¿Cómo configuro la automatización del email marketing para mi empresa?

La automatización de marketing por correo electrónico envía el mensaje correcto al suscriptor adecuado automáticamente, activado por lo que esa persona hace realmente o por la decisión que toma el cliente. Una vez que se crea un proceso de trabajo, se ejecuta por sí solo, dando la bienvenida a nuevos suscriptores, recuperando carritos abandonados y haciendo seguimiento después de las compras mientras diriges tu empresa.

¿Estás listo para comenzar? Comienza con los procesos de trabajo más cercanos a los ingresos, como los correos electrónicos de bienvenida y la recuperación de carritos, pruébalos exhaustivamente y deja que los datos guíen lo que crearás a continuación. El resultado será un programa de correo electrónico que funciona las 24 horas del día e impulsa tu estrategia de marketing digital.

Esta guía te mostrará cómo configurar la automatización de marketing por correo electrónico desde cero.

Beneficios de la automatización del correo para tu estrategia de marketing

Desde recorridos del cliente personalizados hasta horas ahorradas cada semana, la automatización brinda a los equipos pequeños capacidades que antes requerían departamentos de marketing completos.

Impulsa los ingresos

Los correos electrónicos automatizados superan consistentemente a las campañas estándar en conversión porque la temporización hace gran parte del trabajo. Un correo de carrito abandonado llega dentro de la hora siguiente a que alguien abandona tu página de pago, mientras su interés aún es reciente, y un correo electrónico de bienvenida llega segundos después de la suscripción, momento en el que más curiosidad siente el suscriptor nuevo por tu marca.

Elimina tareas repetitivas

Sin automatización, cada correo electrónico es un trabajo manual. Lo escribes, creas la lista, programas el envío y repites el proceso una y otra vez. La automatización convierte esos trabajos recurrentes en sistemas. Creas la secuencia de bienvenida una vez y cada nuevo suscriptor la recibe. Las horas que solías dedicar a mensajes rutinarios pueden volver a las partes de tu negocio que realmente necesitan el toque humano.

Funciona tanto para empresas B2C como B2B

La automatización también se adapta tanto a las empresas, empresa a empresa (B2B), como a las marcas, empresa a consumidor (B2C). Una tienda de ropa podría automatizar la recuperación del carrito y las alertas de reposición, mientras que una consultoría B2B puede automatizar una secuencia de seguimiento de clientes potenciales que envía un caso de estudio tres días después de que alguien descarga un documento técnico. La mecánica es idéntica. Un suscriptor realiza una acción y le sigue un correo electrónico relevante.

Siete pasos para configurar el email marketing automatizado

Configurar la automatización no requiere un gran equipo de marketing ni un presupuesto importante. Solo necesitarás una comprensión clara de tu público, una plataforma que se ajuste a tus necesidades y disposición para probar antes del lanzamiento. El proceso completo es el siguiente.

Paso 1: Comprende a tu público antes de automatizar

La automatización solo funciona cuando envía el mensaje correcto a la persona adecuada, y eso comienza por entender a tu público objetivo. Antes de construir nada, ten claro quién está en tu lista y qué están tratando de hacer.

Segmenta tu lista según el comportamiento del usuario o el historial de compras

La segmentación implica dividir tu lista en grupos basados en rasgos o acciones comunes para que cada grupo reciba el contenido adecuado. Construir una lista de suscriptores segmentada ahorra tiempo y mejora la personalización.

El comportamiento del suscriptor es una excelente manera de guiar tus herramientas automatizadas. Por ejemplo, si alguien muestra un interés especial en una categoría de producto, tu sistema puede activar anuncios por correo electrónico relacionados con esa categoría. La mayoría de las plataformas de correo electrónico te permiten definir estos segmentos con condiciones simples, como clientes que han comprado en los últimos 90 días. Comienza con tres o cuatro segmentos amplios y refina a medida que recopiles más datos.

Identifica qué acciones de los clientes indican intención

No todas las acciones merecen una respuesta automática. Aquellas que vale la pena automatizar reflejan el comportamiento del cliente que indica una intención de compra o un cambio en la relación. Haz una lista corta de las cuatro o cinco acciones más importantes para tu empresa, porque esas se convertirán en los activadores de automatización para tus primeros procesos de trabajo.

