Leitfaden zum Mitarbeiter‑Onboarding

Pre-Onboarding

Während dieser Phase des Onboardings möchtest du mit der neuen Arbeitskraft interagieren und ihr Interesse an der Stelle wecken. Wie du wahrscheinlich bereits weißt, ist der Onboarding-Prozess kostspielig. Du sparst deinem Unternehmen daher Geld, wenn die von dir eingestellte Arbeitskraft so lange wie möglich in deinem Unternehmen bleibt.

Eine gute Möglichkeit, um mit einer demnächst eingearbeiteten neuen Arbeitskraft zu interagieren, ist, ihr deinen Unternehmens-Newsletter zu senden. Gib ihr das Gefühl, bereits Teil des Teams zu sein. Lade sie ein, alle ihre Kolleg*innen kennenzulernen.

Es dauert zwar etwas, bis sie die verschiedenen Persönlichkeiten am Arbeitsplatz kennengelernt hat und weiß, wie man mit ihnen umgeht, aber so kann sie das ganze Team kennenlernen, und wenn das Team freundlich und offen ist, kann das ihren Einstieg erleichtern und Stress abbauen.

Erwäge die Einführung eines Buddy-Systems, damit sich deine neuen Arbeitskraft willkommen fühlt. Weise ihr eine Person zu, an die sie sich mit all ihren Fragen wenden kann. Um den ganzen Prozess für alle Beteiligten einfacher zu machen, könntest du die neue Arbeitskraft im Rahmen eines virtuellen Meetings vorstellen und alle wichtigen Kontaktdaten zur Verfügung stellen.

Orientierung und Einführung

Das Onboarding einer neuen Arbeitskraft erfolgt, sobald sie ihren ersten Tag im Unternehmen antritt. In dieser Phase hebst du deine Unternehmenswerte hervor, machst mit ihr einen offiziellen Rundgang und gibst ihr eine angemessene Einführung und stellst sie den Personen vor, mit denen sie am meisten zusammenarbeiten wird.

In dieser Phase soll sich die neue Arbeitskraft willkommen fühlen und sie soll unterstützt werden, damit sie das Gefühl bekommt, dass ihre Integration in das Unternehmen reibungslos verläuft.

Rollenspezifische Schulungen

Der nächste Schritt des Prozesses ist eine rollenspezifische Schulung, bei der die neue Arbeitskraft alles erlernt, was mit ihrer Rolle zu tun hat. Dazu gehört, dass sie Anmeldeinformationen für verschiedene Programme erhält, von einer erfahrenen Arbeitskraft betreut wird und dass sie das Team kennenlernt, mit dem sie am häufigsten zusammenarbeiten wird.

Vollständige Eingliederung mit laufendem Support

Dies ist der Teil der Onboarding-Schulung der neuen Arbeitskraft, wenn sie auf sich allein gestellt ist. Sie beginnt, Projekte oder Aufgaben zu übernehmen, ohne dass ihr jemand über die Schulter guckt. Aber selbst in dieser Phase musst du der neuen Arbeitskraft Anleitung und Unterstützung bieten. In dieser Phase stehen sowohl du als auch der Rest des Teams zur Verfügung, um der neuen Arbeitskraft Ratschläge zu geben, Fragen zu beantworten und diese Phase zu einer positiven Erfahrung zu machen.

Onboarding vs. Orientierung für neue Arbeitskräfte

Obwohl das Onboarding und die Orientierung für neue Arbeitskräfte oft synonym verwendet werden, sind diese Begriffe nicht identisch.

Orientierung ist der anfängliche Prozess, bei dem neue Arbeitskräfte im Unternehmen willkommen geheißen werden. Während der Orientierungsphase vermittelst du der Arbeitskraft deine Mission, deine Ziele und stellst ihr deine Verfahren vor. Außerdem wird der neuen Arbeitskraft in dieser Phase die Unternehmenskultur und das Personal vorgestellt.

Der Onboarding-Prozess befasst sich ebenfalls mit diesen Punkten, ist aber umfangreicher und ein mehrstufiger Prozess.

Gründe für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding

Beim Onboarding neuer Arbeitskräfte macht dein Prozess den entscheidenden Unterschied aus.

Mit einem starken Onboarding-Plan steigerst du schon einmal die Mitarbeiterbindung. Die Arbeitskraft wird das Gefühl haben, dass alle ihre Bedürfnisse erfüllt werden und wird sich in dem Unternehmen wohlfühlen. Letztendlich führt dies zu einer höheren Bindungsrate, was deinem Team Stress und Aufwand, und deinem Unternehmen langfristig Kosten spart.

Angenommen, eine neue Arbeitskraft benötigt Hilfe, um die Regeln zu verstehen. Sie weiß möglicherweise nicht, dass alle ihre Aufgaben zu bestimmten Zeiten erfüllt werden müssen, und dass das Unternehmen während der Arbeitszeit keine Telefongespräche zulässt, es sei denn, es liegt ein Notfall vor. Sollte die neue Arbeitskraft dann deine Erwartungen nicht erfüllen, kannst du schnell reagieren.

Du kannst jedoch eine Arbeitskraft, die behauptet, nicht zu wissen, was von ihr erwartet wird, mithilfe eines starken Onboarding-Prozesses entlasten.

Wenn du einen standardisierten Onboarding-Prozess für alle Arbeitskräfte hast, kannst du Grauzonen vermeiden. Es darf nicht vorkommen, dass einige Arbeitskräfte die Erwartungen erfüllen und übertreffen und andere aufgrund ihres Trainings nicht.

