Nous avons probablement tous été dans des situations où les choses ne se sont pas déroulées comme prévu. Bien que personne ne souhaite que des plans soigneusement établis se passent mal, le fait d'avoir un plan B vous garantit de pouvoir faire face à la plupart des événements imprévus. Il est particulièrement crucial de se préparer à une action alternative dans un contexte commercial où l'inattendu peut se produire à tout moment.
Qu'est-ce que la planification d'urgence ?
Un plan d'urgence est un plan d'action clairement défini qui peut aider toute organisation à gérer les risques commerciaux potentiels, à assurer la continuité des activités, puis à reprendre les opérations commerciales normales aussi rapidement que possible.
Pourquoi est-il important de créer des plans d'urgence ?
Il est généralement peu probable qu'un événement défavorable se produise. Cependant, en tant que dirigeant d'entreprise, disposer d'un plan d'urgence pour différents scénarios peut vous donner la tranquillité d'esprit qu'une intervention d'urgence est mise en place si les choses tournent mal. Avec ce type de plan de sauvegarde, la reprise après sinistre sera un processus beaucoup plus fluide et les opérations normales pourront rapidement reprendre.
Par exemple, personne ne peut prédire avec précision quand les catastrophes naturelles se produiront ou quand des événements mondiaux comme la pandémie de coronavirus vont frapper. Dans ce dernier cas, presque toutes les entreprises ont été confrontées à des difficultés, quels que soient leur taille ou leur secteur d'activité, mais les entreprises qui avaient des plans d'urgence ont pu se remettre sur pied plus tôt.
En plus de fournir des conseils lors d'événements inattendus externes, un plan d'urgence doit également s'étendre à d'éventuels événements internes, tels que les violations de données, les pénuries de personnel, les temps d'arrêt des logiciels ou le déclin des relations commerciales.
Un plan d'urgence ne doit pas seulement couvrir un événement négatif. Idéalement, vous devez également avoir un plan d'action en place pour les situations de croissance ou d'amélioration, par exemple, en cas d'augmentation soudaine des demandes des clients ou si vous identifiez une opportunité de marché spéciale.
Qu'est-ce qui différencie un plan d'urgence des autres types de planification des risques ?
Plan de continuité des activités
Un plan de continuité d'activité est une solution temporaire qui garantit que votre entreprise est en mesure de continuer à fonctionner même après la perturbation des opérations. Par exemple, si vous êtes soudainement incapable d'accéder à votre espace de bureau, un plan de continuité d'activité consisterait à investir dans un logiciel qui permettrait à vos employés de travailler de chez eux jusqu'à ce que de nouveaux locaux puissent être sécurisés.
Sinon, un plan d'urgence déclenche une ligne de conduite en réponse à un incident spécifique. Par exemple, un plan d'urgence pour la perte d'un énorme client serait différent d'un plan traitant d'un accident des systèmes d'information.
Plan de reprise après sinistre
Bien qu'un plan d'urgence soit une stratégie proactive, un plan de reprise après sinistre est réactif et doit faire partie de toute politique d'urgence pour rétablir les opérations de votre entreprise. Cela peut inclure des stratégies de récupération, telles que l'accès continu aux données et l'infrastructure informatique, afin que votre entreprise fonctionne à un niveau proche de celui qu'elle avait avant la catastrophe.
La reprise après sinistre et la planification de la continuité des activités sont toutes deux plus étroites qu'un plan d'urgence. Cela concerne principalement les questions opérationnelles dans votre organisation afin que vous puissiez vous remettre d'une catastrophe le plus rapidement possible.
Plan de gestion de crise
Tout comme la reprise après sinistre, un plan de gestion de crise est plus axé sur la réponse en temps réel après une crise, par rapport à la planification préventive nécessaire pour un plan d'urgence. Une brève note sur la manière de différencier les catastrophes des crises : une catastrophe survient soudainement, tandis qu'une crise se développe au fil du temps (que ce soit rapidement ou lentement).
Il est impossible de se préparer à chaque éventualité malgré vos meilleures tentatives pour mettre en place les stratégies de récupération les plus approfondies. Les événements qui se produisent peuvent ne pas s'intégrer parfaitement à votre plan d'urgence. Dans ces situations, la seule façon de procéder est de modifier rapidement le plan d'urgence.