Si vendes software, una suscripción a una prueba gratuita probablemente encabece la lista porque puede generar correos electrónicos más dirigidos. Si tienes una tienda en línea, el abandono de carrito casi con certeza será importante.

Paso 2: Configura tu plataforma de automatización del correo

Tu plataforma es el motor que mueve todo lo demás en esta guía, así que asegúrate de elegir una plataforma que satisfaga tus necesidades y configurarla correctamente antes de construir el más mínimo proceso de trabajo.

Elige herramientas de automatización del correo con las funciones de automatización que necesitas

La mayoría del software de email marketing ofrece cierto nivel de automatización, pero la profundidad varía, y las empresas con necesidades más complejas también pueden querer funciones avanzadas. Como mínimo, necesitas procesos de trabajo basados en activadores, ramificación condicional (la capacidad de enviar diferentes correos según lo que haga un suscriptor) y herramientas de segmentación. El software de automatización de marketing adecuado debe satisfacer tus necesidades actuales sin limitar el crecimiento.

Las empresas de e-commerce deben buscar integraciones nativas con la plataforma de su tienda para que los datos de compra fluyan automáticamente. El software de automatización del correo electrónico como Mailchimp se integra directamente con las principales plataformas de comercio electrónico, para que puedas activar correos basados en el comportamiento de compra real sin necesidad de introducir datos manualmente.

Conéctate a un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) almacena los registros de tus clientes, lo que incluye detalles de contacto, historial de compras e interacciones pasadas. Al conectar tu plataforma de correo electrónico a tu software de CRM tus automatizaciones pueden reaccionar a datos reales de clientes en vez de solo a la actividad de correo electrónico. Cuando aparece un cliente nuevo en tu CRM, puede iniciarse una secuencia de incorporación automáticamente.

Importa y organiza tu lista de contactos

Importa tus contactos existentes a la plataforma y límpialos a medida que avanzas. Elimina los duplicados, corrige los errores de formato y borra las direcciones que hayan tenido un rebote duro en el pasado. También puedes aplicar los segmentos del primer paso durante la importación, etiquetando a los contactos como clientes, clientes potenciales o compradores inactivos. Una lista limpia ahora te ahorra tener que organizar datos desordenados después de que tus procesos de trabajo entren en funcionamiento.

Configura los ajustes de remitente y la conformidad

Los proveedores de bandeja de entrada ahora comprueban si los remitentes han verificado sus dominios, y los mensajes que no superan esas comprobaciones se filtran cada vez más a las carpetas de spam o se bloquean. La mayoría de las plataformas de correo electrónico te guían en la autenticación del dominio durante la configuración. También debes prestar atención a los requisitos de conformidad legal. Seguir las prácticas recomendadas de automatización para la autenticación, el consentimiento y la calidad de la plantilla también puede mejorar la entregabilidad.

Paso 3: Elige qué correo electrónico de marketing automatizar

No necesitas automatizar todo a la vez. Elige dos o tres procesos de trabajo vinculados a tus mayores oportunidades, usa tu plataforma de email marketing para lanzarlos y expándete a partir de ahí. Aquí tienes algunas de las campañas de correo electrónico automatizadas que ofrecen el mayor valor.

Correos electrónicos de bienvenida

Los correos electrónicos automatizados de bienvenida tienen las tasas de apertura más altas. Los nuevos suscriptores están en su momento de mayor interés, por lo que las tasas de apertura son muy fuertes, y el mensaje marca el tono para todo lo que sigue. Una bienvenida sencilla presenta tu marca, establece expectativas sobre cómo usarás el correo electrónico para comunicarte y ofrece un paso a seguir claro, como explorar los productos más vendidos o programar una llamada. Muchas empresas lo extienden a una serie de tres correos electrónicos distribuidos durante la primera semana. Los correo de bienvenida tienen tasas de apertura muy altas.

Recordatorios de carritos abandonados y de abandono de navegación

Las empresas de e-commerce saben que muchos clientes colocan un artículo en su carrito de compra y luego nunca se concreta la venta. De hecho, según el Baymard Institute, el 70 % de los carritos de compra en línea se abandonan antes de la compra. Cuando esto sucede, los recordatorios de carrito abandonado pueden ayudar a recuperar ventas perdidas. Estos mensajes tienen altas tasas de conversión porque el destinatario ya demostró interés en el producto.

