Diferencias entre CRM y ERP que toda empresa debería conocer

¿Qué es un CRM?

Un sistema de gestión de relaciones con los clientes actúa como archivo de datos de los clientes, almacenando nombres, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, información de correo y otra información valiosa. También es capaz de mantener un registro de tu interacción con los clientes.

Por ejemplo, si alguien envía un correo electrónico a atención al cliente, su mensaje se añadirá automáticamente al CRM. Incluso puedes introducir información de forma manual en un CRM, lo que resulta útil para añadir invitados que conozca en ferias y otros eventos presenciales.

La finalidad de un CRM es proporcionar una visión general de tu relación con quienes interactúan con tu negocio, específicamente clientes potenciales y existentes, y supervisar cada interacción. Como resultado, conocerás mejor sus expectativas e intereses, lo que te permitirá establecer una conexión, generar confianza y elaborar campañas de marketing eficaces.

Además, este sistema puede ayudarte a determinar el momento más adecuado para contactar con los clientes potenciales y existentes, ya que te permite ver dónde se encuentran los clientes potenciales en el embudo de ventas. Esto te permite automatizar los correos electrónicos y mensajes de marketing para que lleguen a las personas adecuadas en el momento oportuno.

Un CRM también puede hacer que sea más fácil anticiparse a los requisitos de los clientes y garantizar que se va un paso por delante y se satisfacen sus necesidades.

Además, se puede compartir fácilmente, para que cada representante de ventas sepa cómo comunicarse con los clientes teniendo en cuenta las interacciones anteriores. Cuando se reciba nueva información, estará disponible para todos los que tengan acceso al CRM.

¿Qué es un ERP?

Un software de planificación de recursos empresariales te permite administrar diferentes procesos comerciales en una ubicación centralizada, lo que facilita la agilización y simplifica las operaciones diarias. Esto permite a los departamentos comunicarse entre sí en tiempo real.

Así que, en lugar de tener varios sistemas para cada uno de los procesos anteriores, puedes reunir tus datos y proporcionar una única fuente de información. De esta forma, trabajar con las partes interesadas y otros departamentos resulta más sencillo, ya que la información está fácilmente disponible. También puedes reducir la fricción entre los equipos y eliminar las barreras que pueden retrasar la toma de decisiones. Además, tener una solución de software para diferentes operaciones puede estandarizar los procesos de trabajo y aumentar la eficiencia operativa.

El software de planificación de recursos empresariales no solo garantiza la gestión eficaz de las operaciones diarias, sino que también proporciona información valiosa sobre la salud de tu negocio con herramientas de análisis. Con la capacidad de crear predicciones basadas en datos, puedes tomar decisiones comerciales informadas y posicionar a tu empresa para el éxito.

En última instancia, un sistema de planificación de recursos empresariales integrado tiene como objetivo aumentar la eficacia y la productividad al facilitar la gestión de los procesos organizativos.

Ten en cuenta que no todos los sistemas ERP son iguales. Algunos proporcionan las herramientas para gestionar a tus empleados y clientes, mientras que otros no. También debes considerar tus objetivos a la hora de buscar una solución de planificación de recursos empresariales.

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

Ahora que ya sabes lo que es un ERP y un CRM, es posible que te preguntes qué diferencia a los dos sistemas.

Al igual que un CRM, un ERP funciona como un repositorio de información, guardando los datos de los diferentes departamentos de tu negocio. No obstante, aunque un CRM puede ayudarte a gestionar tus interacciones con los clientes, un sistema ERP puede hacer eso y mucho más. Como se ha mencionado, no todo software de gestión de recursos empresariales contará con un módulo CRM.

El propósito de cada sistema también es diferente. Los CRM los utilizan, sobre todo, los equipos de ventas y marketing que desean supervisar las comunicaciones con los clientes, automatizar las transacciones en diversos puntos de contacto y convertir clientes potenciales en clientes. Por su parte, los ERP los utilizan varios departamentos para minimizar las ineficiencias organizativas, mejorar la forma de gestionar los recursos y reducir los costes.

