Les rapports ad hoc sont générés selon les besoins, à la différence des rapports réguliers. Ils sont souvent utilisés pour répondre à des questions spécifiques ou fournir des données pour une situation particulière, comme l'analyse de l'historique des achats des clients ou la génération d'une liste des plus anciens employés.
Les rapports ad hoc sont généralement créés à l'aide d'outils de Business Intelligence (BI), offrant aux utilisateurs un accès en temps réel aux données et de la flexibilité pour concevoir leurs propres rapports et tableaux de bord sans attendre l'assistance informatique.
Cela fait du reporting ad hoc un outil puissant pour analyser les achats. Il aide à identifier les inefficacités, à rationaliser les processus et à optimiser les budgets en offrant de la visibilité sur les modèles de dépenses et les performances des fournisseurs.
Les données ont toujours motivé les décisions prises par les entreprises, mais elles jouent un rôle de plus en plus important dans la direction d'une entreprise pour presque tous les aspects de son fonctionnement. Toutes les données sont suivies, qu'il s'agisse des heures travaillées par les employés ou du montant de l'impôt payé sur le chiffre d'affaires. Les résultats sont organisés dans un rapport qui permet de lire, rechercher et découvrir facilement des informations précédemment cachées.
L'agrégation de ces données dans un rapport peut prendre du temps, d'où la routine de création de rapports à des dates et des intervalles définis. Un rapport ad hoc est établi en dehors du cycle de publication et il est incomplet en matière d'informations contenues. Cependant, un rapport incomplet reste utile quant aux informations qu'il contient.
Les rapports ad hoc fournissent des données sur lesquelles vous pouvez rapidement agir si une catégorie n'affiche pas les résultats souhaités, s'il n'y a pas suffisamment de personnel sur un projet et si un plan d'action est réussi. Vous essayez encore de comprendre ce qu'est un rapport ad hoc ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les rapports ad hoc et sur leurs avantages pour vous et votre entreprise.
Que sont les rapports « ad hoc » ?
Dans le domaine de l'entreprise, le terme « ad hoc » désigne le fait de demander un jeu de données spécifique à partir d'une base de données avant sa date d'échéance habituelle. Il peut être utilisé pour le profilage des données ou le suivi des résultats de différentes stratégies marketing. Les rapports ad hoc peuvent être utilisés pour obtenir les dernières informations sur chaque catégorie et processus dans lesquels une entreprise s'engage, vous permettant ainsi de prendre des décisions et des mesures éclairées.
Qu'est-ce qu'une analyse « ad hoc » ?
L'analyse « ad hoc » désigne l'étude d'un rapport pour découvrir des informations qui peuvent être utilisées afin de générer un plan d'action. Elle est également appelée processus de veille économique, car elle fournit des informations sur l'état actuel d'une catégorie. Les informations contenues dans le rapport aident l'entreprise à voir ce qui se passe et à mieux comprendre ses performances. À partir de là, les utilisateurs peuvent mettre en œuvre des changements si nécessaire, ajuster les plans et s'appuyer sur une stratégie réussie.
Rapports et analyses ad hoc vs standards
Les rapports ad hoc et les rapports standards sont similaires en termes de contenu, et les deux sont utilisés à des fins de veille économique. La différence réside dans le type de données et la période recherchée par l'utilisateur.
Rapports standards
Un rapport standard est réalisé de manière récurrente et fournit les mêmes informations à chaque échéance. Par exemple, un rapport pour une catégorie spécifique est nécessaire chaque trimestre, et il doit fournir des données du début à la fin du trimestre précédent. Cela signifie que le rapport est configuré pour être livré le lendemain de la fin du trimestre et contient un ensemble de données prévisibles.
Le destinataire sait que le rapport sera sur son bureau un jour spécifique à une heure précise et sait à l'avance de quelle catégorie les données proviendront. Il sait également qu'il analysera et utilisera un jeu de données particulier à diverses fins.
Rapports ad hoc
Ces rapports sont fluides dans la mesure où ils peuvent être utilisés afin d'extraire des données de n'importe quelles catégorie et période recherchées par l'utilisateur. Il n'est pas nécessaire d'attendre la fin d'une période prédéterminée, et les informations recherchées peuvent être utilisées pour tout ce que l'utilisateur souhaite. L'utilisateur peut avoir besoin de ces informations pour affiner ses efforts de prospection commerciale ou déterminer à quel point une division est sur le point d'atteindre ses objectifs de vente.
Télécharger le rapport complet
Les rapports ad hoc sont essentiels dans les programmes d'intelligence économique car ils offrent des informations exploitables rapidement. Ces rapports aident les entreprises à rester agiles en fournissant des informations actualisées sur divers projets, permettant ainsi aux décideurs d'agir rapidement.
Voici comment les rapports ad hoc peuvent bénéficier à votre entreprise :
- Efficacité accrue : en permettant aux entreprises de surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel, les rapports ad hoc augmentent l'efficacité. Les KPI peuvent inclure des mesures issues des ventes, du marketing et des finances, offrant un aperçu opportun des performances sans attendre les rapports standard.
