O relatório ad hoc é gerado conforme necessário, separado dos relatórios de rotina. Frequentemente, é usado para responder a perguntas específicas ou trazer dados para uma situação específica, como analisar o histórico de compras de clientes ou gerar uma lista de funcionários de longa data.
Relatórios ad hoc são normalmente criados com ferramentas de BI, permitindo que os usuários tenham acesso em tempo real aos dados e a flexibilidade de elaborar os próprios relatórios e painéis sem precisarem esperar pelo suporte de TI.
Assim, os relatórios ad hoc são uma ótima ferramenta para análise de compras, identificando ineficiências, simplificando processos e otimizando orçamentos, o que dá visibilidade sobre os padrões de gastos e o desempenho dos fornecedores.
Os dados sempre guiaram as decisões das empresas, mas agora têm um papel cada vez mais importante na orientação de uma empresa em praticamente todos os aspectos das operações. Tudo, desde as horas trabalhadas pelos funcionários até o valor de imposto pago sobre as receitas, é monitorado. Os dados resultantes são organizados em um relatório para você ler, pesquisar e descobrir facilmente informações antes ocultas.
Agregando esses dados em um relatório pode levar tempo; por isso a rotina de criar relatórios em datas e intervalos estabelecidos. Um relatório ad hoc é criado fora do ciclo de publicação e está incompleto em relação às informações que possui. No entanto, um relatório incompleto ainda é útil pelas informações que ele contém.
Relatórios ad hoc trazem dados que podem ser rapidamente utilizados se uma categoria não estiver apresentando os resultados desejados, se não houver pessoal suficiente em um projeto e se um plano de ação for bem-sucedido. Ainda quer descobrir o que é o relatório ad hoc? Continue lendo para saber mais sobre relatórios ad hoc e como eles beneficiam você e sua empresa.
O que são relatórios ad hoc?
O significado ad hoc nos negócios se refere ao ato de pedir um conjunto de dados específico de um banco de dados antes da sua data de vencimento normal. Pode ser usado para perfilamento de dados ou para monitorar os resultados de diferentes estratégias de marketing. Relatórios ad hoc podem ser usados para obter as informações mais recentes de cada categoria e processo em que uma empresa se envolve, de modo que você tome decisões e ações embasadas.
O que é análise ad hoc?
Análise ad hoc é o estudo de um relatório para descobrir informações que podem ser usadas para gerar um plano de ação. Isso é conhecido como processo de inteligência de negócios, pois gera insights sobre o estado atual de uma categoria. As informações do relatório mostram à empresa o que está acontecendo e dá insights sobre o desempenho. A partir daí, os usuários podem implementar mudanças, se necessário, ajustar planos e desenvolver uma estratégia de sucesso.
Relatórios e análises ad hoc x básicos
Relatórios ad hoc e básicos são semelhantes em termos de conteúdo e ambos são usados para fins de inteligência de negócios. A diferença entre eles se resume ao tipo de dados e ao período que está sendo procurado pelo usuário.
Relatórios básicos
O relatório básico é feito de forma recorrente e entrega as mesmas informações sempre que é devido. Por exemplo, é necessário um relatório para uma categoria específica a cada trimestre, e ele deve fornecer dados desde o início até o fim do trimestre anterior. Isso significa que o relatório está agendado para ser entregue no dia seguinte ao término do trimestre e contém um conjunto de dados previsíveis.
O destinatário sabe que o relatório estará em cima da mesa dele em um dia específico, a uma hora determinada, e sabe antecipadamente a categoria de onde os dados são originados. Ele também sabe que deve analisar e usar um determinado conjunto de dados para vários fins.
Relatórios ad hoc
Esses relatórios são flexíveis, pois podem ser utilizados para extrair dados de qualquer categoria e período que o usuário desejar. Não há espera por um período predeterminado para encerrar, e as informações buscadas podem ser utilizadas para qualquer coisa que o usuário quiser. O usuário pode precisar das informações para refinar os esforços de prospecção de vendas ou determinar se uma divisão está perto de atingir as metas de vendas.
Baixe o relatório completo
Relatórios ad hoc são essenciais em programas de inteligência de negócios porque trazem insights rápidos e práticos. Esses relatórios ajudam as empresas a se manterem ágeis, pois trazem informações atualizadas sobre vários projetos,de modo que os responsáveis pelas decisões ajam rapidamente.
