Willkommens‑E‑Mail: So schreibst du eine Begrüßungsmail für Neukunden

In ihrer einfachsten Form ist eine Begrüßungsnachricht oder -E-Mail eine formelle Bestätigung des Interesses eines Kunden oder Abonnenten an einem Angebot. Diese E-Mails werden zugestellt, nachdem jemand dein Produkt gekauft, deinen Service abonniert oder sich für deinen Newsletter registriert hat.

Aber wenn es darum geht, das Beste aus dieser Kommunikation herauszuholen, gehen Begrüßungsnachrichten oder -E-Mails über diese einfache Definition hinaus. Wenn du effektive Nachrichten in deinen ersten Interaktionen mit Kunden oder Abonnenten verwendest, können Begrüßungsnachrichten deine Engagementraten für bestehende Kunden und deine Konversionsrate für diejenigen erhöhen, die noch nicht für deine Lösungen bezahlt haben.

Dies macht eine Begrüßungsnachricht zu einer Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und eine dauerhafte Beziehung zu deiner Zielgruppe zu gewährleisten. Somit sticht diese bestimmte E-Mail als eines der wichtigsten Kommunikationselemente zwischen dir und dem E-Mail-Empfänger hervor.

Die Bedeutung von Begrüßungs-E-Mails

Es gibt mehrere Faktoren, die sich auf die Bedeutung einer Begrüßungsnachricht beziehen. Dies gilt für alle Fälle, unabhängig davon, ob du diese E-Mails an zahlende Kunden oder kostenlose Newsletter-Abonnenten sendest.

Einige Faktoren, die zur Bedeutung von Begrüßungsnachrichten beitragen, sind unter anderem:

Sie geben den Empfängern das Gefühl, dass sie für ihr Interesse geschätzt werden

Eine gut gestaltete Begrüßungsnachricht dient dem grundlegenden Zweck, deinen Kunden oder Abonnenten einen herzlichen Empfang zu bereiten. Dadurch fühlen sie sich für ihr Geschäft oder Interesse geschätzt, was zu einer positiven Wahrnehmung deiner Marke durch sie beiträgt. Dies ist einer der einfachsten und doch wichtigsten Faktoren, die eine Begrüßungsnachricht so wichtig machen.

Sie definieren die Erwartungen dafür, was als Nächstes kommen wird

Wenn ein Kunde deine Lösungen kauft oder deinen Newsletter abonniert, ist er wie ein Tourist, der eine Attraktion besucht. Er mag zwar über grundlegende Informationen über dein Unternehmen verfügen, weiß aber wenig bis gar nichts über die umfassende Erfahrung. Eine Begrüßungsnachricht adressiert idealerweise diesen Faktor und erläutert, was man von deinen Angeboten erwarten kann.

Sie stellen dem Empfänger dein Unternehmen vor

Mit einer intelligenten Begrüßungs-E-Mail-Vorlage kannst du dein Unternehmen, seine Ziele und seinen Gesamtansatz für die Navigation in der jeweiligen Branche ganz einfach beschreiben. So können viele Kunden und Abonnenten mehr über das Unternehmen erfahren, mit dem sie interagieren möchten. In vielen Fällen erhöht dies das Interesse des Empfängers und führt zu höheren Engagementraten, was dir ermöglicht, Daten für Aspekte, wie die Zielgruppensegmentierung, zu erhalten.

Sie bieten zusätzliche Informationen über deine Produkte und Dienstleistungen

Wenn du dein Unternehmen gegenüber deinem E-Mail-Empfänger beschreibst, kannst du dein Produkt- oder Dienstleistungsangebot auf natürliche Weise vorstellen. Wenn du diese Präsentation an bestehende Kunden sendest, erhältst du mehr Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten. Ebenso ebnet die Bereitstellung dieser Informationen für die Newsletter-Abonnenten den Weg, Registrierungsformulare für alle kostenpflichtigen Lösungen, die du anbietest, auszufüllen.

