¿Cuánto cuesta un TPV o terminal de punto de venta?

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema de punto de venta, o POS, es la versión actual de la caja registradora tradicional. Viene en varios formatos físicos, procesa tarjetas de crédito, rastrea la información de los clientes e imprime o envía recibos por correo electrónico. El software POS también puede crear análisis para el seguimiento, la gestión de tu inventario, facilitando el reordenamiento de stock y materiales, calculando automáticamente el impuesto a las ventas en línea y facilitando la gestión de los empleados. Desearás un sistema POS para poner en marcha un negocio minorista, ya que agiliza varias tareas administrativas en un solo sistema, además de permitir a los clientes utilizar tarjetas de crédito o débito para realizar compras.

¿Qué factores influyen en el coste de un sistema POS?

¿Cuánto cuesta un sistema de punto de venta POS? Por desgracia, no hay una respuesta clara. Al comprar un sistema POS, es posible que tengas que pagar por el hardware, software y otras tarifas por el procesamiento de pago y las funciones adicionales.

• Software: El software es el componente de tu sistema POS que no es visible para los clientes, lo que te permite encontrar artículos que se registran sin escanear un código de barras. Además, el software puede incluir herramientas de presentación de informes, herramientas de gestión de inventario y opciones para dirigir fondos a tu banco. Si tienes una tienda de comercio electrónico, solo necesitas software para ayudar a los clientes a realizar transacciones porque no es necesario tener hardware físico. Los costes del software de punto de venta varían en función de tus necesidades e integraciones con sistemas en línea o fuera de línea.
• Hardware: Los componentes físicos de tu sistema POS se denominan hardware, que incluye terminales, dispositivos, lectores de tarjetas, escáneres de códigos de barras, cajas registradoras, imprentas de recibos, pantallas y rúters. El hardware te permite aceptar pagos en una ubicación física. En última instancia, consta de todas las partes del registro en el que cobras tus pagos.
• Tarifas: Los sistemas POS procesan los pagos, por lo que también serás responsable de pagar las tarifas asociadas con el procesamiento de los pagos con tarjeta. Cada vez que vendes un artículo, tu sistema POS procesa la transacción, lo que puede incluir el uso de dinero en efectivo, pagos en línea, tarjetas con fichas y pagos sin contacto. Con la excepción del dinero en efectivo, hay tarifas por cada transacción, que varían dependiendo del proveedor.
• Funcionalidades disponibles: En función de tus necesidades, también puedes elegir varias funciones complementarias para ayudarte a administrar tu negocio. Las funciones adicionales pueden incluir herramientas de gestión de inventario, informes, software de gestión de personal, recibos, opciones de propinas y CRM de gestión de relaciones con los clientes que te dice qué clientes específicos compraron.

Costes fluctuantes de los sistemas de punto de venta

Si bien la mayoría de los costos asociados con los sistemas POS tienen un precio fijo, también experimentarás costos fluctuantes, que pueden incluir:

• Formación: Cada vez que se contrata a alguien en tu empresa, deberá recibir formación sobre el sistema POS. Dependiendo de tu proveedor, es posible que puedas pagarles por entrenar a los nuevos empleados de forma experta. De lo contrario, es posible que tengas que pedir a los empleados existentes que dediquen tiempo a enseñarles a estas nuevas personas. En cualquier caso, formar a alguien en el sistema POS cuesta tiempo y dinero.
• Tasas de transacción: Las tasas de transacción varían dependiendo del proveedor del sistema POS. Estos tipos de tarifas también pueden ser mensuales o por transacción. Por ejemplo, el sistema de POS Lightspeed tiene una tarifa de procesamiento del 2,6 % + 0,10 USD por cada transacción con la tarjeta. En última instancia, cuantos más clientes tengas, más pagarás por estas tarifas.
• Número de terminales: Cuantos más terminales tengas, más pagarás también. Puedes optar por tener una terminal a la que los clientes puedan ir para completar sus transacciones, o puedes dar a cada empleado en la planta su propia terminal. Puedes añadir más tarde los terminales a tu plan de sistema POS, por lo que es posible que no desees empezar con más de un terminal, según tus necesidades.
• Usuarios: También es posible que solo se te permita tener un número determinado de usuarios para tu sistema POS. Pagar por más usuarios te costará más dinero mensualmente.

