La façon dont vous terminez vos e-mails est importante. Les communications par e-mail étant apparemment de plus en plus longues, une conclusion d’e-mail bien rédigée peut vous aider à développer des liens significatifs et vous éviter de perdre des opportunités potentielles.
Lorsque vous vous adressez à des clients potentiels, que vous répondez à des demandes ou que vous gérez des discussions au sein d’une équipe interne, la conclusion de votre e-mail donne le ton pour les interactions futures. Le maintien de la cohérence de la communication par e-mail entre les services est également crucial pour la cohésion de la marque. Savoir comment conclure un e-mail de manière professionnelle peut vous aider à développer votre entreprise.
Des expressions telles que « cordialement » ou « meilleures salutations » permettent de conserver un ton professionnel mais accessible, établissant ainsi les bases d’une relation commerciale positive. Mais ces mots ne sont pas toujours la bonne façon de terminer une communication par e-mail.
Alors, quelle est la bonne façon de conclure un e-mail, en plus d’une signature professionnelle ? Poursuivez votre lecture pour savoir comment terminer un e-mail.
Avantages d’une conclusion d’e-mail efficace
Savoir comment terminer un e-mail est plus qu’une simple nécessité requise pour les interactions professionnelles. Alors que le marketing par e-mail continue d’évoluer, chaque élément de votre message doit fonctionner plus efficacement pour atteindre vos objectifs. Voici pourquoi la conclusion de votre e-mail est importante :
Laisse une impression positive durable
Tout comme une poignée de main ferme à la fin d’une réunion, la conclusion de votre e-mail est le dernier point de contact avec votre lecteur. Une fin de message bien pensée aide les destinataires à se souvenir de vous et de votre communication de manière positive, ce qui les rend plus enclins à répondre ou à agir. Alors que le corps de votre e-mail délivre le message, votre conclusion renforce le lien.
Stimule l’engagement ou le passage à l’action
Une conclusion d’e-mail efficace peut constituer un appel à l’action à la fois subtil et percutant. Que vous cherchiez à obtenir une réponse, à planifier une réunion ou à faire avancer un projet, votre conclusion peut inciter le destinataire à passer à l’étape suivante. Pour générer des leads par e-mail, chaque élément de votre message - y compris la conclusion - doit contribuer à la réalisation de vos objectifs.
Renforce la confiance et le professionnalisme
Votre conclusion d’e-mail représente votre identité professionnelle. Une conclusion bien rédigée témoigne du souci du détail et du respect des règles d’étiquette dans votre entreprise. Des conclusions cohérentes et professionnelles renforcent votre crédibilité auprès de votre audience et montrent que vous accordez de l’importance aux relations d’affaires. Cela est particulièrement important lorsque vous gérez plusieurs fils d’e-mails avec différentes parties prenantes.
Renforce votre identité personnelle ou de marque
La façon dont vous concluez vos e-mails est une extension de la voix de votre marque. Que vous visiez une autorité formelle ou une expertise accessible, votre conclusion doit correspondre au message général de votre marque. Cette cohérence dans la communication contribue à renforcer votre identité professionnelle et rend vos e-mails instantanément reconnaissables pour les destinataires.
Conseils pour rédiger des conclusions d’e-mail professionnelles
Rédiger une conclusion d’e-mail efficace n’a pas besoin d’être compliqué. Que vous envoyiez un seul e-mail ou que vous gériez des dizaines de conversations avec des clients, ces conseils vous aideront à terminer chaque message de manière professionnelle et ciblée :
Adapter le ton de votre message
Harmonisez votre conclusion avec le ton général de votre e-mail tout en conservant votre professionnalisme. Le ton de votre conclusion doit découler naturellement du contenu de votre message, créant ainsi une expérience de communication cohérente.
Par exemple, si vous discutez de la chronologie d’un projet avec un client, un « Meilleures salutations » formel préserve le professionnalisme. En revanche, si vous célébrez la victoire d’une équipe, un « À la vôtre ! » plus chaleureux correspondra mieux au ton optimiste de votre message.
