Wenn du sicherstellen willst, dass deine E-Mails so professionell wie möglich sind, ist es wichtig, die Email-Etiquette gut zu beherrschen. Wir behandeln bewährte Best Practices, die dir dabei helfen, deine E-Mail-Kommunikation zu optimieren. Diese kannst du sowohl für dich selbst als auch für dein Unternehmen anwenden.
Was ist eine Email-Etiquette?
Die Email-Etiquette, bzw. E-Mail-Etikette, enthält Richtlinien, die dir helfen, auf angemessene Weise zu kommunizieren, egal ob in einer beruflichen oder gesellschaftlichen Funktion.
Die Erwartungen an die Etikette hängen davon ab, wer deine Zielgruppe ist und in welchem Ton deine E-Mail verfasst ist. Bei geschäftlichen E-Mails besteht das Ziel darin, sicherzustellen, dass Inhalte klar und respektvoll formuliert sind – und zwar unabhängig davon, wer die Zielgruppe ist.
Denke daran, dass die Email-Etiquette je nach Branche und Kultur variieren kann, da sie von gesellschaftlichen Normen bestimmt wird.
Warum Etiquette wichtig ist
Egal, ob du Verkaufs-E-Mails schreibst oder Trigger-Kampagnen erstellst, die Etikette ist entscheidend für den professionellen Austausch von E-Mails, den Aufbau einer positiven Beziehung zu den Kunden und die Wahrung des Rufs deiner Marke.
Email-Etiquette zeigt den Empfängern auch, dass du deine Beziehung zu ihnen schätzt.
Hier sind einige weitere Gründe, warum eine Email-Etiquette unerlässlich ist:
- Sorge für Klarheit. Je klarer eine E-Mail ist, desto einfacher ist sie zu lesen und zu verstehen. Dies kann dazu führen, dass Empfänger schneller auf deine Nachrichten reagieren.
- Vermeide Missverständnisse. Missverständnisse zwischen dir und deinen Kunden sowie Geschäftspartnern können Frustration schaffen, was Umsatzeinbußen zur Folge haben kann. Außerdem können sie Reibung zwischen dir und deinem Team erzeugen, was zu Verzögerungen bei Projekten führen kann.
- Minimiere Fehler. Als gängige Best Practice für das Schreiben effektiver E-Mails gilt es, Grammatik- und Rechtschreibfehler zu vermeiden. Denn das kann dein Unternehmen unprofessionell, faul oder unerfahren erscheinen lassen.
- Reduziere Haftungsprobleme. Die Regeln der E-Mail-Etikette zu befolgen, kann dir helfen, deine Kommunikation auf die E-Mail-Richtlinien deines Unternehmens abzustimmen, um rechtliche Probleme so gut wie möglich zu vermeiden.
- Maximiere die Effizienz. Wenn deine E-Mail direkt ist und auf den Punkt kommt, kann ein zeitaufwändiges Hin und Her reduziert werden. So verschwendest du weniger Zeit mit dem Schreiben von E-Mails.
- Schütze vertrauliche Informationen. Zur richtigen E-Mail-Etikette gehört es, auf sensible Daten zu achten und geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung zu verwenden, wenn vertrauliche Informationen, Kundendetails oder proprietäre Daten weitergegeben werden.
Zusätzlich zur Einhaltung der E-Mail-Umgangsregeln ist es wichtig, dass deine E-Mail für die Empfänger relevant und wertvoll ist.
Die 10 wichtigsten E-Mail-Regeln
Ganz gleich, ob die Email-Etiquette neu für dich ist oder ob du eine Auffrischung benötigst – die folgenden Tipps helfen dir, eine professionelle E-Mail zu verfassen.
1. Verwende eine aussagekräftige Betreffzeile
Verbraucher erhalten täglich mehrere E-Mails und eine aussagekräftige Betreffzeile kann dafür sorgen, dass deine E-Mail aus der Flut ungeöffneter Korrespondenz hervorsticht. Da die Betreffzeile das Erste ist, was jemand in seinem Posteingang sieht, sollte sie direkt sein, aber auch so aussagekräftig, dass sie deutlich macht, worum es in der E-Mail geht. Andernfalls erhältst du vielleicht keine Reaktion auf diese E-Mail.
Egal, ob du dich bei deinen E-Mail-Betreffzeilen von aktuellen Trends leiten lässt oder etwas Schlichteres verwendest: Versuche, das Thema der E-Mail aufzugreifen, ohne dabei zu übertreiben oder zu vage zu sein. Vermeiden solltest du außerdem irreführende Betreffzeilen, die den Benutzern einen falschen Eindruck von dem eigentlichen Thema vermitteln.
