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Ad‑hoc‑Analysen: Was versteht man darunter?

Die Ad‑hoc‑Berichterstattung ist ein wertvolles Business‑Tool für schnelle Datenanalysen. Erfahre hier mehr über Ad‑hoc‑Berichte, einschließlich ihrer Vorteile und Best Practices.

Ad-hoc-Berichte werden nach Bedarf erstellt, getrennt von den Routineberichten. Sie werden häufig genutzt, um spezifische Fragen zu beantworten oder Daten für eine eindeutige Situation bereitzustellen, wie zum Beispiel die Analyse der Kaufhistorie von Kunden oder das Erstellen einer Liste von langjährigen Mitarbeitern.

Ad-hoc-Berichte werden in der Regel mit BI-Tools erstellt. Benutzer haben Echtzeit-Zugriff auf Daten und können flexibel ihre eigenen Berichte und Dashboards erstellen, ohne auf IT-Support warten zu müssen.

Dies macht die Ad-hoc-Berichterstattung zu einem leistungsstarken Instrument für die Beschaffungsanalyse, das dabei hilft, Ineffizienzen zu erkennen, Prozesse zu rationalisieren und Budgets zu optimieren, indem es Einblicke in Ausgabenmuster und die Leistung von Lieferanten gewährt.

Daten haben schon immer die Entscheidungen von Unternehmen beeinflusst, aber sie spielen eine immer wichtigere Rolle bei der Ausrichtung eines Unternehmens in nahezu jedem Aspekt seiner Tätigkeit. Von den Arbeitsstunden der Mitarbeiter bis zur Höhe der gezahlten Steuern auf die Einnahmen wird alles erfasst. Die daraus resultierenden Daten werden in einem Bericht organisiert, um bisher verborgene Informationen einfach zu lesen, zu recherchieren und aufzudecken.

Die Zusammenfassung dieser Daten in einem Bericht kann einige Zeit in Anspruch nehmen, weshalb die Erstellung von Berichten zu bestimmten Terminen und in bestimmten Abständen zur Routine geworden ist. Ein Ad-hoc-Bericht wird außerhalb des Veröffentlichungszyklus erstellt und ist hinsichtlich der enthaltenen Informationen unvollständig. Ein unvollständiger Bericht ist allerdings immer noch nützlich in Bezug auf die darin enthaltenen Informationen.

Ad-hoc-Berichte liefern Daten, auf die schnell reagiert werden kann, wenn eine Kategorie nicht die gewünschten Ergebnisse zeigt, wenn nicht genügend Personal für ein Projekt vorhanden ist und wenn ein Aktionsplan erfolgreich ist. Du versuchst immer noch herauszufinden, was ein Ad-hoc-Bericht ist? Lies weiter, um mehr über die Ad-hoc-Berichterstattung zu erfahren und darüber, wie sie dir und deinem Unternehmen Vorteile bringen.

Was ist Ad-hoc-Berichterstattung?

Die Bedeutung des Begriffs „ad hoc“ im Geschäftsleben bezieht sich auf die Anforderung eines bestimmten Datensatzes aus einer Datenbank vor dessen regulären Fälligkeitsdatum. Es kann für die Datenprofilierung oder die Verfolgung der Ergebnisse verschiedener Marketingstrategien verwendet werden. Mit der Ad-hoc-Berichterstattung kannst du die neuesten Informationen aus allen Kategorien und Prozessen eines Unternehmens abrufen und damit fundierte Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen.

Was ist eine Ad-hoc-Analyse?

Eine Ad-hoc-Analyse ist die Untersuchung eines Berichts, um Informationen zu ermitteln, die zur Erstellung eines Aktionsplans verwendet werden können. Das wird als Business Intelligence-Prozess bezeichnet, weil es Einblicke in den aktuellen Status einer Kategorie bietet. Die Informationen in dem Bericht helfen dem Unternehmen, sich einen Überblick über die Vorgänge zu verschaffen und einen Einblick in seine Leistung zu erhalten. Von dort aus können die Benutzer bei Bedarf Änderungen vornehmen, Pläne anpassen und auf einer erfolgreichen Strategie aufbauen.

