Normas de uso del correo electrónico en la empresa: 10 prácticas

¿Qué es el protocolo de correos electrónicos?

El protocolo de correos electrónicos, también conocido como normas de etiqueta de los correos electrónicos, incluye pautas que te ayudan a comunicarte de una manera adecuada, tanto en el ámbito profesional como social.

Las expectativas del protocolo variarán en función de quién sea tu público, así como la voz y el tono generales del correo electrónico. En los correos electrónicos empresariales, el objetivo es garantizar que tu contenido sea claro y respetuoso, independientemente de quién sea tu público.

Ten en cuenta que el protocolo básico de los correos electrónicos puede variar entre los diferentes sectores y culturas, ya que está dictado por las normas sociales.

Por qué es importante el protocolo

Tanto si escribes emails de ventas como si creas campañas de activación, el protocolo es crucial para intercambiar correos electrónicos de una manera profesional, establecer una relación positiva con los clientes y mantener la reputación de tu marca.

El protocolo o normas de etiqueta del correo electrónicos también demuestra a los destinatarios que valoras tu relación con ellos y su tiempo.

Aquí presentamos algunas razones más por las que es esencial seguir el protocolo de correos electrónicos: Consejos sobre protocolos:

• Garantizar la claridad. Cuanto más claro sea el correo electrónico, más fácil será de leer y comprender. Esto puede hacer que tus destinatarios respondan a los mensajes más rápidamente.
• Evitar malentendidos. Los malentendidos entre los clientes y tú pueden dar lugar a clientes frustrados, lo que puede traducirse en una reducción de las ventas. Los malentendidos también pueden crear fricciones entre tu equipo y tú, con el consiguiente retraso y demora de los proyectos.
• Reducir al mínimo los errores. Una buena práctica muy habitual para escribir correos electrónicos eficaces es evitar errores gramaticales y ortográficos que puedan hacer que tu negocio parezca poco profesional, dejado o con poca experiencia.
• Reducir los problemas de responsabilidad. El protocolo de correos electrónicos puede ayudarte a comunicarte de una manera que se ajuste a la política de correos electrónicos de tu organización, para que puedas reducir la probabilidad de problemas legales.
• Aumentar al máximo la eficacia. Cuando tu correo electrónico es directo y va al grano, puede reducir la pérdida de tiempo que supone la comunicación poco fluida. Así, se perderá menos tiempo redactando correos electrónicos.

Además de seguir las normas de etiqueta de correos electrónicos, es importante que te asegures de que tu correo electrónico es relevante y valioso para los destinatarios.

Diez consejos de protocolo de correos electrónicos

Tanto si eres nuevo en el protocolo de correos electrónicos como si necesitas actualizarte, los siguientes consejos te ayudarán a escribir correos electrónicos profesionales.

1. Redacta una línea de asunto directa

Los consumidores reciben muchos correos electrónicos al día, y un asunto que tenga fuerza puede garantizar que el tuyo destaque entre el montón de correos sin abrir. Dado que el asunto es lo primero que se ve en la bandeja de entrada, debe ser directo pero lo suficientemente descriptivo para que indique claramente de qué trata el correo electrónico. De lo contrario, es posible que nunca interactúen con él.

Tanto si utilizas asuntos de correos electrónicos de moda como si te inclinas por algo más sencillo, intenta contextualizar el tema del correo electrónico sin pasarte ni ser demasiado ambiguo. También es mejor evitar los asuntos engañosos que hacen creer a los usuarios que el correo electrónico tratará de un tema cuando en realidad trata de otro.

Algunos ejemplos de asuntos claros y directos son:

• Agenda de la reunión del [fecha]/[mes]
• 50 % de descuento en toda la tienda + Envío gratuito
• Tu pedido se ha enviado

2. Saluda correctamente a tu público

Asegúrate de saludar a tu público con un saludo adecuado. En última instancia, el tipo de saludo que utilices en tu correo electrónico dependerá de la relación que tengas con los destinatarios y del mensaje que estés enviando. Por ejemplo, no enviarías un correo electrónico a un cliente empezando con “¿Qué pasa, [nombre]?”, pero podrías si estuvieras hablando con amigos. Aquí tienes algunos saludos populares que puedes usar en tu próximo correo electrónico:

• Hola, [nombre]:
• Buenas, [nombre]:
• Estimado/a [nombre]:

Además, puedes saludar a los destinatarios con sus títulos convencionales o profesionales. Esto incluye Sr., Sra., Dr., etc.