Lorsque les entreprises doivent faire preuve de réactivité et s'adapter à des scénarios inattendus, c'est là que la gestion de crise, c'est-à-dire la gestion globale des situations d'urgence, entre en jeu.
Plan de gestion des risques
Les risques sont toujours présents dans le monde des affaires. Un plan de gestion des risques est similaire à un plan d'urgence, car il est également de nature proactive. Cependant, avec la gestion des risques, vous disposez d'un plan d'action pour empêcher les crises potentielles de se produire, tout en réduisant l'impact de ces crises si elles se produisent.
Un plan d'urgence ne démarre qu'une fois qu'un événement négatif donné devient inévitable ou qu'il y a suffisamment de signes avant-coureurs pour déclencher une réponse d'urgence.
Pièges à éviter lors de la création du plan d'urgence de votre entreprise
Ne pas budgétiser votre plan d'urgence commercial
Un plan d'urgence doit inclure un fonds d'urgence, qui met de côté une certaine quantité de ressources (p. ex., argent, personnes, temps) pour couvrir les coûts imprévus. Il est judicieux de décider ce montant au préalable avec votre équipe ou d'autres parties prenantes pour éviter les litiges futurs.
Résistez à la tentation de réduire ces fonds même en période de crise budgétaire. Si quelque chose ne va pas, vous devrez expliquer à la direction ce qui est arrivé à votre plan d'urgence.
Pas assez de soutien
Bien que la planification d'urgence semble être une bonne idée, tout le monde ne sera pas d'accord pour dire que c'est nécessaire. Avant de commencer quoi que ce soit, renseignez-vous sur le niveau de réceptivité des parties prenantes de votre entreprise. Si vous ne parvenez pas à identifier suffisamment de cadres qui pensent que c'est important, ne perdez pas votre temps et vos efforts à en créer un.
Ne pas mettre à jour les plans d'urgence
Les plans d'urgence doivent être mis à jour régulièrement pour tenir compte des nouveaux risques, des changements dans les politiques gouvernementales et des bouleversements dans la structure organisationnelle. En bref, ils doivent rester à jour et à durée indéterminée. Programmez des rappels deux fois par an pour examiner le plan existant et apporter des modifications si nécessaire.
Votre processus de planification d'urgence en 10 étapes
Étape 1 : Créez une déclaration de politique de planification d'urgence
Une déclaration de politique de planification d'urgence est un document formel qui décrit les objectifs d'urgence pour votre organisation, comme le retour aux opérations normales à un certain moment. Une déclaration de politique exprime également l'autorité et donne les conseils nécessaires aux parties prenantes pour créer un plan d'urgence.
Elle doit essentiellement répondre aux questions "Qu'est-ce que la planification d'urgence ?" "Comment dois-je procéder pour faire cela ?" et "qu'est-ce que les parties prenantes peuvent attendre d'un plan d'urgence ?"
Étape 2 : Effectuez une analyse d'impact sur l'entreprise
Une analyse d'impact commercial (BIA) est utilisée pour déterminer l'impact potentiel, opérationnel et financier, d'un événement perturbateur dans votre organisation. Ce faisant, vous serez en mesure de reconnaître les systèmes, composants et processus qui sont essentiels à vos fonctions commerciales, et donc d'identifier vos priorités de récupération en cas d'urgence.
Étape 3 : Effectuez une évaluation complète des risques
Chaque organisation a son ensemble unique de risques potentiels, qui peuvent être identifiés par une évaluation des risques. Après avoir mis en œuvre une BIA, vous saurez maintenant quelles sont vos opérations critiques pour votre entreprise. Pour obtenir encore plus d'idées, programmez une séance de brainstorming avec votre équipe de direction et/ou d'autres parties prenantes.
Ensuite, vous devez identifier les menaces qui pourraient nuire à chacune de ces opérations, par exemple, un problème technique ou un changement dans les réglementations commerciales. Une fois que toutes ces données ont été collectées, placez-les dans un registre des risques, un tableau des risques qui vous permet de suivre vos risques et toutes les informations que vous devez connaître à leur sujet.
Étape 4 : Classez les principaux risques pour votre entreprise
Une fois que vous avez tous vos risques potentiels, il est temps d'évaluer leur impact sur votre organisation. Posez-vous les questions clés suivantes :
- Quelle est la probabilité que ces risques se produisent ?