Ad-hoc- vs. Standardberichterstattung und -analyse

Ad-hoc- und Standardberichte sind in Bezug auf ihren Inhalt ähnlich und werden beide für Business-Intelligence-Zwecke verwendet. Der Unterschied zwischen ihnen hängt von der Art der Daten und Zeiträume ab, die der Benutzer sucht.

Standardberichte

Ein Standardbericht wird regelmäßig erstellt und liefert bei jedem Fälligkeitstermin die gleichen Informationen. Zum Beispiel wird jedes Quartal ein Bericht für eine bestimmte Kategorie benötigt, der Daten vom Anfang bis zum Ende des vorherigen Quartals liefern muss. Das bedeutet, dass der Bericht am Tag nach Quartalsende zugestellt wird und einen vorhersehbaren Datensatz enthält.

Die Empfänger wissen, dass der Bericht an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit auf ihrem Desktop verfügbar ist und kennen im Voraus die Kategorie, aus der die Daten stammen. Sie wissen auch, dass sie einen bestimmten Datensatz für verschiedene Zwecke analysieren und verwenden werden.

Ad-hoc-Berichte

Diese Berichte sind flexibel, da sie zum Abrufen von Daten aus allen gewünschten Kategorien und Zeiträumen verwendet werden können. Es gibt keine Wartezeiten bis zum Abschluss einer festgelegten Periode, und die gesuchten Informationen können vom Benutzer beliebig verwendet werden. Der Benutzer benötigt möglicherweise die Informationen, um seine Akquiseaktivitäten zu optimieren oder festzustellen, wie weit eine Abteilung von der Erreichung ihrer Umsatzziele entfernt ist.

Vollständigen Bericht herunterladen

Ad-hoc-Berichte sind in Business-Intelligence-Programmen unverzichtbar, da sie schnelle, umsetzbare Erkenntnisse liefern. Sie helfen Unternehmen, agil zu bleiben, indem sie aktuelle Informationen zu verschiedenen Projekte bereitstellen, sodass Entscheidungsträger schnell handeln können.

Hier erfährst du, wie dein Unternehmen von der Ad-hoc-Berichterstattung profitiert:

  • Gesteigerte Effizienz: Ad-hoc-Berichte ermöglichen es Unternehmen, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) im laufenden Betrieb zu überwachen, und steigern so die Effizienz. KPIs können Kennzahlen aus Vertrieb, Marketing und Finanzen umfassen und eine zeitnahe Momentaufnahme der Leistung bieten, ohne auf Standardberichte warten zu müssen.
  • Kosteneinsparungen: Ad-hoc-Berichte sparen Zeit und Ressourcen, da sie sofortige Daten liefern. Dies ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und verringert die Ausfallzeiten. Wenn zum Beispiel ein Quartalsbericht in der Mitte des Quartals benötigt wird, kann die Ad-hoc-Berichterstattung die benötigten Daten sofort liefern.
  • Verbesserte Kommunikation: Ad-hoc-Berichte können auf spezifische Datensätze zugeschnitten werden, sodass alle Teammitglieder auf demselben Stand sind. Diese Anpassung verringert Verwirrung und verbessert die Zusammenarbeit.
  • Flexibilität: Im Gegensatz zu festen Standardberichten können Ad-hoc-Berichte individuell angepasst werden, um alle relevanten Daten abzurufen. Benutzer können ihre Parameter wie Datumsbereiche definieren, um präzise, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Informationen zu erhalten.

Herausforderungen der Ad-hoc-Berichterstattung

Die Methode der Ad-hoc-Berichterstattung ist in vielerlei Hinsicht von Vorteil für ein Unternehmen, aber sie birgt auch Herausforderungen, die diese Methode untergraben können.

Es ist wichtig, die gesuchten Daten klar zu definieren, um zu vermeiden, dass du bei der Analyse in die falsche Richtung steuerst. Ein weiteres Problem bei Ad-hoc-Berichten ist die Konsistenz. Jeder, der Zugriff auf die Daten benötigt, muss denselben Datensatz erhalten, um sicherzustellen, dass seine Schlussfolgerungen mit denen aller anderen übereinstimmen.

