¿Cómo crear una estrategia de comunicación eficaz en 5 pasos?

¿Qué es una estrategia de comunicación?

Una estrategia de comunicación se refiere a cómo te aseguras de que todos tus departamentos estén trabajando para lograr un objetivo común mediante mensajes cohesivos y significativos.

Además, tu estrategia de comunicación debe incluir cómo te comunicarás con tus clientes. Por ejemplo, si deseas obtener comentarios de tus clientes, debes incorporar esto también a tus canales de comunicación y objetivos comerciales.

Al elaborar tu estrategia de comunicación empresarial, debes incluir todos tus posibles canales de comunicación. Por ejemplo, debes centrarte en el teléfono, correo electrónico, mensaje de texto y comunicación en persona. Si pasas por alto algo, te arriesgas a dejar fuera ciertas partes de tu negocio, y puede que te resulte difícil mantener a todos tus empleados en sintonía.

Además, debes pensar en qué canales de comunicación van a estar reservados para tus clientes y cuáles estarán reservados para tus empleados. De este modo, todo el mundo entiende a quién debe dirigirse si tiene alguna preocupación, pero tú mantienes la privacidad de la información privada de la empresa. De este modo, no solo puedes proporcionar a las partes interesadas clave las herramientas que necesitan, sino que también puedes seguir el recorrido de tu cliente.

¿Por qué todas las empresas necesitan una estrategia de comunicación sólida?

Hay varias razones por las que necesitas elaborar una estrategia de comunicación sólida para tu negocio.

Función del empleado

A tus empleados les resultará más fácil entender cómo encajan con el resto de tu empresa si comprenden las metas de comunicación y los objetivos comerciales de tu empresa.

Las estrategias de comunicación en el lugar de trabajo con objetivos de comunicación claros hacen que sea más fácil para tus empleados ver el panorama general y, si entienden cómo encajan como parte de tu maquinaria empresarial, les resultará más fácil hacer su trabajo.

Opinión de los clientes

Si quieres que tu negocio tenga éxito, debes asegurarte de que tus clientes estén satisfechos con tus productos y servicios. La única forma de saberlo es recopilando comentarios de ellos con regularidad.

Con estrategias de comunicación sólidas, entenderán a quién dirigirse cuando deseen compartir sus comentarios.

Ahorrar tiempo y dinero

Una estrategia de comunicación sólida también puede ayudarte a ahorrar una cantidad importante de tiempo y dinero. Si todos tus empleados están trabajando para lograr el mismo objetivo, puedes reducir las ineficiencias y los errores. Puedes terminar los proyectos más rápidamente, mantener contentos a tus clientes y evitar posibles sanciones.

Una cultura empresarial más sólida

Una estrategia de comunicación sólida también puede ayudarte a mejorar la cultura de tu empresa. Si no tienes objetivos de comunicación establecidos, a tus empleados les puede resultar difícil decir lo que piensan.

Además, si tus empleados no hablan entre sí, no se conocerán, por lo que el trabajo en equipo se verá afectado. Una estrategia de comunicación exitosa puede fomentar una mejor cultura empresarial, lo que podría ayudarte a captar un talento más fuerte.

Aborda los problemas más rápido

Si tienes estrategias de comunicación firmes, te resultará más fácil identificar los problemas porque tus empleados hablarán entre sí. Por lo tanto, puedes identificar los problemas antes de que se vayan de las manos, lo que ayuda a mantener el negocio en el buen camino.

Estas son algunas de las principales razones por las que tu empresa debe contar con una sólida estrategia de comunicación. Al mismo tiempo, los objetivos de comunicación adecuados para una empresa pueden no ser necesariamente los adecuados para la tuya. ¿Cómo puedes crear una estrategia sólida para tu empresa?

Cinco pasos para crear tu estrategia de comunicación empresarial

Hay varios pasos que debes seguir si deseas crear una estrategia de comunicación sólida para tu empresa. Entre ellos están:

1. Define cuidadosamente tu propósito

Primero, debes pensar en el propósito de tu estrategia de comunicación. ¿Qué quieres lograr y cuáles serán tus mensajes clave?

Por supuesto, tu objetivo es aumentar los ingresos comerciales, pero ¿cómo van a hacer eso tus objetivos de comunicación?

Algunos ejemplos de tus objetivos de comunicación podrían ser:

Quieres recopilar más información de tus clientes sobre tus productos y servicios. Quieres que a tus teletrabajadores les resulte más fácil sentir que forman parte del equipo. Te gustaría reducir el tiempo de respuesta de los proyectos de empresa. Te gustaría reducir la información que se pierde en la traducción.

Piensa detenidamente en el propósito general de las estrategias de comunicación.