Einige unkomplizierte und klare Betreffzeilen sind:
- Tagesordnung für die Sitzung am [Monat]/[Datum]
- 50 % Rabatt im gesamten Store + kostenlose Lieferung
- Deine Bestellung wurde versandt
2. Begrüße deine Zielgruppe angemessen
Beginne mit einer freundlichen Begrüßung. Welche Art von Begrüßung du in deiner E-Mail verwendest, hängt letztlich von deiner Beziehung zu den Empfängern und der Nachricht ab, die du versendest.
Du würdest zum Beispiel keine E-Mail mit der Anrede „Yo [Name]“ an einen Kunden schicken, aber du würdest es tun, wenn du mit Freunden sprichst. Hier sind einige beliebte Grußformeln, die du verwenden kannst:
- Hallo [Name],
- Hi [Name],
- Sehr geehrte(r) [Name],
Zusätzlich kannst du die Empfänger mit herkömmlichen Anreden oder Berufsbezeichnungen ansprechen. Dazu gehören Herr, Frau, Dr. usw.
Vergiss nicht, dich nach der Begrüßung vorzustellen, wenn du jemandem zum ersten Mal eine E-Mail schickst. Halte diese Einleitung kurz und prägnant und erwähne, warum du interessiert bist, ein Gespräch zu beginnen. So sorgst du dafür, dass du einen guten ersten Eindruck hinterlässt.
3. Verwende keine No-Reply-E-Mail-Adresse
Eine No-Reply-E-Mail-Adresse ist eine Adresse, die keine Antworten vom Empfänger zulässt. Sie wird in der Regel für Transaktions-E-Mail und Marketingkampagnen verwendet, die keine Antwort erfordern.
Diese Art der Ansprache kann sich jedoch negativ auf das Kundenerlebnis auswirken, da die Empfänger nicht antworten können und nicht die Unterstützung bekommen, die sie brauchen. Es kann sich auch auf die Zustellungsraten auswirken.
4. Vermeide Emojis
Eine gute Faustregel ist, dass Emojis in professionellen E-Mails vermieden werden sollten. Während wir sie regelmäßig verwenden, wenn wir Freunden und Familie SMS schreiben, werden sie im professionellen Kontext oft als zu leger empfunden.
Das heißt, sie eignen sich eher für Marketingkampagnen, die auf ein jüngeres Publikum abzielen, als für alltägliche Konversationen mit Kunden oder Kollegen. Möglicherweise kannst du in deiner Antwort auch ein Emoji verwenden, nachdem der Empfänger eines verwendet hat.
5. Verwende CC oder BCC richtig
CC (Carbon Copy) und BCC (Blind Carbon Copy) sind zwei Arten von Adressfeldern, die du möglicherweise schon einmal gesehen hast, als du eine E-Mail verfasst hast. Das CC-Feld wird oft in E-Mails verwendet, bei denen keine Antwort erwartet wird, die Empfänger aber auf dem Laufenden gehalten werden sollen.
Andererseits bleiben die Adressen bei BCC-E-Mails vertraulich und sicher, wenn mit mehreren Empfängern kommuniziert wird. Auch wenn sie ähnlich aussehen und klingen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken und sollten daher richtig verwendet werden.
6. Befolge die Grammatikregeln
Zu den Grammatikregeln gehören die Verwendung korrekter Zeichensetzung, das Vermeiden von Satzfragmenten, die Verwendung aktiver Stimme und viele andere Richtlinien, die dein Schreiben klarer und wirkungsvoller machen können. Du kannst eine Software zur Grammatikprüfung verwenden, um dir das Leben zu erleichtern. Stelle jedoch sicher, dass du dennoch die Grundlagen kennst, da so eine Software deine Fehler möglicherweise nicht immer erkennt.
7. Füge eine professionelle Verabschiedung hinzu
Professionelle Abschlussworte für deine E-Mail zu finden, ist genauso wichtig wie die Begrüßung. Dies liegt daran, dass die Schlussformel das Letzte ist, was die Empfänger lesen, und somit Einfluss darauf haben kann, ob sie sich weiter mit deiner E-Mail beschäftigen oder nicht.
Ebenso wie die Anrede sollte ihr Ton dem Stil deiner E-Mail entsprechen.
8. Lies deine Inhalte Korrektur
Eine der wichtigsten Best Practices im E-Mail-Marketing ist das Korrekturlesen des Inhalts. Dadurch kannst du Schnitzer wie Rechtschreib-, Grammatik- und Formatierungsfehler oder Ähnliches vermeiden, die den Ruf deiner Marke schädigen können. Geh deinen Inhalt mehr als einmal durch, lies die E-Mail laut vor und lass sie von einer anderen Person auf Fehler prüfen, die du möglicherweise übersehen hast.
