Wie die Workflow‑Automatisierung die Betriebsabläufe verbessern kann

Was ist Workflow-Automatisierung?

Bei der Workflow-Automatisierung werden die wichtigsten Schritte eines Prozesses, der traditionell manuell ausgeführt wurde, mithilfe erstellter Regeln automatisiert.

In diesem Zusammenhang hast du vielleicht auch schon Begriffe wie Automatisierung von Geschäftsprozessen oder robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) gehört – sie fallen alle unter den gleichen Oberbegriff und überlassen es der Technologie, wiederkehrende Aufgaben zu erledigen.

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung unterscheidet sich darin, dass Software-Bots zum Einsatz kommen, um bestimmte digitale Aufgaben wie Dateneingaben oder das Ausfüllen von Formularen auszuführen. Die Workflow-Automatisierung hingegen ist die allgemeinere Bezeichnung für jeden automatisierten Prozess, der durch Trigger und Aktionen ausgelöst werden kann.

Die Schritte, die anschließend automatisiert werden, werden nach dem sogenannten „wenn-dann“-Prinzip ausgelöst:

• Wenn ein Kunde einen Kauf tätigt, dann erhält er eine Bestellbenachrichtigung.
• Wenn ein Kunde einen Artikel in seinen digitalen Warenkorb legt, die Seite aber verlässt, ohne zur Kasse zu gehen dann wird ihm eine Warenkorbabbruch-E-Mail zugestellt, die ihn dazu verleiten soll, die Transaktion abzuschließen.

Da derartige Aktionen keine großen Überlegungen erfordern, ist es einfach, sie zu automatisieren. Dadurch wird der gesamte Prozess optimiert und du kannst deine Zeit für andere Dinge nutzen.

Welche Vorteile bietet die Workflow-Automatisierung?

Durch eine Workflow-Automatisierung kannst du nahezu jeden Prozess effizienter und effektiver gestalten. Indem du dich von einfachen Aufgaben befreist, bleibt dir mehr Zeit und mentale Energie, um dein Unternehmen zu führen und auszubauen. Das ist sowohl für deine Betriebsabläufe als auch für das Teammanagement mit Vorteilen verbunden.

Zu den vielen Vorteilen der Workflow-Automatisierung gehören:

1. Klarheit und Einheitlichkeit verbessern

Mithilfe einer Workflow-Automatisierung lassen sich die Schritte eines Prozesses standardisieren, die anschließend einem vordefinierten Aufgabenpfad folgen. Ist der Pfad einmal festgelegt, stellt er einen verlässlichen Leitfaden für alle Mitarbeiter des betreffenden Projekts dar. Alle beteiligten Personen haben so die Möglichkeit, sich am Design des Workflows zu orientieren. Außerdem wissen sie, welcher Arbeitsschritt wann an der Reihe ist und wodurch einzelne Schritte auslöst werden.

Diese Klarheit hilft vielbeschäftigten Teams von heute dabei, den Überblick zu behalten, damit kein wichtiger Schritt ausgelassen wird. Bei einer Workflow-Automatisierung ist alles klar definiert – mit Spezifikationen und einem „wenn-dann“-Ablauf, bei dem viele Ergebnisse automatisch erzielt werden.

2. Verantwortung übernehmen

Die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten ist wichtig für jedes Team, denn so lassen sich auch andere Aspekte am Arbeitsplatz verbessern:

• Mitarbeiterleistung
• Teilnahme und Beteiligung
• Kompetenzgefühl
• Arbeitseinsatz
• Teammoral

Wenn du eine Workflow-Automatisierung einrichtest, delegierst du damit bestimmte Aufgaben an dein automatisiertes System. Wenn Aufgaben einen menschliche Beitrag oder eine Genehmigung erfordern, werden sie an eine dafür zuständige Person weitergeleitet. Wenn jeder weiß, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, kann das zu einer höheren Zufriedenheit im Team führen.

Und da die Automatisierung routinemäßige, manuelle Prozesse übernimmt, sind die Aufgaben, die von den Mitarbeitern erledigt werden, viel interessanter.

