Signatures d'e‑mail : guide, exemples et mise en forme

Vous vous demandez comment créer un e-mail professionnel ? Pensez tout d’abord à votre signature d'e-mail. Une signature d'e-mail professionnelle est le texte ajouté automatiquement au bas de chaque message que vous envoyez à partir de votre compte, et constitue un élément essentiel de la composition de votre e-mail.

Une signature d'e-mail est généralement composée de votre nom et de vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone, votre site Web, votre adresse, mais aussi d’autres données (logo, liens vers vos réseaux sociaux, etc).

Si certaines signatures d’e-mail sont uniquement composées d’un nom, d’autres incluent également un numéro de téléphone, le nom de l'entreprise et un logo. Alors, comment créer une signature d’e-mail efficace pour développer votre marque et booster les conversions ?

Il existe de nombreuses façons de créer une signature d'e-mail, mais il est judicieux de la mettre correctement en forme lorsque vous développez votre liste de diffusion.

Signatures d'e-mails professionnels ou personnels : quelle est la différence ?

Tout d'abord, il est essentiel de comprendre la différence entre les signatures d'e-mails professionnels et personnels. Si utiliser une signature professionnelle à la place d'une signature personnelle n'est pas un problème, il est déconseillé d’intégrer votre signature personnelle dans un e-mail professionnel que vous envoyez à des clients.

De nombreuses personnes utilisent des signatures d'e-mail pour personnaliser les e-mails qu'elles envoient à leurs amis et à leur famille. Ces signatures aident également à confirmer votre identité dans le message que vous envoyez, car un usurpateur enverra plus probablement un e-mail en texte brut. Une signature d’e-mail personnelle n’est pas indispensable, mais elle peut s’avérer utile.

Les signatures d'e-mails professionnels diffèrent des signatures d'e-mails personnels parce qu'elles sont conçues spécifiquement pour une utilisation en entreprise. Il s'agit d'une signature d'e-mail à l’image de la marque. Une signature d'e-mail professionnel comprend des informations sur votre entreprise, votre poste et tout autre détail pertinent sur votre vie professionnelle.

Adopter une communication appropriée dans votre messagerie électronique est essentiel pour l’image de votre entreprise, c'est pourquoi il est important que chacun de vos e-mails inclut une signature d’e-mail professionnelle.

Pourquoi avez-vous besoin d’une signature d'e-mail professionnelle ?

Créer une signature e-mail professionnelle présente plusieurs avantages. Gardez à l'esprit que la première impression est toujours la plus importante, et que votre signature d'e-mail joue un rôle primordial à cet égard. Vous devez donc tenir compte du degré de professionnalisme de votre signature d'e-mail lorsque vous créez un compte de messagerie pour votre entreprise.

Voici les raisons pour lesquelles vous devez créer des signatures d'e-mail professionnelles :

Instaurer la confiance

L’un des principaux atouts d’une signature d’e-mail professionnelle est qu’elle renforce votre crédibilité.

Bien que vous puissiez signer votre e-mail de votre nom, le fait d’utiliser le logo de votre entreprise, vos coordonnées et des liens vers des comptes pertinents peut contribuer à instaurer un climat de confiance avec votre destinataire, car l'e-mail aura l'air professionnel. Cela pourrait même constituer une partie importante de votre stratégie de génération de leads.

Indiquer vos coordonnées

Les signatures d’e-mail permettent aux gens de vous contacter plus facilement. La plupart contiennent des informations essentielles, telles que votre numéro de téléphone, d’autres adresses e-mail et même une adresse professionnelle.

Même si vous devez certainement être prudent lorsque vous envoyez un courriel à une personne que vous ne connaissez pas, vous pouvez faire en sorte qu’il soit beaucoup plus facile pour votre destinataire d’entrer en contact avec vous. Cela pourrait même contribuer à renforcer la fidélisation de vos clients.

Faire connaître votre marque

Avoir une signature d'e-mail efficace est également important pour votre image de marque. Il s'agit d'un outil important qui peut vous aider à établir une relation plus forte avec vos clients cibles, c'est pourquoi vous devez réfléchir soigneusement à la manière dont vous concevez votre signature électronique.

Vous pouvez intégrer une photo de vous, le logo de votre entreprise et une touche personnalisée. Ces éléments encouragent les destinataires à interagir activement avec vos emails, ce qui peut vous aider à accroître la notoriété de votre marque. 

