Event‑Marketing vom Konzept bis zur Fertigstellung

Event-Marketing verstehen

Event-Marketing bedeutet, dass du Veranstaltungen organisierst oder an ihnen teilnimmst, um ein Produkt, eine Dienstleistung, eine Marke oder sonst etwas zu bewerben.

Veranstaltungen können verschiedene Formen annehmen, darunter Firmenveranstaltungen wie Webinare, Messen, Seminare, Workshops und Produkteinführungen. Warum ist Event-Marketing wichtig?

Event-Marketing schafft unvergessliche Erlebnisse, die bei den Teilnehmern Anklang finden, was zu einer gesteigerten Markenbekanntheit, Kundentreue und Geschäftswachstum führt.

Es gibt drei Hauptarten des Event-Marketings:

• Persönliche Veranstaltungen: Diese traditionellen Präsenzveranstaltungen ermöglichen eine direktere Interaktion zwischen Unternehmen und Kunden. Beispiele hierfür sind Messen, Konferenzen und Produktvorführungen.
• Virtuelle Veranstaltungen: Wir leben in einer zunehmend digitalen Welt, und Online-Veranstaltungen sind immer beliebter geworden. Zu diesen virtuellen Veranstaltungen können Webinare, virtuelle Konferenzen und live gestreamte Produkteinführungen gehören. Virtuelle Veranstaltungen sind weniger ressourcenintensiv, weil du keinen Veranstaltungsort buchen musst. Du recherchierst digitale Tools, um deine Veranstaltung virtuell auszurichten, die Teilnehmenden zu verwalten und ein Online-Engagement zu ermöglichen.
• Hybride Veranstaltungen: Hybride Events kombinieren Elemente von Präsenzveranstaltungen mit virtuellen Veranstaltungsplattformen und bieten Flexibilität und eine größere Reichweite, da sie sowohl physische als auch Online-Teilnehmer ansprechen.

Unabhängig davon, welche Art von Event-Marketing du wählst, geben dir diese Erlebnisse die Möglichkeit, der Welt die Persönlichkeit, Werte und das Fachwissen deiner Marke auf eine Weise zu präsentieren, mit der traditionelle Marketingkanäle oft nicht mithalten können. Durch die Schaffung immersiver Erlebnisse können Unternehmen stärkere Bindungen aufbauen, die das Vertrauen und die Loyalität erhöhen.

Bevor du mit der Planung deines besonderen Events beginnst, solltest du klare Ziele festlegen. Das Festlegen spezifischer, messbarer Ziele leitet all deine Entscheidungen und stellt sicher, dass deine Veranstaltung mit deiner gesamten Geschäftsstrategie übereinstimmt.

Gängige Ziele für Event-Marketing sind:

• Lead-Generierung: Erfassung von Kontaktinformationen und Qualifizierung potenzieller Kunden für zukünftige Veranstaltungen und Verkaufschancen
• Markenwerbung: Steigerung der Bekanntheit und Sichtbarkeit Ihrer Marke bei Ihrer Zielgruppe
• Kundenbindung: Verbesserung der bestehenden Kundenbeziehungen deiner Marke und Aufbau von Loyalität durch interaktive Erlebnisse.
• Produkt- oder Dienstleistungseinführung: Einführung eines neuen Angebots auf dem Markt und Erwecken von Begeisterung bei potenziellen Kunden
• Durchdachtes Leadership: Positionierung deines Unternehmens als Branchenexperte durch Bildungsinhalte und aufschlussreiche Diskussionen

Deine Event-Marketingziele sollten mit den allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen. Um sicherzustellen, dass deine Veranstaltungsstrategie die Vision deines Unternehmens unterstützt, beachte die folgenden Tipps:

• Identifiziere deine langfristigen Geschäftsziele: Finde heraus, wie Event-Marketing diese Ziele unterstützen und dazu beitragen kann.
• Beziehe wichtige Interessenvertreter ein: Binde Vertreter aus verschiedenen Abteilungen ein, um sicherzustellen, dass deine Veranstaltungsziele verschiedene Aspekte deines Unternehmens berücksichtigen und unternehmensweite Unterstützung erhalten.
• Priorisiere Ziele: Ordne deine Ziele nach ihren potenziellen Auswirkungen auf dein Unternehmen ein und weise Ressourcen zu, um die Effektivität deiner Veranstaltung zu maximieren.

Schritt 2: Deine Zielgruppe identifizieren

Zu wissen, wer deine Veranstaltungsteilnehmer sein könnten, ist entscheidend, um eine Veranstaltung zu schaffen, die Anklang findet und einen Mehrwert bietet. Du musst deine Zielteilnehmer recherchieren und definieren, um deine Zielgruppe zu verstehen.