Sie tragen zum Markenerlebnis insgesamt bei

Von dem Moment an, in dem jemand Interesse an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung zeigt, trägt jede Instanz der Kommunikation deinerseits zu seinem Gesamtmarkenerlebnis bei. Da Begrüßungsnachrichten gleichbedeutend mit einem ersten Eindruck sind, den man bei jemandem hinterlässt, schaffen sie die Grundlage für die Qualität der Dienstleistungen oder Informationen, die du dem E-Mail-Empfänger bieten kannst.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, dass du all diese Punkte durchführst und den Weg für ein ideales Erlebnis für deine Kunden und Abonnenten ebnest.

So stellst du sicher, dass deine Kunden oder Abonnenten sich bei deinem Unternehmen willkommen fühlen, und zeigst gleichzeitig, was du zu bieten hast, wenn du eine Chance auf eine langfristige Geschäftsbeziehung bekommst.

Nachdem du gelernt hast, wie wichtig eine Begrüßungsnachricht ist, kann dir allein der Gedanke, eine ansprechende erste E-Mail zu schreiben, einen Schauer über den Rücken laufen lassen. Aber wenn du weißt, was zu tun ist, ist dieser Prozess nicht schwieriger als ein Spaziergang im Park.

Die folgenden Vorschläge können dir helfen, ideale Begrüßungsnachrichten zu verfassen und gleichzeitig unnötigen Druck zu vermeiden.

Achte auf eine ansprechende Betreffzeile

Wenn du eine Begrüßungsnachricht schreibst, ist die Betreffzeile deiner E-Mail das erste, was die Person, die du ansprichst, zu sehen bekommt. Behalte dies im Hinterkopf und halte deine Betreffzeile prägnant und dennoch interessant.

Die folgenden Tipps können diesem Teil sehr hilfreich sein.

• Zeige deine Wertschätzung. Denke an die Grundlagen und danke deinen Empfänger.
• Biete eine Bestätigung an. Bestätige, dass ihr Kauf oder ihre Registrierung abgeschlossen ist.
• Umreiße den Inhalt des Haupttextes. Erkläre, was sie erwarten können, wenn sie die E-Mail öffnen.
• Halte es kurz und bündig. Halte die Betreffzeile kurz und ansprechend.

Personalisiere deine E-Mail

Wenn du nach Beispielen für Begrüßungsmails suchst, stößt du wahrscheinlich auf den üblichen Rat, deine E-Mail zu personalisieren. Das liegt daran, dass die E-Mail-Personalisierung das Engagement fördern, eine Beziehung aufbauen und deine Klickrate (Click-Through Rate, CTR) verbessern kann.

Umgekehrt kann das Versenden einer automatisierten Nachricht, die allgemein gehalten ist, den einzelnen Empfängern das Gefühl vermitteln, unwichtig zu sein. Das könnte sich negativ auf ihre gesamte Erfahrung mit deiner Marke auswirken und dem Beginn eurer Geschäftsbeziehung einen bitteren Beigeschmack geben.

Neben der namentlichen Ansprache deiner Empfänger kannst du auch verschiedene Layouts, spezifische geografische Referenzen und segmentspezifische Inhalte verwenden, die zwischen zahlenden Kunden und nicht zahlenden Abonnenten unterscheiden. Mit einem A/B-Testtool kannst du auch Echtzeit-Ergebnisse dieser Aktionen bewerten.

Die Vorteile eines Abonnements hervorheben

Diejenigen, die für deine Lösungen zahlen oder deinen Newsletter abonnieren, haben nur eine flüchtige Vorstellung davon, was sie im Gegenzug erhalten werden. Du solltest die Begrüßungsnachricht nutzen, um häufig gestellte Fragen zu beantworten und die Vorteile zu umreißen, die ihre Entscheidung ihnen bringt.

Damit bietet sich dir eine ausgezeichnete Gelegenheit, über deine Organisation, deine Ziele und dein Produkt- oder Dienstleistungsangebot zu sprechen. So förderst du nicht das Engagement mit den jeweiligen Empfängern, sondern kreierst auch einen Kanal für künftige Geschäfte mit zahlenden Kunden und nicht zahlenden Abonnenten gleichermaßen.