Du kannst auch eine Test-E-Mail an dich selbst schicken, um zu überprüfen, ob sie fehlerfrei ist. Wenn du einen E-Mail-Test durchführst, überprüfe, ob auch alle Anhänge und Links korrekt funktionieren.
9. Achte auf deinen Tonfall
Achte auf deinen Tonfall, denn das Letzte, was du willst, ist negativ oder unhöflich herüberkommen. Schließlich weißt du nicht, wie ein anderer Geschäftspartner deine E-Mail interpretieren könnte. Achte auf eine positive, freundliche Sprache und verzichte auf negative Worte.
Es empfiehlt sich auch, Humor, Sarkasmus, zu viele Ausrufezeichen und ganze Wörter in Großbuchstaben zu vermeiden. Wörter in Großbuchstaben und Ausrufezeichen können den Eindruck erwecken, dass du den Leser anschreist.
Das bedeutet aber auch nicht, dass deine E-Mail zu förmlich klingen sollte. Überlege, wer deine Zielgruppe ist und welchen Ton sie von deinem Unternehmen erwartet. Für B2B-Kunden ist möglicherweise eine alltägliche Sprache angebracht, die professionelle Geschäftspartner wiederum als zu locker empfinden könnten.
10. Halte die Inhalte kurz
Die ersten paar Zeilen geben den Ton deiner E-Mail an, müssen deshalb aber nicht unbedingt lang sein. Wenn du den Inhalt deiner E-Mail kurz hältst, kannst du verhindern, dass die Empfänger das Interesse verlieren und nicht weiterlesen.
Das führt nämlich dazu, dass sie möglicherweise nicht zum nächsten Schritt im Marketing- oder Verkaufstrichter gelangen. Wenn du eine sehr ausführliche E-Mail an einen Kollegen schreibst, kostet ihn das an einem arbeitsreichen Tag nur unnötig Zeit. Lange E-Mails können auch auf Mobilgeräten schwer zu lesen sein.
Häufige Fehler bei der Email-Etiquette, die du vermeiden solltest
Wer kennt das nicht? Wir verschicken eine schnelle E-Mail und erst ein paar Sekunden später merken wir, dass wir den Anhang vergessen oder sie an die falsche Person gesendet haben. Vor diesen E-Mail-Fehlern ist niemand gefeit – vom frischgebackenen Praktikanten bis hin zum Vorstandsmitglied. Sie unterlaufen uns in der Regel, wenn wir mit mehreren Aufgaben jonglieren oder unter Zeitdruck stehen, weil wir eine Frist einhalten müssen.
Das Problem dabei ist, dass deine Geschäftskontakte deinen vollen Terminkalender nicht sehen, sondern nur die verwirrende Betreffzeile oder den fehlenden Kontext in ihrer Inbox. Wenn du die E-Mail noch einmal kurz überprüfst, bevor du auf „Senden“ klickst, kann dich das vor diesen peinlichen Folge-E-Mails bewahren, die mit „Entschuldigung, ich habe vergessen zu erwähnen ...“ beginnen.
Hier sind einige häufige Fehler bei der E-Mail-Etikette, die du vermeiden solltest:
Unklare Betreffzeilen verwenden
Eine relevante Betreffzeile ist deine erste Gelegenheit, eine Verbindung zu deinem Empfänger herzustellen. Dennoch werden viele geschäftliche Nachrichten mit vagen oder verwirrenden Betreffzeilen auf den Weg geschickt.
Stelle sicher, dass du eine prägnante Betreffzeile verwendest und vermeide es, die Betreffzeile leer zu lassen oder allgemeine Formulierungen wie „Kurze Frage“ oder „Anknüpfend an unser Gespräch“ zu verwenden. Gib stattdessen den Zweck deiner E-Mail genau an. Versuche es mit etwas wie „Budgetgenehmigung für die Q2-Marketingkampagne erforderlich“, was weitaus effektiver ist als „Genehmigung erforderlich“.
E-Mails ohne Kontext verschicken
Wenn jemand eine E-Mail von einer professionellen E-Mail-Adresse erhält, erwartet er eine professionelle Kommunikation. Daher solltest du die schriftliche Kommunikation genau so betrachten, als wäre es ein Telefongespräch. Wenn du direkt auf Anfragen oder Informationen eingehst, ohne Hintergrunddetails oder einen Kontext zu liefern, ist der Empfänger verwirrt und frustriert.
