que vous savez à qui vous vous adressez, vous pouvez commencer votre premier brouillon. Si vous disposez déjà d’un modèle sur lequel travailler, vous pouvez commencer à le remplir. Toutefois, si c’est la première fois que vous rédigez un plan de communication, vous pouvez commencer par un plan pour vous aider à identifier les points essentiels du message.
Votre plan de communication doit contenir des informations détaillées sur son utilité. Par exemple, s’il est utilisé pour le marketing de produits, il doit clairement indiquer son objectif et les moments appropriés pour l’utiliser. Il doit également inclure un plan de communication de crise décrivant comment les problèmes potentiels seront traités et par qui.
Selon le type de votre plan de communication, vous pouvez également spécifier différentes campagnes marketing ou moyens par lesquels vous atteindrez vos objectifs, y compris les étapes à suivre pour atteindre vos objectifs.
Demandez des retours à l'équipe ou au public approprié pour vous aider à identifier les problèmes et les axes d'amélioration de votre plan.
Par exemple, si votre plan de communication vise à aider les parties prenantes à gérer les crises et les menaces pesant sur la réputation de l’entreprise, vous pouvez discuter directement avec elles des différentes réponses aux problèmes courants. De nombreux acteurs d'un projet sont des experts dans leur domaine, ont peut-être déjà vécu certaines de ces crises au cours de leur carrière et peuvent vous fournir des commentaires précieux sur la manière de gérer ces crises.
De plus, si vous créez un plan de communication pour les employés, vous pouvez leur parler directement ou leur envoyer votre ébauche pour obtenir des commentaires.
Déterminez les canaux de communication que vous utiliserez pour diffuser votre message
Le type et le canal de diffusion de votre message dépend du type de plan de communication dont vous disposez. Par exemple, si vous créez un plan de communication pour les employés, vous le distribuerez probablement en interne par e-mail.
Si vous élaborez une stratégie de communication pour les parties prenantes, vous pouvez en discuter avec elles en personne pour les aider à comprendre à quoi sert la stratégie et comment l'utiliser.
Tandis que si vous essayez de partager votre message avec vos clients, vous pourrez utiliser des newsletters marketing par e-mail, exploiter les réseaux sociaux ou le placer sur votre site Web à un endroit stratégique, en fonction du message.
Créez un calendrier
Le timing de votre message est tout aussi important que le message lui-même. Par exemple, en cas de crise, si vous n'agissez pas assez vite, il peut être difficile de s'en remettre. Dans ce cas, un plan est vital.
Imaginons que vous ayez à gérer des relations publiques compliquées et que les médias fassent des déclarations trompeuses sur votre entreprise. Vous devrez agir rapidement pour réfuter ces affirmations et utiliser diverses stratégies de relations publiques pour petites entreprises afin de faire passer votre message, notamment en utilisant les réseaux sociaux pour communiquer avec les clients et le public et en programmant des entretiens avec des journalistes pour donner votre version de l'histoire.
Il en va de même pour le lancement d'un produit. Le timing de votre message peut aider à générer du buzz et de l’enthousiasme avant la date de sortie. Et lorsque votre produit est lancé, vous avez déjà des clients intéressés pour l’acheter.
Il est important de savoir qui est responsable de la diffusion du message
Le type de plan de communication que vous créez déterminera qui est responsable de la transmission du message. Par exemple, si vous lancez un nouveau produit, votre équipe marketing le commercialisera probablement selon différentes stratégies et via différents canaux. En revanche, en cas de crise de réputation, votre PDG ou un représentant de l’entreprise transmettra probablement le message au public.
Procédez à une évaluation finale
Une fois que vous avez terminé votre plan de communication, passez-le en revue à nouveau avec l’équipe pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. À ce stade, vous disposez sans doute de toutes les informations dont vous avez besoin en termes de commentaires, mais les examiner une fois de plus peut vous aider à détecter tout problème potentiel, y compris les erreurs grammaticales ou les mesures prêtant à confusion.
Testez et analysez vos résultats
Une fois votre plan de communication terminé, vous pourrez commencer à le tester et à mesurer vos résultats. Comme vous le savez déjà, vous devez toujours continuer à améliorer vos stratégies. Vous pourrez mesurer les résultats de votre plan une fois qu'il sera présenté. Par exemple, si vous avez lancé un nouveau produit dans le but d'augmenter les ventes de 15 %, vous pouvez mesurer vos progrès tout au long de la campagne.
Si vous n’atteignez pas vos objectifs, vous disposez au moins d’une base de référence pour vous aider à créer des objectifs plus réalistes pour votre prochain plan de communication.