BCC: Bedeutung bei Email und richtige Verwendung

Was ist eine BCC-E-Mail?

Eine BCC-E-Mail ist eine Nachricht, die an mehrere Empfänger gesendet wird, wobei die E-Mail-Adressen im BCC-Feld vor den im CC und dem Hauptempfänger aufgeführten Kontakten verborgen bleiben.

Diejenigen im CC-Feld der E-Mail werden als primäre Empfänger*innen bezeichnet, während sekundäre Empfänger*innen im BCC-Feld stehen. Sowohl primäre als auch sekundäre Empfänger*innen erhalten genau dieselbe Nachricht, aber die E-Mail-Adressen der sekundären Empfänger*innen werden den im CC aufgeführten Personen nicht offenbart.

Auf diese Weise wird die Privatsphäre der Personen sichergestellt, die im BCC-Feld enthalten sind.

BCC vs. CC-E-Mail

Während das Hauptziel des BCC-Felds darin besteht, E-Mail-Adressen für Empfänger*innen unsichtbar zu machen, zielt die CC-Funktion darauf ab, sicherzustellen, dass mehrere Personen auf dem Laufenden bleiben, aber eine sofortige Reaktion ihrerseits nicht unbedingt erforderlich ist.

Hier findest du Erläuterungen zu einigen weiteren wichtigen Unterschieden:

• Sichtbarkeit: Der Hauptunterschied zwischen BCC- und CC-E-Mails betrifft den Datenschutz. Während alle Empfänger die Adressen anderer Empfänger in einem CC-E-Mail-Thread sehen können, sind Adressen im BCC-Feld für primäre Empfänger nicht sichtbar.
• Antworten: Wenn jemand auf die E-Mail antwortet, sehen nur die im CC aufgeführten Personen den gesamten Thread und können antworten.
• E-Mail-Header: Eines der ersten Dinge, die Empfänger sehen, wenn sie deine Nachricht öffnen, ist der E-Mail-Header, der die Informationen des Absenders und die Details des Empfängers enthält. Wenn mehrere Empfänger zum CC hinzugefügt werden, könnt ihr jeweils die Kontaktdaten aller anderen sehen. Zudem wird, wenn es sich um viele Empfänger handelt, die Liste mit all diesen E-Mail-Adressen vor dem Inhalt der Nachricht angezeigt.
• Antwort: Wenn du in deiner E-Mail jemanden zum CC hinzufügst, kannst du damit auch Empfänger anderen vorstellen und die zukünftige Kommunikation erleichtern.

Der richtige Einsatz von BCC

Die Nutzung des BCC-Feldes in deinen E-Mails ist einfach und kann in nur wenigen einfachen Schritten durchgeführt werden. Wenn du die Vorteile des E-Mail-Marketings und von BCC nutzen möchtest, verwende die obigen Anweisungen, um loszulegen.

1. Öffne deinen bevorzugten E-Mail-Client (z. B. Gmail, Microsoft Outlook oder Apple Mail).
2. Öffne den E-Mail-Builder, um mit dem Verfassen deiner Nachricht zu beginnen. Du kannst auch auf eine bestehende E-Mail antworten.
3. Gib im BCC-Feld die Adressen ein, die BCC-Empfänger sein sollen. Wenn du mehrere Adressen auflistest, kannst du jeden Kontakt mit einem Komma oder Leerzeichen trennen; du kannst alternativ auch die Eingabetaste drücken. Füge in diesem Schritt die Primärempfänger in der Zeile „An“ hinzu.
4. Verfasse deine Nachricht und überprüfe sie. Kontrolliere, ob sich die jeweiligen Adressen im richtigen Feld befinden.
5. Sende die E-Mail, wenn du fertig bist.

Die Position des BCC-Adressfelds variiert je nach E-Mail-Client, den du verwendest. Während bei einigen Clients das BCC-Feld leicht zu finden ist, kann es bei anderen schwieriger sein, diese Funktion zu sehen. Jeder E-Mail-Client hat jedoch einen ähnlichen Prozess, sobald du weißt, wo sich das BCC-Feld befindet.