En muchos casos, un ERP se considera una solución para las actividades de back-office, mientras que un CRM ayuda con las actividades de front-office. Las actividades de back-office consisten en operaciones (por ejemplo, recursos humanos, cumplimiento de pedidos y servicio al cliente) que tienen como objetivo brindar soporte a la recepción, que suele estar orientada al cliente y genera la mayor cantidad de ingresos.

Un ERP es también un superconjunto de sistemas, aplicaciones y productos (SAP), mientras que un CRM es un subconjunto de SAP. Esto significa que los ERP tienen los mismos componentes que los de SAP.

¿Puedes utilizar los sistemas de ERP y CRM juntos?

Las empresas de todos los tamaños pueden utilizar los sistemas de ERP y CRM juntos para agregar, administrar y organizar los datos. Los dos programas, en última instancia, ayudan a tu organización a lograr diferentes objetivos, por lo que ambos son fundamentales. Las pequeñas y medianas empresas (SMB) y las grandes empresas pueden aprovechar los beneficios de los sistemas CRM y ERP, sobre todo cuando se implementan y utilizan correctamente.

He aquí un ejemplo de cómo funcionan juntos los ERP y los CRM:

Si se produce una interrupción en la cadena de suministro que provocará que varios pedidos lleguen una semana tarde, el componente de cumplimiento de tu sistema ERP puede notificar rápidamente a tu CRM sobre este problema. Como resultado, puedes informar a tus clientes, compartir la nueva fecha de entrega y proporcionar un código de descuento por las molestias.

Entonces, ¿necesita tu empresa un ERP, CRM o ambos? La respuesta suele basarse en las necesidades de tu empresa.

Por ejemplo, tener ambos sistemas puede no ser útil si tus equipos no necesitan trabajar juntos. Aunque un sistema de gestión de recursos empresariales puede agilizar la comunicación, impulsar la colaboración y cerrar las brechas organizativas, puede que no sea necesario implementarlo si los diferentes departamentos no dependen entre sí para finalizar tratos o seguir adelante con las campañas.

Además, digamos que uno de los objetivos de tu empresa es mejorar el recorrido del cliente, generar clientes potenciales más cualificados y aumentar las conversiones. En este caso, lo que necesitarás es un sistema de CRM avanzado en lugar de un ERP. Es posible que un sistema de planificación de recursos tampoco contenga las funciones de CRM que estás buscando, y es probable que tengas que invertir en un CRM potente.

Como se ha mencionado, ambos sistemas son ventajosos para las pequeñas, medianas y grandes empresas. Sin embargo, las organizaciones más pequeñas que no están preparadas para abordar el crecimiento pueden evitar la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales por el momento. Esto se debe a que la mayoría de las empresas que recién están empezando deben centrarse en generar conciencia de marca y generar ingresos. Además, a menudo tienen un número limitado de departamentos. A medida que tu empresa crezca y tus procesos se vuelvan más complejos, puede merecer la pena considerar un ERP.

Sistemas de gestión de relaciones con los clientes

Los sistemas CRM pueden optimizar la comunicación con tus clientes potenciales y clientes, lo que te permite mejorar tus esfuerzos de ventas y marketing. También proporciona varias ventajas, lo que te permite aumentar las ventas, la satisfacción del cliente y tus ingresos, por lo que es esencial para empresas de todos los tamaños.

Principales funciones de un CRM

Gestión de contactos

Las herramientas de gestión de contactos ofrecen una visión en profundidad de tus interacciones con los clientes. Esta función a menudo proporciona datos históricos de las comunicaciones intercambiadas entre los clientes y tu empresa, más las compras realizadas. También recopilará los datos de contacto, actualizando esta información en tiempo real cada vez que se produzcan cambios.

Soporte de marketing

Un CRM es una herramienta valiosa para los profesionales del marketing que desean fortalecer sus estrategias. Con un CRM, podrás segmentar los contactos en diferentes grupos para crear campañas específicas.

Automatización del flujo de trabajo

Los sistemas CRM te permiten automatizar tu proceso de trabajo, ahorrando tiempo y dinero al mismo tiempo que aumentas la productividad. Por ejemplo, puedes establecer reglas personalizadas dentro de tu CRM para ejecutar campañas de marketing por goteo y enviar automáticamente correos electrónicos de carritos abandonados, mensajes de seguimiento y más.

