Un formulaire de prise en charge client est un questionnaire conçu pour recueillir des données préliminaires sur les clients potentiels. C’est généralement la première étape du processus d’onboarding client. Les questions portent généralement sur les détails nécessaires tels que les coordonnées du client et les raisons pour lesquelles il a besoin de vos services. Chaque réponse vous aidera à décider si vous souhaitez travailler avec ce client et si vos services pourraient lui être bénéfiques.
Les formulaires de prise en charge client sont rapidement devenus un moyen populaire pour les prestataires de services spécialisés d’évaluer les nouveaux clients. Ces formulaires sont faciles à créer à l’aide d’un outil dédié et ils sont envoyés au client potentiel par e-mail. Si vous préférez travailler avec des documents papier, vous pouvez créer un formulaire personnalisé dans un logiciel de traitement de texte et l’imprimer.
Quoi qu’il en soit, commencer vos relations avec vos clients par un formulaire de prise en charge peut vous aider à gagner du temps tout en offrant une expérience d’onboarding positive. Cela signifie également que vous ne perdrez pas de temps à vous occuper de clients qui ne vous conviennent pas. Si vous acceptez le client, ces informations peuvent vous aider à vous concentrer sur ce qui est important lors de l’appel initial et à montrer que vous êtes prêt à fournir un service de qualité.
Avec une simple recherche en ligne, vous pouvez trouver le modèle parfait de formulaire de prise en charge client pour votre entreprise. Certains sites Web proposent des exemples gratuits, tandis que d’autres sont payants. Pour obtenir les meilleurs résultats, recherchez un modèle de formulaire de prise en charge client spécialement conçu pour votre secteur d’activité.
Parfois, vous pouvez également obtenir un modèle gratuit auprès d’associations professionnelles en visitant leur site Web. Cela peut être particulièrement utile si vous recherchez un modèle de formulaire de prise en charge patient qui doit être conforme à la norme HIPAA.
Ne vous contentez pas du premier modèle de formulaire de prise en charge client ou patient que vous trouvez. Recherchez-en plusieurs pour votre secteur d’activité et comparez les champs de chacun. Vous pourriez découvrir des questions manquantes qui seraient très utiles lors de l’évaluation de vos clients.
Un modèle de formulaire de prise en charge client fonctionne mieux lorsqu’il est adapté à votre secteur d’activité. Par exemple, les conseillers financiers ne posent pas les mêmes questions que les prestataires de soins de santé. S’ils le faisaient, ils ne connaîtraient pas les besoins de leurs clients potentiels et comment ils pourraient les aider.
Dans cette optique, examinons les exemples suivants de modèles de formulaires de prise en charge client afin de voir comment les différents secteurs créent les leurs.
L’American Bar Association offre de nombreuses ressources aux cabinets d’avocats, notamment des formulaires de prise en charge pour les clients juridiques. Le formulaire de prise en charge en droit de la famille recueille des informations de base sur le client, son conjoint et les enfants du foyer. En outre, il pose généralement des questions sur les modalités de garde et les informations financières, telles que les détails fiscaux spécifiques au client. Le modèle de formulaire de prise en charge peut également expliquer brièvement certains termes que les clients doivent connaître lorsqu’ils recherchent des services juridiques.
Les formulaires de prise en charge patient se concentrent principalement sur la collecte d’informations concernant les antécédents médicaux et sur l’évaluation des besoins actuels en soins de santé. L’American Massage Therapy Association met à disposition des prestataires de santé un formulaire type qui recueille les informations des patients, telles que leurs coordonnées, leur état de santé et les médicaments qu’ils prennent. Pour les services vétérinaires, le formulaire de prise en charge du Blue Pearl Pet Hospital suit une approche similaire en recueillant des informations sur le comportement de l’animal, la raison de sa visite et ses antécédents médicaux.
Les formulaires de prise en charge des courtiers en prêts hypothécaires posent généralement des questions sur la situation financière du client. L’Opportunities Credit Union utilise un formulaire qui aide ses courtiers à évaluer la capacité du client à obtenir un prêt immobilier. Il demande une brève description de leur statut de propriétaire, de leur emploi, de leurs revenus, de leurs actifs et de leurs dettes, afin d’accélérer le processus de demande.
Les formulaires de prise en charge des dirigeants de PME doivent également être en adéquation avec les besoins de service de leurs clients. Ici, le formulaire de prise en charge de Summit Digital Marketing demande au client potentiel des informations sur ses services, ses clients cibles, la valeur moyenne des commandes, le cycle de vente, l’approche publicitaire et les objectifs actuels. À titre d’exemple supplémentaire, le formulaire de prise en charge pour SHJ Wealth Advisors examine les finances du client, ses objectifs de retraite et comment il souhaite prendre soin de sa famille.
Vous trouverez des versions en ligne et imprimables lorsque vous rechercherez des exemples de formulaires de prise en charge client. Les modèles en ligne collectent les informations via un site Web. Les formulaires client imprimables sont généralement distribués sous forme de document de traitement de texte ou de PDF. Cela permet aux clients de remplir le formulaire en utilisant leur ordinateur ou en l’imprimant et en complétant chaque champ à la main.