Das Einfügen von E-Mail-Adressen in das BCC-Feld kann mühselig sein, insbesondere wenn eine E-Mail an eine große Zielgruppe gesendet werden soll. Mit Mailchimp musst du dir keine Sorgen machen, dass deine Kontakte die E-Mail-Adresse und Namen der anderen Empfänger sehen, da jede Nachricht direkt an die Kontakte gesendet wird, auch wenn sie Teil einer größeren Liste sind.

Wann solltest du BCC in deinen E-Mail-Kampagnen verwenden?

Ein wesentlicher Bestandteil der E-Mail-Etikette ist zu wissen, wann du BCC in deinen E-Mail-Kampagnen verwenden solltest. Schließlich werden täglich etwa 376 Milliarden E-Mails weltweit ausgetauscht, was sie zu einer wichtigen Kommunikationsmethode in persönlichen und geschäftlichen Umgebungen macht. Daher ist es wichtig, zu wissen, wie man effektiv kommuniziert.

Hier ist, wann du BCC in deiner E-Mail-Kommunikation verwenden solltest:

• Um Adressen privat zu halten. Die Eingabe von E-Mail-Adressen in das BCC-Feld kann von Vorteil sein, wenn du Adressen vertraulich behandeln möchtest, was besonders nützlich ist, wenn du eine Kampagne an mehrere Empfänger*innen sendest. Dies kann auch die Identität deiner Kontakte schützen. Andererseits kannst du CC in E-Mail-Kampagnen verwenden, wenn du möchtest, dass sich die Empfänger*innen kennen und sie über das Geschehen auf dem Laufenden hältst.
• Wenn du eine E-Mail an eine große Zielgruppe sendest. Wenn du eine Massenkampagne versendest, können die Empfänger auf deine Nachricht antworten. Sie können jedoch versehentlich auf die Schaltfläche „Allen antworten“ klicken, wodurch ihre Antwort an alle im CC enthaltenen Personen gesendet wird. Die Verwendung der BCC-Funktion kann dies jedoch verhindern.
• Du erwartest keine Antwort. BCC-E-Mails sind ideal für Marketingkampagnen, die keine Antwort benötigen. Dazu gehören unpersönliche E-Mails wie Newsletter und Nachrichten, die du an deine Mailingliste sendest, anstatt an einzelne Kontakte.
• Zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzbestimmungen. Die Verwendung von BCC hilft dir, verschiedene Datenschutzgesetze wie die DSGVO einzuhalten, indem du die personenbezogenen Daten der Empfänger nicht an andere weitergibst.

Wann du BCC in E-Mails nicht verwenden solltest

Denke daran, dass es einige Fälle gibt, in denen die BCC-Nutzung unangemessen ist und gegen Best Practices für E-Mail-Marketing verstößt. Dazu gehören:

• Digitales Abhören. Da BCC E-Mail-Adressen verbirgt, kann es zum digitalen Abhören verwendet werden, was unprofessionell ist und zu Compliance-Problemen führen kann. Wenn du zum Beispiel rechtliche Angelegenheiten besprichst, kann es dich in Schwierigkeiten bringen, jemanden per BCC in eine E-Mail mit vertraulichen Informationen einzufügen.
• Kollegen in ein schlechtes Licht rücken. Einzelne Personen können unprofessionell handeln, indem sie einen Manager in den BCC einer E-Mail aufnehmen, um auf einen Fehler hinzuweisen und einen Kollegen in Schwierigkeiten zu bringen.
• Geschäftskorrespondenz. Die Verwendung von BCC für Arbeits-E-Mails kann als unaufrichtig erscheinen, da die Empfänger möglicherweise glauben, dass die Nachricht nur für sie bestimmt ist, was intransparent ist.
• Kommunikation mit Personen, die sich von deiner Mailingliste abgemeldet haben. Wenn sich Personen von deiner Mailingliste abgemeldet haben, ist es keine gute Idee, ihre E-Mail-Adresse in das BCC-Feld einzutragen und ihnen die Kampagne zu senden.
• Beim Aufbau neuer beruflicher Beziehungen. Die Verwendung von BCC, wenn du dich neuen Kontakten oder Kunden vorstellst, kann den Eindruck von Geheimniskrämerei erwecken und das Vertrauen von Anfang an untergraben. Diese ersten Kommunikationen sollten personalisiert und transparent sein, um starke berufliche Verbindungen aufzubauen.
• Bei kollaborativen Projekten oder Diskussionen. Wenn Teammitglieder zusammenarbeiten und auf den Ideen der anderen aufbauen müssen, verhindert die Verwendung von BCC die offene Kommunikation, die für eine erfolgreiche Teamarbeit notwendig ist. Um effektiv zu funktionieren, sind Gruppenprojekte auf eine sichtbare Beteiligung und den Austausch von Informationen angewiesen.

Die Vorteile von BCC

Das Verständnis der technischen Vorteile verschiedener Sendemethoden kann dir helfen, eine bessere E-Mail-Marketingstrategie zu entwickeln. Über die grundlegenden Datenschutzbedenken hinaus bietet die BCC-Funktionalität mehrere Vorteile, die deine Kommunikation verbessern und optimieren können. Schauen wir uns diese Vorteile an:

• Minimierung des Risikos von Viren. Indem du BCC-E-Mails verwendest, kannst du das Risiko verringern, dass deine Kontakte eine Nachricht mit einem Virus erhalten. Da Benutzer keinen Zugriff auf die E-Mail-Informationen eines anderen Kontakts haben, kannst du die Verbreitung infizierter Mails effektiv einschränken.
• Verringerung der Wahrscheinlichkeit von Spam. Wenn du Spamfilter umgehen und die Zustellbarkeit verbessern möchtest, kann die Verwendung einer BCC-E-Mail eine großartige Idee sein. Wenn du eine große Gruppe von Personen auf CC setzt, wird deine Nachricht möglicherweise als Spam markiert, sodass Benutzer*innen deine E-Mail möglicherweise nie erhalten. Darüber hinaus verhindert der zusätzliche Datenschutz, den BCC-E-Mails bieten, dass Spammer*innen die E-Mail-Adressen der Empfänger*innen zu ihren Spamlisten hinzufügen.
• Gewährleistung der Anonymität. Einer der wichtigsten Vorteile der BCC-Funktion besteht darin, sicherzustellen, dass die E-Mail-Adressen deiner Empfänger anonym bleiben. Das Verbergen von E-Mail-Adressen beim Senden einer Kampagne kann verhindern, dass Empfänger sich an Personen wenden, die nicht persönlich auftreten und ihre Adressen geheim halten möchten.

Was bedeutet CC in einer E-Mail?

CC steht für „Carbon Copy“, ein Begriff, der aus der Zeit der Schreibmaschinen stammt. Jetzt ist CC eine Möglichkeit, zusätzliche Empfänger in deine E-Mail aufzunehmen und ihre Einbeziehung für alle sichtbar zu machen. Diese Transparenz schafft eine andere Dynamik als BCC und beeinflusst, wie die Empfänger mit deiner Nachricht und miteinander interagieren.

So funktioniert CC in der Praxis

Wenn du jemanden in das CC-Feld einer E-Mail einfügst, sagst du im Grunde: „Ich möchte, dass du diese Konversation siehst, aber du bist nicht der Hauptempfänger.“ Im Gegensatz zu BCC-Empfängern kann jeder sehen, wer in CC gesetzt wurde, was eine offene Umgebung schafft, in der alle Teilnehmer wissen, wer die Informationen erhält.

