Ein Kommunikationsplan ist ein sorgfältig erstellter Plan, in dem die Maßnahmen erläutert werden, die du ergreifen wirst, um Informationen an die Stakeholder weiterzugeben. Er identifiziert letztendlich deine grundlegende Markenbotschaft, einschließlich der Grundlagen des Brandings (z. B. dein Wertversprechen), und verwendet gleichzeitig verschiedene Arten des Storytellings, um Informationen mit der Öffentlichkeit zu teilen. Darüber hinaus ist in jedem Kommunikationsplan eine Krisenmanagementstrategie eingebaut, die dir hilft, in Krisenzeiten zu reagieren. Daher ist es wichtig, über Fähigkeiten zur Konfliktlösung zu verfügen.
Kommunikationspläne können für fast jeden Aspekt deiner Marketingstrategie in verschiedenen Marketingtypen verwendet werden, sodass du deine Kernbotschaften kommunizieren kannst. Es kann dir auch dabei helfen, herauszufinden, welche personalisierten Kampagnen du verwenden wirst, um diese Informationen weiterzugeben. Dein Kommunikationsplan deckt alles ab – von der Diskussion über Produkteinführungen mit den Medien bis hin zur Bewältigung einer Krise.
Unternehmen ohne Pläne sind unvorbereitet, wenn ihr Ruf bedroht ist. Wenn dein Produkt zum Beispiel missbraucht wurde und Schaden angerichtet hat, brauchst du eine Strategie, wie du mit den Auswirkungen umgehen kannst, einschließlich der Beantwortung von Fragen von Journalisten. Die meisten kleinen Unternehmen müssen sich keine Sorgen über weltweite PR-Alpträume machen, aber das Reputationsmanagement ist trotzdem ein wesentlicher Bestandteil jedes effektiven Kommunikationsplans.
So verfasst du einen Kommunikationsplan
Dein Plan ist Teil deiner Kommunikationsstrategie. Er muss mehrere Elemente abdecken, einschließlich der Art und Weise, wie du über deine Produkte und Dienstleistungen sprichst und wie dein Unternehmen mit einer Krise umgeht. Ein Projektkommunikationsplan kann dir beispielsweise dabei helfen, neue Produkte mit Investoren zu besprechen, während ein umfassender Plan verwendet werden kann, um wichtige Stakeholder beim Umgang mit potenziellen Katastrophen zu unterstützen.
So erstellst du einen effektiven Kommunikationsplan.
Überprüfe deine bestehenden Kommunikationsmethoden und -richtlinien
Dein Strategieplan sollte die bestehenden Kommunikationsmethoden und -richtlinien berücksichtigen, um festzustellen, was funktioniert und was nicht. Manche kleinen Unternehmen haben vielleicht überhaupt keinen Plan, der ihnen einen Neustart ermöglicht. Wenn du jedoch einen Plan hast, musst du ihn durchgehen, um festzustellen, ob bestimmte Bereiche für dein Unternehmen noch relevant sind.
Wenn du zum Beispiel einen Projektkommunikationsplan für ein neues Unternehmen schreibst, musst du den Stakeholdern verschiedene Botschaften vermitteln, wie etwa Fristen und Maßnahmen. Wenn du in der Zwischenzeit einen Kommunikationsplan für die Markteinführung eines Produkts schreibst, empfiehlt es sich, deine Marketingstrategien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit deiner neuen Botschaft übereinstimmen.
Identifiziere die Ziele auf der Grundlage deiner Ergebnisse
Definiere deine Ziele immer nach der Analyse der vorhandenen Kommunikationsmaterialien. Bei deinem Audit hast du möglicherweise wichtige Marketingmaterialien wie Flyer oder Verpackungsdesigns übersehen, um dein neues Produkt effektiv auf den Markt zu bringen. Nachdem du eventuell solche Lücken identifiziert hast, musst du deine Ziele festlegen, um einen erfolgreichen Plan aufzustellen.
Am besten ist es, wenn du dir vor Beginn deiner Kommunikationsplanung konkrete und messbare Ziele setzt, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Ziele erreicht werden können. Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das ein neues Produkt auf den Markt bringt, das Ziel haben, seinen Umsatz im ersten Monat um 15 % zu steigern.
Verschiedene Abteilungen in deiner Organisation haben möglicherweise unterschiedliche Kommunikationspläne. Zum Beispiel hat dein Lagerverwaltungsteam vielleicht einen Plan, neue Verpackungen anzubieten, um Geld bei den Versandkosten zu sparen. Dieses Team müsste dann bestimmte Ziele identifizieren, wie zum Beispiel die Reduzierung der Versandkosten um einen bestimmten Betrag.
Unabhängig von den Zielen können sie dir dabei helfen, ein Ziel in deinem Kommunikationsplan zu haben. Sie geben dir auch etwas an die Hand, mit dem du dich messen kannst, nachdem du deine ersten Basiskennzahlen erhalten hast.
Identifiziere deine Zielgruppe
Es ist wichtig, deine Zielgruppe zu identifizieren, bevor du deine Kommunikationsstrategie schreibst, da du verstehen musst, für wen der Plan gedacht ist. Wenn du einen Krisenkommunikationsplan schreibst, schreibst du ihn für Stakeholder wie den CEO oder einen PR-Vertreter, um im Namen des Unternehmens zu sprechen. Wenn du einen Kommunikationsplan für die Einführung eines neuen Produkts erstellst, musst du außerdem berücksichtigen, wer deine Kunden sind und wie du sie ansprechen wirst.
