Como a automação de fluxo de trabalho pode melhorar as operações

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho acontece quando você pega um processo tradicionalmente manual e cria um conjunto de regras para automatizar as principais etapas.

Você também pode ouvir termos como automação de processos de negócios ou automação de processos robóticos (RPA) — todos eles se enquadram sob a mesma ideia de permitir que a tecnologia lide com tarefas repetitivas.

A automação robótica de processos é um pouco diferente porque usa bots de software para lidar com tarefas digitais específicas, como entrada de dados ou preenchimento de formulários, enquanto a automação de fluxo de trabalho é mais ampla e pode incluir qualquer processo automático com acionadores e ações.

As etapas automáticas são o que algumas pessoas chamam de ações “se-então” ou condicionais:

• Se um cliente fizer uma compra, então receberá uma notificação de pedido.
• Se um cliente adicionar um item ao seu carrinho de compras digital, mas sair antes de finalizar a compra, então receberá um e-mail de carrinho abandonado que o atrairá de volta para concluir a transação.

Porque ações como essas não exigem muito raciocínio, são fáceis de automatizar. Isso simplifica todo o processo, permitindo que você aproveite melhor o seu tempo.

Por que usar a automação do fluxo de trabalho?

A automação de fluxo de trabalho pode tornar quase qualquer processo mais eficiente e eficaz. Retirando tarefas simples do trabalho diário você ganha mais tempo e energia mental para gerenciar e expandir seu negócio. Os benefícios são visíveis tanto do ponto de vista operacional quanto do gerenciamento de equipes.

Alguns dos muitos benefícios da automação do fluxo de trabalho são:

1. Melhore a clareza e a consistência

A automação do fluxo de trabalho padroniza as etapas de um processo, alinhando-as em um caminho de tarefas definido. Uma vez definido esse caminho, ela se torna um guia para todos que trabalham naquele projeto. Tudo o que alguém precisa fazer é voltar ao design do fluxo de trabalho para ver o que acontece primeiro, o que esse acionador de evento faz, o que vem depois e assim por diante.

Essa clareza de informações é importante para as equipes de hoje em dia, que têm sempre muito trabalho a fazer. Sem isso, há sempre a chance de uma etapa crítica ser esquecida. Com a automação do fluxo de trabalho, fica tudo disponível com especificidades e um fluxo condicional "se-então" com muitos resultados acontecendo automaticamente.

2. Proporciona responsabilidade

Responsabilidade é importante para qualquer equipe. Quando aumenta a responsabilidade no local de trabalho, aumenta também:

• Desempenho do funcionário
• Participação e envolvimento
• Sentimentos de competência
• Compromisso com o trabalho
• Moral da equipe

Configurando a automação do fluxo de trabalho, você delega certas tarefas ao seu sistema automático. Se alguma tarefa precisar de entrada ou aprovação humana, será delegada a uma pessoa específica. As pessoas sentem-se melhor porque sabem quem está cuidando do quê.

Além disso, com a automação cuidando dos processos manuais rotineiros, as tarefas deixadas para pessoas reais são muito mais interessantes.

3. Aumente a satisfação no trabalho

De acordo com Deloitte Insights, o trabalho significativo é um dos contribuintes mais importantes para a retenção de funcionários. Mais de 40% dos trabalhadores em busca de emprego disseram que estavam procurando porque situação atual não aproveitava bem suas habilidades. Outros 27% citaram a falta de desafios em seus empregos.

Quando você automatiza tarefas mundanas, aumenta o tempo que os funcionários podem dedicar a trabalhos estimulantes e mentalmente desafiadores. Em vez de passar tempo agendando mensagens, podem desenvolver iniciativas estratégicas e pesquisar as últimas boas práticas. Acabam fazendo os trabalhos para os quais foram contratados, o que os torna mais propensos a permanecer na empresa.

4. Aumenta a produtividade

Toda empresa tem um número limitado de horas de trabalho disponíveis, não importa o tamanho da equipe. Como a automação do fluxo de trabalho remove tarefas redundantes da lista de atividades dos membros da equipe, eles podem dedicar essas horas a trabalhos de nível mais estratégico.