3. Arbeitszufriedenheit steigern

Laut Deloitte Insights sind sinnvolle Tätigkeiten ein entscheidender Aspekt für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung. Mehr als 40 % der Jobsuchenden sehen sich nach eigener Aussage nach einer anderen Stelle um, weil sie ihre Fähigkeiten in ihrer derzeitigen Position nicht gut einsetzen können. Weitere 27 % gaben an, dass sie bei der Arbeit unterfordert seien.

Wenn du alltägliche Aufgaben automatisierst, haben deine Mitarbeiter mehr Zeit, spannende und geistig anspruchsvolle Aufgaben zu übernehmen. Anstatt Zeit mit der Planung von Nachrichten zu verbringen, können sie strategische Initiativen entwickeln und sich über die neuesten Best Practices informieren. So erfüllen sie tatsächlich die Aufgaben, für die sie eigentlich eingestellt wurden. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie deinem Unternehmen treu bleiben.

4. Produktivität erhöhen

Jedem Unternehmen steht eine begrenzte Anzahl an Mitarbeiterstunden zur Verfügung – und zwar unabhängig davon, wie groß das Team ist. Da die Workflow-Automatisierung dein Team von redundanten Aufgaben befreit, kann es diese Zeit nutzen, um anspruchsvollere Aufgaben zu erledigen.

Das führt zu einer höheren Produktivität im gesamten Team. Als wir Arbeitnehmer befragten, nachdem ihre Teams Workflows automatisiert hatten, gaben 86 % an, dass sie die Änderung produktiver gemacht habe.

5. Verringere das Fehlerrisiko

Die Menschen benötigen bei der Arbeit ein Gefühl von Zielstrebigkeit und Produktivität, aber sie machen von Zeit zu Zeit auch Fehler.

Davon kann sich niemand freisprechen. So klicken wir vielleicht auf eine Taste und senden einen Erstattungsantrag an K. Schmitz statt an J. Schmitz. Oder wir lesen eine „8“ als eine „9“ und geben die Zahl falsch in eine Tabelle ein, was dazu führt, dass eine ganze Reihe von Berechnungen fehlerhaft ist. Solche Dinge passieren, aber wenn es dazu kommt, kann es Geld und Zeit kosten, das wieder in Ordnung zu bringen.

Wenn du manuelle Prozesse automatisierst, verringerst du das Risiko von Schreibfehlern – manchmal kannst du sie sogar ganz verhindern.

Workflow-Automatisierung im Marketing

Die Workflow-Automatisierung kann nahezu jeden Geschäftsprozess verbessern. Die positivsten Auswirkungen auf das Endergebnis erzielst du aber durch die Automatisierung deines Marketings.

Anfängern ermöglicht die Workflow-Automatisierung, das Niveau an Personalisierung zu bieten, das die Kunden von heute erwarten. Laut Dynamic Yield geben mehr als 60 % der nordamerikanischen Verbraucher an, dass sie sich eher mit einer E-Mail beschäftigen, die auf ihre Interessen zugeschnitten ist. Und 80 % kaufen lieber bei Marken, die das Kundenerlebnis personalisieren.

Wenn du alles manuell erledigst, ist es schwierig, die Personalisierung effektiv umzusetzen. Denn so muss jemand die E-Mail-Liste für neue Abonnenten durchgehen und Begrüßungsnachrichten an diejenigen senden, die vor Kurzem dazu gestoßen sind. Wenn du Kunden hast, die von der Bildfläche verschwunden sind, muss jemand ihre E-Mail-Adressen heraussuchen und eine „Wir vermissen dich“-Werbenachricht aufsetzen.

Mit der Automatisierung musst du dich nicht mehr um solche manuelle Aufgaben kümmern und kannst dich so auf deine Strategie, Analysen und die Planung konzentrieren. Anstatt die meiste Zeit mit der Durchführung von Kampagnen zu verbringen, kannst du dich damit beschäftigen, das Erlebnis deiner Zielgruppe zu optimieren und herauszufinden, welche Nachrichten am besten ankommen.

