Als Unternehmer bist du wahrscheinlich immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, Geld zu sparen, denn das Ziel jedes Unternehmens besteht darin, so viel wie möglich zu verdienen (und zu sparen). Eine Möglichkeit, Geld für dein Unternehmen zu sparen, ist der Versand von Rechnungen per E-Mail statt per USPS.
Viele Unternehmen sind es gewohnt, wichtige E-Mails auf herkömmliche Weise zu versenden, aber immer mehr Unternehmen stellen auf digitale Kommunikationsmethoden um, und das solltest du auch tun.
Der Versand von Rechnungen per E-Mail hat nicht nur viele Vorteile, sondern spart deinem Unternehmen auch Geld. Ein klarer Vorteil der Umstellung von herkömmlichen Rechnungen auf E-Mails ist, dass sie viel schneller sind – du musst dir keine Sorgen machen, dass eine per Post verschickte Rechnung verloren geht oder beschädigt wird.
Mit E-Mails kannst du sicher sein, dass sie schnell und sicher ankommt. Außerdem kannst du dir sicher sein, dass sie bei der Person eingeht, die für die Verwaltung der Rechnungen zuständig ist. Ein weiterer Vorteil des Versendens von Rechnungen per E-Mail ist die Platzersparnis, da du weder Papier aufbewahren noch ein Faxgerät oder einen Drucker haben musst.
Vielleicht bist du dir noch unsicher, wenn du noch nie eine Rechnung per E-Mail verschickt hast. Dir stehen jedoch viele digitale Marketingvorlagen zur Verfügung, die den Wechsel zu digitalen Rechnungen erleichtern können.
Hier findest du einen vollständigen Überblick über E-Mail-Rechnungsvorlagen, Tipps und wie du eine Rechnung per E-Mail verschickst. Auf diese Weise kannst du optimale und professionelle E-Mail-Rechnungen erstellen und versenden.
Was ist eine Rechnungs-E-Mail?
Eine Rechnungs-E-Mail enthält eine offizielle „Rechnung“ für Produkte oder Dienstleistungen und wird dem Kunden per E-Mail und nicht klassisch per Post zugestellt. In der Rechnung wird genau aufgeschlüsselt, was einer Person in Rechnung gestellt wird und warum.
Eine Rechnung enthält außerdem andere relevante Informationen, wie zum Beispiel das Datum, an dem die Dienstleistungen erbracht oder die Produkte versandt wurden. So weiß der Kunde, warum er eine Rechnung erhält und wann er sie bezahlen muss.
Rechnungs-E-Mail-Vorlagen
Mit einer E-Mail-Rechnungsvorlage kannst du schnell und einfach eine professionelle und angemessene E-Mail-Rechnung erstellen. Im Folgenden stellen wir Vorlagen für drei Arten von Rechnungs-E-Mails bereit: Standard, Follow-up und überfällige Zahlung.
Wenn du eine E-Mail-Vorlage verwendest, um E-Mail-Rechnungen zu versenden, musst du nur die entsprechenden Felder mit den erforderlichen Informationen ausfüllen und ein PDF-Dokument anhängen. Nutze unsere kostenlose Vorlage, um ganz einfach Zahlungen von deinen Kunden zu erhalten.
Das Verfassen von Rechnungs-E-Mails ist nicht unbedingt einfach. Lade unsere Vorlagen herunter, um deine eigenen zu schreiben.
Immer mehr Unternehmen sind auf digitale Kommunikation umgestiegen, und das solltest du auch tun.
Was muss in einer Rechnungs-E-Mail enthalten sein
Das Versenden von Rechnungen ist mehr als eine routinemäßige Verwaltungsaufgabe – es ist eine Gelegenheit, Professionalität zu vermitteln und reibungslose Transaktionen zu gewährleisten.
Eine effektive Rechnungs-E-Mail geht über die grundlegenden Transaktionsdetails hinaus und umfasst wichtige Elemente, die zu einer reibungslosen finanziellen Interaktion beitragen.
