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Guía de informes *ad hoc* para empresas

Los informes *ad hoc* son una valiosa herramienta para las empresas para el análisis rápido de datos. Obtén más información sobre los informes *ad hoc* aquí, incluidos sus beneficios y prácticas recomendadas.

Los informes ad hoc se generan según la necesidad, separados de los informes de rutina. A menudo se utilizan para responder preguntas específicas o proporcionar datos para una situación única, como analizar el historial de compras de los clientes o generar una lista de empleados con larga trayectoria.

Por lo general, los informes ad hoc se crean usando herramientas de BI, lo que brinda a los usuarios acceso en tiempo real a los datos y la flexibilidad de crear sus propios informes y paneles de control sin esperar ayuda de TI.

Esto hace que los informes ad hoc sean una herramienta poderosa para el análisis de compras, ya que ayuda a identificar ineficiencias, agilizar procesos y optimizar presupuestos al proporcionar visibilidad sobre los patrones de gasto y el rendimiento de los proveedores.

Los datos siempre han influido en la toma de decisiones de las empresas, pero ahora juegan un papel cada vez más importante en la dirección de una empresa en casi todos los aspectos de su operación. Se da seguimiento a todo, desde las horas que trabajan los empleados hasta el monto que se paga de impuestos sobre los ingresos. Los datos resultantes se organizan en un informe para que puedas leer, investigar y descubrir fácilmente información que antes estaba oculta.

Agregar estos datos en un informe puede llevar tiempo, de ahí la rutina de crear informes en fechas e intervalos establecidos. Un informe ad hoc se elabora fuera del ciclo de publicación y es incompleto en cuanto a la información que contiene. Sin embargo, este informe incompleto sigue siendo útil por la información que contiene.

Los informes ad hoc proporcionan datos que se pueden utilizar rápidamente si una categoría no está mostrando los resultados deseados, si no hay suficiente personal en un proyecto, o si un plan de acción es exitoso. ¿Todavía no tienes claro qué es un informe ad hoc? Sigue leyendo para aprender más sobre los informes ad hoc y cómo te benefician a ti y a tu empresa.

¿Qué es la elaboración de informes ad hoc?

El significado de ad hoc en los negocios se refiere al acto de solicitar un conjunto de datos específico de una base de datos antes de su plazo regular. Puedes usarlo para la elaboración de perfiles de datos o para el seguimiento de los resultados de diferentes estrategias de marketing. Los informes ad hoc se pueden utilizar para obtener la información más reciente de cada categoría y proceso en los que participa una empresa, permitiéndote tomar decisiones y acciones informadas.

¿Qué es un análisis ad hoc?

El análisis ad hoc es el estudio de un informe para descubrir información que se pueda usar para generar un plan de acción. Esto se conoce como un proceso de inteligencia empresarial porque proporciona información sobre el estado actual de una categoría. La información en el informe ayuda a la empresa a comprender lo que sucede y a obtener una visión sobre su desempeño. A partir de eso, el usuario puede implementar cambios, si es necesario, ajustar el plan y desarrollar una estrategia exitosa.

Informe y análisis ad hoc y estándar

Los informes ad hoc y los estándar son similares en cuanto a su contenido, y ambos se utilizan para fines de inteligencia empresarial. La diferencia entre ellos se reduce al tipo de datos y período que pretendes analizar.

Informes estándar

El informe estándar se realiza de forma recurrente y proporciona la misma información al cumplirse su plazo. Por ejemplo, se necesita un informe para una categoría específica cada trimestre, y debe proporcionar datos desde el principio hasta el final del trimestre anterior. Eso significa que el informe está programado para entregarse al día siguiente del final del trimestre y contiene un conjunto de datos predecible.

El destinatario sabe que el reporte estará en su escritorio en una fecha específica y a una hora determinada, y sabe de antemano de qué categoría derivan los datos. También sabe que se analizará y usará un conjunto de datos específico para diferentes propósitos.

Informes ad hoc

Estos informes son flexibles en el sentido de que se pueden usar para extraer datos de cualquier categoría y período de tiempo que el usuario desee. No hay que esperar a que se cierre un período predeterminado, y la información buscada se puede utilizar para lo que el usuario desee. Es posible que el usuario necesite la información para perfeccionar sus acciones de prospección de ventas o determinar qué tan cerca está una división de alcanzar sus metas de ventas.

Descargar el informe completo

Los informes ad hoc son esenciales en los programas de inteligencia empresarial porque proporcionan información rápida y procesable. Estos informes ayudan a las empresas a mantenerse ágiles al ofrecer información actualizada sobre diversos proyectos, permitiendo a los responsables de la toma de decisiones actuar rápidamente.