Segmentierung

Bei der Zielgruppensegmentierung unterteilst du deine Zielgruppe in Untergruppen, die jeweils eine Reihe von Eigenschaften gemeinsam haben. So könnte eine Modemarke im Einzelhandel beispielsweise Segmente erstellen, wie etwa „20- bis 35-jährige Personen“, „Fitnessbegeisterte“, oder „20- bis 35-jährige Fitnessbegeisterte“. Das Unternehmen könnte dann personalisierte Marketingkampagnen ins Leben rufen, die auf die jeweilige Gruppe abgestimmt sind.

Mithilfe der Automatisierung kannst du Kontakte ohne manuellen Aufwand segmentieren. Das gestaltet das Ganze effizienter und genauer, weil die Software kein Segment auslässt.

Drip-Kampagnen

Eine der nützlichsten Automatisierungsmethoden im Marketing ist die Drip-Kampagne. Mit einer Drip-Kampagne kannst du einrichten, dass bestimmte Nachrichten basierend auf einem Ereignis oder der Interaktion eines Zielgruppenmitglieds in einer festgelegten Reihenfolge versendet werden.

Und so funktioniert es. Ein Kontakt interagiert auf eine bestimmte Weise mit deiner Marke, wie beispielsweise:

• Durch die Registrierung für deine Mailing-Liste
• Durch die Aufgabe einer Online-Bestellung
• Durch Kontaktaufnahme mit deiner Kundendienstabteilung
• Durch eine längere Kaufpause

Durch diese Aktion wird die erste E-Mail der Drip-Kampagne automatisch ausgelöst. Idealerweise enthält die personalisierte E-Mail den Namen des Kontakts und einen Hinweis auf die von ihm unternommene (bzw. unterlassene) Handlung. Seine Reaktion (oder ausbleibende Reaktion) auf diese erste E-Mail löst den nächsten Schritt im Prozess aus.

Angenommen, es handelt sich dabei um eine Werbekampagne für eine Produktkategorie, nach der diese Person online gesucht hat. Dann wird in der ersten E-Mail ein Rabatt für dieses Produkt angeboten. Wenn der Empfänger die E-Mail ansieht, das Produkt aber nicht kauft, wird ihm im kommenden Monat möglicherweise eine ähnliche Werbeaktion zugesendet. Wenn er die E-Mail nicht öffnet, bekommt er in acht Wochen gegebenenfalls eine „Wir vermissen dich“-E-Mail. Und wenn er zuschlägt, wird er in den Verteiler einer weiteren Drip-Kampagne aufgenommen.

Das Schöne an diesem Prozess ist, dass er vollkommen automatisch abläuft. Niemand muss Zeit dafür aufbringen, um zu überlegen, ob oder welche Nachricht einem Kontakt gesendet werden soll. Und auch der E-Mail-Versand muss nicht geplant werden – alles erfolgt basierend auf einem Trigger.

Verhaltensorientiertes Targeting

Mithilfe der Automatisierung kannst du auch mit Personen in Kontakt treten, die dir sonst durch die Lappen gehen würden. Beispiele dafür sind Remarketing-Ads und -E-Mails.

Eine Remarketing-Ad ist eine Nachricht, die du einem Kunden sendest, der deine Website besucht oder ein bestimmtes Produkt angesehen hat, es aber nicht seinem Warenkorb hinzugefügt hat. Anschließend erhält die Person eine Ad oder eine Folge-E-Mail zu diesem Produkt, möglicherweise mit einem Werbeangebot.

Du kannst die Automatisierung auch verwenden, um Warenkorbabbruch-E-Mails einzurichten. Ungefähr 69 % aller Online-Käufer lassen ihren Warenkorb zurück, ohne zur Kasse zu gehen. Du kannst aber einige dieser entgangenen Umsätze zurückgewinnen, indem du die Person kontaktierst, sobald sie den Warenkorb abgebrochen hat.

