Cómo aumentar las respuestas con correos de recordatorio amistosos

Los correos electrónicos de recordatorio se utilizan como seguimiento de una interacción anterior y se suelen utilizar cuando se requiere una acción de alguien.

Esto podría ser un recordatorio de un próximo evento, solicitar una actualización de estado si ha habido una falta de comunicación o incluso un seguimiento en un plazo incumplido. Un correo electrónico de recordatorio educado es una gran manera de captar la atención del destinatario y animarle a realizar algún tipo de acción de un modo u otro.

Cuándo debes enviar un correo electrónico de recordatorio

Los correos electrónicos de recordatorio se utilizan en distintas situaciones. Por lo general, se utilizan para recordar algo a alguien antes de que suceda, o para hacer un seguimiento después de que se haya superado una fecha límite, o después de que haya sucedido algo.

Ya sea un recordatorio de una reunión entre compañeros, un recordatorio de cita a los clientes, un recordatorio de pago, un aviso a los clientes o incluso un simple recordatorio a un amigo de un próximo evento.

Si se redactan correctamente, los mensajes de recordatorio son una forma estupenda de suscitar suavemente una respuesta de la gente sin que la fecha de vencimiento llame de repente a tu puerta y te quedes sin tiempo.

¿Por qué son importantes los recordatorios amistosos por correo electrónico?

Las investigaciones sugieren que se envían y reciben más de 330 000 millones de correos electrónicos al día. Esta asombrosa figura debería poner de relieve la importancia de los correos electrónicos de seguimiento, ya que todos los días se omiten accidentalmente muchos correos electrónicos. Para asegurarse una respuesta de alguien, lo mejor es planificar con antelación: prever que tendrá que enviar un correo electrónico de recordatorio en algún momento, ya sea antes o después de una fecha de vencimiento.

Los correos electrónicos de recordatorio también pueden ayudar a demostrar a los destinatarios que realmente te preocupas por ellos. Mantener buenas relaciones virtuales con los clientes depende en gran medida del tono y la forma en que te diriges al cliente. Un correo electrónico de recordatorio positivo y amable puede ser de gran ayuda para impulsar la confianza del destinatario en ti y construir una relación positiva con el cliente.

Ejemplos de recordatorios amistosos por correo electrónico

No existe una única plantilla de correo electrónico de recordatorio válida para todos; en general, para que sean eficaces, deben elaborarse cuidadosamente en función del motivo específico del seguimiento. Sin embargo, el tipo de correo electrónico de recordatorio más universal y que puede aplicarse a la mayoría de las situaciones es uno simple y educado.

Por lo general, estos correos electrónicos son breves, con un tono conciliador y sirven como un recordatorio amable para una solicitud sencilla. La formalidad en estas circunstancias depende de lo bien que conozcas al destinatario. Si no hay plazos, estos correos electrónicos pueden ser aún más flexibles utilizando frases como:

"¿Tuviste la oportunidad de ver mi último correo electrónico?" "Solo un breve recordatorio…" "Solo un recordatorio cordial para…"

En el otro extremo del espectro, si hay un plazo estricto (por ejemplo, el correo electrónico es el seguimiento de un recordatorio de cita o de un evento), entonces puede que quieras que el tono sea un poco más urgente.

Sin embargo, es importante que mantengas un tono amable y elijas la redacción cuidadosamente. Los recordatorios de citas deben ser informativos y detallar la fecha y la hora de la cita con la jerga mínima para garantizar que se entienda de forma clara y efectiva.

Un correo electrónico de recordatorio de pago probablemente sea ligeramente más extenso, con archivos adjuntos de repercusiones legales y pruebas objetivas que lo respalden, a la vez que se mantiene el tono respetuoso.

Si el evento es más informal, como un evento de música o una fiesta en la oficina, puedes utilizar un texto que lo refleje.

Enviar un recordatorio por correo electrónico a un compañero de trabajo puede tener un tono diferente dependiendo de lo bien que conozcas a la persona, con qué frecuencia trabajéis juntos y lo urgente que sea tu solicitud.

Puede ser cualquier cosa, desde un correo electrónico de recordatorio de reunión de Zoom, que simplemente contiene la contraseña y el enlace en caso de que hayas perdido el correo anterior, o podría ser más bien un recordatorio profesional, que suele contener más detalles o archivos adjuntos. Si necesitas una respuesta urgente por su parte, algunas frases útiles podrían ser:

"El equipo está a la espera de tu respuesta." "Necesitamos estos detalles antes de poder continuar con el proyecto..." "Es necesario que nos envíes tu respuesta lo antes posible."

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Componentes de un correo electrónico de recordatorio

La mayoría de los correos electrónicos de recordatorio constan de algunos componentes clave. Cada uno de estos componentes debe elaborarse con un tono cortés y respetuoso, independientemente del plazo o la urgencia con que se requiera la respuesta. Esto incluye:

• La línea de asunto del correo electrónico
• La apertura
• El cuerpo
• El cierre

La línea de asunto debe utilizarse para captar la atención del lector y alertarle inmediatamente sobre el problema/evento/fecha que le estás recordando.