Es gibt viele Elemente, die du in Rechnungs-E-Mail-Vorlagen integrieren kannst. Einige der häufigsten sind jedoch:
Business Branding
Es ist eine gute Idee, sicherzustellen, dass deine E-Mail-Rechnung dein Branding enthält. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, um die Menschen mit deiner Marke vertraut zu machen, damit sie bekannt und ihr Wiedererkennungswert gesteigert wird.
Kontaktdaten
Die Angabe deiner Kontaktdaten in Rechnungs-E-Mails ist mindestens genauso wichtig wie die Angabe der Markeninformationen deines Unternehmens. Deine Kunden müssen wissen, wie sie mit dir Kontakt aufnehmen und wohin sie ihre Zahlung senden können.
Rechnungs-ID
Eine Rechnungs-ID oder Rechnungsnummer muss unbedingt auf einer E-Mail-Rechnung angegeben werden, vor allem für deine eigenen Unterlagen. Rechnungs-ID-Nummern helfen bei der Identifizierung einer bestimmten Rechnung, sodass du sie ordnungsgemäß ablegen kannst. Diese ID kann aus einer Zahl, Buchstaben oder einer Kombination aus beidem bestehen.
Detaillierte Liste der erworbenen Produkte oder erbrachten Dienstleistungen
Eine Rechnung gibt an, wofür du eine Zahlung beantragst. Wenn du eine E-Mail-Rechnung sendest, solltest du sicherstellen, dass du eine detaillierte Liste der erworbenen Produkte oder erbrachten Dienstleistungen bereitstellst, damit dein Kunde weiß, was ihm in Rechnung gestellt wird. Das macht die Rechnung eindeutig und minimiert das Risiko von Missverständnissen.
Fälligkeitsdatum
Eine Rechnung ist ohne ein Fälligkeitsdatum nicht vollständig, da ein Kunde ohne Fälligkeitsdatum nicht weiß, wann er seine Zahlung leisten soll. Das Fehlen eines Fälligkeitsdatums kann auch dazu führen, dass Kunden ihre Zahlungen verzögern. Auf jeder Rechnung muss immer ein Fälligkeitsdatum angegeben werden, egal unter welchen Umständen.
Fälliger Betrag
Der fällige Betrag muss in Rechnungs-E-Mails angegeben werden, und er ist mindestens genauso wichtig wie das Fälligkeitsdatum. Ein Kunde muss wissen, wie viel er zu zahlen hat. Deshalb solltest du den fälligen Betrag auf jeder Rechnung angeben.
Zahlungsmethoden
Du musst in deiner E-Mail-Rechnung angeben, welche Zahlungsarten du akzeptierst, damit deine Kunden wissen, wie sie bezahlen können. Vielleicht akzeptierst du Discover oder American Express nicht; wenn doch, musst du dies deutlich angeben.
Best Practices für Rechnungs-E-Mails
Wenn es um die Rechnungsstellung geht, ist effektive Kommunikation entscheidend. Die Umsetzung von Best Practices gewährleistet nicht nur pünktliche Zahlungen, sondern wirft auch ein positives Licht auf dein Unternehmen.
Von der Wahrung der Professionalität bis hin zu den kleinen Details wie Betreffzeilen und Personalisierung – diese Richtlinien helfen dir, deinen Rechnungsstellungsprozess zu optimieren.
Wahrung der Professionalität
Unabhängig von den Umständen solltest du sicherstellen, dass du stets professionell bleibst. Es kann Momente geben, in denen ein Kunde die erste oder zweite Rechnung ignoriert, was sehr frustrierend sein kann. Dann ist es jedoch am besten, ein gewisses Maß an Professionalität zu bewahren.
Eine klare Betreffzeile verfassen
Es ist wichtig, eine klare Betreffzeile zu verfassen, damit deine Kunden wissen, worum es in der E-Mail geht. Der Kunde könnte die E-Mail ignorieren oder sogar löschen, wenn du nicht explizit bist.