Analysiere deine bestehenden Kunden, um gemeinsame Merkmale und Vorlieben zu finden. Diese Grundlage kann erweitert werden, indem Umfragen oder Interviews mit potenziellen Teilnehmenden durchgeführt werden und Einblicke in ihre Interessen und Probleme gesammelt werden.

Ergänze dieses direkte Feedback mit Social-Media-Listening-Tools, um breitere Gespräche und Trends in deiner Branche zu verstehen. Vergiss nicht, Daten aus früheren Veranstaltungen oder Marketingkampagnen zu nutzen – diese historischen Informationen können wertvolle Erkenntnisse für deine Zielgruppenanalyse liefern.

Sobald du diese Informationen gesammelt hast, kannst du das Veranstaltungserlebnis an die Vorlieben deiner Zielgruppe anpassen. Das bedeutet, dass du Redner oder Moderatoren auswählst, die den Interessen und dem Fachwissen deiner Zielgruppe entsprechen.

Die Wahl des Veranstaltungsortes oder der virtuellen Plattform sollte mit den Erwartungen und technischen Fähigkeiten deiner Zielgruppe übereinstimmen. Achte bei der Gestaltung von Veranstaltungsinhalten und -aktivitäten auf die spezifischen Herausforderungen und Ziele deiner Zielgruppe. Dieser zielgerichtete Ansatz sollte sich auch auf deine Marketingbotschaften erstrecken, die direkt auf die Motivationen und Probleme deiner Zielgruppe eingehen.

Nutze außerdem die Informationen, die du über dein Publikum gelernt hast, um es zu segmentieren und personalisierte Event-Marketing-Kampagnen zu erstellen. Indem du deine Zielgruppe auf der Grundlage gemeinsamer Merkmale oder Verhaltensweisen in kleinere Gruppen aufteilst, kannst du gezieltere Botschaften und Erlebnisse erstellen.

Die Segmentierung sollte deine Wahl der Marketingkanäle und -taktiken für jede Gruppe beeinflussen. Miss bei der Umsetzung deiner Kampagne die Engagement- und Rücklaufquoten der verschiedenen Segmente. Diese Daten ermöglichen es dir, deinen Ansatz im Laufe der Zeit zu verfeinern und sicherzustellen, dass dein Event-Marketing mit jeder Iteration effektiver wird.

Eine erfolgreiche Event-Marketing-Strategie ist wie eine gut geölte Maschine, bei der alle Komponenten harmonisch zusammenarbeiten, um den Erfolg deines Events zu gewährleisten.

Dein Veranstaltungskonzept ist der Grundstein deiner gesamten Strategie. Sie sollte mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmen und bei deiner Zielgruppe Anklang finden. Sobald du dein Konzept gefestigt hast, wird es zur treibenden Kraft für alle weiteren Entscheidungen.

Wenn dein Konzept steht, erstelle einen detaillierten Zeitplan. Dieser Zeitplan ist nicht nur eine To-Do-Liste, sondern auch ein Leitfaden, um sicherzustellen, dass jeder Aspekt deines Events zur richtigen Zeit ausgeführt wird. Dein Zeitplan sollte wichtige Meilensteine für die Genehmigung von Budgets, den Start von Marketingkampagnen und Fristen für die Zusammenarbeit enthalten.

Dein Budget ist sowohl mit deinem Zeitplan als auch mit deinem Konzept verknüpft. Weise bei der Entwicklung deines Zeitplans jeder Phase Budgetzuweisungen zu. Dieser Ansatz stellt sicher, dass deine finanziellen Ressourcen auf dein Veranstaltungskonzept abgestimmt sind und effektiv über deinen Zeitplan verteilt werden.

Denke daran, dass dein Budget alles beeinflusst, vom Umfang deines Event-Marketingprogramms bis zum Umfang deiner Marketingbemühungen. Es bestimmt das Format der Anbieter, die du beauftragen kannst, die Reichweite deiner Werbeaktivitäten und die Arten von Kooperationen, die du anstreben kannst.

Die Zusammenarbeit mit Anbietern, Sponsoren und Partnern ist ein weiterer wichtiger Aspekt deiner Marketingstrategie für Veranstaltungen. Diese Beziehungen können dein Veranstaltungskonzept verbessern, deine Werbereichweite erhöhen und durch Sponsoring oder Sachleistungen sogar bei der Budgetplanung helfen.

