Si eres propietario de un negocio, lo más probable es que siempre estés intentando encontrar nuevas formas de ahorrar dinero, ya que el objetivo de toda empresa es ganar (y ahorrar) lo máximo posible. Una forma de ahorrar dinero para tu empresa es enviar las facturas por correo electrónico en lugar de USPS.
Muchas empresas están acostumbradas a enviar correo importante de la forma tradicional, pero cada vez más empresas están cambiando a métodos digitales de comunicación, y tú también deberías hacerlo.
El envío de facturas por correo electrónico tiene muchas ventajas, además de ahorrarle dinero a tu empresa. Una ventaja definitiva de cambiar de facturas convencionales a correos electrónicos es que son mucho más rápidos y no hay necesidad de preocuparse de que una factura enviada por correo se pierda o se dañe.
Con el correo electrónico, puedes tener la tranquilidad de que llegará de forma rápida y segura. También puedes tener la certeza de que lo recibe la persona a cargo de administrar las facturas. Otra ventaja de enviar facturas por correo electrónico es el ahorro de espacio, ya que no necesitas almacenar papel ni tener una máquina de fax o impresora.
Al principio podrías dudar si nunca has enviado una factura por correo electrónico. Sin embargo, hay muchas plantillas de marketing digital disponibles que pueden facilitar el cambio a facturas digitales.
Aquí tienes un resumen completo de plantillas de facturas por correo electrónico, consejos y cómo enviar una factura por correo electrónico. De este modo, podrás crear y enviar las mejores y más profesionales facturas por correo electrónico posibles.
¿Qué es un correo electrónico de factura?
Una factura por correo electrónico contiene una “factura” oficial de productos o servicios y se envía a un cliente por correo electrónico en lugar de por correo postal tradicional. La factura desglosa exactamente lo que se le factura a una persona y por qué.
Una factura también contiene otra información pertinente, como la fecha en que se prestaron los servicios o se enviaron los productos. Esto facilita que el cliente sepa por qué se le factura y cuándo debe pagar la factura.
Plantillas de facturas por correo electrónico
Una plantilla de factura por correo electrónico facilita la creación rápida de una factura por correo electrónico profesional y adecuada. A continuación, proporcionaremos plantillas para tres tipos de correos electrónicos de facturas: estándar, seguimiento y vencidos.
Si usas una plantilla para enviar facturas por correo electrónico, todo lo que necesitas hacer es completar los campos relevantes con la información necesaria y adjuntar un documento PDF. Usa nuestra plantilla de factura gratuita para recibir pagos de tus clientes con facilidad.
Los correos electrónicos de facturación pueden ser difíciles de escribir. Descarga nuestras plantillas para escribir los tuyos.
Cada vez son más las empresas que se pasan a la comunicación digital, y tú también deberías hacerlo.
Qué incluir en un correo electrónico de factura
Enviar facturas es más que una tarea administrativa de rutina: es una oportunidad para comunicar profesionalismo y garantizar transacciones fluidas.
Un correo electrónico de factura eficaz va más allá de los detalles básicos de la transacción, abarcando elementos cruciales que contribuyen a una interacción financiera fluida.
Hay muchos elementos que puedes incluir en las plantillas de correo electrónico de facturas. Sin embargo, algunos de las más comunes son:
Branding empresarial
Es una buena idea asegurarse de que tu factura de correo electrónico contenga tu branding. Esta es una excelente oportunidad para ayudar a la gente a familiarizarse con tu marca para que se vuelva conocida y reconocible.
Información de contacto
Incluir tu información de contacto en los correos electrónicos es tan importante como incluir la información de la marca de tu empresa, o incluso más. Tus clientes necesitan saber cómo contactarte y dónde enviar su pago.
ID de factura
Es esencial incluir un ID de factura, o número de factura, en una factura por correo electrónico, principalmente para tus propios registros. Los números de identificación de factura ayudan a identificar una factura específica, lo que te permite mantenerlas debidamente archivadas. Este ID puede constar de un número, letras o una combinación de ambos.