Integraciones de terceros

Las integraciones de terceros te permiten conectarte a otros programas que pueden mejorar las capacidades de tu CRM. Por ejemplo, puedes integrar tu CRM existente con Mailchimp para crear campañas de marketing por correo electrónico atractivas adaptadas a los clientes individuales.

Análisis

Analytics ofrece una visión en profundidad de los datos de tus clientes, brindándote la información necesaria para tomar decisiones comerciales más inteligentes. Puedes ver qué interacciones perdieron la marca y cuáles fueron exitosas con los informes de análisis para que puedas mejorar tu estrategia.

Personalización

Es una buena idea invertir en un sistema personalizable cuando se busca un CRM. De este modo, puedes modificar la aplicación y asegurarte de que se adapta a tus necesidades.

Ventajas del sistema CRM

Algunas de las ventajas de utilizar el software CRM son:

Ofrecer un mejor servicio al cliente

Al dar a tu equipo acceso a los datos de los clientes, los representantes de ventas sabrán todo lo que necesitan sobre un cliente antes de iniciar una conversación. Tu equipo de satisfacción del cliente también tendrá acceso a información relevante del cliente, lo que les permitirá ver las últimas compras, números de pedido y más. Como resultado, los departamentos orientados al cliente pueden personalizar cada transacción y asegurarse de que supera las expectativas.

Conectar con clientes potenciales cualificados

Los clientes potenciales suelen estar interesados en tus productos, pero pueden no estar listos para finalizar su compra. Con un CRM, podrás identificar a los clientes potenciales y ponerte en contacto en el momento adecuado en función de dónde se encuentren en el proceso de compra.

Mejorar tu proceso de ventas

Un CRM ofrece una visión general del recorrido del comprador, lo que te permite saber en qué punto del proceso de ventas se encuentran los consumidores. De esta manera, podrás identificar los mejores puntos de contacto para moverlos al siguiente paso en el embudo y conseguir la venta. Al observar tu proceso de ventas, puedes darte cuenta de que algunas rutas requieren que envíes más correos electrónicos para que resulten eficaces.

Aumentar la productividad

En lugar de enviar correos electrónicos manualmente a los clientes potenciales cuando se suscriben para una demostración o descargar documentación, puedes enviar automáticamente estos mensajes en el mejor momento posible. Esto te libera tiempo y te anima a dedicar tiempo y energía a otras actividades empresariales esenciales.

Aumentar el valor vitalicio del cliente (CLV)

El CLV es una métrica que indica el beneficio que se espera que obtenga una empresa de un cliente, siempre y cuando la relación esté intacta. Cuando utilizas un CRM para fomentar las relaciones con los clientes existentes, con el fin de seguir generando confianza y proporcionando contenido valioso, puedes fortalecer tu vínculo con ellos. Esto puede ser beneficioso para crear conexiones de larga duración y retener a más clientes.

Estandarizar los procesos de trabajo

Estandariza los procesos empresariales y unifica tu equipo de ventas con un CRM. Al hacerlo, se garantiza que todos los clientes reciban el mismo nivel de servicio de los empleados que representan a tu empresa. Los CRM también pueden ayudar a normalizar la recopilación de datos.

Sistemas de planificación de recursos empresariales

El software de planificación de recursos humanos es una herramienta potente que se utiliza para gestionar múltiples aspectos de tu negocio, desde los recursos humanos hasta las compras. Esta solución es vital para asignar recursos de forma inteligente y garantizar que tu empresa funcione de forma eficiente.

Principales funciones de un ERP

Integración

Los sistemas ERP están totalmente integrados, lo que significa que el software da a los equipos acceso a la información de los diferentes departamentos. Dado que la información se agrega en un lugar centralizado, los empleados pueden hacer referencia a una única fuente de información veraz. Esto hace que sea más fácil para tu personal estar en sintonía.

Recursos Humanos

Con un ERP, puedes gestionar tus procesos de recursos humanos, como contratación, incorporación y control de tiempo. Al igual que con otros componentes de ERP, el módulo de RR. HH. puede ahorrar tiempo, aumentar la eficacia y disminuir los errores.