- Économies de coûts : les rapports ad hoc permettent d'économiser du temps et des ressources, car ils fournissent des données immédiatement. Cela permet de prendre des décisions plus rapidement et réduit les temps d'arrêt. Par exemple, si un rapport trimestriel est nécessaire à mi-parcours du trimestre, un rapport ad hoc peut fournir les données requises sur-le-champ.
- Amélioration de la communication : les rapports ad hoc peuvent être personnalisés pour des jeux de données spécifiques, garantissant que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde. Cette personnalisation réduit la confusion et améliore la collaboration.
- Flexibilité : contrairement aux rapports standard fixes, les rapports ad hoc peuvent être personnalisés pour extraire toutes les données pertinentes. Les utilisateurs peuvent définir des paramètres, tels que les plages de dates, pour obtenir des informations précises adaptées à leurs besoins.
Défis des rapports ad hoc
Si la méthode des rapports ad hoc est bénéfique à une entreprise à bien des égards, elle présente également des défis qui peuvent nuire à la méthode.
Il est essentiel de définir clairement les données recherchées afin d'éviter de se tromper de direction lors de l'analyse. Les rapports ad hoc présentent également un problème lié à la cohérence. Toutes les personnes qui ont besoin d'accéder aux données doivent obtenir le même jeu de données pour s'assurer que leurs conclusions s'alignent sur celles des autres.
Enfin, la méthode consistant à utiliser des rapports ad hoc doit être équilibrée avec des rapports traditionnels ou prédéfinis. Une dépendance excessive aux données ad hoc peut entraîner des perceptions et des conclusions biaisées qui ne correspondent pas aux informations recueillies et organisées dans un rapport traditionnel.
Cependant, vous pouvez réduire les risques associés aux rapports et analyses ad hoc en utilisant un outil de reporting ad hoc. Cette technologie vous aide à créer des rapports ad hoc rapidement, facilement et avec précision.
Bonnes pratiques en matière de rapports ad hoc
Avant de créer les paramètres d'un rapport ad hoc, vous devez être conscient de ce que vous obtiendrez une fois le processus terminé. N'oubliez pas que le processus de reporting n'est pas encore terminé et que les informations fournies ne montreront pas une vue d'ensemble.
En respectant les bonnes pratiques, vous pourrez tirer le meilleur parti des jeux de données et les maintenir en contexte dans le rapport suivant. Voici quelques-unes des bonnes pratiques :
- Assurez-vous de connaître la question à laquelle vous souhaitez que le rapport réponde.
- Définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec les données que vous collectez.
- Créez une mise en page simple qui permette au lecteur de trouver facilement les données dont il a besoin.
- Utilisez un modèle prédéfini ou créez-en un pour définir les données dans la mise en page.
- Optez pour des rapports simples et concis afin que tous les utilisateurs puissent comprendre les informations présentées.
- Faites attention au niveau de granularité lorsque vous expliquez vos points.
- Visualisez les données autant que possible pour faciliter la visualisation et la cartographie.
- Facilitez l'accès des utilisateurs aux points de données consolidés.
L'essentiel en matière de bonnes pratiques quant au reporting ad hoc est de simplifier les choses. Vous vous concentrez sur un jeu de données spécifique, et les utilisateurs affectés à la vérification du rapport peuvent ne pas toujours comprendre ce que vous essayez de leur montrer. Le fait de diviser les informations en visuels et de fournir des explications aide chaque collaborateur à suivre et comprendre la façon dont il peut remplir efficacement son rôle dans le cadre du projet.
En vous assurant de suivre les bonnes pratiques ci-dessus, vous pouvez utiliser les rapports ad hoc de plusieurs façons. Cela comprend l'identification des obstacles pour améliorer votre stratégie, la fixation et l'ajustement de votre budget, et la prise de décisions commerciales éclairées qui ont un impact sur vos activités.
Réussir avec des rapports ad hoc personnalisés
L'amélioration de divers processus grâce à des rapports ad hoc peut vous offrir des avantages considérables. Cette mesure peut être appliquée à chaque division commerciale utilisant des rapports pour trouver des données spécifiques, d'un nouveau processus d'automatisation des ventes à la découverte de problèmes affectant la satisfaction client. Les rapports ad hoc fonctionnent dans tous les types d'entreprises, permettent d'économiser du temps et de l'argent et facilitent la résolution de problèmes.
Les outils de reporting ad hoc sont précieux et, chez Mailchimp, nous reconnaissons l'avantage d'utiliser divers outils qui améliorent vos processus commerciaux. C'est pourquoi nous incluons des rapports et des analyses qui fonctionnent avec des techniques d'analyse et de reporting ad hoc. Nous voulons vous aider à bâtir une entreprise prospère, alors commencez dès aujourd'hui et acquérez une meilleure compréhension de vos stratégies marketing avec notre logiciel de reporting ad hoc.