Développer votre stratégie de communication sur les réseaux sociaux

Même s'il est important de fournir vos coordonnées, l'utilisation d'une signature d'e-mail représente aussi un choix judicieux pour votre stratégie marketing multicanal. Par exemple, vous pouvez inclure des liens vers vos comptes X, Linkedin, Instagram,Tik-Tok ou Facebook.

Il peut être bénéfique d’intégrer des liens vers chacun des réseaux sociaux sur lesquels vous êtes présents. Cela peut vous permettre de gagner des followers, d’agrandir votre communauté et vous aider à renforcer l'efficacité de votre stratégie de communication sur le Web.

Mettre en valeur votre personnalité

Lorsque vous élaborez votre campagne marketing par e-mail, vous devez trouver un moyen d’humaniser votre entreprise. L'un des meilleurs moyens pour cela consiste à mettre en valeur votre identité. Une signature d'e-mail professionnelle efficace est souvent composée d'une image, d'un fond avec de la couleur et de la police générique de l'entreprise.

Le design de vos emails vous permet de vous démarquer. L’idée ? Être à la fois créatif et professionnel, afin de générer davantage de leads.

Les signatures d'e-mails ont beaucoup évolué au fil des années, mais un point est resté immuable : il est essentiel d'y intégrer les bonnes informations. Votre signature d'e-mail doit tout d’abord indiquer aux gens qui vous êtes, quel est votre intitulé de poste et comment ils peuvent vous contacter. Voici la liste des informations que vous devez intégrer dans votre signature d'e-mail si vous voulez en tirer le meilleur parti.

Nom complet

La première chose à inclure dans votre modèle de signature d'e-mail est votre nom complet. Celui-ci doit être le premier élément que les gens voient lorsqu'ils consultent votre signature d'e-mail, il doit être distinct et facile à lire.

Si les gens vous connaissent sous un autre nom dans le monde professionnel, vous pouvez l'indiquer à la fin de vos e-mails. Cela leur permet de savoir rapidement de qui provient un e-mail et qui ils peuvent contacter s'ils ont des questions ou des commentaires à formuler.

Vous devez toujours indiquer le nom complet de la personne qui envoie l'e-mail. Par exemple, n’utilisez pas votre propre signature d'e-mail si quelqu'un d'autre que vous envoie un courriel au nom de votre entreprise ; chaque employé ou cadre doit avoir sa propre signature électronique.

Intitulé de poste

Si le nom complet est important, il ne donne pas pour autant aux gens toutes les informations dont ils ont besoin sur l'expéditeur de l'e-mail. Outre votre nom complet, vous devez donc inclure des informations détaillées sur votre emploi dans votre signature d'e-mail. Vous pouvez commencer par mentionner votre intitulé de poste, ce qui permet de savoir si l'on a affaire à un cadre, à un employé ou à un membre des RH. Vous devez également mentionner le service dans lequel vous travaillez, afin que les gens sachent quelles sont vos responsabilités et comment vous contacter.

Inclure des informations sur un intitulé de poste dans le bas de page de votre e-mail et dans votre modèle de signature d'e-mail permet aux gens de se faire une idée plus précise de la personne qui leur envoie le courriel. Ceci est important lorsque vous envoyez des emails au nom de votre entreprise. Fournissez toute information pertinente sur votre fonction.

Coordonnées

Que vous répondiez à une demande de service client ou que vous envoyiez des campagnes d’e-mails marketing, il est important de donner aux gens un moyen de vous contacter pour vous faire part de leurs commentaires ou de leurs questions. Pour cela, indiquez bien votre intitulé de poste ainsi que vos coordonnées dans votre signature d'e-mail.

Celle-ci doit inclure votre numéro de téléphone professionnel et/ou personnel, ainsi que le numéro de téléphone et l'adresse de l'entreprise pour laquelle vous travaillez.

Liens importants

En fournissant des liens vers votre boutique en ligne, votre site ou vos réseaux sociaux dans votre signature d'e-mail, il est plus facile pour les gens de passer à l'action après avoir lu votre message.

Utilisez ces urls pour :

• diriger les lecteurs vers vos pages sur les réseaux sociaux à l'aide d'icônes dédiées,
• leur donner un moyen facile d'accéder à votre site Web,
• ou leur permettre de contacter votre entreprise en cliquant simplement sur un lien.

Vous pouvez également inclure des blocs de contenu social follow où se trouve l’ensemble de vos comptes plutôt qu’un lien différent pour chaque réseau social.