Mailchimp-Benutzer erzielen mit E-Mails zu abgebrochenen Warenkörben ungefähr 34-mal mehr Bestellungen pro Empfänger, als mit allgemein gehaltenen Massen-E-Mails, die nicht personalisiert sind. Du entwirfst eine Nachricht, die zu deiner Marke passt und richtest ein, dass sie immer dann versendet wird, wenn jemand einen Warenkorb zurücklässt.

Auch hier übernimmt die Automatisierung den Großteil der Arbeit. Du musst dem System einfach nur mitteilen, bei welchen Aktionen welche Nachrichten ausgelöst werden.

Warum die Automatisierung von Marketing-Workflows funktioniert

Automatisierte Workflows verschaffen deinem Team mehr Zeit. Du kannst mit wesentlich weniger Aufwand besser personalisiertere Nachrichten versenden. Mailchimp macht es dir durch das Tracking der Ergebnisse dieser Nachrichten noch einfacher: Du musst nur dein Dashboard aufrufen und kannst dann sehen, was am besten funktioniert. Und du kannst solchen Aufgaben mehr Aufmerksamkeit widmen, wenn du weniger Zeit mit dem Planen und Versenden von E-Mails verbringst.

Außerdem ermöglicht dir die Automatisierung, bestimmte Zielgruppensegmente einzurichten und anzuvisieren. Das erleichtert es, Beziehungen zu deinen Kontakten aufzubauen. Deine Zielgruppen werden deine Nachrichten als relevant und wertvoll betrachten, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie darauf klicken und letztendlich konvertieren.

So erstellst du einen automatisierten Workflow

Um eine Workflow-Automatisierung einzurichten, solltest du dir zunächst überlegen, welchen Prozess du automatisieren könntest. Dabei könnte es sich beispielsweise um den Aufbau von Zielgruppensegmenten oder die Erstellung von gezielten Drip-Kampagnen handeln – oder beides. Oder aber du möchtest Retargeting- oder Warenkorbabbruch-E-Mails automatisieren.

All das sind nur Beispiele. Du kannst für jeden deiner Marketingprozesse einen automatisierten Workflow erstellen, der einen „wenn-dann“-Trigger beinhaltet: Wenn der Kontakt diese Aktion ausführt, dann erhält er diese E-Mail, Google-Ad oder Social-Media-Ad.

Ziele festlegen

Nachdem du den geeigneten Prozess ermittelt hast, musst du festlegen, was die Automatisierung erreichen soll, indem du dir SMART-Ziele setzt. Wenn du beispielsweise deine Warenkorbabbruch-E-Mails automatisierst, besteht dein Ziel dann ausschließlich darin, die Anzahl der abgebrochenen Warenkörbe zu reduzieren? Das ist ein mögliches Ziel, aber nicht das einzige.

Du könntest die Workflow-Automatisierung auch verwenden, um den durchschnittlichen Bestellwert zu erhöhen. In diesem Fall solltest du einen Schritt weiter gehen und Produktempfehlungen zu deiner „Du hast etwas verpasst!“-Nachricht hinzufügen.

Wenn du eine Drip-Kampagne erstellst, solltest du genau angeben, welche Aktionen die Besucher ausführen sollen. Das ist immer dann ein wichtiger Schritt, wenn du innerhalb eines Prozesses mehrere Automatisierungen hast, da die Aktion des Empfängers den nächsten Schritt auslösen wird. Wenn die durchgeführte Aktion eines Kontakts deinem Endziel entspricht, weißt du, dass der Prozess erfolgreich war.

Mit deinem Team zusammenarbeiten

Informiere deine Teammitglieder über dein Ziel und teile ihnen mit, was der Prozess zur Workflow-Automatisierung beinhalten wird. Dabei solltest du alle einbeziehen, die am automatisierten Prozess beteiligt sind, damit sie verstehen, welche Rolle sie dabei übernehmen werden.