Nicht zuletzt muss der Einsatz von Ad-hoc-Berichten mit traditionellen oder standardisierten Berichten abgeglichen werden. Wenn du dich zu sehr auf Ad-hoc-Daten verlässt, kann das zu verzerrten Wahrnehmungen und Schlussfolgerungen führen, die nicht mit den Informationen übereinstimmen, die in einem traditionellen Bericht erfasst und organisiert wurden.

Allerdings kannst du die mit der Ad-hoc-Berichterstattung und -Analyse verbundenen Risiken minimieren, indem du ein Tool für die Ad-hoc-Berichterstattung verwendest. Mit dieser Technologie kannst du Ad-hoc-Berichte schnell, einfach und präzise erstellen.

Best Practices für die Ad-hoc-Berichterstattung

Bevor du die Parameter für einen Ad-hoc-Bericht erstellst, musst du dir darüber im Klaren sein, was du nach Abschluss des Prozesses erhalten wirst. Denke daran, dass der Prozess der Berichterstattung noch nicht abgeschlossen ist und dass die gelieferten Informationen kein vollständiges Bild ergeben werden.

Wenn du dich an Best Practices hältst, kannst du den größten Nutzen aus den Datensätzen ziehen und ihren Kontext im folgenden Bericht beibehalten. Zu den Best Practices gehören:

  • Sei dir über die Frage im Klaren, die der Bericht beantworten soll.
  • Lege die Ziele fest, die du mit den erfassten Daten erreichen möchtest.
  • Erstelle ein einfaches Layout, das es dem Betrachter leicht macht, die benötigten Daten zu finden.
  • Verwende eine vorgefertigte Vorlage oder erstelle eine, um die Daten im Layout zu definieren.
  • Sorge dafür, dass die Berichte einfach und unkompliziert sind, damit alle Benutzer die dargestellten Informationen verstehen und nachvollziehen können.
  • Achte bei der Erläuterung deiner Punkte auf das Maß an Detailgenauigkeit.
  • Visualisiere die Daten so gut wie möglich, um das Anzeigen und Zuordnen zu erleichtern.
  • Erleichtere dem Benutzer den Zugriff auf konsolidierte Datenpunkte.

Das übergeordnete Thema für Best Practices in der Ad-hoc-Berichterstattung ist es, das Ganze möglichst einfach zu halten. Du konzentrierst dich auf einen bestimmten Datensatz, und die Benutzer, die dem Bericht zugewiesen wurden, verstehen möglicherweise nicht immer, was du ihnen zeigen möchtest. Die Aufschlüsselung der Informationen in visuelle Darstellungen und die Bereitstellung von Erklärungen helfen allen dabei, nachzuvollziehen und zu verstehen, wie sie ihren Teil des Projekts effektiv ausführen können.

Indem du sicherstellst, dass du die oben genannten Best Practices befolgst, kannst du die Ad-hoc-Berichterstattung auf verschiedene Arten verwenden. Dazu gehört, Hindernisse zu identifizieren, um deine Strategie zu verbessern, dein Budget festzulegen und anzupassen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, die sich auf deinen Betrieb auswirken.

Erfolgreich mit benutzerdefinierten Ad-hoc-Berichten

Wenn du verschiedene Prozesse durch Ad-hoc-Berichte verbesserst, kannst du viel gewinnen. Die Maßnahme kann auf jeden Geschäftsbereich angewendet werden, der Berichte verwendet, um bestimmte Daten zu finden – von einem neuen Automatisierungsprozess bis hin zur Aufdeckung von Problemen, die Kundenzufriedenheit behindern. Ad-hoc-Berichterstattung funktioniert für alle Geschäftsarten, spart Zeit und Geld und erleichtert die Lösung von Problemen.

Ad-hoc-Berichterstellungstools sind wertvoll, und wir bei Mailchimp erkennen den Nutzen verschiedener Tools, die deine Geschäftsprozesse verbessern. Deshalb bieten wir Berichte und Analysen an, die mit Ad-hoc-Analyse- und Berichtstechniken arbeiten. Wir möchten dir dabei helfen, ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen. Starte noch heute und gewinne mit unserer Ad-hoc-Berichterstattungssoftware ein tieferes Verständnis für deine Marketingstrategien.

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