Deine Kontaktdaten angeben
Es ist wichtig, dass du deine Kontaktdaten in deinen E-Mail-Rechnungen angibst. Wie sollen deine Kunden dich kontaktieren, wenn deine Kontaktinformationen nicht aufgeführt sind?
E-Mails personalisieren
Du möchtest sicher nicht all deinen Kunden die gleiche steife, unpersönliche E-Mail schicken. Wenn du dir die Zeit nimmst, jede E-Mail zu personalisieren, werden deine Kunden sehr viel dankbarer und kooperativer sein. Gib den Kundennamen, die Adresse und andere relevante Informationen an, damit dein Kunde versteht, dass die Rechnung für ihn bestimmt ist.
Frühzeitiges Senden der Rechnung
Wenn du deine E-Mail-Rechnungen frühzeitig versendest, haben deine Kunden genug Zeit, das Geld zu beschaffen, um deine Leistungen rechtzeitig zu bezahlen. Rechnungen in letzter Minute zu verschicken ist nicht nur unprofessionell, sondern auch unpraktisch und rücksichtslos. Versetze dich in die Lage deiner Kunden. Es ist üblich, einem Kunden eine Frist von 7, 15, 30 oder 45 Tagen ab Rechnungsdatum zu geben. Das Fälligkeitsdatum der beigefügten Rechnung hängt natürlich von deinem Vertrag mit dem Kunden ab.
Weniger ist mehr
Es ist nicht nötig, eine lange Nachricht in deine E-Mail zu schreiben. Es ist am besten, wenn du es einfach hältst und direkt auf den Punkt kommst.
Transparenz
Eines der wichtigsten Dinge beim Schreiben einer Rechnung ist die Transparenz. Transparenz ist wichtig, denn du willst, dass deine Kunden dir vertrauen. Wenn du nicht transparent bist, könnten deine Kunden das Gefühl haben, dass du etwas verheimlichst. Dies könnte wiederum dazu führen, dass sie woanders nach Produkten oder Dienstleistungen suchen.
Korrekturlesen
Nichts ist peinlicher, als dein Unternehmen mit einer E-Mail zu repräsentieren, die voller Tipp- und Grammatikfehler ist. Deshalb ist es wichtig, dass du jede E-Mail sorgfältig korrekturliest, bevor du sie verschickst.
So gehst du mit überfälligen Rechnungen um
Die Bearbeitung überfälliger Zahlungsanforderungen ist für Unternehmen eine gängige Herausforderung. Um diese Situation effektiv zu meistern, solltest du die folgenden Schritte beachten:
Rechtzeitige Erinnerungen
Versende vor Ablauf der Zahlungsfrist höfliche und freundliche Zahlungserinnerungen, die den Kunden an die bevorstehende Zahlungsverpflichtung erinnern. Auch hier solltest du die Rechnung im Anhang deiner E-Mail-Zahlungsaufforderung nennen, zusammen mit allen relevanten Zahlungsdaten, wie z. B. deiner Bankverbindung oder anderen Informationen zur Zahlung.
Schicke an dem Tag, an dem die Zahlung fällig ist, eine weitere Erinnerung. Weise höflich auf das Fälligkeitsdatum hin und fordere zur pünktlichen Zahlung auf. Diese Rechnungserinnerungen können über deine E-Mail-Marketing- oder Buchhaltungssoftware versendet werden, was für die Rechnungsstellung und Nachverfolgung bei mehreren Kunden praktisch ist.
Eindeutige Zahlungsbedingungen
Lege die Zahlungsbedingungen in deiner ersten Vereinbarung oder bei der Erstkontaktaufnahme klar dar. Stelle sicher, dass die Kunden wissen, wann Zahlungen fällig sind, welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden und was im Falle einer unbezahlten Rechnung passiert, z. B. Verzugsgebühren oder Zinsen.