Bei der Suche nach Kooperationen:

• Wähle Anbieter, deren Dienstleistungen zum Veranstaltungskonzept passen und dieses ergänzen.
• Such nach Sponsoren, deren Markenwerte das Thema deiner Veranstaltung widerspiegeln.
• Gehe eine Partnerschaft mit anderen Unternehmen oder Influencern ein, die deine Werbemaßnahmen verstärken können.

Jede Zusammenarbeit sollte unter dem Gesichtspunkt betrachtet werden, wie sie zu deinen allgemeinen Veranstaltungszielen beiträgt, in deinen Zeitplan passt, mit deinem Budget übereinstimmt und deine Werbemaßnahmen verstärkt.

Schritt 4: Werbung für dein Event

Die Bewerbung deiner Veranstaltung erfordert koordinierte Bemühungen über mehrere Kanäle hinweg, die alle zusammenarbeiten, um Begeisterung zu erzeugen, Registrierungen zu fördern und Teilnehmer zu binden. Das ultimative Ziel ist es, die Besucherzahlen an Veranstaltungen zu erhöhen. Für deine Eventwerbung solltest du einen Mix aus Kanälen nutzen, beispielsweise:

• Website: Nutze deine Website oder erstelle eine separate Landingpage , um deine Veranstaltung zu bewerben und potenziellen Kunden eine Möglichkeit zu geben, sich zu registrieren. Auf dieser Landing Page für das Event-Marketing kannst du detaillierte Informationen über die Veranstaltung bereitstellen, den Mehrwert für die Teilnehmer aufzeigen, eine überzeugende Agenda oder eine Liste der Redner präsentieren, einfache Anmeldeoptionen anbieten und Leads durch Newsletter-Anmeldungen oder herunterladbare Inhalte zum Thema der Veranstaltung gewinnen.
• Soziale Medien: Nutze Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn und X, um einen gleichbleibenden Nervenkitzel zu erzeugen. Teile Inhalte hinter den Kulissen, Highlights der Referenten und Countdown-Posts, um die Vorfreude zu steigern. Erstell Event-Hashtags, um Gespräche zu vereinheitlichen und das Engagement plattformübergreifend zu verfolgen.
• E-Mail-Marketing: Diese Strategie ist dein direkter Draht zu potenziellen Teilnehmern. Erstelle eine Reihe von E-Mails, die die Empfänger von der Sensibilisierung bis zur Registrierung begleiten. Personalisiere Inhalte basierend auf Empfängersegmenten (z. B. frühere Teilnehmer, neue Interessenten). Nutze E-Mails, um exklusive Inhalte oder Frühbucherangebote zu verschicken und so ein Gefühl der Privilegierung zu schaffen.
• Content-Marketing: Erstelle Blog-Posts, Videos oder Podcasts, die das Fachwissen der Teilnehmer präsentieren. Nutze die Inhalte, um die Probleme anzusprechen, die deine Veranstaltung lösen wird, und positioniere sie so als ein Event, das du unbedingt besuchen musst. Du kannst Inhalte auch kanalübergreifend wiederverwenden, um deine Botschaft zu verstärken und verschiedene Zielgruppensegmente zu erreichen.
• Influencer-Partnerschaften: Arbeite mit Vordenkern der Branche zusammen, um deine Reichweite und Glaubwürdigkeit zu erhöhen. Erstelle gemeinsam mit Influencern Inhalte, die zu deinen Veranstaltungsthemen passen, und nutze ihre Netzwerke für deine Werbung.

Es gibt auch Möglichkeiten, bei der Vermarktung von Veranstaltungen kreativ und kanalübergreifend für Aufsehen zu sorgen. Hier sind ein paar kreative Strategien, um Spannung zu erzeugen und Anmeldungen zu fördern:

• Gamification: Verwandle Werbung mit Gamification in ein fesselndes Erlebnis. Erstelle Herausforderungen in den sozialen Medien, die sich auf das Thema deiner Veranstaltung beziehen, biete gestaffelte Belohnungen für frühe Anmeldungen an oder nutze eine virtuelle „Schatzsuche“ auf deinen Online-Plattformen, bei der Hinweise zu Registrierungsrabatten führen.
• Exklusive Vorschauen: Erzeuge mit exklusiven Vorschauen die Angst, etwas zu verpassen (Fear of Missing Out, FOMO). Veranstalte Live-Q&A-Sessions mit den Hauptrednern in den sozialen Medien, biete Backstage-Pässe für Frühanmelder an oder schaffe einen VIP-Bereich mit Zugang zu exklusiven Netzwerksitzungen oder Inhalten.
• Nutzergenerierte Inhalte (UGC): Mache deine Zielgruppe zu deinen Botschaftern und ermutige frühere Teilnehmende, ihre Erfahrungen in den sozialen Medien zu teilen. Du kannst sogar einen Wettbewerb für die besten veranstaltungsbezogenen Inhalte veranstalten, bei dem es kostenlose Eintrittskarten als Preise gibt.