Es wird wahrscheinlich einige Personen geben, deren Verantwortlichkeiten sich aufgrund der Automatisierung ändern werden. Daher sollten sie wissen, dass sie dadurch intelligenter und nicht mehr arbeiten werden. Zeige ihnen, warum diese Änderung eine Bereicherung darstellt und ihnen hilft, ihre Fähigkeiten besser einzusetzen.

Erstelle den Workflow

Bei automatisierten Workflows handelt es sich im Grunde um Flussdiagramme. Daher ist es am besten, sie in einem visuellen Format abzubilden. Viele Automatisierungsprogramme, darunter das Feature zur Marketingautomatisierung von Mailchimp, bieten dir die Möglichkeit, deine Workflows mithilfe eines Drag-and-Drop-Tools zu erstellen. Mit diesem praktischen Hilfsmittel geht das Ganze leicht von der Hand und du kannst deine Workflows jederzeit bearbeiten.

Lege einfach den Trigger und die ausgelöste Aktion fest. Überlege anschließend, wie der Kontakt potenziell darauf reagieren könnte. Was werden deine Trigger sein und was werden sie in deinem System auslösen? Probiere verschiedene Möglichkeiten aus, bis du das Gefühl hast, dass du alles richtig eingerichtet hast. Denke daran, dass du zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die ersten Ergebnisse vorliegen, jederzeit Änderungen vornehmen kannst.

Deine Ergebnisse nach Einrichtung der Automatisierung bewerten

Wie auch bei allen anderen Bereichen im Marketing ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, wie deine Workflow-Automatisierungen abschneiden. Erzielen deine Drip-Kampagnen Ergebnisse? Wenn nicht, solltest du herausfinden, bei welchen Schritten es hapert.

Und wenn alles gut funktioniert, solltest du dir überlegen, wie du dafür sorgen kannst, dass das auch in Zukunft so bleibt.

Diese Fragen lassen sich am besten beantworten, wenn du wichtige Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) ermittelst, wie etwa:

• Öffnungs- und Klickraten
• Konversionsrate
• Durchschnittlicher Bestellwert
• Customer Lifetime Value
• Kampagnen-ROI

Welche Kampagne du entwirfst, hängt von dem jeweiligen Prozess ab, den du automatisiert hast. Wähle für jeden Prozess eine andere KPI und behalten dann die Werte genau im Blick. Du wirst überrascht sein, wie viel mehr du erreichen kannst – mit denselben Ressourcen und demselben Zeitaufwand.

Beispiele für Workflow-Automatisierung

Automatisierte Workflows können viele verschiedene Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Der beste Weg, um herauszufinden, was Workflow-Automatisierungen bewirken können, ist, sie in Aktion zu erleben. Hier sind einige Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie verschiedene Abteilungen Automatisierungen nutzen, um lästige Aufgaben zu reduzieren und bessere Ergebnisse zu erzielen:

• HR: Die Automatisierung von Prozessen der Personalabteilung hilft Managern dabei, geeignete Kandidaten schneller zu finden. Dafür kommen Tools zum Einsatz, mit denen Schlüsselwörter und Daten in Lebensläufen leichter herausgefiltert werden können. Das optimiert auch den Onboarding-Prozess, einschließlich Hintergrundüberprüfungen, und reduziert den Papierkram.
• IT: Die Automatisierung von Prozessen der Informationstechnologie kann die Behebung von Problemen beschleunigen, indem Tickets zugewiesen und Duplikate verhindert werden. So lassen sich auch Sicherheitsrisiken verringern und automatisierte Prozesse in Sicherheitstools zur Verwaltung der Infrastruktur integrieren.
• Marketing: Die Automatisierung von Marketingprozessen kann dir helfen, deine Zielgruppe zu segmentieren, um deine Kunden effektiver anzusprechen. Mit Drip-Kampagnen, automatisiertem Social-Media-Marketing und Segmentierung kannst du eine Marketingkampagne auf der Grundlage von Benutzerverhalten und Kundendaten erstellen, die ihre Wirkung garantiert nicht verfehlt.
• Vertrieb: Die Automatisierung kann den Verkaufsprozess verbessern, wenn du Leads danach segmentierst, in welcher Phase der Customer Journey sie sich befinden. Du kannst auch die Kundenkommunikation und die Aktualisierung von Leads automatisieren, die den Verkaufsprozess beeinflussen können.
• Buchhaltung: Die Automatisierung von Finanzprozessen kann Abstimmungen und Gehaltsabrechnungen optimieren und gleichzeitig menschliche Fehler und Risiken reduzieren. Die Automatisierungssoftware lässt sich auch in deine Finanztools integrieren, um Buchhaltung, Buchführung und Reporting zu vereinfachen.
• Betrieb: Das Betriebsteam kann die Bestandsverwaltung, die Bestellabwicklung und das Tracking der Lieferkette automatisieren, um alles am Laufen zu halten, ohne dass eine manuelle Überwachung notwendig ist. Automatische Warnmeldungen benachrichtigen Teammitglieder, wenn Bestände zur Neige gehen oder Lieferungen sich verzögern.
• Projektmanagement: Projektmanager können Statusaktualisierungen, Terminerinnerungen und Aufgabenverteilungen automatisieren. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird die nächste automatisch der richtigen Person zugewiesen, die Zugriff auf allen nötigen Details hat, um loszulegen.