Veja como os relatórios ad hoc podem beneficiar sua empresa:
- mais eficiência: as empresas monitoram indicadores-chave de desempenho (KPIs) em tempo real, pois os relatórios ad hoc aumentam a eficiência. Os KPIs podem incluir métricas de vendas, marketing e finanças, dando uma visão oportuna do desempenho sem a necessidade de esperar pelo relatório básico.
- Economia nos custos: os relatórios ad hoc otimizam tempo e recursos, pois trazem dados imediatos. Isso permite uma tomada de decisões mais rápida e reduz o tempo de inatividade. Por exemplo, se você precisar de um relatório trimestral na metade do trimestre, os relatórios ad hoc podem fornecer os dados necessários instantaneamente.
- Comunicação aprimorada: os relatórios ad hoc podem ser personalizados para conjuntos de dados específicos, garantindo que todos os membros da equipe estejam em sintonia. Essa personalização reduz a confusão e melhora a colaboração.
- Flexibilidade: diferente dos relatórios básicos, os relatórios ad hoc podem ser personalizados para obter qualquer dado relevante. Usuários podem definir parâmetros, como intervalos de datas, para obter informações precisas adaptadas às demandas deles.
Desafios nos relatórios ad hoc
A prática dos relatórios ad hoc é benéfica para uma empresa de várias maneiras, mas também apresenta desafios que podem prejudicar a prática.
É essencial definir claramente os dados que você quer para não seguir na direção errada durante a análise. Outro problema nos relatórios ad hoc é a padronização. Todos que precisam acessar os dados têm que obter o mesmo conjunto de dados para que as conclusões estejam alinhadas com as de todos os outros.
Por último, a prática de usar relatórios ad hoc precisa ser conciliada com relatórios tradicionais ou pré-definidos. Confiar demais nos dados ad hoc pode levar a percepções e conclusões distorcidas, que não correspondem às informações coletadas e organizadas em um relatório tradicional.
No entanto, você pode reduzir os riscos associados a relatórios e análises ad hoc; basta usar uma ferramenta específica para relatórios ad hoc. Use essa tecnologia para criar relatórios ad hoc de forma rápida, fácil e precisa.
Boas práticas para os relatórios ad hoc
Antes de criar os parâmetros do relatório ad hoc, você deve estar ciente do que receberá assim que o processo for concluído. Lembre-se de que o processo de relatório ainda não foi encerrado, e as informações dadas não mostrarão o quadro completo.
Com as boas práticas, você tem o máximo valor dos conjuntos de dados e mantém o contexto no relatório seguinte. As boas práticas são:
- Saiba a qual pergunta você quer que o relatório responda.
- Defina os objetivos que você quer atingir com os dados que coleta.
- Crie um layout simples, que facilite para que lê encontrar os dados de que precisa.
- Use um modelo predefinido ou crie um para definir os dados no layout.
- Faça relatórios simples e diretos para que todos os usuários entendam e assimilem as informações apresentadas.
- Preste atenção ao nível de detalhamento ao explicar seus pontos.
- Visualize os dados o máximo possível para facilitar a leitura e o mapeamento.
- Facilite para o usuário acessar pontos de dados consolidados.
Em resumo, faça relatórios ad hoc simples. Você deve se concentrar em um conjunto de dados específico, e os usuários que analisarão os relatórios m nem sempre entenderão o que você quer mostrar a eles. Quando você divide as informações em elementos visuais e dá explicações, todos acompanham e entendem como executar a parte que lhes cabem no projeto.
Ao seguir as boas práticas acima, você pode usar relatórios ad hoc de várias maneiras. Isso inclui identificar obstáculos para melhorar sua estratégia; determinar e ajustar seu orçamento; e tomar decisões de negócios embasadas para impactar suas operações.
Encontre o sucesso com os relatórios ad hoc personalizados
Há muito a ganhar ao melhorar vários processos com os relatórios ad hoc. A ação pode ser aplicada a qualquer divisão de negócios que use relatórios para encontrar dados específicos, desde um novo processo de automação de vendas até a identificação de problemas que prejudicam a satisfação dos clientes. Relatórios ad hoc funcionam em todos os tipos de empresa, otimizam tempo e dinheiro e facilitam a solução de problemas.
As ferramentas de relatórios ad hoc são valiosas e, na Mailchimp, reconhecemos o benefício de usar ferramentas diversas que melhoram seus processos de negócios. É por isso que incluímos relatórios e análises que funcionam com técnicas de análise e geração de relatórios ad hoc. Queremos ajudar você a ter um negócio de sucesso. Então, comece hoje com nosso software de relatórios ad hoc e tenha uma compreensão mais profunda das suas estratégias de marketing.