Achte immer darauf, dass du genügend Einzelheiten angibst, damit der Leser die Situation verstehen kann – vor allem, wenn du auf frühere Konversationen oder laufende Projekte verweist. Das ist besonders wichtig, wenn seit deiner letzten E-Mail schon etwas Zeit verstrichen ist.
Anhänge oder Links vergessen
Nichts untergräbt eine professionelle schriftliche Kommunikation mehr als einen Anhang in deinem E-Mail-Text zu versprechen, ihn aber nicht einzufügen. Daher solltest du relevante Dokumente am besten immer anhängen, bevor du deine Nachricht verfasst, und überprüfen, ob die Links funktionieren, bevor du auf „Senden“ klickst.
Email-Etiquette in verschiedenen Kulturen
Die Standards für die professionelle Kommunikation sind auf den globalen Märkten sehr unterschiedlich. Daher ist kulturelles Bewusstsein unerlässlich für den internationalen Geschäftserfolg.
Was in einer Kultur als angemessene Formalität gilt, könnte in einer anderen als zu lässig oder zu streng empfunden werden. Diese Nuancen zu verstehen, ist entscheidend, wenn es darum geht, Beziehungen zu internationalen Kollegen und Kunden aufzubauen.
Erwartungen an die Formalität
Verschiedene Kulturen haben unterschiedliche Erwartungen an den Aufbau geschäftlicher E-Mails – von einer formellen Anrede bis hin zu einer professionellen E-Mail-Signatur.
Während ein lockeres „Hallo“ bei einem Silicon Valley-Startup funktionieren mag, erwarten viele europäische und asiatische Geschäftskulturen formellere Begrüßungen wie „Sehr geehrter Herr Schmidt“. Informiere dich, wann immer möglich, über den kulturellen Hintergrund deines Empfängers.
Nuancen im Tonfall und in der Formulierung
Direkte Kommunikationsstile, die in manchen Kulturen geschätzt werden, können in anderen als schroff oder unhöflich herüberkommen. Was Amerikaner als effizient und prägnant empfinden, könnten andere als abweisend wahrnehmen. Achte darauf, wie deine internationalen Kontakte ihre E-Mails formulieren und passe deine Kommunikation an ihren Grad der Förmlichkeit und Herzlichkeit an.
Grundlegendes zur Zeitzonenabhängigkeit
Zeitzonenunterschiede erschweren die internationale E-Mail-Kommunikation, da Empfänger möglicherweise zu ungewöhnlichen Zeiten oder in kurzen Pausen zwischen Besprechungen ihre Nachrichten abrufen.
Erwähne in deiner Nachricht die Dringlichkeitsstufen und die erwarteten Antwortzeiten. Außerdem solltest du immer eine professionelle E-Mail-Adresse verwenden, die dich eindeutig identifiziert – vor allem, wenn du Personen in anderen Regionen kontaktierst, die deinen Namen möglicherweise nicht sofort einordnen können.
Manieren sind auch online wichtig
Wenn du in einem professionellen Umfeld bei der Kommunikation per E-Mail gute Manieren zeigst, kann dies viel bewirken. Damit zeigst du dem Empfänger nicht nur, dass du seine Zeit schätzt und respektierst, sondern stellst auch sicher, dass dein Unternehmen positiv dargestellt wird.
Außerdem kann es die Kommunikation effizienter machen und so Frustrationen bei Kunden, Mitarbeitenden, Interessenvertretern usw. verringern. Nutze also die oben genannten Etikette-Tipps, um deine E-Mails effektiver und klarer zu gestalten.
Bist du bereit, eine tolle E-Mail zu erstellen? Nutze den intuitiven E-Mail-Builder von Mailchimp, um eine ansprechende E-Mail zu erstellen, die auf deine Marke und deine Botschaft zugeschnitten ist.
Wichtige Erkenntnisse
- Eine professionelle E-Mail-Kommunikation zeugt von Liebe zum Detail – vom Erstellen aussagekräftiger Betreffzeilen bis hin zum Verwenden geeigneter Gruß- und Schlussformeln, die auf deine Beziehung zum Empfänger abgestimmt sind.
- Häufige Fehler wie vage formulierte Betreffzeilen, fehlende Anhänge und unklarer Kontext können deinem beruflichen Ruf schaden und unnötige Rückfragen verursachen.
- Kulturelles Bewusstsein ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens auf internationaler Ebene. Erwartungen an die Formalität, Präferenzen in Bezug auf den Tonfall und Kommunikationsstile unterscheiden sich erheblich zwischen verschiedenen Regionen und Branchen.
- Wenn du die richtige Email-Etiquette befolgst, spart das Zeit und verhindert Missverständnisse. Außerdem zeigst du deinen Empfänger so den nötigen Respekt und bewahrst das professionelle Image deiner Marke.