Vorteile der Implementierung von Workflow-Automatisierung in verschiedenen Branchen

Workflow-Automatisierung ist nicht nur für eine bestimmte Art von Unternehmen geeignet, sondern kann so ziemlich in jeder Branche zum Einsatz kommen, die du dir vorstellen kannst.

Egal, ob du eine Marketingagentur betreibst, ein Krankenhaus leitest oder eine Produktionsanlage beaufsichtigst – es gibt Routineaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und effizienter erledigt werden könnten.

Marketing und Vertrieb

Marketingteams verschwenden eine Menge Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben wie dem Versenden von Follow-up-E-Mails, dem Aktualisieren von Tabellenkalkulationen und der Zuweisung von Aufgaben an verschiedene Teammitglieder. Die Workflow-Automatisierung kann all diese Routineaufgaben automatisch erledigen.

Du kannst Drip-Kampagnen erstellen, die basierend auf dem Kundenverhalten die richtige Botschaft zur richtigen Zeit senden, deine Zielgruppe automatisch segmentieren und sogar automatisierte Benachrichtigungen auslösen, wenn ein Lead eine bestimmte Aktion ausführt.

Auch Vertriebsteams können von Workflow-Automatisierungen profitieren. Sie können Lead-Bewertungen, Follow-up-Erinnerungen und Pipeline-Aktualisierungen automatisieren, damit sie sich auf Kundengespräche konzentrieren können und ihre Zeit nicht dafür aufwenden müssen, ihr CRM auf dem neuesten Stand zu halten.

Kundensupport

Niemand wartet gerne auf eine Antwort – und Support-Teams möchten nicht, dass einer ihrer Kunden zu kurz kommt. Mit der Automatisierung können Support-Tickets sofort an die richtige Person weiterleitet werden, Bestätigungs-E-Mails versendet werden, sobald jemand eine Anfrage einreicht, und dringende Probleme eskaliert werden, ohne manuell eingreifen zu müssen.

HR und Mitarbeiter-Onboarding

Personalabteilungen haben mit Bergen von Papierarbeit und sich wiederholenden Prozessen zu kämpfen, vor allem, wenn sie neue Mitarbeiter an Bord holen. Durch die Implementierung der Workflow-Automatisierung erhalten neue Mitarbeiter automatisch Willkommens-E-Mails, Schulungspläne und alle Dokumente, die sie unterschreiben müssen, ohne dass die Personalabteilung alles manuell versenden muss.

Du kannst Hintergrundüberprüfungen, Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge und Erinnerungen an Leistungsbeurteilungen automatisieren. Das verschafft der Personalabteilung mehr Zeit, sich darauf zu konzentrieren, die Mitarbeiter bei ihren Anliegen zu unterstützen.

