Entregabilidade de e‑mails: por que é importante e como melhorá‑la

Por que a entregabilidade de e-mails é importante?

Há várias razões pelas quais a entregabilidade de e-mails é tão importante. Como mencionado acima, campanhas de e-mails entregues na pasta de spam de um assinante têm maior probabilidade de serem ignoradas ou até mesmo excluídas, e os e-mails de marketing são inúteis se você não conseguir que os destinatários os leiam. Como resultado, a falta de envolvimento por e-mail pode afetar os dados da sua campanha e aumentar a probabilidade de seus e-mails serem marcados como spam.

Para enviar um e-mail, várias etapas técnicas acontecem nos bastidores.

1. Primeiro, você compõe um e-mail em um serviço como o Gmail, Yahoo, Outlook ou em uma plataforma como o Mailchimp.
2. Em seguida, clica em enviar, e a mensagem será carregada em um protocolo simples de transferência de e-mail (SMTP), que passa o e-mail entre servidores.
3. O SMTP se comunica com um servidor de nomes de domínio (DNS). Um DNS funciona como uma espécie de catálogo de endereços online, que informa ao SMTP onde o servidor de e-mail do destinatário está localizado. Se o DNS não conseguir localizar o servidor relevante, ele enviará uma mensagem de "e-mail não entregue".
4. Depois que o DNS localiza e entra em contato com o servidor relevante, os SMTPs passam a mensagem entre si. O SMTP do destinatário decide onde o e-mail pertence, se está na caixa de entrada, na pasta de spam ou se nem foi entregue.

Mas o que influencia se o SMTP classifica seu e-mail em uma caixa de entrada de um contato, filtro de spam de e-mails ou o bloqueia completamente? Diversas variáveis entram em jogo:

• Provedores de serviços de internet (ISPs). Um provedor de serviços de internet oferece acesso à internet aos assinantes. Os ISPs habilitam o acesso à internet, e cada endereço de protocolo de internet (IP) está vinculado a um. Existem muitos provedores de internet diferentes, e eles não necessariamente funcionam da mesma maneira. Alguns provedores de internet de menor orçamento e menor largura de banda podem ter dificuldades com e-mails maiores, por exemplo.
• Provedores ou plataformas de serviços de e-mail(ESPs). Todos os provedores de serviços de e-mail têm recursos diferentes. A forma como um e-mail é classificado, exibido e entregue varia de acordo com o ESP que o trata.
• Formato. A maneira como um e-mail é exibido pode variar consideravelmente de um formato para outro. Por exemplo, os e-mails normalmente têm uma aparência diferente em um smartphone e em um desktop. Os e-mails também podem ser lidos por meio de um alto-falante inteligente, o que altera consideravelmente a entregabilidade.
• Seu endereço IP. O endereço IP do qual você envia e-mails também afeta a entregabilidade. ISPs e provedores de e-mail rastreiam a reputação de endereços IP para determinar se eles são prováveis fontes de spam. Um endereço IP dedicado pode lhe dar mais controle sobre sua reputação de remetente. Por outro lado, IPs compartilhados podem ser afetados pelas práticas de envio de outras pessoas que usam o mesmo endereço.

Claro, você não pode escolher qual ISP, ESP ou formato seu público usa, mas há outros fatores que podem influenciar. Estas variáveis têm um grande impacto na entregabilidade:

• Envolvimento. Se você conseguir um envolvimento regular, isso demonstra que seu público encontra valor em seus e-mails, e isso aumenta a entregabilidade. O segredo do envolvimento? Segmente, entenda e mantenha seu público interessado.
• Reputação do remetente. Essa é uma pontuação atribuída por um ESP a um remetente. Ela se baseia em dados, semelhante à forma como os mecanismos de pesquisa classificam uma página da Wwb. A reputação do remetente baseia-se principalmente no envolvimento do público com seus e-mails. Mas também leva em conta a qualidade do conteúdo, a frequência das mensagens, as taxas de abertura e a autenticidade. Uma reputação ruim do remetente fará com que os ISPs bloqueiem automaticamente um e-mail ou o enviem para a pasta de spam.
• Reputação de seu domínio: semelhante à reputação de IP, a reputação do domínio mede a confiabilidade de seu domínio de envio. Os provedores de e-mails avaliam o histórico de e-mails enviados do seu domínio para determinar se eles são legítimos ou spam. Fatores como taxas de envolvimento, reclamações de spam e adesão às melhores práticas de e-mail contribuem para a reputação de seu domínio. Uma boa reputação de domínio pode melhorar a entregabilidade de e-mails, mesmo se você alterar os endereços IP.