Utiliser un langage poli et respectueux
Gardez un langage courtois et approprié aux communications d’entreprise. Cela permet d’entretenir des relations professionnelles et de respecter le temps et la fonction de votre destinataire. Une bonne organisation des e-mails implique de choisir les mots de conclusion appropriés en fonction de la relation que vous entretenez avec le destinataire.
Tenez compte de votre audience lorsque vous choisissez vos mots de conclusion. Un cadre de haut niveau appréciera peut-être « Sincères salutations », tandis qu’un client de longue date répondra mieux à « Bien à vous ». Quel que soit votre choix, assurez-vous qu’il reflète à la fois votre professionnalisme et votre relation avec le destinataire.
Indiquez votre nom complet et votre titre
La signature de votre courriel doit absolument inclure votre nom complet et votre titre.
Les gens se souviendront de la signature de votre courriel s'ils sont intéressés par ce que vous avez à proposer.
Évitez de terminer votre courriel par des initiales ou de toute autre manière non professionnelle. Vous pouvez même utiliser différentes méthodes de clôture de vos courriels professionnels pour en trouver une qui reflète votre personnalité et le niveau de professionnalisme requis par votre poste.
Ajouter un appel à l’action clair
Tout e-mail professionnel doit guider votre destinataire vers l’étape suivante. Que vous souhaitiez qu’il prenne rendez-vous, qu’il consulte un document ou qu’il vous fasse part de ses commentaires, faites en sorte que votre demande soit claire dans votre conclusion. Avec des automatisations d’e-mails efficaces, vous pouvez également uniformiser ces appels à l’action dans les mêmes types de messages, afin d’assurer la cohérence de votre communication.
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Être concis
La conclusion de votre e-mail doit être à la fois brève et percutante. Évitez les conclusions trop longues qui risquent de détourner l’attention de votre message principal. Une conclusion concise montre que vous respectez le temps de votre destinataire tout en faisant preuve de professionnalisme. N’oubliez pas qu’en matière de communication d’entreprise, la clarté et la concision vont souvent de pair.
Insérez les coordonnées pertinentes
Lorsqu’il s’agit de trouver une conclusion appropriée, la clé est de s’assurer que vous ajoutez vos informations de contact adéquates. Bien sûr, la ou les personnes auront déjà votre adresse e-mail, mais veillez à inclure votre numéro de téléphone professionnel et d’autres informations pertinentes qui peuvent aider vos clients à vous contacter.
Si vos coordonnées ne sont pas disponibles, un client peut rapidement fermer votre courriel si vous ne lui facilitez pas la tâche pour vous contacter. C'est pourquoi il est impératif de fournir ces informations.
Mettre en avant le logo de votre entreprise
Si vous n’avez pas encore de logo pour votre entreprise, vous devez absolument vous en procurer un. Un logo personnalisé est essentiel pour réussir sur le marché, et le logo approprié peut augmenter les chances d’un client potentiel de choisir votre entreprise, car les logos personnalisés sont conçus pour rester dans les mémoires. Il existe diverses applications et plateformes qui peuvent vous aider à créer le logo parfait pour assurer votre succès au maximum.
Votre logo doit comporter de la couleur, une touche esthétique, ainsi qu’un motif. Si vous ne savez pas par où commencer pour concevoir un logo, Mailchimp permet aux nouvelles petites entreprises de bénéficier de conseils ainsi que d’une assistance pour les aider. Votre logo et votre marque vont de pair, alors ne les négligez jamais.