Finanzen und Betrieb

In der Finanzabteilung ist Genauigkeit das A und O. Mit der Workflow-Automatisierung lassen sich viele der menschlichen Fehler verhindern, die durch die manuelle Dateneingabe entstehen. Du kannst die Rechnungsbearbeitung, Zahlungsfreigaben und Abstimmungsaufgaben automatisieren, damit alles schneller vonstatten geht und Fehler erkannt werden, bevor sie zu echten Problemen werden.

Für Betriebsteams ergeben sich zahlreiche Vorteile, wenn sie Aufgaben wie das Bestands-Tracking, die Bestellabwicklung und die Lieferantenverwaltung automatisieren. Wenn du die Workflow-Automatisierung richtig einsetzt, wirst du feststellen, dass sie Abläufe beschleunigt und zuverlässige, konsistente Prozesse ermöglicht, die für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sorgen.

Die wichtigsten Features effektiver Workflow-Automatisierungslösungen

Nicht jede Software zur Automatisierung von Workflows bietet die gleichen Features. Um die richtige Workflow-Automatisierungssoftware für dein Unternehmen auszuwählen, solltest du dich nicht nur von den vielversprechendsten Features blenden lassen, sondern den vollen Funktionsumfang genau unter die Lupen nehmen und dich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist.

Die besten Tools machen dein Leben einfacher, nicht komplizierter, und wachsen mit dir, wenn sich deine Bedürfnisse ändern. Bei der Auswahl einer Software zur Workflow-Automatisierung solltest du auf die folgenden Features achten:

Integration mit bestehenden Plattformen

Dein neuer automatisierter Workflow muss mit den Tools funktionieren, die du bereits verwendest. Entscheide dich für eine Automatisierungslösung, die eine nahtlose Integration in deine bestehenden Systeme bietet – unabhängig davon, ob es sich um deine E-Mail-Plattform, dein CRM, deine Buchhaltungssoftware oder deine Projektmanagement-Tools handelt.

Wenn deine Workflow-Automatisierungslösung nicht mit den vorhandenen Systemen verbunden werden kann, wirst du dir am Ende nur noch mehr Arbeit aufladen. Schließlich geht es darum, die Prozesse im gesamten Tech-Stack zu optimieren und nicht dir ein weiteres isoliertes Tool hinzuzuholen.

Anpassung und Flexibilität

Jedes Unternehmen ist anders. Daher benötigst du eine Software zur Workflow-Automatisierung, die sich auf deine Anforderungen abstimmen lässt. Gute Automatisierungstools bieten dir die Möglichkeit, Trigger, Aktionen und Bedingungen an deine tatsächlichen Geschäftsabläufe anzupassen.

Du solltest in der Lage sein, komplexe Workflows zu erstellen, wenn du sie benötigst, und sie einfach zu halten, wenn du sie nicht brauchst.

Tracking und Reporting

Wenn du sie nicht messen kannst, kannst du sie nicht verbessern. Dein Automatisierungstool sollte dir einen klaren Einblick darin geben, wie gut deine Workflows funktionieren. Das bedeutet, dass du die Möglichkeit haben musst, Abschlussraten zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und einzusehen, wo Probleme auftreten könnten.

Du benötigst Echtzeitdaten darüber, was funktioniert und was nicht, damit du deine Prozesse optimieren kannst, statt dich auf bloße Annahmen zu verlassen.

Skalierbarkeit für zukünftiges Geschäftswachstum

Was bei einem 5-köpfigen Team funktioniert, muss nicht unbedingt auch bei einem 50-köpfigen Team funktionieren. Die richtige Software zur Workflow-Automatisierung wächst mit dir und kann mehr Benutzer, komplexere Workflows und höhere Volumina unterstützen, ohne langsamer zu werden oder ständige Workarounds zu erfordern.

Häufige Herausforderungen und wie man sie vermeidet

Obwohl die Workflow-Automatisierung die täglichen Aufgaben verbessern kann, ist sie nicht immer einfach umzusetzen. Die meisten Unternehmen stoßen in der Anfangsphase auf ein paar vorhersehbare Probleme. Wir haben die wichtigsten Herausforderungen für dich zusammengetragen, damit du weißt, worauf du achten solltest und dich entsprechend darauf einstellen kannst.