Para chegar às caixas de entrada, é essencial ter uma boa reputação de remetente. Isso é algo que precisa ser construído ao longo do tempo (e continuamente) e deve ser considerado ao criar qualquer campanha de e-mail.

Aqui estão as chaves para construir uma boa reputação de servidor.

Envie a quantidade certa de e-mails

A melhor maneira de enviar e-mails com sucesso é começar enviando um número limitado. Enviar e-mails em massa pode fazer com que seu endereço IP pareça nada mais do que spam para seus assinantes. É melhor começar com pequenos lotes e ter cuidado para não enviar muitos para qualquer usuário em um dia. Dê um passo adiante e certifique-se de não enviar e-mails diariamente.

Ao longo do tempo, os provedores de internet identificarão padrões nas taxas de envio e ajustarão suas métricas de acordo com eles. Mas uma mudança significativa, como um aumento repentino e substancial no volume e na frequência dos e-mails enviados, alertará o ISP sobre a possibilidade de um vírus de spam desse remetente, o que pode resultar em ser enviado para lista de bloqueios ou ser bloqueado.

No entanto, quanto mais você aumentar sua lista de assinantes, mais confiável seu endereço IP parecerá. Vale a pena estudar outros em seu setor para determinar a frequência de envio de e-mail mais apropriada. Se você estiver acima ou abaixo do padrão do setor, seus e-mails podem não ser tão eficazes.

Envie conteúdo de alta qualidade

Conteúdo indesejado ou irrelevante para seu público corre o risco de ser sinalizado como spam, o que reduz a reputação do remetente e pode levar seus e-mails para a pasta de spam. Evite isso enviando conteúdo relevante e de alta qualidade que não será considerado “spam” nem acionará armadilhas de spam (endereços de e-mail falsos que os ESPs usam para identificar quem está enviando spam).

Ao fornecer conteúdo valioso ao seu público, você manterá suas mensagens fora da pasta de spam e terá uma baixa taxa de cancelamento de assinaturas, o que é outro fator importante para a entregabilidade de e-mails. Lembre-se de que os provedores de serviços de e-mail estão constantemente refinando seus algoritmos para proteger os usuários de e-mails indesejados; portanto, manter o foco em conteúdo de qualidade é crucial para o sucesso a longo prazo.

Aumente as aberturas e os cliques

Quanto mais aberturas e cliques seus e-mails receberem, melhor será sua reputação como remetente, o que impacta diretamente seu posicionamento na caixa de entrada. Quando seus e-mails geram ações como cliques para acessar seu site, isso mostra ao ISP que seu público valoriza seus e-mails. Esse engajamento pode ajudar você a manter uma boa entregabilidade de e-mails, já que os provedores de serviços de internet têm mais probabilidade de colocar e-mails de remetentes com altas taxas de envolvimento diretamente na caixa de entrada.

Além disso, o foco no aumento de aberturas e cliques pode ajudar você a identificar e gerenciar inscritos inativos. O monitoramento dos assinantes que consistentemente não se envolvem com seus e-mails permite que você implemente campanhas de reenvolvimento ou considere a remoção desses inscritos inativos de sua lista.

Mantenha a conversa fluindo

Também é um sinal muito positivo para os provedores de internet quando seus contatos respondem a seus e-mails. Por esse motivo, você deve monitorar as respostas e responder em tempo hábil. Além disso, evite enviar e-mails de um endereço de e-mail que não pode receber respostas.

Crie e gerencie seu público com sabedoria

Manter um público limpo e engajado é vital para manter uma boa reputação de remetente. Certifique-se de que seu público esteja livre de armadilhas de spam usadas para identificar e monitorar remetentes de spam. Mesmo uma armadilha de spam em sua lista pode prejudicar a reputação do remetente se você enviar um e-mail para ela inadvertidamente.

Além disso, remova regularmente assinantes não envolvidos, usuários desconhecidos e contatos que não lhe deram permissão explícita para enviar e-mails para eles. Manter uma lista de e-mails de alta qualidade ajudará a melhorar as taxas de entregabilidade e a mantê-lo fora das pastas de spam dos assinantes envolvidos.