Coste de instalación de los sistemas POS

Si solo estás utilizando el software POS, es posible que no necesites instalación a menos que tengas miles de productos a la venta en línea y necesites ayuda para añadir tu inventario. Además, puede que necesites formación, así que ten en cuenta ese coste en el precio total del sistema. Sin embargo, si utilizas hardware, es posible que tengas que pagar por la instalación para ayudarte a ponerlo en marcha. Por desgracia, no todos los proveedores de sistemas POS ofrecerán instalación. Dependiendo del proveedor, la instalación podría tener lugar en persona, lo que permitiría a una persona venir a instalar todo el equipo por ti. También puedes obtener ayuda por teléfono e instalarla tú mismo.

Puedes pagar más por tener tu sistema POS instalado de forma profesional y formación práctica para facilitarte la transición a ti y a tu personal. Sin embargo, cuánto pagarás por la instalación dependerá del proveedor y del tipo de soporte que ofrezca. Por ejemplo, puedes esperar pagar menos por la asistencia telefónica y más por la instalación y formación en persona. Además, algunos proveedores ofrecerán una tarifa fija de instalación única, mientras que otros pueden tener tarifas planas y por hora.

Sistemas de punto de venta gratuitos

Las pequeñas empresas pueden utilizar sistemas de POS gratuitos para ahorrar dinero, pero funcionan de forma diferente a las opciones de pago. El software gratuito para puntos de venta solo cobra a la empresa por transacción. Muchos proveedores tienen planes gratuitos, lo que significa que no hay cuotas mensuales, pero esto es solo para el software. Tendrás que comprar cualquier hardware que necesites. Mientras tanto, el uso del software es gratuito siempre y cuando pagues por cada transacción.

El software gratuito de sistema POS puede ser una gran opción para las pequeñas empresas que intentan ahorrar dinero. Sin embargo, si gestionan un gran número de ventas mensuales, las tarifas de transacción pueden acumularse y volverse más caras que la compra de un software de POS completo.

Qué buscar en un sistema POS

No hay una solución única para las empresas que buscan un sistema de POS. En última instancia, tendrás que tener en cuenta el tamaño de tu negocio, sus necesidades y la frecuencia de ventas. Aquí tienes algunas cosas que debes buscar en un sistema POS para tu negocio:

• Gestión de inventarios: Las empresas de venta minorista deben comprender cómo afectan las ventas al inventario para reabastecer los artículos una vez que se agotan. Los sistemas POS deberían poder ayudarte a realizar un seguimiento del inventario en función de las ventas para ayudarte a tomar mejores decisiones de compra.
• Integraciones: Si tu empresa tiene una tienda en línea, necesitarás que tu sistema POS se integre perfectamente para realizar el seguimiento del inventario y las ventas. Por ejemplo, el sistema de punto de venta de Hike te permite integrar tu tienda de comercio electrónico para facilitar las ventas a los clientes y hacer un seguimiento del inventario en línea y fuera de línea.
• Gestión de clientes: Un buen sistema de punto de venta te ayudará a gestionar las relaciones con los clientes, ya que te dirá qué fue lo último que un cliente en particular compró y cuándo. Dependiendo de tus integraciones, tu POS puede integrarse con tu software de marketing en línea para ayudarte a vender más productos en línea y fuera de línea.
• Gestión del personal: Los sistemas POS deben permitir al personal hacer todo lo que necesite para completar una transacción de manera eficiente y ayudar a atender al mayor número de clientes posible.
• Informes de ventas: Los informes de ventas pueden ayudarte a comprender el estado financiero de tu negocio. Si tienes una tienda en línea y en persona, necesitarás un sistema de POS que te pueda ayudar a realizar el seguimiento de las ventas en línea y fuera de línea.

El sistema POS forma parte integral de tu negocio, ya que elimina los procesos manuales como la suma de los recibos, el cálculo de los impuestos sobre las ventas e incluso la recopilación de correos electrónicos para una lista de correo electrónico. Los proveedores de POS ofrecen sistemas en una variedad de formatos que satisfacen tus necesidades de todo, desde un stand de pago fijo a una aplicación móvil con hardware para deslizar la tarjeta. El coste de un sistema POS depende del hardware seleccionado y de las funciones del software.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas CRM?

Los tipos más comunes de sistemas POS van desde ejecutar el software en una intranet con servidores locales a un sistema ligero que utiliza una aplicación móvil para smartphone y un lector de tarjetas portátil. El hardware utilizado en el sistema desempeña un papel importante en el coste del sistema de punto de venta, pero los costes del software POS también contribuyen al precio final del sistema POS.