Übermäßig komplizierte Workflows

Einer der größten Fehler, den Unternehmen machen, ist der Versuch, Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die von vornherein zu kompliziert sind. Denn so werden aufwendige Workflows mit mehreren Verzweigungen und Bedingungen erstellt, von denen niemand weiß, wie man sie benutzt.

Fang einfach an. Wähle einen unkomplizierten Prozess aus, automatisiere ihn, vergewissere dich, dass er funktioniert, und fahre dann mit dem nächsten fort. Du kannst die Komplexität später jederzeit erhöhen, wenn du dich mit den Grundlagen auskennst.

Mangelnde Teamausrichtung

Automatisierungen sind zum Scheitern verurteilt, wenn die Menschen nicht verstehen, wozu sie dienen oder wie sie sich auf ihre Arbeit auswirken. Wenn du deinem Team einfach ein neues System zur Verfügung stellst, ohne zu erklären, was sich ändert, wirst du auf Widerstand und Verwirrung stoßen.

Bevor du die Workflow-Automatisierung umsetzt, solltest du dich mit allen Beteiligten zusammensetzen und mit ihnen durchgehen, was sich ändert, warum das wichtig ist und wie das ihre Arbeit erleichtern wird. Du solltest sie auch nach ihrer Meinung fragen, da sie vielleicht Probleme erkennen können, an die du nicht gedacht hast.

Vernachlässigung der laufenden Optimierung

Die Optimierung interner Workflows ist nicht mit einem Mal getan. Deine erste Version eines automatisierten Workflows wird wahrscheinlich nicht perfekt sein, und das ist in Ordnung. Probleme entstehen, wenn Unternehmen Automatisierungen einrichten und sie dann vergessen.

Märkte ändern sich, dein Geschäft entwickelt sich weiter und was vor sechs Monaten funktioniert hat, funktioniert heute vielleicht nicht mehr. Überprüfe regelmäßig deine Workflows, sieh dir die Daten an und sei bereit, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Nutze Mailchimp zur Workflow-Automatisierung

Die Automatisierung von Marketing-Workflows kann die Produktivität verbessern und menschliche Fehler verhindern. So lassen sich bessere, effektivere Marketingkampagnen entwickeln. Mit den Automatisierungstools für das E-Mail-Marketing von Mailchimp kannst du personalisierte, automatisierte Workflows für jedes Kundensegment erstellen. Dafür brauchst du nur Trigger-basierte Nachrichten einrichten und den E-Mail-Versand zum besten Zeitpunkt im Voraus planen, um die Konversionen zu erhöhen.

Das Customer Journey Mapping-Tool von Mailchimp hilft dir, die verschiedenen Trigger zu visualisieren, die du für Kunden festlegst – je nachdem, in welcher Phase der Customer Journey sie sich befinden. So kannst du die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen.

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Wichtige Erkenntnisse

• Die Workflow-Automatisierung verwendet „wenn-dann“-Regeln, um sich wiederholende Aufgaben automatisch zu erledigen. So haben Teams mehr Zeit haben, sich auf Strategien und anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich mit manuellen Prozessen wie Dateneingaben und der Planung von Terminen oder Versandzeitpunkten herumzuschlagen.
• Die Automatisierung verhindert menschliche Fehler und verbessert so die Genauigkeit, Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter, die dadurch mehr Zeit haben, sinnvollen Tätigkeiten nachzugehen, bei denen sie ihre Fähigkeiten tatsächlich einsetzen können.
• Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es wichtig, dass du einfach anfängst, dein Team einbeziehst und deine Workflows regelmäßig optimierst, wenn sich deine Geschäftsanforderungen ändern.
• Die richtige Software zur Workflow-Automatisierung sollte in deine vorhandenen Tools integriert werden, Anpassungsoptionen bieten, ein klares Tracking und Reporting ermöglichen und mit dem Wachstum deines Unternehmens mithalten können.

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