Provavelmente, todos já passamos por situações em que as coisas não saíram como o esperado. Embora ninguém queira que planos cuidadosamente elaborados dêem errado, ter um plano B garante que você será capaz de enfrentar a maioria dos eventos inesperados. Estar preparado para ações alternativas é especialmente crucial no contexto de negócios, onde o inesperado pode acontecer a qualquer momento.
O que é planejamento de contingências?
Um plano de contingência é um curso de ação claramente definido que pode ajudar qualquer organização a lidar com potenciais riscos comerciais, garantir a continuidade dos negócios e, então, retomar as operações comerciais normais o mais rápido possível.
Por que é importante criar planos de contingência?
Geralmente, é improvável que um evento desfavorável ocorra. No entanto, como proprietário de uma empresa, ter um plano de contingência para diferentes cenários pode dar a você a tranquilidade de saber que uma resposta de emergência está pronta se as coisas derem errado. Com esse tipo de plano de backup, a recuperação de desastres será um processo muito mais tranquilo, e as operações normais poderão ser retomadas rapidamente.
Por exemplo, ninguém pode prever com precisão quando ocorrerão desastres naturais ou quando eventos globais, como a pandemia do coronavírus, ocorrerão. No caso deste último, quase todas as empresas enfrentaram dificuldades, independentemente de seu tamanho ou setor, mas as empresas que tinham planos de contingência conseguiram se reerguer mais cedo.
Além de fornecer orientação durante eventos inesperados externos, um plano de contingência também deve se estender a possíveis eventos internos, como violações de dados, falta de pessoal, tempo de inatividade de software ou declínio de relacionamentos comerciais.
Um plano de contingência não precisa cobrir apenas um evento negativo. O ideal é que você também tenha um plano de ação para situações de crescimento ou melhoria, por exemplo, se houver um aumento repentino nas solicitações dos clientes ou se você identificar uma oportunidade especial no mercado.
O que diferencia um plano de contingência de outros tipos de planejamento de riscos?
Plano de continuidade de negócios
Um plano de continuidade de negócios é uma solução temporária que garante que sua empresa continue funcionando mesmo após as operações terem sido interrompidas. Por exemplo, se de repente você não conseguir acessar seu espaço de escritório, um plano de continuidade de negócios seria investir em um software que permitiria que seus funcionários trabalhassem em casa até que novas instalações pudessem ser garantidas.
Alternativamente, um plano de contingência aciona um curso de ação em resposta a um incidente específico. Por exemplo, um plano de contingência para a perda de um grande cliente seria diferente de aquele que lida com uma falha nos sistemas de informação.
Plano de recuperação de desastres
Embora um plano de contingência seja uma estratégia proativa, um plano de recuperação de desastres é reativo e deve fazer parte de qualquer política de contingência para que as operações da empresa voltem ao normal. Pode incluir estratégias de recuperação, como acesso contínuo a dados e infraestrutura de TI, para que sua empresa opere próxima ao nível que operava antes do desastre.
A recuperação de desastres e o planejamento da continuidade de negócios têm escopo mais estreito do que um plano de contingência. Ele lida principalmente com questões operacionais em sua organização para que você possa se recuperar de um desastre o mais rápido possível.
Plano de gerenciamento de crises
Assim como a recuperação de desastres, um plano de gerenciamento de crises está mais focado na resposta em tempo real após uma crise, em comparação com o planejamento preventiva necessário para um plano de contingência. Uma nota rápida sobre como diferenciar desastres de crises: um desastre ocorre de repente, enquanto uma crise se desenvolve ao longo do tempo (seja rápido ou lento).
É impossível estar preparado para todas as eventualidades, apesar de suas melhores tentativas de criar as estratégias de recuperação mais completas. Os eventos que ocorrem podem não se encaixar perfeitamente em seu plano de contingência. Nessas situações, a única saída é modificar rapidamente o plano de contingência.