Exemples de signatures d'e-mail
Des situations différentes nécessitent des conclusions différentes. Le marketing par e-mail devenant de plus en plus sophistiqué et important dans votre travail quotidien, votre conclusion doit fonctionner de manière optimale dans tous les types de communication. Voici des exemples efficaces pour chaque scénario professionnel :
Signatures d’e-mails de correspondance professionnelle
Dans les communications formelles de votre entreprise, votre conclusion doit refléter le respect et le professionnalisme. Des options telles que « Cordialement », « Sincères salutations » ou « Merci pour votre temps » conviennent bien aux premiers contacts, aux communications avec les clients et à la correspondance avec les cadres supérieurs. L’ajout de votre titre complet et de vos références professionnelles renforce votre expertise et votre autorité.
Conclusions d’e-mails amicaux ou informels
Lorsque vous communiquez avec des clients réguliers ou des membres de votre équipe, vous pouvez adopter un ton plus chaleureux tout en conservant votre professionnalisme afin de conclure au mieux vos e-mails. Des formules telles que « Tout le meilleur », « À très vite » ou « Merci encore » permettent de renforcer les liens tout en préservant le caractère professionnel de la relation. Ces formules de conclusion sont particulièrement efficaces lorsque vous gérez des fils d’e-mails continus.
Conclusions d’e-mails convaincants ou de vente
Pour la génération de leads par e-mail et les communications commerciales, la fin de votre e-mail doit inciter à l’action tout en instaurant la confiance. Des formules telles que « Faites-moi savoir comment je peux vous aider », « Je suis impatient d’explorer cette opportunité avec vous » ou « Je me réjouis de lire vos commentaires » encouragent à répondre tout en conservant une approche de conseil. Ces conclusions d’e-mails professionnels donnent de meilleurs résultats lorsqu’elles sont accompagnées d’un appel à l’action clair.
Conclusions d’e-mails de service client ou d’assistance
La conclusion des e-mails d’assistance doit être empreinte d’empathie et de sérieux. Des formules telles que « Je suis là pour vous aider », « À votre service » ou « Faites-moi savoir si vous avez besoin d’autre chose » rassurent les clients quant à votre volonté de les satisfaire. Ces conclusions sont particulièrement importantes lorsque vous répondez à des préoccupations ou résolvez des problèmes par l’intermédiaire de systèmes de gestion des e-mails.
Conclusion d’e-mails de suivi
Lorsque vous faites le point sur des communications antérieures, votre conclusion doit être à la fois délicate et déterminée. Des options telles que « J’attends avec impatience de vos nouvelles », « Merci d’avance pour votre réponse » ou « Je me réjouis des prochaines étapes » rappellent aux destinataires que vous attendez une action, sans pour autant être pressant. Ces formules de conclusion permettent de conserver l’élan des conversations professionnelles en cours.
Concluez vos e-mails sur une note forte
Savoir comment conclure un e-mail est une compétence précieuse pour votre entreprise, qui peut vous permettre de vous démarquer. La conclusion et la signature de vos e-mails sont des outils qui vous permettent de nouer des relations, de renforcer votre image de marque et de faire avancer vos projets. Une conclusion percutante peut faire la différence entre obtenir une réponse et être ignoré.
La plateforme de marketing par e-mail de Mailchimp vous aide à créer des conclusions d’e-mail professionnelles en toute simplicité. Vous pouvez gagner du temps grâce aux modèles de signature, ajouter automatiquement les couleurs et le logo de votre marque et mettre en place des suivis automatisés qui fonctionnent pour vous. Que vous aidiez des clients, concluiez des ventes ou collaboriez avec votre équipe, nos outils vous garantissent de toujours terminer vos e-mails de la bonne manière. Inscrivez-vous sur Mailchimp dès aujourd’hui.
Principaux points à retenir
- Les conclusions d’e-mails professionnels ont un impact significatif sur la perception de votre marque et sur l’établissement de relations.
- Des conclusions stratégiques peuvent augmenter les taux de réponse et favoriser un engagement significatif.
- Des informations de contact correctes et des éléments de marque visuels renforcent votre présence professionnelle.
- Des conclusions adaptées à différents scénarios permettent d’atteindre des objectifs de communication spécifiques.