Das Versenden von Follow-up-Emails fördert die Beziehungen und führt Kunden durch den Verkaufstrichter. Erfahre mit unserem Leitfaden und unseren Vorlagen, wie du eine effektive Follow-up-Email schreibst.
Ob du den Kontakt zu einem inaktiven Kunden wiederherstellen oder nachhaken möchtest, nachdem eine Antwort ausgeblieben ist: Durch das Verfassen wirksamer Follow-up-Emails kannst du deine Zielgruppe ansprechen und die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Wenn es darum geht, Follow-up-Emails zu schreiben, gibt es kein Patentrezept. Du solltest deine Nachricht auf der Grundlage von Faktoren wie der Zeit seit der letzten Kommunikation, den spezifischen Produkten oder Services, die du anbietest, und den gewünschten nächsten Schritten für deine Kontakte anpassen.
Die erfolgreichsten Vertriebsteams wissen: Je mehr du deine Follow-up-Emails personalisierst, desto effektiver werden sie. Wie sendet man eine Follow-up-Email wie ein Profi?
Lies weiter, um die Kunst der Follow-up-Email zu erlernen und eine starke Verbindung zu deinen Kunden aufrechtzuerhalten. Und vergiss nicht, unsere Vorlagen für Follow-up-Emails herunterzuladen, die dir helfen, überzeugende und personalisierte Nachrichten zu verfassen, die bei deiner Zielgruppe ankommen.
Eine Follow-up-Email wird nach einer ersten Interaktion oder Kommunikation an den Empfänger geschickt, um die Konversation fortzusetzen, zusätzliche Informationen zu liefern oder ihn durch die nächsten Schritte zu führen.
Follow-up-Emails werden häufig in Vertrieb, Kundenservice, Networking und Marketing verwendet, um Beziehungen zu pflegen, Anfragen zu beantworten und potenzielle Kunden durch den Verkaufstrichter zu führen.
Hier sind Beispiele für Follow-up-Emails, damit du besser verstehst, wie sie funktionieren:
- Ein Vertriebsmitarbeiter könnte einem potenziellen Kunden nach einem ersten Verkaufsgespräch eine Follow-up-Email senden, um die wichtigsten besprochenen Punkte zusammenzufassen, weitere Unterstützung oder Informationen anzubieten oder auf Schmerzpunkte einzugehen.
- Im Kundenservice werden Follow-up-Emails häufig verwendet, um die Kundenzufriedenheit nach einem Kauf oder einer Serviceinteraktion sicherzustellen, zusätzliches Feedback einzuholen und Bedenken auszuräumen.
- Im Marketing können Follow-up-Emails Teil einer Lead-Pflege-Kampagne sein. Sie liefern potenziellen Kunden zielgerichtete Inhalte oder Angebote auf Grundlage ihrer vorherigen Interaktionen oder Interessen und führen sie so letztendlich zur Konversion.
Diese E-Mails dienen dazu, die Kommunikation und das Engagement mit Kontakten aufrechtzuerhalten, unabhängig davon, ob es sich um bestehende Kunden, Leads oder Geschäftspartner handelt.
Viele Unternehmen verwenden eine Follow-up-Email-Vorlage, um den Prozess der Erstellung dieser Nachrichten zu rationalisieren und Konsistenz und Effektivität bezüglich ihrer Kommunikationsbemühungen zu gewährleisten. Du kannst starke Kundenbeziehungen aufrechterhalten, wenn du diese Art von E-Mails beherrschst und weißt, wie du eine gute Betreffzeile formulierst und was du sagen musst.
Warum sind Follow-up-Emails im Marketing wichtig?
Die Customer Journey ist für jeden anders, aber Follow-up-Emails sind entscheidend, unabhängig davon, wo sich die Kontakte im Verkaufstrichter befinden. Viele Unternehmen zögern, E-Mails zu senden, weil sie ihre Zeit nicht verschwenden wollen, wenn der Empfänger nichts von ihnen kaufen wird. Andererseits: Nur weil ein Kunde vielleicht Nein gesagt hat oder du nie eine Antwort erhalten hast, heißt das nicht, dass du es nicht noch einmal versuchen solltest.