Auch wenn die Werbung für die Veranstaltung ressourcenintensiv erscheinen kann, kann eine Vielzahl von Tools helfen. Diese digitalen Tools können deine Werbeteilnahmen optimieren und das Engagement der Teilnehmenden steigern:

• Marketing-Automatisierung: Mit Marketing-Automatisierungstools kannst du automatisierte E-Mail-Sequenzen einrichten, die durch Aktionen wie Registrierungen ausgelöst werden. Du kannst auch Chatbots auf deiner Website implementieren, um FAQs zu beantworten und Besucher zur Registrierung zu führen.
• Event-Apps: Entwickle eine Marken-App als zentrale Anlaufstelle für Eventinformationen, Netzwerke und Inhalte. Erwäge den Einsatz von Push-Benachrichtigungen, um die Teilnehmer während der Veranstaltung auf dem Laufenden zu halten. Du kannst auch soziale Features in die App integrieren, um eine Community unter den Teilnehmenden aufzubauen.
• Zielseiten: Erstelle eine überzeugende, informationsreiche Seite, die als zentraler Punkt für alle Werbeaktionen dient. Integriere die Registrierungsfunktion direkt in die Seite, um eine nahtlose Konvertierung zu gewährleisten.
• Analyse-Tools: Implementiere Tools wie Google Analytics auf deiner Event-Website und deinen Landing Pages. Diese Tools liefern Einblicke in das Besucherverhalten und helfen dir dabei, deine Werbestrategie zu verfeinern.
• Ticketsysteme: Nutze Online-Ticketing-Plattformen, um es Teilnehmern einfach zu machen, sich zu registrieren und zu bezahlen, und für dich, um Teilnehmerlisten zu verwalten.

Der Tag deines Events ist der Tag, an dem die Vorbereitung auf die Echtzeit-Action trifft. Befolge diese Schritte für eine reibungslose Durchführung deiner Veranstaltung:

1. Aufbau vor der Veranstaltung: Führe einen gründlichen Rundgang durch den Veranstaltungsort und stelle sicher, dass alle Räume vorbereitet sind. Teste alle Technologiesysteme, informiere die Mitarbeitenden über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten und richte Registrierungsbereiche ein.
2. Am Veranstaltungstag vormittags: Komm früh, um alles zu überprüfen und um alle kurzfristigen Probleme zu lösen. Halte ein Team-Huddle ab, um die Mitarbeitenden zu motivieren und den Tagesplan zu überprüfen. Stelle sicher, dass alle digitalen Systeme betriebsbereit sind, einschließlich Event-Apps und Live-Streaming-Plattformen.
3. Beim Einlass: Überwache den Teilnehmerstrom und verwalte den Check-in mithilfe Technologie. Du kannst auch mit der Live-Berichterstattung in den sozialen Medien beginnen, um Teilnehmende persönlich und online anzusprechen.
4. Während der Veranstaltung: Nutze Event-Management-Software, um die Sitzungsteilnahme zu verfolgen und Feedback in Echtzeit zu erhalten. Du kannst eine Event-App auch nutzen, um Push-Benachrichtigungen über Terminänderungen oder besondere Ankündigungen zu versenden. Achte aber drauf, dass du Technologie und persönliche Kommunikationsstrategien in Einklang bringst, da nicht jeder auf sein Handy schaut, während er versucht, die Veranstaltung zu genießen.
5. Zusammenfassung: Nutze Umfragen, um sofortiges Feedback zu erhalten. Führe eine kurze Nachbesprechung mit den wichtigsten Teammitgliedern durch und notiere Erfolge und verbesserungswürdige Bereiche. Beginne damit, Highlights in den sozialen Medien zu teilen, um das Engagement auch nach der Veranstaltung aufrechtzuerhalten.

Wie du an diesen Schritten sehen kannst, spielt die Veranstaltungstechnologie eine große Rolle für den Erfolg deiner Veranstaltung und verbessert jeden Aspekt des Erlebnisses für dein Unternehmen und die Veranstaltungsteilnehmer.

Event-Apps geben den Teilnehmenden einen einfachen Zugriff auf Zeitpläne, Standorte, Karten und Vortragende Informationen, während Live-Streaming wichtige Sitzungen an virtuelle Teilnehmende übertragen kann und so die Reichweite deiner Veranstaltung erhöht.

