Como criar uma estratégia de comunicação em 5 passos

O que é uma estratégia de comunicação?

Uma estratégia de comunicação refere-se a como você garante que todos os seus departamentos estejam trabalhando em direção a uma meta comum usando mensagens coesas e significativas.

Além disso, sua estratégia de comunicação precisa abordar como você se comunicará com seus clientes. Por exemplo, se quiser obter feedback de seus clientes, você precisa incorporar isso em seus canais de comunicação e objetivos de negócios também.

Ao montar sua estratégia de comunicação empresarial ou corporativa, você precisa cobrir todos os seus possíveis canais de comunicação. Por exemplo, você precisa se concentrar em comunicação por telefone, e-mail, texto e presencial. Se você negligenciar alguma coisa, corre o risco de deixar de fora certas partes do seu negócio e pode ter dificuldade em manter todos os seus funcionários em sintonia.

Além disso, você precisa pensar sobre quais canais de comunicação serão reservados para seus clientes e quais serão reservados para seus funcionários. Dessa forma, todos entendem com quem devem entrar em contato se tiverem uma preocupação, mas você mantém as informações privadas da empresa em sigilo. Dessa forma, você não pode apenas dar às principais partes interessadas as ferramentas de que precisam, mas também seguir a jornada do seu cliente.

Por que todos os negócios precisam de uma estratégia de comunicação sólida?

Há várias razões pelas quais você precisa criar uma estratégia de comunicação sólida para o seu negócio.

Adequação do funcionário

Seus funcionários terão mais facilidade para entender como eles se encaixam com o resto da sua empresa se entenderem as metas de comunicação e os objetivos de negócios da sua empresa.

Estratégias de comunicação no local de trabalho com metas de comunicação claras facilitam para seus funcionários ver o panorama geral e, se eles entenderem como se encaixam como parte de sua máquina de negócios, terão mais facilidade para fazer seu trabalho.

Feedback do cliente

Se quiser que sua empresa seja bem-sucedida, você precisa garantir que seus clientes estejam satisfeitos com seus produtos e serviços. A única maneira de saber disso é se você coletar feedback deles regularmente.

Com fortes estratégias de comunicação, eles entenderão quem contatar quando quiserem compartilhar feedback.

Economia de tempo e dinheiro

Uma forte estratégia de comunicação também pode ajudar você a economizar uma quantidade significativa de tempo e dinheiro. Se todos os seus funcionários estiverem trabalhando em direção à mesma meta, você pode reduzir ineficiências e erros. Você pode concluir projetos mais rapidamente, manter seus clientes satisfeitos e evitar possíveis sanções.

Cultura mais forte da empresa

Uma forte estratégia de comunicação também pode ajudar você a melhorar a cultura da sua empresa. Se você não tiver objetivos de comunicação em vigor, seus funcionários podem ter dificuldade para se manifestar.

Além disso, se seus funcionários não falarem uns com os outros, eles não se conhecerão, então seu trabalho em equipe sofrerá. Uma estratégia de comunicação bem-sucedida pode promover uma melhor cultura da empresa, o que poderia ajudar você a recrutar talentos mais fortes.

Abordar problemas mais rapidamente

Se você tiver estratégias de comunicação firmes em vigor, terá mais facilidade para identificar problemas porque seus funcionários conversarão uns com os outros. Portanto, você pode identificar problemas antes que eles saiam do controle, ajudando a manter o negócio no caminho certo.

Essas são algumas das maiores razões pelas quais sua empresa precisa ter uma estratégia de comunicação sólida em vigor. Ao mesmo tempo, os objetivos de comunicação certos para uma empresa podem não ser necessariamente os objetivos certos para a sua. Como você pode criar uma estratégia sólida para sua empresa?

Cinco etapas para criar a estratégia de comunicação da sua empresa

Há várias etapas que você precisa seguir se quiser criar uma estratégia de comunicação sólida para sua empresa. Dentre elas:

1. Defina completamente o seu propósito

Primeiro, você precisa pensar sobre o objetivo da sua estratégia de comunicação. O que você quer realizar e quais serão suas mensagens-chave?

É claro que sua meta é aumentar a receita do negócio, mas como seus objetivos de comunicação vão fazer isso?

Alguns exemplos de suas metas de comunicação podem ser:

Você quer coletar mais informações de seus clientes sobre seus produtos e serviços. Você quer facilitar para que seus funcionários remotos sintam que fazem parte da equipe. Você gostaria de reduzir o tempo de resposta dos projetos da empresa. Você gostaria de reduzir as informações desencontradas.