Verkaufsstatistiken zu Follow-ups zeigen, dass etwa 60 % der Kunden zu etwas viermal „Nein“ sagen, bevor sie „Ja“ sagen. Letztendlich kann es eine Weile dauern, bis du deinen Kunden für dich gewinnst. Deshalb musst du hartnäckig sein, regelmäßig nachfassen und dir genau überlegen, wie du deine Strategie umsetzen willst. Auf diese Weise kannst du deine Chancen erhöhen, dass dein Kunde irgendwann „Ja“ sagt.
Follow-up-Emails ermöglichen es Vertriebsfachleuten, die Dynamik und das Engagement mit potenziellen Kunden nach den ersten Interaktionen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Leads nicht kalt werden.
Durch Nachfassen können Vertriebsprofis das beim ersten Kontakt besprochene Wertversprechen bekräftigen und etwaige verbleibende Fragen oder Bedenken des potenziellen Kunden klären.
Darüber hinaus bietet eine Vertriebs-Follow-up-E-Mail die Möglichkeit, eine Beziehung und Vertrauen zu bestehenden Kunden und Interessenten aufzubauen, indem sie Aufmerksamkeit und Engagement für die Erfüllung ihrer Bedürfnisse zeigt.
Follow-up-Emails dienen auch dazu, potenzielle Kunden an die Vorteile des Produkts oder der Dienstleistung zu erinnern und ihnen zu zeigen, wie sie ihr Problem lösen können. So stellst du sicher, dass sie das Verkaufsgespräch nicht vergessen.
Wie eine Follow-up-Email aussehen sollte
Angesichts der vielen Tools zur Marketingautomatisierung fragst du dich vielleicht, wie du eine Follow-up-Email schreiben und versenden kannst. Bedenke immer, dass es für diese E-Mails keine festgelegte Form gibt und daher unterschiedliche Optionen zur Verfügung stehen.
Wenn du die Ergebnisse deiner Follow-up-Email maximieren möchtest, musst du einige Schritte beachten. Dazu gehören unter anderem:
Ermittle deine Ziele
Zuerst musst du deine Ziele herausfinden. Natürlich möchtest du, dass der Kunde dich kontaktiert, aber was ist der Zweck der E-Mail? Willst du beispielsweise einen Kunden dazu bringen, sein Abonnement neu zu starten? Oder möchtest du einen potenziellen Kunden zu einem kurzen Telefongespräch einladen und die Anmeldung für eine Demo besprechen? Vielleicht versuchst du auch, einen Kunden dazu zu bringen, dir seine Zahlungsinformationen zur Verfügung zu stellen, damit du seine Bestellung abschließen kannst.
Du musst die spezifischen Ziele deiner E-Mails herausfinden, bevor du mit dem Schreiben beginnen kannst. Das Ziel bestimmt den Wortlaut jeder Nachricht.
Lege fest, wann du dich mit Kunden in Verbindung setzen möchtest
Als Nächstes musst du überlegen, wann du mit deinem Kunden Kontakt aufnehmen möchtest. Wie viel Zeit möchtest du deinen Kontakten geben, bevor du erneut Kontakt zu ihnen aufnimmst? Gibt es auslösende Ereignisse in der Customer Journey, die eine Follow-up-Nachricht erfordern?
Die Antwort auf diese Fragen kann je nach Zweck einer E-Mail unterschiedlich sein. Du möchtest beispielsweise, dass ein Kunde eine Antwort gibt, nachdem er eine Software-Demo ausprobiert hat. Oder du wartest darauf, dass ein Kunde dir seine Zahlungsinformationen mitteilt, damit du ihm ein bestimmtes Produkt an die Haustür liefern kannst.
Denke daran, dass zu viele Follow-ups die Leute verärgern können. Überlege also, wie lange du warten möchtest, bevor du erneut Kontakt aufnimmst.
Eine E-Mail verfassen
Jetzt ist es an der Zeit, die E-Mail zu verfassen. Unabhängig davon, ob du eine Transaktions-E-Mail oder eine höfliche Erinnerung sendest – du musst dir den Inhalt der Nachricht gut überlegen. Die Betreffzeile einer E-Mail ist oft das Erste, was Empfänger sehen, daher muss sie einen guten Eindruck hinterlassen.