L'objectif de ces liens est de faciliter la réponse à vos e-mails, que ce soit en visitant votre site Web ou en envoyant un e-mail par le biais de votre formulaire de contact. À noter : votre signature doit au minimum comporter un lien vers le site Web de votre entreprise.

Exigences sur le plan légal

Selon votre juridiction et le type d'entreprise que vous dirigez, vous pouvez être soumis à des obligations légales ou inclure certains éléments dans votre signature d'e-mail.

Par exemple, au Royaume-Uni, il est obligatoire d’indiquer le nom de la société, son numéro d’immatriculation et le lieu où celle-ci est enregistrée. Les entreprises doivent également inclure une option de désinscription permettant aux personnes de se désabonner des e-mails.

Depuis 2018, la loi Européenne RGPD oblige les employeurs à intégrer des données personnelles conformes à leurs signatures. Chaque employé doit être informé de l’utilisation de ses données et possède un droit de regard sur le contenu des signatures.

Dans votre signature d’e-mail, vous pouvez également inclure des mentions légales, données financières et d’assurance. Ces mentions sont indispensables pour protéger votre entreprise et prévenir d’éventuelles poursuites.

Appel à l'action (CTA)

Un appel à l'action efficace peut s'avérer très utile dans le cadre d'une campagne de marketing par e-mail.

L'objectif est de guider gentiment les destinataires dans la bonne direction. Cela peut être l’incitation à cliquer sur un lien vers une page pour découvrir vos nouveaux produits, profiter de vos soldes ou accéder à un formulaire de satisfaction pour faire part à votre entreprise de commentaires sur vos produits.

Gardez à l'esprit que votre appel à l'action ne doit pas être trop insistant. Vous ne voulez pas pousser les lecteurs à agir, mais leur indiquer ce qu'ils peuvent faire s'ils sont intéressés par votre e-mail. L'inclusion d'un lien rend votre appel à l'action encore plus efficace et plus accessible aux clients.

Pronoms

On ne sait jamais à qui on a affaire de l'autre côté d'un ordinateur, il est donc courtois de se présenter brièvement à tout nouvel interlocuteur.

L'inclusion de vos pronoms dans votre signature d'e-mail permet de s’assurer que les gens savent comment s'adresser à vous s'ils vous contactent pour vous poser des questions ou vous faire part de leurs commentaires. Pour ce faire, vous pouvez indiquer les termes par lesquels vous préférez que l'on s'adresse à vous, tels que « il/lui » ou « elle/elle ».

En indiquant vos pronoms dans votre signature électronique, vous évitez à vos destinataires de faire des erreurs lorsqu'ils vous envoient un e-mail, ce qui leur permet de se sentir plus à l'aise lorsqu'ils vous contactent.

Réseaux sociaux

Lorsque vous envoyez des e-mails, vous devez bien réfléchir au parcours client. Que voulez-vous que le destinataire fasse ensuite ?

Que vous envoyiez des e-mails à des partenaires commerciaux ou à des clients, il est conseillé d’inclure des boutons cliquables vers vos réseaux sociaux. En effet, pour accroître la notoriété de votre marque, il est important de générer davantage de trafic vers vos comptes de réseaux sociaux.

Si vous intégrez des liens vers vos comptes de réseaux sociaux ou des icônes dédiés, vous encouragez les destinataires à en savoir plus sur votre entreprise, ce qui contribue à développer sa visibilité.

Pour renforcer l’efficacité de votre stratégie, veillez à ce que le contenu de votre profil de médias sociaux concorde avec les informations intégrées dans votre signature d'e-mail. Il est important que vos comptes de réseaux sociaux présentent votre entreprise sous son meilleur jour.

Photo ou logo

Vous pouvez également inclure une photo, une image ou un logo dans votre signature d'e-mail. C’est l’un des meilleurs moyens de capter l'attention de quelqu'un. Si votre e-mail contient beaucoup de mots, mais peu d'images, une photo ou un logo peut vous aider à attirer l'attention sur votre signature. En révélant la personne ou la marque qui se cache derrière l'e-mail, vous instaurez un climat de confiance avec votre audience. 

Voici quelques-unes des bonnes pratiques à suivre lorsque vous intégrez des images à vos signatures :

• Assurez-vous que le texte est lisible sur la photo ou le logo. Sachant que l’image est petite, vérifiez que le texte qui apparaît (comme le nom de l’entreprise) est bien lisible.
• Assurez-vous que l'image n'est pas trop grande, cela risque de compresser le corps de l’e-mail.
• Ne chargez pas la photo ou le logo avec trop de détails, cela peut distraire le lecteur, qui ne saura plus où regarder.