Erstelle einen Entwurf
Jetzt, wo du deine Ziele kennst und weißt, für wen du schreibst, kannst du mit deinem ersten Entwurf beginnen. Wenn du bereits eine Vorlage hast, mit der du arbeiten kannst, kannst du damit beginnen, sie auszufüllen. Wenn du jedoch zum ersten Mal einen Kommunikationsplan schreibst, kannst du mit einer Gliederung beginnen, die dir hilft, die wichtigsten Nachrichtenpunkte zu identifizieren.
Dein Kommunikationsplan sollte detaillierte Informationen darüber enthalten, wofür der Plan verwendet wird. Wenn es beispielsweise fürs Produktmarketing verwendet wird, sollte sein Zweck und die geeigneten Zeitpunkte für seine Verwendung klar angegeben werden. Er sollte außerdem einen Krisenkommunikationsplan enthalten, in dem beschrieben wird, wie und von wem mit potenziellen Problemen umgegangen wird.
Je nach Art deines Kommunikationsplans kannst du auch verschiedene Marketingkampagnen oder Wege zum Erreichen deiner Ziele angeben, einschließlich der Schritte zum Erreichen deiner Ziele.
Hole Feedback ein
Hol dir Feedback vom entsprechenden Team oder der Zielgruppe, um Schwachstellen und verbesserungswürdige Bereiche in deinem Plan zu identifizieren.
Wenn dein Kommunikationsplan beispielsweise den Stakeholdern helfen soll, mit Krisen und Bedrohungen für den Ruf des Unternehmens umzugehen, kannst du direkt mit den Stakeholdern über verschiedene Antworten auf häufige Probleme sprechen. Viele Projektbeteiligte sind Experten auf ihrem Gebiet und haben in ihrer Karriere möglicherweise einige dieser Krisen erlebt, was dir helfen kann, wertvolles Feedback zum Umgang mit ihnen zu erhalten.
Wenn du einen Kommunikationsplan für deine Mitarbeiter erstellst, kannst du außerdem direkt mit ihnen sprechen oder ihnen deinen Entwurf schicken, um Feedback einzuholen.
Lege fest, welche Kommunikationskanäle du nutzen wirst, um deine Botschaft zu verbreiten
Wie und wo du deine Botschaft verbreitest, hängt von der Art deines Kommunikationsplans ab. Wenn du zum Beispiel einen Kommunikationsplan für deine Mitarbeiter erstellst, wirst du ihn wahrscheinlich intern per E-Mail verteilen.
Wenn du jedoch eine Kommunikationsstrategie für Stakeholder erstellst, kannst du sie persönlich mit ihnen besprechen, damit sie verstehen, wozu sie dient und wie sie genutzt werden kann.
Wenn du versuchst, deine Botschaft mit Kunden zu teilen, kannst du E-Mail-Marketing-Newsletter verwenden, soziale Medien nutzen oder sie an einem strategischen Ort auf deiner Website platzieren, je nachdem, was die Botschaft ist.
Erstelle einen Zeitplan
Das Timing deiner Nachricht ist genauso wichtig wie die Nachricht selbst. Wenn es zum Beispiel eine Krise gibt und du nicht schnell genug handelst, kann es schwierig sein, sich zu erholen, weshalb ein Plan überhaupt wichtig ist.
Nehmen wir an, du durchlebst einen PR-Albtraum und die Medien machen irreführende Behauptungen über dein Unternehmen. In diesem Fall musst du schnell handeln, um diese Behauptungen zu widerlegen und verschiedene PR-Strategien für kleine Unternehmen anwenden, um deine Botschaft zu verbreiten. Dies umfasst die Nutzung sozialer Medien, um mit Kunden und der Öffentlichkeit zu kommunizieren, und Interviews mit Journalisten zu vereinbaren, um deine Version zu erzählen.
Das Gleiche gilt, wenn du ein Produkt auf den Markt bringst. Das Timing deiner Nachricht kann für Aufsehen und Begeisterung vor dem Veröffentlichungsdatum sorgen. Wenn dein Produkt dann auf den Markt kommt, hast du bereits Kunden, die es kaufen wollen.
Du solltest wissen, wer für die Übermittlung der Botschaft verantwortlich ist
Die Art des Kommunikationsplans, den du erstellst, bestimmt, wer für die Übermittlung der Botschaft verantwortlich ist. Wenn du zum Beispiel ein neues Produkt auf den Markt bringst, wird dein Marketingteam es wahrscheinlich über verschiedene Strategien und Kanäle vermarkten. Wenn es eine Reputationskrise gibt, wird dein CEO oder ein Vertreter des Unternehmens die Botschaft wahrscheinlich an die Öffentlichkeit weitergeben.
Führe eine abschließende Überprüfung durch
Sobald du deinen Kommunikationsplan fertig hast, überprüfe ihn noch einmal mit dem Team, um sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind. Inzwischen solltest du alle Informationen haben, die du für ein Feedback brauchst. Wenn du sie dir aber noch mal ansiehst, kannst du mögliche Probleme erkennen, einschließlich Grammatikfehlern oder verwirrenden Aktionspunkten.
Teste und analysiere deine Ergebnisse
Sobald dein Kommunikationsplan fertig ist, kannst du damit beginnen, ihn zu testen und deine Ergebnisse zu messen. Wie du bereits weißt, solltest du deine Strategien immer weiter verbessern. Du kannst die Ergebnisse deines Plans messen, nachdem er präsentiert wurde. Wenn du beispielsweise ein neues Produkt auf den Markt bringst und beabsichtigst, den Umsatz um 15 % zu steigern, kannst du deinen Fortschritt während der gesamten Kampagne messen.
Wenn du deine Ziele nicht erreichst, hast du jetzt zumindest eine Basis, die dir hilft, realistischere Ziele für deinen nächsten Kommunikationsplan zu erstellen.