Anschließend musst du überlegen, wie viele Informationen du in den Text aufnehmen möchtest. Du musst genug Informationen haben, um den Sinn deiner E-Mail zu vermitteln, aber du willst den Leser nicht mit zu viel Text überwältigen. Vergiss nicht das Ziel deiner Nachricht. Es empfiehlt sich außerdem, einen Call-to-Action einzufügen. Wenn du keinen CTA hast, gelangt der Empfänger möglicherweise nicht zum nächsten Schritt in der Customer Journey.
Möglicherweise musst du mehrere E-Mails senden. Du kannst diese zwar einzeln schreiben, aber dies ist möglicherweise nicht der beste Ansatz. Glücklicherweise stehen Tools zur Verfügung, die den Prozess mithilfe eines Trigger-Ereignisses automatisieren können, sodass du einfacher E-Mails an deine Zielgruppe versenden kannst.
Follow-up-E-Mail-Vorlagen
Entdecke effektive Vorlagen für Follow-up-Emails, die auf verschiedene Geschäftsszenarien zugeschnitten sind und dir helfen sollen, Beziehungen zu pflegen, Anfragen zu beantworten und potenzielle Kunden durch den Verkaufstrichter zu führen.
Steigere deine Rücklaufquote und schließe weitere Geschäfte mit Nachfass-E-Mails ab
Nachfass-E-Mails können die Chancen auf eine Konversion erhöhen. Lass dich inspirieren und lerne, wie du deine Nachfass-E-Mail strukturierst, indem du diese Vorlagen herunterlädst.
Stell dir vor, du hast kürzlich mit einem Vertriebsmitarbeiter kommuniziert oder dich für Marketingmitteilungen deiner Lieblingsmarken angemeldet. In diesem Fall findest du Beispiele für Follow-up-Emails überall online und sogar in deinem Posteingang. Orientiere dich beim Verfassen von Betreffzeile und Text an diesen Beispielen.
Als Ergänzung zu diesen Beispielen findest du hier ein paar weitere Tipps, die dir helfen, funktionierende Follow-up-Emails zu verfassen:
Personalisierte Nachrichten verwenden
Passe deine Follow-up-Emails an jeden Empfänger an, indem du ihn namentlich ansprichst und auf frühere Interaktionen oder Gespräche verweist. Dieser persönliche Ansatz zeigt, dass dir die Bedürfnisse deiner Kunden wichtig sind, und stärkt die Verbindung zwischen dir und dem Empfänger. Du kannst auch auf eine frühere E-Mail Bezug nehmen und ein wichtiges Gespräch fortsetzen.
Um Personalisierung nutzen zu können, musst du natürlich sicherstellen, dass du die richtige Person kontaktierst. Wenn seit deiner letzten Kommunikation eine Weile vergangen ist, könntest du in deiner Nachricht fragen ob die Person immer noch der richtige Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens ist.
Errege die Aufmerksamkeit des Empfängers mit einer ansprechenden und relevanten Betreffzeile, die ihn dazu bringt, die E-Mail zu öffnen. Füge Wörter ein, die seinen Interessen oder Bedürfnissen entsprechen, und betone den Wert oder Nutzen, den er durch das Lesen der E-Mail erwarten kann.
E-Mails einfach halten
Deine E-Mails müssen nicht kompliziert sein. Einfach ist immer besser.
Vermeide es, deine Follow-up-Email mit unnötigen Details zu überladen, die die Empfänger ablenken oder verwirren könnten. Priorisiere stattdessen Klarheit und gib nur die Informationen an, die du brauchst, um deine Botschaft effektiv zu vermitteln. Hier sind noch ein paar Ideen, wie du deine Follow-up-Emails einfach halten kannst:
- Verwende Leerräume, Aufzählungspunkte und kurze Absätze, um den Text aufzulockern und deine Follow-up-Emails optisch ansprechender zu gestalten.
- Achte auf eine klare und einfache Sprache und vermeide Jargon oder Fachbegriffe, die den Empfänger verwirren könnten.