O resultado é maior produtividade para a sua equipe e seus membros. Quando os profissionais responderam a uma pesquisa depois que suas equipes automatizaram os fluxos de trabalho, 86% relataram que com a mudança ficaram mais produtivos.

5. Reduza o risco de erro

Ser humano no trabalho significa precisar de um senso de propósito e produtividade, mas também significa cometer erros de vez em quando.

Todos fazem isso. Apertam a tecla errada e enviam uma solicitação de reembolso para K. Smith em vez de J. Smith. Leem “9” em vez de “8” e inserem incorretamente em uma planilha, comprometendo todo um conjunto de cálculos. Isso acontece, mas quando acontece pode custar dinheiro e exigir muito tempo para corrigir.

Quando você automatiza processos manuais, reduz (ou até mesmo elimina) o risco de erro administrativo.

Automação do fluxo de trabalho em marketing

A automação do fluxo de trabalho pode melhorar praticamente qualquer processo empresarial, mas alguns dos benefícios mais diretos para o seu resultado final ocorrem quando você automatiza o marketing.

Para começar, a automação do fluxo de trabalho permite que você entregue o nível de personalização que os clientes de hoje exigem. De acordo com o Dynamic Yield, mais de 60% dos consumidores norte-americanos dizem que têm maior probabilidade de interagir com um e-mail personalizado de acordo com seus interesses. E 80% preferem comprar de marcas que personalizam as experiências dos clientes.

É difícil fazer uma personalização eficaz quando se faz tudo manualmente. É preciso que alguém verifique na lista de e-mails os novos assinantes e envie mensagens de boas-vindas para quem se cadastrou recentemente. Se você tiver clientes que perdeu de vista, é preciso que alguém encontre os e-mails deles e agende o envio de uma mensagem promocional dizendo “estamos com saudades”.

"A automação libera você de tarefas manuais como essas para você poder se concentrar mais em estratégia, análise e planejamento". "Em vez de passar a maior parte do tempo executando campanhas, você pode trabalhar na otimização da experiência do público e determinar quais mensagens geram os melhores resultados".

Segmentação

Segmentação de público é a prática de dividir o público em subgrupos, cada um com um conjunto particular de características compartilhadas. Por exemplo, uma marca de roupas de varejo poderia criar segmentos de pessoas com idades entre 20 e 35 anos, entusiastas de fitness, ou entusiastas de fitness com idades entre 20 e 35 anos. A marca poderia então criar campanhas de marketing personalizadas e relevantes para cada grupo.

A automação pode possibilitar a segmentação de contatos sem nenhum esforço manual. O processo é mais eficiente e preciso porque o software não esquecerá de um segmento.

Campanha gota a gota

Um dos métodos de automação mais úteis no marketing é a campanha gota a gota. Uma campanha gota a gota possibilita que você configure mensagens específicas para serem enviadas em uma sequência definida, com base em um evento ou na interação de um membro do público.

Veja como funciona. Um contato interage com a sua marca de alguma forma, como:

• Inscrevendo-se em sua Lista de e-mails
• Fazendo um pedido online
• Entrando em contato com o departamento de atendimento ao cliente
• Não comprando por um tempo

Essa ação aciona o primeiro e-mail da campanha gota a gota para ser enviado automaticamente. O ideal é que o e-mail contenha itens personalizados, como o nome do contato e uma referência à ação que ele executou. "A resposta (ou não resposta) do contato a esse e-mail inicial aciona a etapa seguinte no processo".

Digamos que a campanha seja promocional para uma classe de produtos que a pessoa navegou e o primeiro e-mail ofereça descontos nesse produto. Se o cliente vir o e-mail, mas não comprar, poderá receber uma oferta promocional semelhante em um mês. Se não abrir o e-mail, poderá receber um e-mail de “sentimos sua falta” em 8 semanas. Se comprar, participará de outra campanha gota a gota.