Definiere Erwartungen

Selbst wenn jemand deine Lösung kauft oder freiwillig deinen Newsletter abonniert, könnte diese Person skeptisch werden, wenn sie in Zukunft E-Mail-Nachrichten von dir erhält. Statt nach ein paar Wochen verärgerte Abmeldeanfragen entgegenzunehmen, solltest du die Erwartungen deiner Zielgruppe darüber klären, wie oft sie von dir hören wird.

So haben Abonnenten die Möglichkeit, sich von deinen E-Mails abzumelden, und du kannst zudem hochgradig interessierte Kunden aus einer Vielzahl von E-Mail-Empfängern herausfiltern. Das erleichtert es dir, deine Zielgruppen zu segmentieren, deine Lösungen zu präsentieren und mehr Umsatz zu generieren.

Vergiss den Call-to-Action nicht!

Das Versenden einer Begrüßungsnachricht als Dankeschön an Kunden und Abonnenten bedeutet nicht, dass du deine Empfänger nicht zu weiteren Aktionen auffordern solltest. Indem du den Call-to-Action (CTA) in all deinen Begrüßungsnachrichten verwendest, bietet sich dir die Gelegenheit, deine Engagementraten effektiv zu steigern und deinen Verkaufstrichter aufzubauen.

Auch kannst du diese Gelegenheit nutzen, um deine Zielgruppe in Zukunft um fortlaufendes Feedback zu deinen Lösungen zu bitten. Das heißt, wann immer du dich entscheidest, Umfragen zu versenden – für dein Produkt oder deine Dienstleistung – kannst du eine positive Resonanz und ein höheres Engagement von diesen Kontakten erwarten.

Auch wenn jede Begrüßungsnachricht anders aussehen sollte, kannst du dennoch einer Vorlage folgen, um sicherzustellen, dass du alle wichtigen Dinge berücksichtigst. Von dort aus kannst du deine E-Mail-Layouts, dein Branding und deine Botschaften für maximale Vorteile weiter anpassen.

• Erstelle eine kurze, aber ansprechende E-Mail-Betreffzeile.
• Verwende dein Logo oder dein Branding oben in deiner E-Mail.
• Gestalte ein visuell ansprechendes Begrüßungs-Header-Bild.
• Füge zum Begrüßungs-Header einen kurzen, aber herzlichen Begrüßungssatz hinzu.
• Füge einen Rabattcode für zukünftige Käufe hinzu.
• Erstelle eine ansprechende Botschaft, in der beschrieben wird, was man erwarten kann.
• Erläutere die Häufigkeit zukünftiger E-Mails und Kommunikationen.
• Gehe zu verschiedenen Abschnitten über, die dein Unternehmen beschreiben.
• Verwende einen dieser Abschnitte, um dein Produkt- oder Dienstleistungsangebot hervorzuheben.
• Gib Informationen zu deinen Social-Media-Seiten zusammen mit anklickbaren Schaltflächen ein.
• Integriere CTA-Schaltflächen in deine E-Mails, um weitere Aktionen zu fördern.

Wenn du diese wichtigen Punkte im Hinterkopf behältst, kannst du deine eigene Begrüßungsnachricht entwerfen.

So kannst du alle wichtigen Anforderungen einer erfolgreichen Begrüßungsmail erfüllen. Gleichzeitig hast du die Flexibilität, die Inhalte mit deinem eigenen Ton, deiner eigenen Botschaft und deinen eigenen visuellen Präferenzen anzupassen.

Abschließende Anmerkungen

Die Verwendung einer Begrüßungsnachricht ist eine unverzichtbare Methode für alle Unternehmen sowie für Organisationen, die ein Newsletter-Abonnementprogramm betreiben. Wenn du die Best Practices des E-Mail-Marketings befolgst, kannst du diese Anforderung für deine Marke erfüllen.

Als All-in-one-E-Mail-Marketingplattform kann Mailchimp dir helfen, alle kniffligen Anforderungen an Begrüßungsnachrichten zu bewältigen. Dadurch kannst du deinen Kunden und deinen Abonnenten das Gefühl geben, dass du ihre Zeit zu schätzen weißt, und gleichzeitig deine Chancen auf ein höheres Engagement und höhere Einnahmen erhöhen.