POS heredado

Un POS heredado consiste en el uso de servidores y otro hardware que está conectado a través de una red local. Este sistema tiene acceso a Internet para procesar transacciones, pero todos los datos recopilados se almacenan localmente. El precio del sistema POS para un sistema heredado es el más costoso debido al hecho de que requiere unas torres informáticas para servidores, tecnología por cable o inalámbrica para conectar todo el hardware y el software POS.

POS basado en la nube El POS basado en la nube procesa las transacciones y almacena los datos en servidores remotos. El único hardware físico que se utiliza en este tipo de POS es el equipo utilizado para procesar una transacción con dinero en efectivo o tarjeta. El coste del sistema POS para un POS basado en la nube tiende a ser menos costoso que un sistema heredado. Actualmente, el 28 % de los comercios tienen previsto implementar un sistema de POS basado en la nube en el futuro.

POS híbrido

Un POS híbrido combina un sistema POS heredado con un sistema POS basado en la nube. La combinación de ambas crea una red sólida y fiable que funciona mejor con las grandes empresas con varios sistemas de punto de venta. El coste de un sistema POS de este tipo se encuentra en el extremo superior del espectro debido al hecho de que tiene que integrar una variedad de máquinas de procesamiento de pagos y recolección de datos. Sin embargo, el sistema es excelente para proteger los datos de los clientes porque la información se puede almacenar localmente si así lo deseas.

POS de tabletas

El POS de tableta funciona como un POS de mostrador y un POS móvil, según tus necesidades en ese momento. Puedes mantener la tableta en un lugar fijo o tabletas de mano para que los empleados la utilicen mientras realizan sus tareas. Uno de los usos más comunes de un POS de tabletas es en la industria de la restauración, ya que agiliza el proceso de toma de pedidos y los pagos para el personal. Este estilo de POS es ligero, ocupa un espacio mínimo y funciona bien como caja registradora. El coste del POS de la tableta tiende a ser menor que el de las opciones antiguas e híbridos, ya que una tableta puede cargar una aplicación y utilizar un lector de tarjetas externo para el procesamiento. Muchos procesadores de puntos de venta móviles son gratuitos o de bajo coste.

POS móvil

Un punto de venta móvil te libera a ti y a tus empleados de la necesidad de procesar una venta en un lugar fijo. Este tipo de sistema POS funciona con una aplicación móvil y un lector de pasar o pulsar que se conecta al teléfono a través de un cable o Bluetooth. Esto te da libertad para vender en convenciones, ferias y en cualquier otro lugar donde vendas tu inventario. Puedes hacer una venta en cualquier lugar donde tengas una conexión móvil.

¿Cuál es el sistema de POS más barato?

El sistema de punto de venta más barato es gratuito. Los proveedores de servicios comerciales a menudo ofrecen lectores/barras de tarjetas y aplicaciones de forma gratuita, luego se paga una tarifa de procesamiento de tarjeta de crédito más alta en lugar de cobrarte directamente. Es una buena manera de ahorrar en costos de hardware de POS cuando estás poniendo en marcha tu negocio y deseas ofrecer a tus clientes la comodidad de pagar con una tarjeta. Puedes empezar a aceptar tarjetas de crédito y débito en el momento en que recibas el equipo y configures la aplicación.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema POS?

Un sistema POS hace algo más que actuar como una caja registradora multifuncional. También puede ayudarte con los siguientes aspectos de la gestión de un negocio y también ayudarte a alcanzar tus objetivos de marketing con las funciones de atención al cliente con guantes blancos.

Gestión del inventario

Un sistema POS se puede combinar con una base de datos de inventario para realizar el seguimiento de los niveles de stock. Con un sistema físico, las pegatinas con códigos escaneables se aplican a los productos a la venta y se introducen en una base de datos. Cuando se escanea un artículo para su pago y se vende, el sistema POS lo marca como tal. El artículo se elimina de la columna para la venta y se introduce en la columna vendida, lo que te permite saber cuánto stock queda. Si solo vendes en línea, el POS realiza un proceso similar cuando marca un producto como vendido, lo que te permite elegir, empacar y enviar con menos esfuerzo.