A beleza desse processo é que é tudo automático. Ninguém precisa perder tempo decidindo se deve fazer o acompanhamento de um contato ou qual mensagem enviar. Ninguém precisa programar o envio de e-mails: tudo isso acontece com base em um acionador.

Segmentação do comportamento do comprador

A automação também permite que você faça o acompanhamento de pessoas que, por outros meios, perderia de vista. Tome como exemplo os anúncios de remarketing e e-mails.

Um anúncio de remarketing é uma mensagem que você envia a um cliente que navegou em seu site ou consultou um produto específico, mas decidiu não adicioná-lo ao carrinho. Mais tarde, a pessoa recebe um anúncio ou e-mail de acompanhamento para esse produto, possivelmente com uma oferta promocional.

Você também pode usar automação para configurar e-mails de carrinho abandonado. Aproximadamente 69% de todos os compradores online abandonam seus carrinhos antes de finalizar a compra, mas você pode recuperar alguns desses pedidos entrando em contato assim que o carrinho for abandonado.

Os usuários do Mailchimp recebem cerca de 34 vezes mais pedidos por destinatário com e-mails de abandono de carrinho do que com e-mails em massa não personalizados. Você cria uma mensagem que combina com sua marca e a configura para ser enviada sempre que alguém abandona um carrinho.

Novamente, a automação faz a maior parte do trabalho. Você só precisa informar ao sistema quais ações quer segmentar e com quais mensagens.

Por que a automação do fluxo de trabalho de marketing funciona

Os fluxos de trabalho automáticos liberam tempo para sua equipe. Você pode enviar mensagens mais personalizadas com menos esforço. O Mailchimp facilita ainda mais rastreando os resultados dessas mensagens, para você poder acessar o seu painel de controle e ver o que funciona melhor. Sobra mais tempo para fazer isso quando você gasta menos tempo programando e enviando e-mails.

Além disso, como a automação permite que você configure e comercialize para segmentos de público específicos, você pode construir relacionamentos melhores com seus contatos. Seu público passa a ver suas mensagens como relevantes e valiosas, de modo que é mais provável que cliquem nelas e finalmente convertam.

Como criar um fluxo de trabalho automático

Para começar a criar uma automação de fluxo de trabalho, pense em um processo que você possa automatizar. Para a sua equipe, isso pode significar a criação de segmentos de público, campanhas gota a gota segmentadas, ou ambos. Ou talvez você queira começar pela automatização do retargeting ou de e-mails de carrinho abandonado.

São apenas pontos de partida. Você pode criar um fluxo de trabalho automático para todos os processos de marketing que contiverem um acionador "se-então": Se o contato fizer isso, então receberá este e-mail, anúncio do Google ou de redes sociais.

Defina metas

Depois de identificar seu processo, decida o que você deseja que a automação faça, definindo metas SMART. Por exemplo, se você automatizar o processo de e-mail de carrinho abandonado, seu objetivo será apenas reduzir o número de carrinhos abandonados? Esse é um possível objetivo, mas não é o único.

Você pode usar a automação do fluxo de trabalho para aumentar o valor médio do pedido. Nesse caso, seria interessante você ir além e adicionar recomendações de produtos à sua mensagem do tipo “Você perdeu algo!”.

Se você criar uma campanha gota a gota, seja específico sobre quais ações quer que as pessoas executem. É uma etapa importante sempre que você tem várias automações em um processo, pois a ação dos destinatários vai disparar a etapa seguinte. Você saberá que o processo foi bem-sucedido quando a ação de um contato corresponder à sua meta final.

Trabalhe em equipe

Informe seu objetivo à equipe e explique o que estará envolvido no processo de automação do fluxo de trabalho. Converse com todos que terão uma função dentro do processo automático para que eles entendam a sua função.

Você provavelmente terá algumas pessoas cujas responsabilidades mudarão por causa da automação. É importante que eles saibam que vão trabalhar de maneira mais inteligente, não mais árdua. Mostre por que essa mudança tornará o trabalho deles mais satisfatório e os ajudará a usar melhor suas habilidades.