Diese Informationen können auch in deine E-Mail-Vorlage für die Rechnung aufgenommen werden, um deine Kunden regelmäßig daran zu erinnern.
Deine der E-Mail beigefügte Rechnung sollte ebenfalls detailliert und gut strukturiert sein, einschließlich einer Aufschlüsselung der Gebühren und einer transparenten Zahlungsfrist. Sie sollte auch Zahlungsanweisungen enthalten, um Verzögerungen oder überfällige Rechnungen zu vermeiden. Erwäge, eine Online-Zahlung zuzulassen, damit du schneller bezahlt wirst, anstatt zu verlangen, dass Kunden einen Scheck per Post schicken.
Professionelle Follow-ups
Denke daran, dass einige Kunden nicht wissen, wann eine Rechnung überfällig ist. Möglicherweise haben sie das Fälligkeitsdatum vergessen und benötigen eine freundliche Erinnerung.
Wenn die Zahlung verspätet oder überfällig ist, melde dich umgehend mit einer professionellen und durchsetzungsfähigen Rechnungs-E-Mail oder per Telefon. Erkundige dich nach dem Grund für die Verzögerung und biete jede notwendige Unterstützung an, um den Zahlungsprozess zu beschleunigen.
Halte die Rechnungsnummer bereit, damit sie sie in ihrem System nachschlagen können. Du kannst deinem Kunden das Suchen der Rechnungsdetails erleichtern, indem du „Zahlung für Rechnungsnummer x“ als Betreffzeile eingibst.
Führe Aufzeichnungen über die gesamte Kommunikation. Dokumentiere jede Erinnerung bzw. Mahnung mit Datum, Uhrzeit und Gesprächsdetails, wenn du die Zahlung forderst.
Folgen des Zahlungsverzugs
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen dazu beitragen können, unbezahlte Rechnungen und überfällige Zahlungen zu vermeiden. Die erste Möglichkeit sind Verzugszinsen. Kommuniziere deine Richtlinien für Verzugszinsen in deinen ursprünglichen Vertragsbedingungen. Führe Verzugszinsen für überfällige Zahlungen ein, um Kunden zu motivieren, pünktlich zu zahlen.
Eine weitere Möglichkeit ist die Aufnahme von Bedingungen, die es dir erlauben, die Dienstleistungen auszusetzen, bis der ausstehende Betrag beglichen ist. Zwar bedeutet diese Option, dass du nicht ohne Bezahlung weiterarbeiten wirst, aber sie kann leider auch für Verärgerung beim Kunden sorgen, unabhängig von den Gründen für den Zahlungsverzug.
Als letzten Ausweg musst du möglicherweise rechtliche Schritte in Betracht ziehen, z. B. das Versenden eines formellen Mahnschreibens oder die Beauftragung eines Inkassobüros. Beachte die gesetzlichen Anforderungen in deinem Land und die in deinem Vertrag mit dem Kunden dargelegten Bedingungen.
Eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage auf Mailchimp erstellen
Eine E-Mail-Rechnungsvorlage kann deinem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen, damit du Rechnungen schnell und effizient an deine Kunden schicken kannst. Wenn du deine Rechnungen per E-Mail versendest, kann das auch die Reibung zwischen dir und deinen Kunden minimieren, da alles klar und deutlich schriftlich festgehalten wird.
Wenn du bereit bist, Rechnungen an deine Kunden zu verschicken, kannst du mit Mailchimp E-Mail-Vorlagen erstellen. In der E-Mail-Vorlage in Mailchimp kannst du ein Layout erstellen, das du für zukünftige Kampagnen wiederverwenden kannst. Du kannst auch automatisch E-Mail-Rechnungen an Kunden senden, sobald ihre Bestellungen bestätigt wurden. Auf diese Weise gibt es keine Verzögerungen und die Kunden wissen, welche Leistungen sie erhalten, welcher Betrag fällig ist und wann sie zahlen müssen.