Mantener la línea de asunto concisa y resumir el tema general de todo el correo electrónico capta inmediatamente la atención del lector y ayuda a evitar que tu correo electrónico se pierda. Sin una línea de asunto descriptiva, es posible que el destinatario ni siquiera abra tu correo electrónico.

Además, la línea de asunto ayuda al lector a comprender el contenido del correo electrónico incluso antes de abrirlo, es decir, puede abrirlo con una comprensión básica de lo que conllevará.

Empieza siempre con un saludo amable y respetuoso, independientemente de la gravedad del recordatorio. Después del saludo inicial, la apertura del correo electrónico siempre debe incluir unas frases breves y concisas que detallen el propósito exacto del correo electrónico de seguimiento y por qué es necesario.

Cuanto más claro y conciso sea el texto, mejor. Llega al objetivo de inmediato, para asegurarte de que el destinatario registra mentalmente el recordatorio al instante.

El cuerpo del correo electrónico debe contener todos los detalles que el destinatario necesita para dar su respuesta. Para evitar que la situación se alargue más, debes incluir toda la información pertinente, los archivos adjuntos y los detalles que incluiste en el correo electrónico inicial, una forma fácil de reducir las preguntas de ida y vuelta.

Para cerrar el correo electrónico, piensa en incluir un término de llamada a la acción, dejando detalles de cómo puede responder el destinatario, en qué momento se requiere su respuesta y qué tiene que hacer en cuanto a los siguientes pasos.

Si el correo electrónico de recordatorio se dirige a alguien para recordarle una reunión, un evento o una cita próximos, lo que significa que no hay más tareas pendientes por su parte, una firma agradable y simplista siempre resulta eficaz.

Cómo escribir correctamente un correo electrónico de recordatorio

Escribir correctamente un correo electrónico de recordatorio puede ser un delicado acto de equilibrio. Por un lado, debes asegurarte de que el mensaje es lo suficientemente asertivo como para provocar una respuesta, pero por otro no debe tropezar con la grosería o la agresividad.

Con tanto en juego, es esencial tener un correo electrónico de recordatorio bien elaborado que tenga el tono correcto y transmita el mensaje con claridad. Sigue leyendo para descubrir consejos prácticos sobre cómo escribir un correo electrónico de recordatorio eficaz que sea persuasivo, profesional y educado.

Empezar con un saludo amable

Mantén la coherencia entre el comienzo y la manera que piensas seguir: con un saludo cordial que sea a la vez profesional y personal. Eso sí, esto depende de lo familiarizado que estés con la persona a la que estás enviando el correo electrónico.

Si se trata de un amigo, compañero de trabajo o alguien con quien has conversado antes, un simple "Hola, (su nombre)" será suficiente. Si envías un correo electrónico a un cliente, se requiere un tono más formal, como una factura de pago o una próxima reunión de Zoom con un cliente. "Estimado/a (su nombre)" o incluso "Estimado/a Señor/Señora" funcionaría mejor.

Muestra cortesía

Este es uno de los factores más importantes del éxito de los correos electrónicos de recordatorio. Para crear un correo electrónico de recordatorio suave que no sea desagradable o agresivo, es importante mantener un tono cortés y respetuoso en todo momento para garantizar una respuesta calmada del destinatario. Si se siente ofendido o molesto por el correo electrónico, puede no responder o, si lo hace, su respuesta puede ser grosera.

Para evitarlo, utiliza fórmulas de cortesía, como "por favor", en todo el correo electrónico, a la vez que utilizas frases breves y basadas en hechos si el asunto trata de temas delicados. Si tienes confianza con la persona y el asunto no es demasiado serio, puedes incluir una frase simpática en algún lugar del correo electrónico. Por ejemplo, como cierre podrías decir:

"¡Que pases una noche estupenda y disfrutes del buen tiempo!"

Recuerda con delicadeza la tarea

Recuérdale amablemente las tareas pendientes utilizando términos de llamada a la acción. Estas pueden incluir “"Utiliza este enlace para pagar ahora”," “"Haz clic en el siguiente enlace para confirmar tu reserva"” o "“Responde a este correo electrónico cuando mejor te venga”."

Esto afirma que se requiere una acción por su parte, al tiempo que se mantiene un tono educado en todo el cuerpo del correo electrónico que le alienta a responder de inmediato.

Proporciona una razón para el correo electrónico de recordatorio

Proporcionar una razón para hacer un seguimiento puede enfatizar la urgencia para tu lector y ayudar a obtener una respuesta. Esto se utiliza mejor al principio del correo electrónico, por ejemplo:

"Solo un recordatorio de la próxima reunión que hemos programado para el viernes..." "Este es el último recordatorio sobre tu factura vencida. Por favor, paga la factura inmediatamente utilizando..."