Das CC-Feld erscheint im E-Mail-Header, und alle Empfänger können den gesamten Thread einsehen, einschließlich aller nachfolgenden Antworten. Diese Sichtbarkeit bedeutet, dass alle CC-Personen auf dem Laufenden gehalten werden, aber es wird nicht unbedingt erwartet, dass sie sofort handeln.

Häufige Verwendungszwecke für CC in der Geschäftskommunikation

Die CC-Funktion ist ein essentielles Werkzeug in professionellen Einstellungen, das Team hilft, in verschiedenen Geschäftsszenarien verbunden und informiert zu bleiben. Hier sind die häufigsten Arten, wie CC in Arbeitsplatzumgebungen verwendet wird:

• Das Management auf dem Laufenden halten: Wenn Vorgesetzte oder Manager in CC über Projektaktualisierungen informiert werden, können sie auf dem Laufenden bleiben, ohne dass sie direkt involviert werden oder reagieren müssen.
• Dokumentationspfade erstellen: Indem du relevante Stakeholder ins CC-Feld einfügst, wird festgehalten, wer die Informationen erhalten hat, was nützliche Dokumentation für die Zukunft bietet.
• Vorstellung der Teammitglieder: CC erleichtert die Einführung zwischen Kollegen, die zusammenarbeiten müssen, sodass sie die Konversation in nachfolgenden E-Mails direkt fortsetzen können.
• Informationsaustausch mit mehreren Abteilungen: Wenn Informationen mehrere Teams betreffen, stellt CC sicher, dass alle gleichzeitig dieselbe Nachricht erhalten.
• Verantwortungsübergabe: Wenn du ein Projekt oder einen Kunden übergibst, erleichtert es den Übergang, die neue Kontaktperson in CC zu setzen, indem sie in die laufende Kommunikation einbezogen wird.

Bewährte CC- und BCC-Methoden für E-Mail-Marketing

Die richtige Wahl zwischen CC und BCC beeinflusst, wie die Empfänger deine Marke wahrnehmen, und wirkt sich auf wichtige Kennzahlen wie Zustellbarkeit und Engagement aus.

Da Erwägungen im Bezug auf den Datenschutz sowohl für Verbraucher als auch für Regulierungsbehörden immer wichtiger werden, müssen Marketer Transparenz mit dem Schutz von Abonnenteninformationen in Einklang bringen, um Vertrauen aufzubauen und die Compliance mit sich entwickelnden Datenschutzstandards sicherzustellen.

Schutz der Privatsphäre von Abonnenten

Wenn Abonnenten deiner E-Mail-Liste beitreten, vertrauen sie deiner Marke, dass sie verantwortungsvoll mit ihren Informationen umgeht. E-Mail-Adressen enthalten oft identifizierende Informationen wie Namen oder Firmenzugehörigkeiten, die Abonnenten vielleicht nicht mit anderen teilen möchten.

Wenn du BCC für deine Marketing-E-Mails verwendest, bleiben diese Informationen privat, wodurch die vertrauliche Beziehung zwischen deiner Marke und jedem einzelnen Abonnenten gewahrt bleibt.

Datenschutzbestimmungen erkennen zunehmend E-Mail-Adressen als geschützte personenbezogene Informationen an. Gesetze wie die DSGVO und der California Consumer Privacy Act (CCPA) verlangen von Unternehmen, diese Daten zu schützen und ihre Offenlegung zu begrenzen. Indem du BCC in deinen E-Mail-Kampagnen verwendest, machst du einen proaktiven Schritt in Richtung Compliance mit diesen Vorschriften und zeigst, dass dein Unternehmen den Datenschutz schätzt und seine rechtlichen Verpflichtungen versteht.

Der Schutz der Privatsphäre ist bei spezialisierten E-Mail-Listen noch kritischer. Abonnenten von Newslettern zu Gesundheitsthemen, Finanzdienstleistungen, politischen Kampagnen oder Selbsthilfegruppen könnten ernsthafte Konsequenzen erleiden, wenn andere von deinem Abonnement erfahren würden.