Zum richtigen Zeitpunkt und an die richtige Person senden
Berücksichtige den Tag und die Uhrzeit, zu der du deine E-Mails gesendet hast. Experimentiere mit verschiedenen Sendezeiten, um festzustellen, wann deine Zielgruppe am aktivsten ist und sich wahrscheinlich mit deinen E-Mails beschäftigt.
Finde ein Gleichgewicht – Du möchtest im Gedächtnis deiner Empfänger bleiben und sie dennoch nicht mit zu vielen E-Mails überfordern. Verteile deine Follow-up-Emails auf Abstände von ein paar Tagen bis zu einer Woche und vermeide es, die Empfänger mit mehreren Nachrichten innerhalb eines kurzen Zeitraums zu bombardieren.
Du solltest nicht nur herausfinden, wann du E-Mails versenden musst, sondern auch sicherstellen, dass deine E-Mails an die richtige Person versendet werden. Wenn du die falsche Person per E-Mail kontaktierst, bringt dich das nicht weiter. Nimm dir also die Zeit, die Kontaktdaten der Person, die du per E-Mail kontaktieren willst, zu recherchieren und zu überprüfen, um die Richtigkeit sicherzustellen.
Einen CTA einfügen
Es ist immer gut, einen Call-to-Action in deine E-Mails aufzunehmen, weil er den Empfängern dabei hilft, eine bestimmte Aktion abzuschließen. Möchtest du, dass sie dich anrufen? Möchtest du, dass sie auf den Link klicken? Kommuniziere es klar, wenn du deiner E-Mail einen CTA hinzufügst, aber vermeide es, zu aufdringlich zu sein.
Professionell sein
Sei immer professionell. Auch wenn du personalisierte Nachrichten verwenden willst, soll die E-Mail einen professionellen Eindruck machen. Vielleicht kann sich jemand anderes die E-Mail anschauen, bevor du sie verschickst, um sicherzustellen, dass sie so professionell wie möglich ist.
Mehrwert bieten
Deine E-Mails sollten dem Empfänger etwas Wichtiges oder Nützliches bieten, statt sich nur auf deine eigenen Ziele zu konzentrieren. Eine Möglichkeit, einen Mehrwert zu bieten, besteht darin, relevante und hilfreiche Informationen anzubieten, die auf die Bedürfnisse oder Interessen des Empfängers eingehen. Das kann das Teilen von Erkenntnissen, Tipps oder Ressourcen sein, dem Empfänger helfen, Probleme zu lösen oder seine Ziele zu erreichen.
Du kannst auch einen Mehrwert bieten, indem du Angebote, Rabatte oder Aktionen anbietest, die auf die Vorlieben oder früheren Interaktionen des Empfängers mit deiner Marke zugeschnitten sind.
Der Schlüssel zu einer wertvollen Follow-up-Email liegt darin, die Bedürfnisse des Empfängers in den Mittelpunkt zu stellen und sich darauf zu konzentrieren, wie du ihm wirklich helfen kannst.
Follow-up-E-Mails mit Mailchimp erstellen
Wenn du mit dem Versenden von Follow-up-Emails beginnen möchtest, musst du sorgfältig darüber nachdenken, wie du deine Kampagne gestaltest. Follow-up-Nachrichten sind wichtig, um starke Beziehungen zu deinem Kundenstamm aufrechtzuerhalten. Fortschrittliche Tools können dir helfen, den Prozess zu beschleunigen und gleichzeitig deine Konversionsrate zu erhöhen.
Bei Mailchimp verfügen wir über verschiedene Tools, um sicherzustellen, dass du das beste aus deinen Follow-up-Kampagnen herausholst. Egal, ob du deine E-Mails automatisieren oder den besten Zeitpunkt finden möchtest, um dein Publikum zu kontaktieren, wir helfen dir gerne weiter.
Haben dir unsere Vorlagen für Follow-up-Emails gefallen?
Verwende sie noch heute mit deinem Mailchimp-Account, um überzeugende Follow-up-Email zu erstellen, die deine Zielgruppe ansprechen und Ergebnisse erzielen. Unsere anpassbaren Vorlagen für Follow-up-Emails können deinen Verkaufsprozess optimieren und deinen Kontakten mühelos gezielte Nachrichten zukommen lassen.