La aclaración de por qué envías el correo electrónico de seguimiento puede evitar la irritación del destinatario y ayudarle a comprender el propósito. Si el correo electrónico de recordatorio se envía antes de la fecha límite, el tono suele ser más flexible. Si ha pasado la fecha límite y la respuesta requerida depende del tiempo, puedes reflejarlo en tu tono.

Ofrece ayuda

Hacer saber al destinatario que puedes ponerte en contacto con él en cualquier momento es una buena manera de atenuar los correos electrónicos de recordatorio, sobre todo si el tema es económico o delicado.

Eso también te ayudará a decir más sobre lo que el lector está haciendo y si ha visto o no tus correos electrónicos. Esta frase pequeña, pero sutil, funciona de forma bastante universal y puede ser una línea sencilla al final de tu correo electrónico:

"No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta."

Termina con una nota amistosa

Además del punto anterior, ofrecer ayuda es una excelente manera de dejar el correo electrónico con una nota positiva, algo importante si deseas una respuesta constructiva de tu lector.

Una firma sencilla y profesional siempre es eficaz, pero en la última línea debes asegurarte de que el lector sepa que puede ponerse en contacto contigo en caso de duda. Dejar tus datos de contacto al final del correo electrónico es también un consejo útil que hará que tu lector sienta que eres fiable y, por lo tanto, esté lo suficientemente cómodo como para responder.

Para medir las tasas de respuesta de los correos electrónicos, compara el número de correos electrónicos entregados con el número de respuestas.

Consejos para escribir recordatorios amistosos por correo electrónico

En un mundo tan frenético como el actual, no es raro que los correos electrónicos se pasen por alto o se olviden. Como resultado, puede ser frustrante cuando esperas la respuesta de alguien.

Sin embargo, hay formas de redactar recordatorios amistosos que pueden ayudar a refrescar la memoria del destinatario sin que suenen prepotentes o groseros.

Utiliza un tono amable

Este punto se ha reiterado mucho en este artículo y por una buena razón. Un recordatorio amistoso por correo electrónico evita muchas reacciones no deseadas y dramas por ambas partes, lo que crea una buena relación entre cliente y colega al mantener una comunicación positiva.

Sé breve

Sé breve, ve al grano y asegúrate de transmitir tu mensaje con eficacia y el menor desorden posible. Muchos lectores escanean los correos electrónicos para ir al grano inmediatamente, así que cuantas menos palabras, mejor.

Sin embargo, no sacrifiques por ello ninguna palabra de cortesía que mantenga el tono amable.

Personaliza el mensaje

Utilizar el nombre del lector contribuye a darle un toque personal que le ayuda a entender que tiene la responsabilidad personal de responder al correo electrónico y actuar.

Si conoces al destinatario, añadir otros temas también puede ser útil para mantener el tono amable y animado del correo electrónico. Por ejemplo, si estuvieras enviando un correo electrónico a un compañero de trabajo, podrías decir:

"¡Buen trabajo en la presentación de la semana pasada! Te estaba enviando un correo electrónico para recordarte..."

Utiliza una llamada a la acción clara

Proporciona al lector instrucciones claras sobre cuáles son sus próximos pasos y qué esperas que logre después de este correo electrónico de recordatorio. Esto evita confusiones y retrasos adicionales. Si se añaden términos de llamada a la acción directa con enlaces, el destinatario lo tendrá fácil y sin complicaciones.

Calcula bien los tiempos

Saber cuándo enviar el correo electrónico de recordatorio puede ser complicado, ya que depende de cada situación. Tanto si es antes o después de la fecha límite, asegúrate de dejarles margen suficiente para responder al correo electrónico y tomar las medidas necesarias. Esto puede variar en función de lo que necesites del destinatario, así que tenlo en cuenta al planificar tus correos electrónicos recordatorios.

Errores comunes en los correos electrónicos de recordatorio que hay que evitar

También hay algunas cosas que no se pueden hacer al escribir un correo electrónico de recordatorio. La vaguedad, la falta de urgencia y la sobrecarga de mensajes pueden hacer que un lector no responda a tus mensajes, o que tan siquiera se fije en ellos. Capta a tu lector con una línea de asunto concisa y directa, y asegúrate de evitar algunos de estos errores comunes.

• Ser demasiado insistente
• No personalizar el mensaje
• Ser demasiado impreciso
• No proporcionar valor
• Enviar demasiados recordatorios
• No probar tus correos electrónicos

Aumentar las tasas de respuesta con recordatorios amistosos por correo electrónico

Enviar correos electrónicos de recordatorio es una gran manera de aumentar la tasa de respuesta y el compromiso. Tanto si se trata de un recordatorio preventivo como si el plazo ya ha vencido, un correo electrónico de recordatorio bien redactado puede ser a menudo todo lo que el destinatario necesita para responder.

Garantizar que el tono es educado, claro, personalizado y directo ayudará a que tu correo electrónico de recordatorio tenga éxito. Centrarte en transmitir tu punto de vista haciendo hincapié en las tareas pendientes del lector, también ayuda a construir una relación sólida y de confianza entre tú y el lector.

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