Los correos electrónicos de abandono de navegación funcionan de la misma manera. Se activan cuando alguien ve repetidamente la página de un producto sin agregarlo al carrito. Procura que ambos tipos de mensajes sean breves. Muestra el producto, aborda una posible duda, como el costo de envío, y enlaza directamente al proceso de pago.

Seguimientos posteriores a la compra

El correo electrónico transaccional, como las confirmaciones de pedidos tienen un propósito diferente al de los mensajes de marketing de seguimiento. Una secuencia posterior a la compra podría confirmar un pedido, compartir consejos para aprovechar al máximo un producto, fomentar la lealtad del cliente, solicitar una revisión una vez que el artículo haya llegado o recomendar productos complementarios unas semanas después. Estos correos electrónicos convierten a los compradores primerizos en clientes recurrentes e impulsan una alta interacción.

Campañas de recaptación

Un proceso de trabajo de recaptación se dirige a los suscriptores inactivos que no han abierto ni hecho clic en un periodo determinado, a menudo 60 o 90 días, y, cuando es relevante, a los clientes inactivos que hace tiempo que no realizan compras.

Estos mensajes pueden ser una oferta de "te echamos de menos" o un mensaje personal que pregunte directamente sobre sus preferencias para mantener a los clientes interesados. Si aún así no responden, el proceso de trabajo puede eliminarlos, lo que protege tu reputación de remitente y mantiene tus métricas honestas.

Boletines informativos recurrentes

Un boletín informativo no se puede automatizar por completo, ya que alguien tiene que escribirlo, pero la mecánica en torno a este sí. La automatización puede encargarse de la programación de envío, completar secciones con tus últimas publicaciones de blog y dirigir el boletín solo a los suscriptores que optaron por recibirlo.

Ofertas promocionales

Las promociones automatizadas pueden programarse según hitos individuales en lugar del calendario. Los mensajes que ofrecen un descuento por el aniversario de la primera compra o una recompensa por lealtad pueden ejecutarse por sí solos una vez configurados. Debido a que están vinculados a algo personal, no se perciben tanto como una difusión masiva. Los correos electrónicos de cumpleaños, en particular, tienen tasas de apertura más altas que los mensajes menos específicos en cuanto a fechas.

Paso 4: Escribe contenido para correo electrónico

Una persona lee una sola vez cada mensaje de correo de marketing automatizado, así que asegúrate de componerlo teniendo eso en cuenta. El contenido de alta calidad es una parte fundamental de cualquier estrategia de email marketing. Un mensaje corto y directo que suena como si viniera de una persona a menudo supera al diseño pulido y cargado de imágenes de una gran campaña de temporada.

Usa una línea de asunto clara

El único objetivo de la línea de asunto es lograr que el destinatario abra el mensaje, y la claridad supera al ingenio casi siempre. "Tu carrito está esperando" logra más que un vago juego de palabras porque el destinatario sabe exactamente el por qué de ese correo. Procura que las líneas de asunto no superen los cincuenta caracteres para que no se corten en los teléfonos. La personalización ayuda, como el nombre de un producto en un recordatorio de carrito.

Mantén el cuerpo del texto corto y enfocado

Cada correo electrónico automatizado debe impulsar una acción única. Por ejemplo, un correo de bienvenida le pide al lector que explore tu tienda de e-commerce y un recordatorio de carrito le pide que complete el proceso de pago. Intenta que sean pocos párrafos cortos como máximo, coloca el botón de llamada a la acción (CTA) donde se vea sin tener que desplazar y elimina todo lo que no respalde la acción que deseas.

Escribe para dar contexto

La situación del lector dentro del recorrido del cliente debe dar forma al mensaje. La persona que recibe un correo de bienvenida aún no sabe mucho sobre ti, así que explícale quién eres. Quien ya ha recibido tres correos de recordatorio de carrito ha ignorado dos, así que cambia el enfoque en lugar de ser repetitivo. Quien recibe un correo de recuperación no ha pensado en tu marca en meses, así que no escribas como si hubiera leído el boletín de la semana pasada.

Antes de escribir cualquier correo electrónico en un proceso de trabajo, pregúntate qué acaba de hacer el destinatario y qué sabe en ese momento, luego escribe para ese instante a fin de crear recorridos del cliente relevantes.