Veillez à tirer le meilleur parti de la photo ou du logo que vous ajoutez à votre signature d'e-mail.

Ce qu'il faut éviter dans votre signature d'e-mail

Savoir ce qu'il faut éviter est tout aussi important que de savoir ce qu'il faut inclure dans un modèle de signature d'e-mail.

Vous voulez que votre signature soit lisible par tous les services de messagerie électronique ? N’y intégrez pas de polices personnalisées que certains appareils ou clients de messagerie pourraient ne pas prendre en charge. Évitez également d'inclure des informations de contact inutiles afin que votre signature reste concise.

Ajouter un design graphique à l'aide d'un générateur de signature d'e-mail gratuit peut sembler tentant. Cela risque néanmoins de ralentir le chargement de vos messages et d'engendrer des erreurs d'affichage sur certains appareils. Évitez d'inclure des puces, des GIF animés et des vidéos dans votre signature d'e-mail pour vous assurer qu'elle se charge rapidement et qu'elle est facile à lire.

L’objectif ? Rédiger une signature d'e-mail détaillée, mais sans trop en faire.

Conseils pour la création d'une signature d'e-mail

Vérifier que tous les liens fonctionnent

Si vous intégrez des liens dans la signature de votre e-mail, assurez-vous qu'ils fonctionnent. Par exemple, si vous incluez un lien vers la page d'accueil de l'entreprise, assurez-vous que l'URL de destination est correcte. Vérifiez aussi que les liens qui pointent vers vos réseaux sociaux sont corrects. N'oubliez pas que vos URL (pages de votre site internet, boutique en ligne, pages produits) peuvent changer de temps à autre. Pensez donc également à les mettre à jour dans la signature de votre e-mail.

Utiliser une image de marque cohérente

Vous devez vous assurer que l'image de marque utilisée dans la signature d'e-mail est cohérente. Par exemple, vous devez veiller à ce que la palette de couleurs soit fidèle à la marque de l'entreprise. S'il existe une devise ou un slogan, vous devez faire en sorte qu'il soit le même partout.

Vérifier que tous les liens fonctionnent

Si vous incluez des liens dans la signature de votre e-mail, assurez-vous qu'ils fonctionnent. Par exemple, si vous incluez un lien vers la page d'accueil de l'entreprise, assurez-vous que l'URL de destination est correcte. \

Si vous incluez des liens vers votre compte de réseaux sociaux, assurez-vous qu'ils sont également corrects. N'oubliez pas que les URL peuvent changer de temps à autre. Vous devrez donc également les mettre à jour dans la signature de votre e-mail.

Aérer votre signature avec des espaces libres

Même si vous êtes tenté de faire tenir toutes les informations de votre signature d'e-mail dans une petite zone, y compris les espaces libres, le destinataire risque d'avoir des difficultés à lire toutes les informations si celle-ci est trop comprimée.

La signature de votre e-mail paraîtra trop dense et les destinataires auront du mal à savoir quoi lire. Assurez-vous d'inclure des espaces blancs pour faciliter la lecture du texte. N'oubliez pas non plus que les signatures apparaîtront différemment selon les clients de messagerie.

Par exemple, votre signature peut s'afficher différemment sur Apple Mail, Gmail, Yahoo Mail ou Outlook.

Choisir la police avec soin

Vous devez choisir la police de la signature de votre e-mail avec soin. Même si elle ne doit pas nécessairement correspondre parfaitement au corps de l'e-mail, celle-ci doit être la plus lisible possible. Vous devez également choisir une police qui inspire le professionnalisme. Vous pouvez toujours faire preuve de créativité, mais ne vous éloignez pas trop des normes communément admises.

Revérifier vos coordonnées

Revérifiez toujours vos coordonnées pour vous assurer qu’elles sont correctes. Votre numéro de téléphone, votre adresse et le site de votre bureau peuvent changer de temps à autre. Si c'est le cas, n'oubliez pas de mettre à jour la signature de votre e-mail. Si le destinataire découvre que les coordonnées figurant dans votre signature ne sont pas exactes, cela peut donner une mauvaise image de votre entreprise et entraîner la perte d'un lead.

Ce ne sont là que quelques points que vous devez garder à l'esprit si vous souhaitez créer une signature d'e-mail efficace. Grâce à ces conseils, vous pourrez créer une signature d'e-mail professionnelle et performante.