No te olvides de presentarte después del saludo si vas a enviar un correo electrónico a alguien por primera vez. Mantén la introducción breve y concisa, y habla de por qué te interesa iniciar una conversación. Al hacerlo, te asegurarás de causar una buena primera impresión.

3. No utilices una dirección de correo electrónico de no respuesta

Una dirección de correo electrónico de no respuesta es aquella que no permite al destinatario responder. Suele utilizarse para correos electrónicos transaccionales y campañas de marketing que no requieren respuesta.

Sin embargo, este tipo de dirección puede tener un impacto negativo en la experiencia del cliente, ya que los destinatarios no pueden responder y obtener la ayuda que necesitan. También puede afectar las tasas de distribución.

4. Evita los emojis

Una buena regla general es evitar el uso de emoticonos en correos electrónicos profesionales. Aunque podemos utilizarlos regularmente al enviar mensajes de texto a amigos y familiares, a menudo se consideran demasiado informales para entornos profesionales.

Dicho esto, pueden ser adecuados para campañas de marketing dirigidas a un público más joven en lugar de para conversaciones diarias con clientes o compañeros de trabajo. También puedes utilizar un emoji en tu respuesta si el destinatario ya ha utilizado uno.

5. Aprende a utilizar los campos CC o BCC

CC (copia) y BCC (copia oculta) son 2 tipos de campos de dirección que puedes haber visto al escribir un correo electrónico. El campo CC se utiliza a menudo en correos electrónicos en los que no se espera una respuesta, pero se mantendrá informados a los destinatarios.

Por otro lado, los correos electrónicos BCC pueden mantener las direcciones privadas y seguras al comunicarse con varios destinatarios. Aunque pueden parecer similares, sirven para diferentes propósitos y deben utilizarse correctamente.

6. Sigue las reglas gramaticales

Las reglas gramaticales incluyen el uso correcto de los signos de puntuación, evitar los fragmentos de frase, utilizar la voz activa y muchas otras pautas que pueden hacer que tu redacción sea más clara y sólida. Puedes utilizar un software de corrección gramatical para hacerte la vida más fácil, pero asegúrate de seguir conociendo los conceptos básicos, ya que puede que no siempre detecte tus errores.

7. Incluye una firma profesional

Concluir tu correo electrónico de manera profesional es tan importante como tu saludo. Esto se debe a que la firma es lo último que leerá la gente, lo cual puede influir en que interactúen o no con tu correo electrónico.

Al igual que tu saludo, debe reflejar la voz y el tono de tu correo electrónico.

8. Revisa tu contenido

Una de las mejores prácticas de marketing por correo electrónico más importantes es revisar el contenido. Si lo haces, puedes evitar errores, como faltas de ortografía, problemas gramaticales, errores de formato y otros fallos que pueden empañar la reputación de tu marca. Revisa tu contenido más de una vez, lee el correo electrónico en voz alta y pide a alguien más que lo revise para detectar cualquier cosa que hayas pasado por alto.

También puedes enviarte un correo electrónico de prueba para verificar que no tiene errores. Cuando envíes un correo electrónico de prueba, comprueba que todos los archivos adjuntos y los enlaces también funcionan correctamente.

9. Sé consciente de tu tono

Sé consciente de la voz y el tono porque no querrás parecer negativo o grosero. Al fin y al cabo, no sabes cómo puede interpretar alguien tu correo electrónico. Asegúrate de utilizar un lenguaje positivo y amable, y evita el uso de palabras negativas.

También es preferible evitar el humor, el sarcasmo, demasiados signos de exclamación y las mayúsculas. Si escribes todo en mayúsculas o utilizas signos de exclamación puede parecer que gritas al lector.

10. El contenido debe ser breve

El contenido debe ser breve para evitar que los destinatarios pierdan el interés y dejen de leer. Si esto ocurre, es posible que no pasen al siguiente paso en el embudo de marketing o ventas. Si estás hablando con un compañero de trabajo, un correo electrónico interminable puede quitarle tiempo de su ajetreado día. Los correos electrónicos largos también pueden ser difíciles de leer en dispositivos móviles.

Cuida tus modales en línea

Cuidar tus modales cuando te comuniques por correo electrónico en un entorno profesional puede ser de gran ayuda. No solo puede mostrar al destinatario que valoras y respetas su tiempo, sino que también puede garantizar que tu negocio se refleje positivamente. Además, puede hacer que la comunicación sea más eficiente, lo que te permite reducir la frustración entre los clientes, compañeros de trabajo, partes interesadas, etc. Así que pon en práctica los consejos de protocolo que hemos mencionado para que tus correos electrónicos sean más eficaces y claros.

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