Evite devoluções permanentes

As devoluções permanentes ocorrem quando você envia um e-mail para um endereço que não existe. Os provedores de internet consideram as devoluções permanentes na reputação do remetente, porque podem sinalizar um gerenciamento de público insatisfatório. Devoluções temporárias, por outro lado, acontecem quando um endereço de e-mail tem um problema temporário, como uma caixa de entrada cheia. Se você está enfrentando muitas devoluções, pode precisar mudar a forma como aumenta seu público.

Por exemplo, você pode instalar um método de inscrição de confirmação dupla para ajudar a validar seus novos contatos. É quando um usuário envia seu endereço de e-mail e recebe um e-mail de volta pedindo que ele o confirme.

Certifique-se de que seu e-mail pareça legítimo

Todo o seu conteúdo de e-mail, incluindo imagens e links, será revisado pelos provedores de internet para determinar se é spam, uma tentativa de phishing e qualquer outro e-mail malicioso.

Cuidado com links desfeitos, erros ortográficos, cabeçalhos de e-mail ausentes ou exclusão de opções para cancelar a assinatura. Esses erros aumentam as chances de seu e-mail ser percebido como spam.

Autenticar seus e-mails

A autenticação de e-mails é fundamental para a entregabilidade. Essa etapa vital prova que seus e-mails são genuinamente de sua marca. Manter uma infraestrutura segura de e-mails e site é fundamental para criar confiança com os ISPs.

Use um provedor de serviços de e-mail confiável

Escolha um provedor de serviços de e-mail com reputação de entregabilidade.

Provedores respeitáveis estabeleceram relacionamentos com ISPs e filtros de spam sofisticados, o que pode melhorar significativamente suas chances de chegar à caixa de entrada. Eles geralmente oferecem ferramentas para ajudar você a lidar com algoritmos complexos de filtros de spam e melhorar o desempenho geral de seus e-mails.

Monitore e gerencie sua pontuação de remetente

Sua pontuação de remetente é uma métrica que os ISPs usam para determinar se devem entregar seus e-mails na caixa de entrada ou na pasta de spam do destinatário.

Verifique regularmente sua pontuação de remetente usando as ferramentas disponíveis e adote medidas para melhorá-la, se necessário. Isso pode incluir limpar sua lista de e-mails, melhorar as taxas de envolvimento e seguir as melhores práticas para conteúdo e frequência de e-mails.

Segmente suas listas de e-mail para envios direcionados

A segmentação permite que você envie conteúdo melhor e relevante para grupos específicos dentro de seu público. A adaptação de suas comunicações aos interesses e comportamentos de diferentes segmentos pode ajudar a melhorar as taxas de envolvimento, o que, por sua vez, impacta positivamente sua entregabilidade.

As listas segmentadas geralmente apresentam taxas de abertura mais altas e taxas de cancelamento de inscrições mais baixas, o que contribui para uma melhor reputação do remetente.

Use um endereço IP personalizado

Considere o uso de endereços IP dedicados para suas campanhas de e-mail. Ao contrário dos IPs compartilhados, os endereços IP dedicados oferecem a você controle total sobre a reputação do remetente. Com endereços IP dedicados, sua entregabilidade não é afetada pelas práticas de envio de outras empresas.

Usar seu próprio endereço IP pode ser particularmente benéfico para remetentes de alto volume ou empresas com requisitos rígidos de entregabilidade. No entanto, lembre-se de que manter uma boa reputação em um IP dedicado requer práticas e volumes de envio consistentes.

Alcançar as caixas de entrada de seus assinantes de forma consistente nem sempre é fácil. Embora não haja uma fórmula garantindo para 100% de entregabilidade, seguir as melhores práticas de marketing por e-mail pode aumentar suas chances de sucesso.

A implementação de uma estratégia abrangente engloba gestão de listas, testes, análise de desempenho e manter-se atualizado com os padrões do setor para que você possa maximizar suas taxas de entregabilidade de e-mails e garantir que seus e-mails atinjam o público pretendido.

Limpe sua lista de e-mails regularmente

Mantenha uma lista de e-mail de alta qualidade removendo regularmente inscritos inativos, endereços de e-mail devolvidos e quaisquer endereços que tenham marcado seus e-mails como spam.

Inclua um link de cancelamento de inscrição que possa ser acessado de forma clara e fácil em cada e-mail, permitindo que os destinatários optem por não receber mais suas comunicações. Esse processo está em conformidade com as leis anti-spam e ajuda a manter uma lista limpa de assinantes engajados.

Realize testes de entregabilidade

Antes de enviar grandes campanhas, realize testes de entregabilidade para identificar possíveis problemas. Esses testes podem ajudar você a identificar problemas com o conteúdo do e-mail, formatação ou autenticação do remetente que possam acionar filtros de spam.