2. Reducir el público objetivo

El siguiente paso en la creación de tu estrategia de comunicación es definir tu público objetivo. ¿Para quién intentas formular los objetivos de comunicación?

Por ejemplo, si quieres que beneficie a tus clientes, debes pensar detenidamente en la segmentación del público. Aunque probablemente te gustaría hacer cliente a todo el mundo, eso no es posible. Un público objetivo más joven prefiere diferentes métodos de comunicación en comparación con un público objetivo más mayor.

Puedes utilizar la segmentación por comportamiento para asegurarte de que tus clientes saquen el máximo partido a tu estrategia de comunicación, pero debes pensar detenidamente en qué los beneficiará más. Esto es fundamental para tus estrategias de comunicación externa.

Por otro lado, si tu estrategia de comunicación está pensada para tus empleados, debes dejar esto claro. Hay herramientas específicas que pueden ayudarte a mantener a tus empleados en sintonía, así que tal vez quieras hablar con tus empleados para ver cuáles prefieren. Esta será una parte muy importante de tus estrategias de comunicación interna.

3. Decide los medios de comunicación

También tienes que pensar detenidamente en tus medios de comunicación. Por ejemplo, podrías necesitar crear contenido personalizado utilizando tu estrategia de comunicación si deseas llegar a tus clientes. Por ejemplo, crear contenido personalizado para entradas de blog e infografías para las redes sociales podría ayudarte a crear la identidad de tu marca.

O, si tienes un ciclo de ventas ligeramente más largo, podrías usar una campaña de goteo por correo electrónico para ayudarte. En esa situación, debes pensar detenidamente en las líneas de asunto que se abren si deseas maximizar los resultados de tu estrategia de marketing por correo electrónico. ¿Cómo crees que evolucionarán tus correos electrónicos a medida que mueves tus clientes potenciales por el embudo de ventas?

Ten en cuenta que ahí tienes que elegir cuidadosamente quién será tu altavoz. ¿Quién quieres que produzca contenido para las redes sociales, el marketing por correo electrónico y para llegar a los clientes? ¿Será tu equipo ejecutivo, tus empleados o la empresa en su conjunto? A quién escojas como altavoz puede tener un impacto significativo en cómo se perciben tus mensajes clave.

4. Establece una línea de tiempo

El tiempo es muy importante a la hora de comunicarte con tu público objetivo. Esto es importante para las comunicaciones internas y externas. Debes asegurarte de que tus clientes ven tus materiales de marketing.

Algunos de los factores a considerar son:

¿Con qué frecuencia deseas compartir una publicación o enviar un correo electrónico? ¿A qué hora deseas enviar esa información? ¿Qué días de la semana deseas distribuir tus materiales de marketing?

Debes maximizar tu visibilidad, por lo que tal vez quieras hacer algunas pruebas A/B para ver qué opciones obtienen los mejores resultados.

5. Recopila comentarios

Por último, tienes que recopilar comentarios de tus empleados y clientes sobre tu estrategia de comunicación. ¿Quieres ofrecer una oportunidad de dar comentarios anónimamente? ¿O quieres que la gente adjunte sus nombres a tus portales de comentarios?

¿Cómo vas a procesar los comentarios cuando los recibas? Debes asegurarte de recopilar los comentarios de forma eficiente y utilizarlos para mejorar tu estrategia de comunicación.

Envía tus mensajes clave de forma eficaz

Al final, es importante que pienses en cómo puedes utilizar la estrategia de comunicación de tu empresa para separarte de las otras empresas de tu sector. Debes pensar en cómo tu estrategia de comunicación puede beneficiar no solo a tus empleados, sino también a tus clientes. Si encuentras una forma de mantener a todos en sintonía, puedes trabajar para lograr un objetivo común.

También puedes utilizar tu estrategia de comunicación para aumentar tu tasa de conversión, abordar las preocupaciones de los clientes e impulsar la fidelidad de tu marca. Recuerda que las estrategias de comunicación eficaces podrían ser una parte muy importante de tu identidad de marca, por lo que debes afinarlas de vez en cuando.

Afortunadamente, esto no es algo que tengas que hacer tú solo/a. Hay muchas herramientas que pueden ayudarte a aprovechar al máximo la estrategia de comunicación de tu empresa. Si quieres, puedes echar un vistazo a algunas de las herramientas de Mailchimp, lo que podría ayudarte a identificar las herramientas adecuadas para tus estrategias de comunicación interna y externa.

Quizás desees utilizar un asistente creativo para acelerar el proceso, automatizando algunas de las tareas que estás acostumbrado/a a hacer a mano. También podrías aprovechar los formularios de suscripción personalizados que pueden ayudarte a ampliar tu lista de correo electrónico.