- Comment ces risques affecteraient-ils votre entreprise ?
- Quel est le niveau de gravité de chaque risque ?
Une façon de classer les risques est d'utiliser une évaluation qualitative des risques, qui ordonne chaque risque en fonction de sa probabilité d'avoir lieu ainsi que de son impact potentiel. Une autre méthode courante est l'évaluation quantitative des risques, qui estime le coût de chaque risque pour votre entreprise et classe les résultats du plus coûteux au moins coûteux.
Étape 5 : Rédigez une ébauche des plans d'urgence pour les risques prioritaires
Vous allez maintenant commencer à créer un plan d'urgence pour les risques prioritaires les plus élevés pour votre organisation, à savoir ceux qui sont les plus susceptibles de se produire et de causer le plus de dommages. Décrire les actions réelles nécessaires pour faire face à une catastrophe et inclure des contrôles préventifs qui peuvent réduire les effets des perturbations.
Un exemple d'événement moderne et préjudiciable pour la plupart des entreprises serait une violation des systèmes d'information. Les contrôles préventifs de cette situation consisteraient à investir dans un logiciel antivirus de bonne qualité, à s'assurer que votre logiciel est régulièrement mis à jour, à créer des mots de passe forts et à faire sauvegarder les fichiers sur site.
En ce qui concerne le plan réel, ces stratégies et procédures d'urgence sont généralement adaptées au niveau d'impact sur la sécurité du système et aux exigences de récupération.
Étape 6 : Obtenir l'adhésion des parties prenantes
Après avoir créé une première ébauche de votre plan d'urgence, il est temps d'obtenir l'approbation des parties prenantes. Étant donné que les plans d'urgence impliquent généralement les employés et la direction de votre entreprise, il sera extrêmement difficile de les mettre en œuvre sans un soutien adéquat. Obtenir l'approbation bien à l'avance signifie également que les plans peuvent être mis en œuvre immédiatement après un incident.
Étape 7 : Distribuez vos plans d'urgence et rendez-les facilement accessibles à l'ensemble de votre organisation
Les plans d'urgence sont généralement à l'échelle du service ou de l'entreprise. En les plaçant dans un dossier public partagé avec un nom de document clair, vous vous assurez que tout le monde y aura facilement accès en cas d'urgence.
Étape 8 : Formez vos employés
Après avoir posé toutes les bases, vous pouvez passer à l'étape d'exécution. Il est essentiel que les parties qui ont des rôles dans votre plan d'urgence connaissent leurs responsabilités dans chaque scénario de risque. Une fois que tout le monde aura été correctement formé, chacun d'entre eux sera prêt à agir rapidement en cas d'urgence.
Une formation doit également être dispensée aux nouveaux employés afin qu'ils sachent ce qu'est la planification d'urgence, ce qu'elle implique et ce qu'ils pourraient avoir à se préparer à faire à l'avenir.
Étape 9 : Testez vos plans d'urgence
En cas de catastrophe réelle, vos plans d'urgence seraient-ils efficaces ? Il n'y a qu'une seule façon de le savoir, et c'est grâce aux tests de plan. Prévoyez du temps pour passer en revue les procédures de chaque plan d'urgence comme si chaque scénario d'urgence avait vraiment lieu.
Cela validera non seulement les capacités de récupération de chaque plan, mais montrera également s'il existe des défaillances ou des lacunes, qui peuvent ensuite être améliorées.
Étape 10 : Examinez et révisez continuellement vos plans d'urgence
Les gestionnaires intelligents savent qu'il ne suffit pas de créer un plan d'urgence. Le maintien du plan est plus difficile et demande plus d'efforts, mais c'est ce qui le rend d'autant plus important. La gestion des risques est un processus continu, et vous devez maintenir votre plan à jour lorsque les risques ou les exigences commerciales changent.
Assurez d'abord la continuité de votre activité.
Une planification d'urgence complète vous permettra d'être prêt à gérer tous les risques liés à la gestion d'une entreprise. Qu'il s'agisse de catastrophes naturelles, d'accidents sur le lieu de travail, d'instabilité financière, de logiciels malveillants, ce ne sont là que la partie émergée de l'iceberg des choses qui peuvent mal tourner. Mais, avec un plan d'urgence testé, vous pouvez vous préparer efficacement à tout ce qui pourrait arriver.