En créant vos propres formulaires de prise en charge, vous vous assurez d’obtenir les informations pertinentes nécessaires pour évaluer efficacement vos clients et leur offrir une excellente expérience. Vous pouvez utiliser un créateur de formulaire, travailler à partir d’un modèle ou simplement partir de zéro avec votre logiciel de traitement de texte préféré.
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, suivez ces étapes pour créer un formulaire personnalisé que vous serez fier de remettre à vos clients.
La façon dont vous collaborez avec vos clients vous aidera à déterminer si vous devez utiliser un formulaire de prise en charge imprimable ou en ligne. Si vous interagissez uniquement dans l’espace numérique, un formulaire en ligne peut s’avérer plus efficace, car il vous permet d’évaluer instantanément les informations fournies par le client plutôt que d’attendre des documents papier. Les formulaires imprimables peuvent s’avérer utiles si vous souhaitez pouvoir fournir vos documents en ligne et les imprimer pour les clients potentiels qui se présentent à votre bureau.
La collecte des données des clients commence par leurs informations de base. En haut du formulaire de prise en charge, recueillez des renseignements essentiels tels que :
- Nom
- Numéro de téléphone
- Adresse électronique
- Adresse physique
- Méthode de contact préférée
- Rôle dans l’entreprise
- Police d’assurance
Le contenu de cette section de votre formulaire de prise en charge vous fournira une vue d’ensemble du client. Vous pouvez l’utiliser pour mieux les connaître et constituer leur dossier client si vous poursuivez la relation professionnelle.
Si vous êtes un prestataire de services B2B, tel qu’une agence de marketing ou un comptable, prenez le temps de vous informer sur la marque de votre client potentiel après avoir recueilli ses informations personnelles et ses coordonnées. Commencez par demander le nom de l’entreprise, l’adresse du site Web et tous les profils actifs sur les réseaux sociaux. Renseignez-vous également sur les principales catégories de produits ou de services de votre client et sur les articles les plus vendus au fil des ans.
Vous pouvez également poser des questions sur les points suivants :
Les questions dépendront bien sûr de votre secteur d’activité. Choisissez-les dans le but de recueillir les informations nécessaires pour déterminer si vous souhaitez travailler avec le client.
Étape 4 : demander au client potentiel quels sont ses objectifs et ses défis
Les questions sur les objectifs métier et les défis du client potentiel sont au cœur d’un formulaire de prise en charge bien conçu. Dans cette section, vous devez poser des questions orientées qui vous aideront à comprendre ce que les clients attendent de votre entreprise. Assurez-vous de leur laisser suffisamment d’espace pour répondre en utilisant de grands champs de saisie.
Les questions posées aux clients doivent porter sur les points suivants :
- Quels objectifs spécifiques espérez-vous atteindre avec notre aide ?
- Où voyez-vous votre entreprise dans les 3 à 5 prochaines années ?
- Quels sont les plus grands défis auxquels vous êtes actuellement confronté ?
- Prévoyez-vous l’émergence de nouveaux obstacles dans les prochaines années ?
- Pouvez-vous donner un exemple de ce à quoi le succès ressemblerait pour vous ?
Grâce à ces réponses, vous pouvez déterminer si vos services peuvent les aider à surmonter les obstacles à leur réussite. Il se peut que vous deviez explorer plus en détail leurs principaux défis au cours de la première rencontre, mais leur réponse initiale ouvrira la voie à une collaboration axée sur la recherche de solutions.
Étape 5 : évaluer les concurrents de votre client potentiel
Vous devez comprendre les défis auxquels vos clients potentiels sont confrontés avant de pouvoir décider si vous êtes en mesure de les aider.
Pour le savoir, posez quelques questions dans le formulaire de prise en charge pour savoir qui sont les principaux concurrents et ce qu’ils font différemment de votre client potentiel. Demandez également quelles sont les forces et les faiblesses de leurs concurrents et quels produits ou services se démarquent le plus.
Si votre client potentiel n’est pas sûr de lui, vous pouvez effectuer une très brève analyse de la concurrence pour identifier les trois principaux concurrents dans son secteur d’activité. Ce processus vous permettra de voir comment l’entreprise se situe et ce qu’elle doit faire pour battre la concurrence.
Étape 6 : acquérir une compréhension plus claire de leur budget
En demandant le budget de votre client, vous confirmerez s’il a les fonds disponibles pour couvrir le coût de vos services. Si ce n’est pas le cas, il est préférable d’oublier cette opportunité. Il ne conviendra tout simplement pas en tant que client.
Dans certains cas, vous pourriez être en mesure de proposer des solutions plus économiques temporairement. Ensuite, si son budget se libère, il peut augmenter progressivement son niveau de service comme il l’entend.
Comprendre le processus de prise en charge client
La qualité de votre formulaire dépend de votre processus de prise en charge client. Assurez-vous d’être prêt à faire passer les clients aux prochaines étapes en créant un processus spécifique à suivre à chaque fois.