Du möchtest, dass sich deine neuen Arbeitskräfte willkommen und wohl fühlen. Dann können sie sich bei Problemen mit Vertrauen an jemanden wenden und die Probleme mit den anderen Arbeitskräften lösen. Sie werden sich außerdem früh als Teil des Teams fühlen, was sich auf die Zufriedenheit der Arbeitskräfte und ihre Gesamtleistung im Unternehmen auswirken kann.

Onboarding-Checkliste für neue Arbeitskräfte

Mittlerweile weißt du wahrscheinlich, wie wichtig das Onboarding neuer Arbeitskräfte ist, aber vielleicht weißt du nicht, was zum Onboarding-Prozess gehört. Wir haben die wichtigsten Schritte für dich zusammengefasst:

1. Verbinde die neuen Arbeitskräfte mit der Personalabteilung

In erster Linie sollten alle neuen Arbeitskräfte deine Personalabteilung kontaktieren, da diese für Zahlungen und andere wichtige Aufgaben in deinem Unternehmen verantwortlich ist.

2. Bestätige alle Informationen bezüglich des ersten Arbeitstags

Du solltest sicherstellen, dass die neue Arbeitskraft weiß, wann ihr erster Arbeitstag ist und was sie mitbringen oder tragen muss (wenn es spezielle Anweisungen gibt).

3. Stelle sicher, dass sie über die erforderliche Ausrüstung verfügt

Du solltest dann sicherstellen, dass ihr alles zur Verfügung steht, was sie für ihren ersten Tag braucht. Hierzu gehören ggf. ein Laptop oder Desktop-PC, eine eingerichtete Geschäfts-E-Mail-Adresse und Zugriffsberechtigungen. Außerdem solltest du ihr auch ein Mitarbeiterhandbuch zur Verfügung stellen.

4. Richte ihre Workstation ein

Richte ihre Workstation mit allem ein, was sie für die Erfüllung aller Aufgaben benötigt. Das wird ihr das Gefühl geben, dass du dich um sie kümmerst.

5. Stelle sie dem Team vor

Dein nächster Schritt sollte sein, sie dem Team vorzustellen. Das sind die Personen, mit denen sie zusammenarbeiten oder interagieren wird, und es wird ihr helfen, wenn sie alle kennenlernt.

6. Gib ihr eine Führung

Ein neuer Arbeitsort kann überfordernd sein, vor allem, wenn die neue Arbeitskraft nicht einmal weiß, wohin sie gehen muss, um ihre Arbeit zu erledigen oder um sich eine Tasse Kaffee zu holen. Gib ihr daher eine kleine Führung und hebe die wichtigsten Bereiche hervor.

7. Stelle ein Onboarding-Programm zur Verfügung

Stelle deiner neuen Arbeitskraft am ersten Arbeitstag einen Onboarding-Plan zu Verfügung. Lass sie genau wissen, was sie erwartet. So kannst du sich wiederholende Fragen vermeiden, da sie weiß, was während des Onboarding-Prozesses besprochen wird.

8. Plane wichtige Meetings

Plane im Rahmen des Einstellungsprozesses wichtige Meetings wie Orientierungen, Schulungen, Check-ins usw. Gib deiner neuen Arbeitskraft einen Zeitplan, damit sie weiß, was auf sie zukommt und wo und wann sie erscheinen muss.

Tipps zum Onboarding neuer Arbeitskräfte

Arbeitskräfte schätzen alles, was ihre Arbeit erleichtert und Aufgaben unkomplizierter macht, und ihnen zugleich hilft, sich nahtloser in das Unternehmen einzubinden.

Auch wenn du dich bei der Einarbeitung darauf konzentrierst, Arbeitskräfte, die deine Anforderungen erfüllen, zu formen, solltest du immer auch an die jeweilige Arbeitskraft denken. Frage während des gesamten Prozesses, wie es ihr geht und was du tun kannst, um sie bei der Eingliederung zu unterstützen. Notiere dir die Antworten für zukünftige Onboarding-Schulungen.

Wie oben bereits erwähnt, solltest du deiner neuen Arbeitskraft einen Ansprechpartner oder Buddy zuweisen, mit dem sie sich austauschen kann. So bekommt sie nicht das Gefühl, dass sie zu viele Fragen stellt und du kannst das Onboarding-Erlebnis persönlicher gestalten.

Sorge dafür, dass du das Onboarding-Erlebnis individuell anpasst. Dadurch fühlt sich die neue Arbeitskraft während des gesamten Prozesses wohl und es ist wahrscheinlicher, dass sie im Unternehmen bleibt.

Und vor allem solltest du sicherstellen, dass du nichts überstürzt. Gib der Arbeitskraft Zeit, sich in ihrem eigenen Tempo an ihren neuen Arbeitsplatz anzupassen.

Neue Arbeitskräfte effektiv einbinden

Das Onboarding neuer Arbeitskräfte kann für alle Beteiligten ein stressiger Prozess sein. Das muss aber nicht so sein, wenn du einen entsprechenden Plan hast und einige Tricks kennst, um dir und der Arbeitskraft den Prozess zu erleichtern. Außerdem bietet Mailchimp eine Reihe von Tools und Dienstleistungen an, die dir dabei helfen können. Dazu gehört E-Mail-Automatisierung, um Onboarding-Nachrichten automatisch zu senden, und Software, um professionelle Unternehmens-Newsletter zu erstellen.