Interacción con el cliente

La gestión de la información de los clientes y la mejora de tu relación con ellos es posible con el software de punto de venta que tiene funciones para ayudar a gestionar las relaciones con los clientes. El software POS recopila la información de un cliente en el momento de la venta, dándote el nombre del cliente, lo que compró y la fecha en la que compró. Puedes pedir al cliente su correo electrónico si no lo ha proporcionado y añadirlo a la tarjeta.

Una vez que hayas creado una tarjeta, puedes utilizar la información para hacer de todo, desde ofrecer recompensas de fidelidad hasta guardar sus recibos para futuras revisiones. Un sistema POS con funciones de gestión de relaciones con los clientes facilita la fidelización de los clientes y les da algo a cambio. Eleva el servicio al cliente a un nivel que es difícil de lograr al hacer todo esto a mano.

Informes

Todos los sistemas POS tienen un sistema básico de presentación de informes que te permite ver las transacciones con tu tarjeta de crédito y las tarifas de procesamiento de la tarjeta de crédito durante un período definido. El software también se puede configurar para incluir diversos informes relevantes para tu operación. Las funciones adicionales aumentarán los costes del software de punto de venta, pero vale la pena hacerlo, sobre todo en vista del tiempo ahorrado al imprimir informes y encontrar la información que necesitas en menos tiempo.

¿Cuáles son los diferentes tipos de licencias de POS?

Una licencia de POS te permite realizar una transacción a través de un portal de pago de tu elección de proveedores de POS. La licencia, también conocida como suscripción, te permite utilizar el software y el hardware siempre y cuando pagues la tarifa. Forma parte del coste del sistema de punto de venta y se cobra por separado de las tarifas de procesamiento de pago.

Licencia de un solo usuario

Necesitas una licencia de un solo usuario para un solo POS, como un POS móvil o un POS fijo. Cada terminal que procesa pagos debe tener su propia licencia para acceder al portal de pago que envía la información de la tarjeta de crédito y el importe al banco emisor de la tarjeta. También se utiliza para realizar el seguimiento de las tarifas de procesamiento de pago y asignarlas a tu cuenta.

Licencia para varios usuarios

Una empresa que tiene más de un procesador de tarjeta de crédito requiere una licencia de varios usuarios. En otras palabras, si tienes varios equipos procesando tarjetas de crédito, cada uno de ellos debe tener su propia licencia. Puedes adquirir una licencia o suscripción que tenga un número suficiente de licencias para asignar al hardware de tu POS.

Licencia de suscripción

Una licencia de suscripción consiste en un pago periódico realizado mensual, bimensual, trimestral o anualmente. Esta es una buena opción si no estás seguro sobre el futuro de tu negocio, necesitas aumentar tus puntos de venta durante un período de tiempo, o deseas cambiar a un proveedor diferente con tarifas de procesamiento de tarjeta de crédito más bajas en el futuro.

Licencia perpetua

En el caso de que tengas pensado conservar tu hardware de punto de venta a largo plazo, puede que te resulte más económico obtener una licencia permanente para todo tu hardware de punto de venta. Esto consiste en una tarifa única que se paga por adelantado al proveedor de POS por el acceso al portal de procesamiento de tarjetas de crédito y cualquier otro coste relacionado con dicho acceso. Tienes la opción de pagar por las actualizaciones, acceso a más funciones y soporte según necesites.

Una licencia basada en la nube

Una licencia basada en la nube te permite aumentar o reducir el número de terminales de POS según tus necesidades. Es similar a la opción de multilicencia, pero funciona con tabletas y otros terminales móviles. Cada proveedor de servicios comerciales tiene paquetes internos para las licencias basadas en la nube, y merece la pena mirar para encontrar la mejor oferta para este tipo de uso.

Conclusión: El coste de un sistema POS

El coste promedio de un sistema de POS para una pequeña empresa varía entre 80 y 150 USD al mes. Sin embargo, el coste de los sistemas POS varía en función de tus necesidades y de tu proveedor. Antes de comprar software o hardware, asegúrate de comprender los costes asociados al procesamiento de pagos mediante un sistema POS y cómo pueden afectar a tu negocio. Si bien es necesario un sistema de POS para tu éxito, puedes encontrar uno que se adapte a las necesidades de tu negocio sin pagar por las funciones que no necesitas.

Una vez que hayas puesto en marcha tu sistema POS, podrás integrar los datos de tus clientes con el software de automatización de marketing de Mailchimp para crear campañas de marketing y traer a tu sitio web o tienda a aquellos clientes que ya hayan realizado una compra.