Lista detallada de los productos o servicios prestados
Una factura detalla para qué estás solicitando el pago. Al enviar una factura por correo electrónico, debes asegurarte de proporcionar una lista detallada de los productos o servicios prestados, para que tu cliente sepa qué se le está facturando. Esto hace que la factura sea clara, minimizando el riesgo de malentendidos.
Fecha de vencimiento
Ninguna factura está completa sin una fecha de vencimiento, porque un cliente no sabrá cuándo enviar su pago sin ella. No incluir una fecha de vencimiento también puede hacer que los clientes retrasen sus pagos. Siempre es necesario proporcionar una fecha de vencimiento en cualquier factura, sin importar las circunstancias.
Monto adeudado
El monto adeudado debe incluirse en los correos electrónicos de las facturas, y es casi tan importante como la fecha de vencimiento o hasta más. Un cliente debe saber cuánto es su pago, así que asegúrate de incluir el monto adeudado en cada factura.
Métodos de pago
Debes incluir los métodos de pago que aceptas en tu factura por correo electrónico para que tus clientes sepan cómo pagar. Quizás no aceptes Discover o American Express; si es así, debes decirlo claramente.
Prácticas recomendadas de facturas por correo electrónico
Cuando se trata de facturación, la comunicación eficaz es clave. Aplicar las prácticas recomendadas no solo garantiza la puntualidad de los pagos, sino que también repercute positivamente en tu empresa.
Desde mantener el profesionalismo hasta los detalles más minuciosos, como las líneas de asunto y la personalización, estas pautas te ayudarán a agilizar tu proceso de facturación.
Mantener el profesionalismo
Independientemente de las circunstancias, debes asegurarte de mantener el profesionalismo en todo momento. Puede haber momentos en los que un cliente ignore la primera o segunda factura, lo que podría ser muy frustrante. Sin embargo, lo mejor sería mantener un cierto nivel de profesionalismo.
Escribe una línea de asunto clara
Escribir una línea de asunto clara es importante para que tus clientes sepan qué contiene el correo electrónico. El cliente puede ignorar o incluso borrar el correo electrónico si no eres explícito.
Proporcionar tus datos de contacto
Es crucial incluir tus datos de contacto en tus facturas por correo electrónico. ¿Cómo pueden tus clientes contactarte si no tienen tu información de contacto en la lista?
Personalizar los correos electrónicos
No querrás enviar un correo electrónico rígido e impersonal a todos tus clientes. Si dedicas tiempo a personalizar cada correo electrónico, tus clientes te lo agradecerán y colaborarán mucho más. Incluye el nombre del cliente, la dirección y otra información relevante para ayudarlos a comprender que la factura es para ellos.
Enviar la factura con antelación
Enviar tus facturas por correo electrónico con antelación da a tus clientes tiempo suficiente para reunir los fondos para pagar tus servicios a tiempo. Enviar facturas de última hora no solo es poco profesional, sino también inconveniente y desconsiderado. Ponte en el lugar de tus clientes. Dar a un cliente 7, 15, 30 o 45 días a partir de la fecha en la factura es habitual. Por supuesto, la fecha de vencimiento de la factura adjunta depende de tu contrato con el cliente.
Hacer que sea sencillo
No hace falta que escribas un mensaje largo y tendido en tu correo electrónico. Es mejor mantenerlo lo más simple y directo posible.
Ser transparente
Una de las cosas más importantes a la hora de redactar una factura es ser transparente. Es esencial porque quieres que tus clientes confíen en ti. Si no eres transparente, tus clientes podrían sentir que estás ocultando algo, lo que podría hacer que busquen productos o servicios en otro lugar.
Corregir
Nada podría ser más vergonzoso que representar a tu empresa con un correo electrónico lleno de errores tipográficos y gramaticales. Por eso es crucial corregir cuidadosamente cada correo electrónico antes de enviarlo.