Crie o fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho automáticos são essencialmente fluxogramas, então é melhor criá-los em formato visual. Muitos programas de automação, incluindo o recurso de automação de marketing do Mailchimp, possibilitam que você crie seu fluxo de trabalho usando uma ferramenta de arrastar e soltar. É fácil e prático, e você pode editar durante o processo.

Basta configurar o acionador e a ação acionada. Depois basta pensar na provável próxima ação do contato. Quais serão os seus acionadores e o que lançarão no seu sistema? Faça ajustes até que tudo fique correto. Lembre-se de que você poderá fazer alterações mais tarde com base nos resultados.

Siga em frente e avalie os resultados

Assim como tudo no marketing, é importante avaliar regularmente o desempenho das suas automações de fluxo de trabalho. Suas campanhas gota a gota estão apresentando resultados? Caso não estejam, quais etapas não estão sendo executadas?

Se tudo está funcionando corretamente, o que você pode fazer para manter seu sucesso daqui para frente?

A melhor maneira de responder a essas perguntas é identificando indicadores-chave de desempenho (KPIs), como:

• Taxas de abertura e cliques
• Taxas de conversão
• Valor médio do pedido
• Valor do tempo de vida do cliente
• ROI da campanha

A campanha que você projetar dependerá do processo específico que automatizou. Escolha uma separada para cada processo e, em seguida, fique atento ao que os números fazem. Você ficará surpreso com o quanto mais você poderá fazer com os mesmos recursos e o mesmo tempo.

Exemplos de automação de fluxo de trabalho

Fluxos de trabalho automáticos podem melhorar muitos processos de negócios diferentes. A melhor maneira de entender do que a automação do fluxo de trabalho é capaz é vê-la em ação. Veja a seguir alguns exemplos reais de como diversos departamentos usam a automação para reduzir o trabalho repetitivo e alcançar resultados melhores:

• RH: A automação de recursos humanos ajuda os gerentes a recrutar candidatos com mais rapidez com ferramentas capazes de ajudar a identificar palavras-chave e dados nos currículos. Agiliza também o processo de integração, inclusive com verificações de antecedentes, e reduz a quantidade de documentos.
• TI: A automação da tecnologia da informação pode reduzir o tempo necessário para resolver problemas, atribuindo chamados e evitando duplicidade. Também pode ser utilizado para reduzir riscos de segurança e integrar-se a ferramentas de segurança para gerenciar a infraestrutura.
• Marketing: a automação de marketing pode ajudar a segmentar seu público para alcançar os clientes com eficácia. Com a campanha gota a gota, social media marketing automático e segmentação, você pode começar a construir campanhas de marketing mais eficazes com base no comportamento do usuário e nos dados dos clientes.
• Vendas: a automação pode melhorar o processo de vendas, possibilitando que você segmente leads com base em onde se encontram na jornada do cliente. Você também pode automatizar comunicações com clientes e atualizações de leads que podem afetar o processo de vendas.
• Contabilidade: a automação financeira pode simplificar as reconciliações e a folha de pagamento, reduzindo o erro humano e seu nível de risco. O software de automação também se integra às suas ferramentas financeiras para simplificar a contabilidade, a escrituração contábil e os relatórios.
• Operações: As equipes operacionais podem automatizar o gerenciamento de estoque, o atendimento de pedidos e o rastreamento da cadeia de suprimentos para manter tudo funcionando sem supervisão manual constante. Alertas automáticos notificam os membros da equipe quando o estoque está baixo ou quando há envios atrasados.
• Gestão de projetos: Os gerentes de projeto podem automatizar atualizações de status, lembretes de prazos e atribuições de tarefas. Quando uma tarefa é concluída, a próxima é automaticamente atribuída à pessoa certa com todo o contexto necessário para entrar em ação.

Benefícios da implementação da automação de fluxos de trabalho em todos os setores

A automação de fluxos de trabalho não é apenas para um tipo de negócio. Ele funciona em praticamente todos os setores que você possa imaginar.

Quer você administre uma agência de marketing, gerencie um hospital ou supervisione uma fábrica, há tarefas rotineiras que consomem tempo e que poderiam ser realizadas com mais eficiência.