Paso 5: Planifica tus procesos de automatización de correo electrónico

Un proceso de trabajo es la secuencia de activadores, correos electrónicos, retrasos y decisiones que conforman una sola automatización. Trazar esos pasos es una parte clave de una estrategia automatizada de email marketing. Esbozarlo antes de crearlo, incluso en papel, evita la mayoría de los problemas de automatización.

Elige qué activa el primer correo electrónico

Cada proceso de trabajo comienza con un activador, que es el evento específico que inscribe a un suscriptor y envía mensajes automatizados. Los activadores comunes incluyen unirse a una lista, realizar una compra, abandonar un carrito o hacer clic en un enlace específico.

Sé preciso con las condiciones del activador. “Abandonó un carrito” normalmente debería significar que el cliente agregó un artículo y no realizó la compra en el plazo de una hora, no que solo visitó el sitio. Los activadores imprecisos inscriben a las personas equivocadas y erosionan la confianza en tu marca.

Decide qué sucede a continuación según lo que haga el suscriptor

Si un suscriptor abre el primer recordatorio de carrito y realiza una compra, el proceso de trabajo debe finalizar inmediatamente para que nunca reciba un segundo recordatorio de un producto que ya compró. Si hace clic pero no compra, el siguiente correo electrónico podría abordar las objeciones. Si ignoran el mensaje por completo, podría cambiarse la línea de asunto diferente en el siguiente.

Las plataformas suelen manejar la ramificación con condiciones simples de “si ocurre x, entonces y”, y hasta un solo punto de ramificación hace que un proceso de trabajo se perciba muchísimo más atento que una secuencia fija de mensajes idénticos.

Configura el tiempo entre los correos

Los distintos procesos de trabajo funcionan mejor en intervalos diferentes. Por ejemplo, los recordatorios de carrito funcionan en plazos cortos: el primer mensaje sale rápidamente, seguido de otro un día después. Por otro lado, una serie de bienvenida suele enviar correos con dos o tres días de diferencia. Las campañas de recuperación de clientes pueden extenderse durante semanas. Una buena regla inicial es ajustar el tiempo a la urgencia del mensaje.

Conoce cuándo termina el proceso de trabajo

Todo proceso de trabajo necesita condiciones de salida. La más obvia es al completarse la secuencia, pero los suscriptores también deberían salir cuando realicen la acción objetivo, cancelen la suscripción o entren en un proceso de trabajo de mayor prioridad. Sin salidas claras, las personas se quedan atrapadas recibiendo correos electrónicos que ya no les corresponden, como el cliente que sigue recibiendo recordatorios de carrito después de haber comprado. Define el estado final de cada proceso de trabajo antes de activarlo.

Paso 6: Prueba tu email marketing automatizado antes de lanzarlo

Una automatización sin probar es un problema porque los errores se repiten automáticamente. Las pruebas también son la forma en que detectas problemas en procesos más amplios de email marketing antes de que se repitan a gran escala. Un error tipográfico en una campaña estándar se envía una vez. Un error tipográfico en un correo de bienvenida se envía a todos los suscriptores.

Envía correos electrónicos de prueba a direcciones internas en varios dispositivos

Envíate cada correo electrónico del proceso de trabajo a ti mismo y al menos a un colega; luego, ábrelo en un teléfono, un cliente de escritorio y un servicio de correo web como Gmail. Verifica que las imágenes se carguen, los botones funcionen, los enlaces dirijan a las páginas correctas y los campos de personalización se completen correctamente en lugar de mostrar texto de marcador de posición como "Hola [nombre]". Una personalización mal hecha es la forma más rápida de hacer que un correo automatizado se perciba como un correo automatizado.

Comprueba la lógica del activador con un contacto de prueba o una cuenta de entorno de pruebas

Asegúrate de probar tanto los correos electrónicos como el proceso de trabajo. Crea un contacto de prueba y luego activa la acción tú mismo para confirmar que el correo electrónico correcto llega en el momento adecuado, que las ramas se activan correctamente según las acciones de tu contacto de prueba y que las condiciones de salida eliminan al contacto cuando deben hacerlo. Algunas plataformas ofrecen una cuenta de entorno de pruebas que permite probar las herramientas de automatización del correo electrónico sin realizar envíos a suscriptores reales ni afectar tus datos de automatización en tiempo real.