Muitos provedores de serviços de e-mail usam ferramentas de testes integradas que você pode usar para simular o desempenho de seus e-mails em diferentes clientes e dispositivos de e-mail.

Um teste de entregabilidade normalmente envolve o envio de uma amostra de seu e-mail para uma variedade de endereços de e-mail de teste em diferentes provedores de e-mail. Esses testes verificam vários fatores:

• Posicionamento na caixa de entrada: seu e-mail chega à caixa de entrada principal, à guia de promoções ou à pasta de spam?
• Renderização: como seu e-mail é exibido em diferentes clientes e dispositivos de e-mail?
• Autenticação: seus registros SPF, DKIM e DMARC estão configurados corretamente?
• Análise de conteúdo: seu conteúdo de e-mail contém algum elemento que possa acionar filtros de spam?
• Verificação de links: todos os links em seu e-mail estão funcionando e não estão na lista de bloqueios?

Realizar regularmente esses testes antes de enviar suas campanhas pode ajudar a detectar e corrigir possíveis problemas de entregabilidade com antecedência, melhorando o desempenho geral do e-mail e as taxas de entrega na caixa de entrada.

Analise e aja de acordo com as métricas de desempenho de e-mails

Analise regularmente as principais métricas de desempenho, como taxas de envolvimento, taxas de devolução e reclamações de spam. Esses indicadores informam sobre a eficácia de suas campanhas de e-mail e destacam áreas de melhoria.

Por exemplo, uma taxa de abertura baixa pode indicar que o problema é com as linhas de assunto ou o nome do remetente. Para melhorar o envolvimento, você pode experimentar diferentes estilos de linhas de assunto, personalização ou nomes de remetentes.

Enquanto isso, se suas taxas de abertura forem boas, mas a CTR for baixa, seu conteúdo de e-mail pode não estar repercutindo junto a seu público. Teste diferentes formatos de conteúdo, posicionamentos de chamada para ação ou tipos de ofertas para aumentar o envolvimento.

Altas taxas de devolução podem prejudicar a reputação do remetente. Limpe regularmente sua lista para remover endereços de e-mail inválidos. Implemente uma estratégia de repetição para devoluções temporárias. Para devoluções permanentes, remova esses endereços de e-mail imediatamente, pois eles são armadilhas de spam.

Use testes A/B para melhorar sistematicamente essas métricas. Teste elementos como linhas de assunto, conteúdo, horários de envio e estratégias de segmentação. Lembre-se de que pequenas melhorias podem se acumular ao longo do tempo para aumentar significativamente o desempenho e a entregabilidade geral de seus e-mails.

Mantenha-se atualizado com as melhores práticas de entregabilidade de e-mails

Clientes de IPS e e-mail frequentemente atualizam seus algoritmos e políticas; portanto, manter-se informado é uma boa ideia para manter altas taxas de entregabilidade. Você pode seguir blogs e boletins informativos do setor, como o blog do seu programa de marketing por e-mail, para se manter informado. Eles geralmente fornecem atualizações oportunas sobre mudanças e melhores práticas do setor.

Você também pode monitorar as páginas postmaster do ISP. Os principais ISPs, como Gmail, Yahoo e Microsoft, têm páginas postmaster que fornecem diretrizes e atualizações sobre suas práticas de filtragem de spam.

Além disso, mantenha-se informado sobre as mudanças legais. As comunicações por e-mails comerciais estão sujeitas a regulamentações, como a CAN-SPAM, GDPR e CCPA. Mantenha-se informado sobre quaisquer alterações a essas leis que possam afetar suas práticas de e-mail.

Principais conclusões e próximas etapas para otimizar a entregabilidade de e-mails

O fato de seus e-mails serem entregues ou não pode fazer com que seus esforços de marketing por e-mail prosperem ou falhem.

Concentrar-se em uma boa reputação do remetente, manter um público limpo e engajado, enviar conteúdo de alta qualidade e monitorar suas métricas de desempenho pode ajudar a melhorar significativamente suas chances de alcançar as caixas de entrada dos assinantes. Aplique consistentemente essas estratégias para garantir que suas mensagens cheguem aos destinatários pretendidos e gerem envolvimento e conversão.

Use o Mailchimp para simplificar e otimizar a entregabilidade de e-mails. Nosso conjunto de ferramentas de marketing pode ajudar a identificar e resolver problemas de entregabilidade, atingir o público certo e medir seu desempenho.