Marketing e vendas

As equipes de marketing perdem muito tempo com trabalhos repetitivos, como enviar e-mails de acompanhamento, atualizar planilhas e atribuir tarefas a diferentes membros da equipe. A automação do fluxo de trabalho simplifica tudo isso lidando com tarefas rotineiras automaticamente.

Você pode criar campanhas gota a gota que enviam a mensagem certa no momento certo com base no comportamento do cliente, segmentar automaticamente seu público e até mesmo acionar notificações automáticas quando um lead executar uma ação específica.

As equipes de vendas também podem se beneficiar da implementação da automação de fluxos de trabalho. Eles podem automatizar a pontuação de leads, lembretes de acompanhamento e atualizações de pipeline para passarem mais tempo realmente conversando com os clientes em vez de atualizar o CRM.

Atendimento ao cliente

Ninguém gosta de esperar por uma resposta e as equipes de atendimento ao cliente nunca querem deixar as pessoas passarem despercebidas. A automação ajuda direcionando os tickets de suporte para a pessoa certa imediatamente, enviando e-mails de confirmação assim que alguém enviar uma solicitação e escalando problemas urgentes sem intervenção manual.

RH e integração de funcionários

Os departamentos de RH lidam com montanhas de papelada e processos repetitivos, especialmente na contratação de novos funcionários. A implementação da automação do fluxo de trabalho aqui significa que os novos contratados recebem automaticamente e-mails de boas-vindas, agendam treinamentos e todos os documentos que precisam assinar, sem que o RH precise enviar tudo manualmente.

Você pode automatizar verificações de antecedentes, relatórios de despesas, solicitações de folga e lembretes de análise de desempenho. Isso dá ao RH mais tempo para se concentrar em realmente apoiar os funcionários.

Finanças e operações

As equipes financeiras têm que ser precisas e a automação do fluxo de trabalho elimina grande parte do erro humano decorrente da entrada manual de dados. Você pode automatizar o processamento de faturas, as aprovações de pagamento e as tarefas de reconciliação para que tudo ande mais rápido e os erros sejam detectados antes que se tornem problemas reais.

As operações se beneficiam do rastreamento automático de inventário, do processamento de pedidos e do gerenciamento de fornecedores. Quando você entende a automação de fluxo de trabalho, percebe que ela oferece velocidade e cria processos confiáveis e coerentes que mantêm seu negócio funcionando sem problemas.

Principais recursos de soluções eficazes de automação de fluxo de trabalho

Nem todo software de automação de fluxos de trabalho oferece os mesmos recursos. Selecionar o software de automação de fluxo de trabalho certo para sua empresa significa que você precisa olhar além dos recursos chamativos e concentrar-se no que mais importa.

As melhores ferramentas facilitam sua vida, não a complicam, e crescem com você à medida que suas necessidades mudam. Os recursos a serem procurados na escolha do software de automação de fluxos de trabalho são:

Integração com plataformas existentes

Seu novo fluxo de trabalho automático precisa funcionar com as ferramentas que você já está usando. Escolha uma solução de automação que ofereça integração perfeita com seus sistemas existentes, seja sua plataforma de e-mail, CRM, software de contabilidade ou ferramentas de gerenciamento de projetos.

Se sua solução de automação de fluxo de trabalho não puder se conectar aos sistemas que você já possui, você acabará criando mais trabalho para si mesmo. O objetivo é otimizar os processos em toda a pilha de tecnologia e não adicionar outra ferramenta isolada.

Personalização e flexibilidade

Cada empresa é diferente, portanto você precisa de um software de automação de fluxo de trabalho que se adapte às suas necessidades. Boas ferramentas de automação permitem que você personalize os acionadores, as ações e as condições para que correspondam aos fluxos de trabalho reais da sua empresa.

Você deve ser capaz de criar fluxos de trabalho complexos quando necessário e mantê-los simples quando não necessário.