Revisa los enlaces para cancelar la suscripción y de conformidad en cada plantilla

Haz clic en el enlace para cancelar la suscripción en cada plantilla y confirma que funciona. Comprueba que tu dirección física aparezca en el pie de página y que esté presente toda expresión de consentimiento requerida. Las fallas de conformidad en el correo electrónico automatizado se agravan rápidamente a medida que los mensajes se siguen enviando, y las quejas de spam por parte de los suscriptores que no pudieron cancelar la suscripción dañarán la entregabilidad en todo tu programa.

Paso 7: Mide y optimiza el rendimiento de tu correo electrónico automatizado

Una vez que tus procesos de trabajo estén activos, pasa a la medición. Revisa el rendimiento mensualmente para mejorar tus iniciativas de email marketing a nivel general y trata cada proceso de trabajo como algo que puedes mejorar con el tiempo. Las pruebas A/B estándar ayudan a refinar las estrategias de email marketing y a mejorar los resultados.

Tasas de apertura

La tasa de apertura es el porcentaje de destinatarios que abrieron un correo electrónico. Si un correo electrónico de proceso de trabajo tiene una tasa de apertura notablemente más baja que mensajes similares, prueba una nueva línea de asunto. Las funciones de privacidad en algunos clientes de correo electrónico inflan las tasas de apertura al precargar imágenes, así que trata las aperturas como un único punto de datos en lugar de la historia completa.

Tasas de clics

La tasa de clics mide el porcentaje de destinatarios que hicieron clic en un enlace. Esto te indica si el contenido del correo electrónico cumplió con la promesa de la línea de asunto. Un número bajo de clics con una apertura saludable suele indicar un problema de contenido, como una oferta débil, una llamada a la acción (CTA) poco clara o un mensaje que no coincide con el momento. Prueba una sola variable a la vez, como el texto del botón o la longitud del mensaje, para que puedas saber qué marcó realmente la diferencia.

Conversiones

Tasa de conversión es el porcentaje de destinatarios que completaron la acción objetivo, como realizar una compra, una reserva o iniciar una prueba, y muestra si tus campañas de correo electrónico están generando resultados comerciales. Es la métrica que conecta el correo electrónico con los ingresos, por lo que merece tu atención.

Si un proceso de trabajo obtiene muchas aperturas y clics, pero pocas conversiones, el problema suele estar en la página de destino o en la oferta en sí, no en el correo electrónico. Revisa todo el recorrido que sigue el suscriptor, no solo la parte del correo electrónico, para respaldar tus iniciativas de marketing más amplias.

Errores comunes que debes evitar en la automatización del correo

Hasta los procesos de trabajo bien construidos pueden tener un rendimiento inferior si caes en algunas trampas comunes, así que ten cuidado con estos errores mientras configuras tus automatizaciones.

Automatizar en exceso

Aumentar los procesos de trabajo no los mejora automáticamente. Cuando cada acción que realiza un suscriptor lo inscribe en otra secuencia, tus mensajes comienzan a competir entre sí. Establece un límite de frecuencia para que ningún suscriptor reciba más de un número determinado de correos por semana, y define reglas de prioridad para cuando alguien califique para dos procesos de trabajo a la vez. Un puñado de automatizaciones bien creadas superará a una decena de ellas que se superponen.

Omitir la personalización

Como mínimo, usa el nombre del suscriptor y haz referencia al comportamiento específico que activó el mensaje, como dejar el producto en el carrito o el producto que te gustaría que vean. Los suscriptores pueden notar la diferencia entre un mensaje verdaderamente personalizado y el mismo mensaje enviado a un grupo grande. Enviar correos electrónicos que se perciben demasiado genéricos puede afectar tu retención de clientes a largo plazo, mientras que el contenido personalizado puede aumentar significativamente las ventas por correo electrónico y aumentar el valor del ciclo de vida del cliente. De hecho, según Statista, aproximadamente 9 de cada 10 líderes empresariales reconocen el valor de la personalización.

Descuido en la actualización de los procesos de trabajo a medida que tu negocio cambia

Es fácil olvidar los procesos de trabajo porque se ejecutan solos, así que revisa no solo los flujos en sí, sino también las plataformas de automatización y la configuración que hay detrás. Cuando un producto deja de fabricarse, cambia un precio o vence una promoción, debes actualizar tu automatización para enviar la información más precisa y útil posible. Programa un recordatorio recurrente en el calendario para revisar cada proceso de trabajo, de modo que el contenido desactualizado nunca se cuele en las comunicaciones futuras.