Exemples de signatures d'e-mail

Maintenant que vous savez ce qu'est une signature d'e-mail, combien elle est importante et comment en créer une qui se démarque, voyons quelques exemples. Vous trouverez ci-dessous trois formats dont vous pouvez vous inspirer.

Modèle de signature d'e-mail n°1

Dans l'exemple de signature d'e-mail ci-dessus, vous remarquerez que Michelle inclut une photo d'identité claire, utilise beaucoup d'espace libre et ajoute des liens cliquables vers ses comptes de réseaux sociaux, tels que Facebook, Instagram, X, LinkedIn et YouTube.

Modèle de signature d'e-mail n°2

Dans l'exemple de signature d'e-mail d'Éric, les destinataires peuvent remarquer sa fonction de gestionnaire, et trouver facilement ses coordonnées, comme son numéro de téléphone, son adresse e-mail, son site Web et son adresse. De plus, Eric a ajouté un lien pour le contacter via Zoom, ce qui peut faciliter les conversations.

Modèle de signature d'e-mail n°3

Jon adopte une approche différente dans cet exemple de signature d'e-mail. Vous remarquerez qu'il a ajouté le logo de son entreprise en haut, ce qui contribue à accroître la notoriété de sa marque, et qu'il a indiqué son rôle de conseiller financier et ses coordonnées en dessous. Bien qu’elle soit classique, cette signature d'e-mail donne aux destinataires toutes les informations dont ils ont besoin pour contacter Jon directement.

En résumé : ce qu’il faut savoir sur les formats de signature d’e-mail

Votre signature d'e-mail est l'un des principaux éléments que les gens utilisent pour identifier vos e-mails, il est donc important de savoir les éléments, images, coordonnées et liens que vous devez y inclure.

Votre signature d'e-mail doit contenir votre nom complet, vos coordonnées, vos informations professionnelles, tout lien important, les mentions légales, un appel à l'action et vos pronoms. Le but est de rédiger une signature d'e-mail à la fois simple et détaillée.

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FAQ : Tout savoir sur les signatures d’e-mail

Comment faire une signature d’e-mail ?

Voici les étapes à suivre pour créer une signature d’e-mail, selon votre messagerie électronique :

1. Accédez aux paramètres de votre messagerie (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.).
2. Recherchez la section "Signature" dans les paramètres généraux.
3. Saisissez votre signature : ajoutez votre nom, votre poste, vos coordonnées, un logo ou un lien. Vous pouvez importer une image ou un logo déjà créé et enregistré dans un dossier sur votre ordinateur. Certaines messageries permettent de copier-coller vos images depuis une page internet ou un dossier de votre ordinateur.
4. Ajoutez une mise en forme du texte si nécessaire (gras, italique, couleurs) ou ajustez la taille de l’image pour qu’elle soit au format adapté.
5. Enregistrez les modifications et testez l’envoi d’un e-mail pour vérifier l’affichage.

Comment faire une signature mail sur son téléphone ?

Les applications mobiles permettent aussi d’ajouter une signature e-mail :

• Gmail (Android/iOS) :

  1. Ouvrez l’application et accédez aux Paramètres.
  2. Sélectionnez votre compte et appuyez sur Signature mobile.
  3. Ajoutez votre texte ou téléchargez votre image et validez.

• Outlook (Android/iOS) :

  1. Allez dans Paramètres, puis dans Signature.
  2. Modifiez la signature par défaut avec votre image et votre texte puis enregistrez.

• Apple Mail (iOS) :

  1. Accédez à Réglages > Mail > Signature.
  2. Ajoutez votre signature, mettez à jour avec votre texte et votre image puis sauvegardez.

Quel est le meilleur format pour une signature d’e-mail ?

Le format idéal doit être lisible, professionnel et compatible avec toutes les boîtes mails. Voici quelques conseils de mise en forme :

• Privilégiez une police de texte standard (Arial, Calibri, Verdana).
• Utilisez les balises HTML pour intégrer vos liens, logos et icônes de réseaux sociaux de façon responsive.
• Si vous intégrez une image pré-conçue, limitez le poids du fichier ! Certaines messageries bloquent les images trop lourdes ou ne les affichent pas correctement.
• Essayez de limiter la longueur de votre texte de présentation. 3 lignes suffisent pour inclure les informations essentielles (nom, fonction, entreprise, contact, site web).