Cómo gestionar las facturas vencidas
Gestionar las solicitudes de pagos atrasados es un reto habitual para las empresas. Para gestionar esta situación de forma eficaz, considera los siguientes pasos:
Recordatorios oportunos
Envía recordatorios de pago amables y educados antes de la fecha límite de pago para notificar al cliente la próxima obligación de pago. Una vez más, deberás indicar la factura adjunta a tu solicitud de pago por correo electrónico, junto con los datos de pago pertinentes, como la información de tu cuenta bancaria o cualquier otra información sobre cómo pagarte.
El día en que vence el pago, envía otro recordatorio. Enfatiza amablemente la fecha de vencimiento y fomenta el pago rápido. Estos recordatorios de facturas pueden enviarse desde tu software de marketing por correo electrónico o de contabilidad, lo que resulta muy útil para facturar y hacer el seguimiento de varios clientes.
Condiciones de pago claras
Describe claramente los términos de pago en tu acuerdo o contacto inicial. Asegúrate de que los clientes entiendan cuándo vencen los pagos, los métodos de pago aceptados y qué sucede con una factura impaga, como cargos por demora o cargos por intereses.
Esta información también puede incluirse en tu plantilla de correo electrónico de facturación como recordatorio periódico a tus clientes.
Tu factura adjunta al correo electrónico también debe ser detallada y estar bien estructurada, incluyendo un desglose de los cargos y una fecha límite de pago transparente. También debe incluir instrucciones de pago para ayudar a evitar retrasos en los pagos o facturas vencidas. Considera permitir un pago en línea para recibir pagos más rápido en lugar de exigir que los clientes envíen un cheque por correo.
Seguimientos profesionales
Considera que algunos clientes no se dan cuenta cuando una factura está vencida. Es posible que hayan olvidado la fecha de vencimiento y necesiten un amable recordatorio.
Si el pago se retrasa, haz un seguimiento de inmediato con un mensaje de correo electrónico o una llamada telefónica de factura profesional y asertiva. Infórmate sobre el motivo del retraso y brinda la asistencia necesaria para agilizar el proceso de pago.
Prepárate para conocer el número de factura para ayudarles a buscarla en sus sistemas. Puedes facilitar a tus clientes la búsqueda de los detalles de la factura incluyendo "Pago de la factura número x" como línea de asunto.
Mantén registros de todas las comunicaciones. Documenta cada recordatorio, incluyendo fechas, horas y detalles de conversación cuando solicites el pago.
Consecuencias de pagos tardíos
Hay varias formas en que las empresas pueden ayudar a evitar las facturas impagas y los retrasos en los pagos. La primera son los cargos por pagos atrasados. Comunica tu política al respecto en los términos iniciales. Implementa cargos por pagos atrasados para incentivar a los clientes a pagar a tiempo.
Otra opción es considerar incluir términos que te permitan suspender servicios hasta que se liquide el saldo pendiente. Desafortunadamente, si bien esta opción significa que no continuarás trabajando sin que te paguen, también puede molestar al cliente, independientemente de la razón de los pagos atrasados.
Como último recurso, es posible que tengas que emprender acciones legales, como enviar una carta de reclamación formal o contratar a una agencia de cobranza. Ten en cuenta los requisitos legales en tu jurisdicción y los términos descritos en tu contrato con el cliente.
Crear una plantilla de correo electrónico de factura en Mailchimp
Una plantilla de factura por correo electrónico puede ayudar a tu empresa a ahorrar tiempo y dinero, garantizando que puedas enviar facturas a los clientes de forma rápida y eficiente. Enviar tus facturas por correo electrónico también puede minimizar las fricciones entre tú y tus clientes, ya que todo queda claro por escrito.
Si estás listo para comenzar a enviar facturas a tus clientes, usa Mailchimp para crear plantillas de correo electrónico. Crear una plantilla de correo electrónico en Mailchimp te permite crear un diseño que puedes reutilizar para futuras campañas. También puedes enviar automáticamente facturas por correo electrónico a los clientes una vez que se confirmen sus pedidos. De esta manera, no hay demoras y los clientes saben qué servicios recibirán, cuánto deben pagar y cuándo tienen que pagar.