Los informes ad hoc benefician a tu empresa de la siguiente manera:

  • Mayor eficiencia: al permitir a las empresas monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI) en tiempo real, los informes ad hoc mejoran la eficiencia. Los KPI pueden incluir métricas de ventas, marketing y finanzas, proporcionando una visión oportuna del desempeño sin esperar los informes estándar.
  • Ahorro de costos: los informes ad hoc ahorran tiempo y recursos, ya que proporcionan datos de inmediato. Esto permite una toma de decisiones más rápida y reduce el tiempo de inactividad. Por ejemplo, si necesitas un informe trimestral a mitad de trimestre, los informes ad hoc pueden proporcionar los datos que requieres al instante.
  • Comunicación mejorada: los informes ad hoc se pueden personalizar para conjuntos de datos específicos, asegurando que todos los miembros del equipo estén en sintonía. Esta personalización reduce la confusión y mejora la colaboración.
  • Flexibilidad: a diferencia de los informes estándar fijos, los informes ad hoc se pueden personalizar para obtener cualquier dato relevante. Los usuarios pueden definir sus parámetros, como los intervalos de fechas, para obtener información precisa y adaptada a tus necesidades.

Desafíos de los informes ad hoc

La generación de informes ad hoc beneficia a la empresa de muchas maneras, pero también presenta desafíos que pueden socavar esta práctica.

Es esencial definir claramente los datos que se buscan para evitar desviarse en la dirección incorrecta durante el análisis. Otro problema que presentan los informes ad hoc es la consistencia. Todas las personas que necesitan acceso a los datos deben obtener el mismo conjunto de datos para garantizar que tus conclusiones se alineen con las de los demás.

Por último, pero no menos importante, la práctica de usar informes ad hoc debe equilibrarse con los informes tradicionales o predefinidos. Demasiada dependencia de datos ad hoc puede llevar a percepciones y conclusiones sesgadas que no coinciden con la información recopilada y organizada del informe tradicional.

Sin embargo, puedes minimizar los riesgos asociados con los informes y análisis ad hoc utilizando una herramienta para la creación de informes ad hoc. Esta tecnología puede ayudarte a elaborar estos informes de forma rápida, fácil y precisa.

Prácticas recomendadas para la elaboración de informes ad hoc

Antes de crear los parámetros para un informe ad hoc, debes considerar lo que recibirás una vez que el proceso haya terminado. Recuerda que el proceso de informe aún no ha finalizado y que la información proporcionada no mostrará el panorama completo.

Adoptar las prácticas recomendadas te permite obtener el máximo valor de los conjuntos de datos y preservar su contexto en el siguiente informe. Algunas de las prácticas recomendadas son:

  • Saber la pregunta que quieres que el informe responda.
  • Definir los objetivos que deseas alcanzar con los datos que recopiles.
  • Crear un diseño sencillo que facilite al usuario la detección de los datos que necesita.
  • Usar una plantilla prediseñada o crear una para definir los datos en el diseño.
  • Mantener los informes simples y directos para que todos los usuarios puedan entender y comprender la información presentada.
  • Prestar atención al nivel de detalle al explicar tus puntos.
  • Visualizar los datos tanto como sea posible para facilitar la visualización y el mapeo.
  • Facilitar al usuario el acceso a los puntos de datos consolidados.

La clave principal de las prácticas recomendadas en la elaboración de informes ad hoc es procurar una presentación simple. Te estás concentrando en un conjunto de datos específico y, a veces, es posible que los usuarios asignados para revisar el informe no comprendan lo que intentas mostrarles. Desglosar la información visualmente y proporcionar explicaciones ayuda a todos a seguir y comprender cómo pueden cumplir eficazmente su parte en el proyecto.

Luego de asegurarte de seguir las prácticas recomendadas mencionadas, puedes utilizar los informes ad hoc de diversas formas. Esto incluye identificar obstáculos para mejorar tu estrategia, determinar y ajustar tu presupuesto, y tomar decisiones empresariales informadas que impacten en tus operaciones.

Alcanza el éxito con informes ad hoc personalizados

Las ventajas de mejorar varios procesos mediante informes ad hoc son innumerables. La acción se puede aplicar a todas las divisiones de la empresa que utilizan informes para encontrar datos específicos, desde un nuevo proceso de automatización de ventas hasta descubrir qué problemas obstaculizan la satisfacción del cliente. Los informes ad hoc funcionan en todos los tipos de empresas, ahorran tiempo y dinero, y facilitan la resolución de problemas.

Las herramientas de informes ad hoc son valiosas y, en Mailchimp, conocemos el beneficio de usar diversas herramientas que mejoran tus procesos comerciales. Por eso, incluimos informes y análisis que funcionan con técnicas de análisis y elaboración de informes ad hoc. Queremos ayudarte a desarrollar un negocio exitoso, así que empieza hoy y conoce a fondo tus estrategias de marketing con nuestro software de informes ad hoc.

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