Pense cuidadosamente sobre o propósito geral das estratégias de comunicação.

2. Refine seu público-alvo

O próximo passo para construir sua estratégia de comunicação é definir seu público-alvo. Para quem você está tentando formular objetivos de comunicação?

Por exemplo, se quiser que isso beneficie seus clientes, você precisa pensar cuidadosamente sobre segmentação de público. Mesmo que você provavelmente gostaria de fazer com que todos virem clientes, isso simplesmente não é possível. Um público-alvo mais jovem prefere diferentes métodos de comunicação quando comparado a um público-alvo mais velho.

Você pode usar o direcionamento comportamental para garantir que seus clientes aproveitem ao máximo seu plano de comunicação, mas você precisa pensar cuidadosamente sobre o que os beneficiará mais. Isso é fundamental para suas estratégias de comunicação externa.

Por outro lado, se a sua estratégia de comunicação é destinada aos seus funcionários, você precisa deixar isso claro. Há ferramentas específicas que podem ajudar você a manter seus funcionários em sintonia, então você pode querer conversar com seus funcionários para ver quais ferramentas eles podem preferir. Esta será uma parte muito importante de suas estratégias de comunicação interna.

3. Decida os meios de comunicação

Você precisa pensar cuidadosamente sobre seus meios de comunicação. Por exemplo, você pode criar conteúdo personalizado usando sua estratégia de comunicação se quiser entrar em contato com seus clientes. Por exemplo, criar conteúdo personalizado para postagens em blogs e infográficos para redes sociais pode ajudar você a criar a identidade da sua marca.

Ou, se você tiver um ciclo de vendas um pouco mais longo, pode estar usando uma campanha de e-mail drip para ajudá-lo. Nessa situação, você precisa pensar cuidadosamente sobre os assuntos que são abertos se quiser maximizar os resultados da sua estratégia de marketing por e-mail. Como você acha que seus e-mails evoluirão à medida que você move seus leads para baixo no funil de vendas?

Lembre-se de que você precisa escolher seus falantes com cuidado. Quem você deseja que produza para redes sociais, marketing por e-mail e divulgação ao cliente? Será sua equipe executiva, seus funcionários ou a empresa como um todo? Seu falante pode ter um impacto significativo sobre como suas mensagens-chave são percebidas.

4. Defina um cronograma

O tempo é muito importante ao se comunicar com o seu público-alvo. Isso é importante para comunicações internas e externas. Você precisa garantir que seus clientes vejam seus materiais de marketing.

Alguns dos fatores a serem considerados são:

Com que frequência você deseja compartilhar uma postagem ou enviar um e-mail? A que horas você deseja enviar essas informações? Em que dias da semana você deseja distribuir seus materiais de marketing?

Você precisa maximizar sua visibilidade, então talvez queira fazer alguns testes A/B para ver quais opções obtêm os melhores resultados.

5. Colete feedback

Por fim, você precisa coletar feedback de seus funcionários e clientes sobre sua estratégia de comunicação. Deseja oferecer uma oportunidade para feedback anônimo? Ou você quer que as pessoas anexem seus nomes aos seus portais de feedback?

Como você vai processar o feedback quando recebê-lo? Você precisa garantir uma coleta eficiente de feedback e usá-lo para melhorar sua estratégia de comunicação.

Envie suas mensagens-chave de forma eficaz

No final, é importante que você pense em como pode usar a estratégia de comunicação da sua empresa para se distanciar dos outros negócios do seu setor. Você precisa pensar em como sua estratégia de comunicação pode beneficiar não apenas seus funcionários, mas também seus clientes. Se encontrar uma maneira de manter todos alinhados, você pode trabalhar em direção a uma meta comum.

Você também pode usar sua estratégia de comunicação para aumentar sua taxa de conversão, abordar as preocupações dos clientes e aumentar a fidelidade à sua marca. Lembre-se de que estratégias de comunicação eficazes podem ser uma parte muito importante da identidade da sua marca, então você precisa ajustá-la de tempos em tempos.

Felizmente, isso não é algo que você precisa fazer sozinho. Há muitas ferramentas que podem ajudar a aproveitar ao máximo a estratégia de comunicação da sua empresa. Talvez você queira dar uma olhada em algumas das ferramentas da Mailchimp, que podem ajudar você a identificar as ferramentas certas para suas estratégias de comunicação interna e externa.

Você pode querer usar um assistente criativo para acelerar o processo, automatizando algumas das tarefas que está acostumado a fazer manualmente. Você pode até mesmo aproveitar os formulários de inscrição personalizados que podem ajudar a expandir sua lista de e-mails.