Acompanhamento e relatórios

Se você não pode medir, não consegue melhorar. Sua ferramenta de automação deve proporcionar visibilidade clara sobre o desempenho dos seus fluxos de trabalho. Isso significa acompanhar as taxas de conclusão, identificar gargalos e mostrar onde os problemas podem estar ocorrendo.

Você precisa de dados em tempo real sobre o que está funcionando e o que não está para poder otimizar os processos à medida que avança, em vez de adivinhar.

Escalabilidade para o crescimento dos negócios

O que funciona para uma equipe de cinco não necessariamente funcionará quando você for uma equipe de cinquenta. O software de automação de fluxos de trabalho certo cresce com você, lidando com mais usuários, fluxos de trabalho mais complexos e volumes maiores sem desacelerar nem exigir soluções alternativas constantes.

Dificuldades comuns e como evitá-las

Embora a automação do fluxo de trabalho possa aprimorar as tarefas diárias, nem sempre é fácil implementá-la. A maioria das empresas se depara com alguns problemas previsíveis quando está começando. Felizmente, esses desafios estão disponíveis se você souber o que observar e planejar adequadamente.

Fluxos de trabalho excessivamente complexos

Um dos maiores erros que as empresas cometem é tentar automatizar tarefas e processos muito complicados logo de cara. Criam fluxos de trabalho elaborados com várias ramificações e condições e assim ninguém consegue aprender a usá-los.

Comece simples. Escolha um processo simples, automatize-o, confirme se funciona e avance para o próximo. Você poderá adicionar complexidade mais tarde depois de conhecer os conceitos básicos.

Falta de alinhamento da equipe

A automação falha quando as pessoas não entendem por que está acontecendo ou como afeta seu trabalho. Se você somente introduzir um novo sistema para sua equipe sem explicar o que está mudando, enfrentará resistência e confusão.

Antes de implementar a automação do fluxo de trabalho, sente-se com todos os envolvidos e explique o que vai mudar, por que é importante e como isso facilitará o trabalho deles. Você também deve obter a opinião deles, pois podem identificar problemas que você não considerou.

Negligenciar a otimização contínua

A simplificação dos fluxos de trabalho internos não é uma tarefa única. Sua primeira versão de qualquer fluxo de trabalho automático provavelmente não será perfeita e tudo bem. O problema é quando as empresas configuram a automação e depois a esquecem.

Os mercados mudam, o seu negócio evolui e o que funcionou há seis meses pode não funcionar hoje. Verifique seus fluxos de trabalho regularmente, analise os dados e esteja disposto a ajustar quando algo deixar de funcionar.

Use o Mailchimp para automação de fluxo de trabalho

A automação do fluxo de trabalho de marketing pode melhorar a produtividade e evitar erros humanos, levando a campanhas de marketing melhores e mais eficazes. Com as ferramentas de automação de marketing por e-mail do Mailchimp, você pode criar fluxos de trabalho personalizados e automáticos para cada segmento de clientes, configurando mensagens baseadas em acionador, e agendar e-mails no melhor momento para aumentar as conversões.

A ferramenta de mapeamento da jornada do cliente do Mailchimp ajuda a consultar os diversos acionadores que você definiu para os clientes com base em onde se encontram na jornada do cliente, possibilitando que você alcance as pessoas certas no momento certo.

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Principais conclusões

• A automação de fluxo de trabalho utiliza regras condicionais "se-então" para lidar automaticamente com tarefas repetitivas, dando às equipes mais tempo para se concentrar na estratégia e no trabalho de alto nível, em vez de processos manuais como entrada de dados e agendamento.
• A automação melhora a precisão, a produtividade e a satisfação dos funcionários, eliminando erros humanos e possibilitando que as pessoas dediquem seu tempo a trabalhos significativos que realmente aproveitem suas habilidades.
• A implementação bem-sucedida exige um início simples, a aprovação da equipe e a otimização regular dos fluxos de trabalho seguindo as mudanças nas necessidades do seu negócio.
• O software de automação de fluxo de trabalho certo deve integrar-se às suas ferramentas existentes, oferecer opções de personalização, oferecer rastreamento e relatórios claros e expandir à medida que sua empresa crescer.

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