Leider können während der Veranstaltung jederzeit kleinere Probleme auftauchen. Deshalb ist es wichtig, dass du die Teilnehmer in Echtzeit ansprechen kannst, um unerwartete Herausforderungen zu bewältigen. Du kannst das auf verschiedene Arten tun, zum Beispiel:

• Förderung von Live-Tweets und das Teilen in sozialen Medien mit Event-spezifischen Hashtags
• Verwendung von Gamification-Elementen zur Förderung der Teilnahme und Interaktion
• Eine engagierte Support-Person oder ein engagiertes Support-Team haben, um technische Probleme oder Fragen der Teilnehmer zu beantworten

Schritt 6: Nachverfolgung und Bewertung nach der Veranstaltung

Die Kommunikation und Auswertung nach der Veranstaltung kann dazu beitragen, die Wirkung deines Event-Marketings zu maximieren.

Implementiere diese Strategien nach der Veranstaltung, um mit deinen Teilnehmenden in Kontakt zu bleiben:

• Schick innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach Ende der Veranstaltung personalisierte Dankes-E-Mails an alle Teilnehmer.
• Teile Veranstaltungshighlights, Fotos und wichtige Erkenntnisse in den sozialen Medien und auf deiner Website.
• Biete Zugang zu Veranstaltungsaufzeichnungen oder Präsentationen für Teilnehmende, die sich die Inhalte noch einmal ansehen möchten.
• Erreiche die Leads, die während der Veranstaltung generiert wurden, mit gezielten Follow-up-Nachrichten.

Sammle Feedback, damit du weißt, wie du die Veranstaltung das nächste Mal verbessern kannst. So sammelst du Feedback und misst den Veranstaltungserfolg:

• Sende nach der Veranstaltung Umfragen an die Teilnehmer, in denen du nach ihrer Meinung zu verschiedenen Aspekten der Veranstaltung fragst.
• Analysiere die wichtigsten Veranstaltungskennzahlen, wie z. B. die Teilnehmerzahlen und die Anzahl der generierten Leads.
• Überprüfe die Erwähnungen in den sozialen Medien und die Stimmung, um den Gesamteindruck der Veranstaltung zu ermitteln.
• Berechne den ROI, indem du die Veranstaltungskosten mit dem Wert der generierten Leads und Möglichkeiten vergleichst.

Diese Informationen helfen dir nachzuvollziehen, wie gut deine Veranstaltung abgeschnitten hat. Es zeigt, was funktioniert hat, was nicht und wie zukünftige Veranstaltungen verbessert werden können.

Auch lange nach Abschluss deiner Veranstaltung kannst du ihre Wirkung maximieren, um dein Unternehmen zu fördern. Du kannst beispielsweise:

• Blogbeiträge oder Artikel verfassen, die die wichtigsten Erkenntnisse der Veranstaltung zusammenfassen.
• Highlight-Videos mit unvergesslichen Momenten und Erfahrungsberichten der Teilnehmer erstellen.
• Präsentationsinhalte in herunterladbare Ressourcen oder Webinarreihen verwandeln.
• Erstelle Fallstudien, die erfolgreiche Ergebnisse oder Partnerschaften präsentieren, die während der Veranstaltung geschlossen wurden.

Event-Marketing für deinen Geschäftserfolg meistern

Erfolgreiches Event-Marketing erfordert sorgfältige Planung und Detailgenauigkeit. Mit der richtigen Strategie kannst du eindrucksvolle Erlebnisse schaffen, die das Wachstum deines Unternehmens fördern und dauerhafte Kundenbeziehungen aufbauen.

Die Integration von Event-Marketing in deine breitere Marketingstrategie ist für den langfristigen Erfolg unerlässlich. Nutze die aus Veranstaltungen gewonnenen Erkenntnisse, um andere Marketingmaßnahmen zu informieren, und nutze deine verschiedenen Marketingkanäle, um deine Veranstaltungsinitiativen zu unterstützen und zu verstärken.

Ein kohärenter Ansatz, der Event-Marketing mit anderen Taktiken kombiniert, kann eine starke Markenpräsenz aufbauen und nachhaltiges Unternehmenswachstum fördern.

Um deine Event-Marketing-Bemühungen zu optimieren und die Ergebnisse zu maximieren, solltest du Tools wie Mailchimp in Betracht ziehen. Mit unserer umfassenden Suite an Marketingfunktionen, einschließlich E-Mail-Kampagnen, Landing Page Buildern und Tools zur Zielgruppensegmentierung, kann Mailchimp dir helfen, erfolgreiche Events effizienter zu erstellen, zu bewerben und zu verwalten.