Seguimiento y visibilidad

Los ERP proporcionan un mayor seguimiento y visibilidad, específicamente para la gestión de la cadena de suministro. Al comprender cómo está yendo tu cadena de suministro, puedes estar preparado para los retrasos y otros problemas que puedan surgir. Además, recibirás actualizaciones de seguimiento en tiempo real, para que siempre sepas dónde está tu inventario.

Gestión financiera

Es esencial asegurarse de que las finanzas de tu empresa están en buen estado. Un ERP puede ayudarte a supervisar tu información financiera, lo que puede ser extremadamente beneficioso para las empresas con múltiples flujos de ingresos y gastos.

Análisis e informes

Un ERP analiza y agrega automáticamente los datos para crear informes personalizados para tu organización. Los datos se recogen de varias fuentes, lo que te proporciona una visión en profundidad de los diferentes departamentos.

Ventas y marketing

Los sistemas ERP también tienen un componente de ventas y marketing que te permite realizar un seguimiento de tus campañas, pedidos y las métricas más importantes. Al igual que un CRM, este módulo también te proporcionará una visión general de tu público para ayudarte a comprender sus necesidades y crear campañas de marketing exitosas.

Automatización

Los ERP pueden automatizar diferentes tareas, como la facturación, la presentación de informes y la gestión de la plantilla. Como tal, puedes reducir el tiempo que dedicas a tareas tediosas y repetitivas, y centrar tus esfuerzos en otras cosas. Esta función también puede minimizar el riesgo y los errores humanos causados por la entrada manual de datos.

Ventajas del software ERP

Estos son algunos de los beneficios más importantes de los sistemas ERP:

Gestión eficaz de los recursos

Como su nombre indica, un sistema de planificación de recursos empresariales te permite gestionar eficazmente los recursos de tu organización, como el dinero, el personal y los materiales. Esto reduce el riesgo de asignar demasiados recursos a un solo proyecto o de reservar muy pocos. Por ejemplo, puedes abastecerte de tus productos más vendidos en lugar de comprar más inventario de productos que no se vendan bien en función de la información recopilada por el ERP.

Mejor escalabilidad

Los sistemas ERP están diseñados específicamente para crecer con tu organización, y te proporcionan herramientas imprescindibles que cualquier empresa necesitará a medida que evoluciona. Como resultado, puedes ahorrar dinero y evitar invertir en nuevas tecnologías.

Minimización de errores

Aprovechando el poder de la automatización, puedes reducir la probabilidad de errores humanos que pueden afectar negativamente a tu negocio.

Mejora de la satisfacción del cliente

Al igual que un CRM, un sistema de planificación de recursos puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente. Con un sistema integrado, contesta a las preguntas y responde rápidamente a las preocupaciones. Algunos ERP tendrán un componente de CRM, por lo que no tendrás que invertir en dos sistemas diferentes.

Obtención de actualizaciones en tiempo real

Con las actualizaciones en tiempo real, puedes tener la información más reciente al alcance de la mano. Esto garantiza que tu equipo siempre tenga acceso a datos precisos y relevantes.

Colaboración y comunicación más sencilla

El sistema ERP lo pueden utilizar varios departamentos, lo que facilita la colaboración entre los miembros del equipo, ya que la información actualizada se consolida en un solo lugar. Aunque los empleados no estén trabajando directamente entre sí, este tipo de software proporciona transparencia.

Protección de datos

Los sistemas de gestión de recursos empresariales locales y basados en la nube suelen tener funciones de seguridad avanzadas que impiden que los datos caigan en las manos equivocadas. Algunas medidas de seguridad que han adoptado los ERP han sido las copias de seguridad automáticas, el cifrado de datos y la protección contra el malware. Además, en lugar de almacenar información en varios sistemas o conservar documentos en papel, tus datos se recopilan en un solo sistema, lo que reduce el riesgo de mal uso o pérdida de información.

Optimización de la atención al cliente

En lo que respecta al debate entre CRM y ERP, no hay un claro ganador. Los CRM y los ERP se utilizan principalmente por diferentes razones, a pesar de que sus funciones se solapan ligeramente. Ambos sistemas tienen ventajas claras que son beneficiosas para tu negocio y son esenciales para todas las organizaciones. En última instancia, el sistema que utilices dependerá de tus objetivos generales.

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