Quando as empresas precisam pensar rápido e se adaptar a cenários inesperados, é aí que a gestão de crises — a gestão abrangente de emergências — entra em cena.
Plano de gerenciamento de riscos
Os riscos estão sempre presentes no mundo dos negócios. Um plano de gerenciamento de riscos é semelhante a um plano de contingência porque também é proativo por natureza. Entretanto, com o gerenciamento de riscos, você tem um plano de ação para evitar a ocorrência de possíveis crises e, ao mesmo tempo, reduzir o impacto dessas crises, caso elas aconteçam.
Um plano de contingência só entra em ação quando um determinado evento negativo se torna inevitável ou há sinais de alerta suficientes para acionar uma resposta de contingência.
Armadilhas a serem evitadas ao criar seu plano de contingência de negócios
Não orçar para o seu plano de contingência de negócios
Um plano de contingência precisa incluir um fundo de contingência, que reserva uma determinada quantidade de recursos (por exemplo, dinheiro, pessoas, tempo) para cobrir custos imprevistos. É uma boa ideia decidir esse valor antecipadamente com sua equipe ou outras partes interessadas para evitar disputas futuras.
Resista à tentação de cortar esses fundos, mesmo em tempos de crise orçamentária. Se algo der errado, você precisará explicar à gerência o que aconteceu com seu plano de contingência.
Não ter suporte suficiente
Embora o planejamento de contingência pareça uma boa ideia, nem todos concordarão que é necessário. Antes de começar a fazer qualquer coisa, descubra o quão abertos são os stakeholders da sua empresa. Se você não conseguir identificar executivos suficientes que achem importante, não desperdice seu tempo e esforço para criar uma.
Não atualizar os planos de contingência
Os planos de contingência precisam ser atualizados regularmente para levar em conta novos riscos, mudanças nas políticas governamentais e reviravoltas na estrutura organizacional. Em resumo, eles precisam permanecer atuais e permanentes. Agende lembretes algumas vezes por ano para revisar o plano existente e fazer alterações, se necessário.
Seu processo de plano de contingência em 10 etapas
Etapa 1: Criar uma declaração de política de planejamento de contingência
Uma declaração de política de plano de contingência é um documento formal que descreve os objetivos de contingência para sua organização, como voltar às operações normais em um determinado momento. Uma declaração de política também expressa a autoridade e oferece a orientação necessária para que as partes interessadas criem um plano de contingência.
Essencialmente, isso deve responder às perguntas "o que é planejamento de contingência?" “Como devo fazer isso?” e “o que as partes interessadas podem esperar de um plano de contingência?”
Etapa 2: realizar uma análise de impacto nos negócios
Uma análise de impacto nos negócios (BIA) é usada para determinar o impacto potencial, operacional e financeiro, de um evento disruptivo em sua organização. Ao fazer isso, você será capaz de reconhecer os sistemas, componentes e processos vitais para as funções do seu negócio e, portanto, identificar suas prioridades de recuperação em caso de emergência.
Etapa 3: realizar uma avaliação de risco completa
Cada organização tem seu conjunto único de riscos potenciais, que podem ser identificados com uma avaliação de risco. Após a implementação de uma BIA, você saberá agora quais são suas operações críticas para o negócio. Para obter ainda mais ideias, agende uma sessão de brainstorming com sua equipe executiva e/ou outras partes interessadas.
Em seguida, você precisa identificar as ameaças que podem prejudicar cada uma dessas operações, por exemplo, uma falha técnica ou uma mudança nas regulamentações comerciais. Depois que todos esses dados forem coletados, coloque-os em um registro de riscos — uma matriz de riscos que permite que você acompanhe seus riscos e todas as informações que você precisa saber sobre eles.
Etapa 4: Classifique os principais riscos para o seu negócio
Depois que você tiver todos os riscos potenciais, é hora de avaliar como eles podem afetar sua organização. Faça a você mesmo as seguintes perguntas-chave:
- Qual é a probabilidade de que esses riscos aconteçam?