BCC bietet eine essentielle Vertraulichkeitsebene für diese sensiblen Kategorien und stellt sicher, dass die Mitgliedschaft in solchen Gruppen privat bleibt, selbst wenn Nachrichten gleichzeitig an alle Mitglieder gesendet werden.

So vermeidest du Spamfilter bei der Verwendung von BCC

Die E-Mail-Zustellbarkeit bleibt eine Herausforderung für Marketer, da die Spam-Filteralgorithmen immer ausgefeilter werden.

Wenn du CC für E-Mails an große Gruppen verwendest, entspricht die lange Liste sichtbarer E-Mail-Adressen Mustern, die typischerweise in Spam-Nachrichten zu sehen sind, was möglicherweise Filter auslöst, die deine sorgfältig erstellte Kampagne direkt in den Junk-Ordner verschieben könnten. BCC hilft deinen Nachrichten, diese algorithmischen Fallen zu umgehen, indem es einen saubereren Header präsentiert, der einer legitimen Eins-zu-eins-Kommunikation ähnelt.

Professionelle E-Mail-Marketing-Plattformen verwalten die BCC-Funktion automatisch im Hintergrund und bieten zusätzliche Vorteile durch ordnungsgemäße Authentifizierung und eine zuverlässige Sendeinfrastruktur. Diese Dienste implementieren technische Standards wie SPF, DKIM und DMARC, die deine Identität gegenüber empfangenden Mailservern verifizieren.

In Kombination mit verantwortungsvollen BCC-Praktiken verbessern diese Authentifizierungsmaßnahmen erheblich die Reputation deines Absenders, was letztendlich einen größeren Einfluss auf die Zustellbarkeit hat als jede einzelne technische Entscheidung, die du beim Verfassen deiner Nachrichten triffst.

Nutze die Vorteile von BCC-E-Mails

Wenn du überlegst, eine E-Mail an mehrere Personen zu senden, musst du darüber nachdenken, ob du Empfänger zum CC- oder BCC-Feld hinzufügen möchtest. CC- und BCC-E-Mails werden für unterschiedliche Zwecke verwendet. Daher ist es wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen, bevor du auf „Senden“ klickst.

Wenn du beispielsweise die CC-Funktion verwendest, kannst du sicherstellen, dass die Empfänger über die stattfindende Konversation informiert sind, die Transparenz fördern und es den Empfänger erleichtern, auf Nachrichten zu reagieren. Im Gegensatz dazu sind BCC-Felder beim Versenden einer Massen-E-Mail sinnvoll, insbesondere, wenn du die Adressen vertraulich behandeln willst. Dies ist auch vorteilhaft, um gebräuchliche Spamfilter-Trigger zu umgehen und die Verbreitung von Viren zu verhindern.

Bei Mailchimp ist die Wahrung der Privatsphäre deiner Kontakte eine Priorität. Obwohl wir kein BCC-Feld in unserem E-Mail-Builder haben, kannst du dich darauf verlassen, dass deine Empfänger die anderen Adressen in deiner Mailingliste nicht sehen können. Ganz gleich, welche Art von Marketing-E-Mail du erstellst: Nutze unsere umfangreiche Plattform, um jedes Mal erfolgreiche Kampagnen zu erstellen.

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Wichtige Erkenntnisse

• BCC (Blind Carbon Copy) hält die E-Mail-Adressen der Empfänger privat, während CC (Carbon Copy) alle Adressen für alle Beteiligten sichtbar macht.
• BCC ist nützlich für Massen-E-Mail-Kampagnen, da es die Privatsphäre schützt und das Risiko von „Allen antworten“-Antworten verringert.
• CC ist geeignet, um Empfänger auf dem Laufenden zu halten, wenn Transparenz und mögliche Antworten erforderlich sind.
• Durch die Verwendung von BCC kannst du das Risiko von Viren minimieren und Spam reduzieren, wobei die Anonymität der Empfänger gewährleistet und die Privatsphäre der Kontakte gewahrt bleibt.

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