- Como esses riscos afetariam seus negócios?
- Qual é o nível de gravidade de cada risco?
Uma forma de classificar os riscos é usar uma avaliação de risco qualitativa, que ordena cada risco de acordo com sua probabilidade de ocorrer, bem como seu impacto potencial. Outro método comum é a avaliação quantitativa de riscos, que estima quanto cada risco pode custar à sua empresa e classifica os resultados do mais para o menos custoso.
Etapa 5: Elaborar planos de contingência para riscos priorizados
Agora você começará a criar um plano de contingência para os riscos de maior prioridade para sua organização, ou seja, aqueles que têm maior probabilidade de ocorrer e causar maiores danos. Descreva as ações reais necessárias para enfrentar um desastre e inclua controles preventivas que possam reduzir os efeitos das interrupções.
Um exemplo de um evento moderno e prejudicial para a maioria das empresas seria uma violação de sistemas de informação. Controles preventivos para essa situação seriam investir em um software antivírus de boa qualidade, garantir que seu software seja atualizado regularmente, criar senhas fortes e fazer backup de arquivos no local.
Quanto ao plano real, essas estratégias e procedimentos de contingência geralmente são adaptados ao nível de impacto de segurança do sistema e aos requisitos de recuperação.
Etapa 6: Obtenha a adesão das partes interessadas
Depois de criar um primeiro rascunho do seu plano de contingência, é hora de obter a aprovação das partes interessadas. Dado que os planos de contingência geralmente envolvem funcionários e gerência de toda a empresa, será extremamente difícil implementá-los sem o suporte adequado. Obter aprovação com bastante antecedência também significa que os planos podem ser colocados em ação logo após a ocorrência de um incidente.
Etapa 7: distribuir seus planos de contingência e torná-los facilmente acessíveis para toda a sua organização
Os planos de contingência geralmente abrangem todo o departamento ou a empresa. Ao colocá-los em uma pasta pública compartilhada com um nome de documento claro, você garante que todos tenham acesso fácil a eles em caso de emergência.
Etapa 8: treine seus funcionários
Depois de estabelecer todas as bases, você pode passar para a fase de execução. É essencial que as partes que têm papéis no seu plano de contingência saibam quais são suas responsabilidades em cada cenário de risco. Depois que todos estiverem devidamente treinados, cada um deles estará preparado para agir rapidamente em caso de emergência.
O treinamento também deve ser ministrado aos novos funcionários para que eles saibam o que é o planejamento de contingência, o que ele envolve e o que talvez precisem se preparar para fazer no futuro.
Passo 9: teste seus planos de contingência
No caso de um desastre real, seus planos de contingência seriam eficazes? Há apenas uma maneira de descobrir: por meio de testes de planos. Reserve um tempo para executar os procedimentos de cada plano de contingência, como se cada cenário de emergência estivesse realmente acontecendo.
Isso não apenas validará os recursos de recuperação de cada plano, mas também mostrará se há deficiências ou lacunas, que podem ser melhoradas.
Passo 10: analise e revise continuamente seus planos de contingência
Gerentes inteligentes sabem que não basta apenas criar um plano de contingência. A manutenção do plano é mais difícil e exige mais esforço, mas é isso que o torna ainda mais crítico. O gerenciamento de riscos é um processo contínuo e você precisa manter seu plano atualizado quando os riscos ou os requisitos de negócios mudam.
Garanta a continuidade do seu negócio primeiro, agradeça-nos depois
O planejamento de contingência abrangente garantirá que você esteja preparado para lidar com todos os riscos que acompanham a administração de um negócio. Sejam desastres naturais, acidentes de trabalho, instabilidade financeira, malware — essas são apenas a ponta do iceberg de coisas que podem dar errado. Mas, com um plano de contingência testado, você pode se preparar efetivamente para o que quer que surja em seu caminho.