Obtener el consentimiento con los formularios RGPD

Si tu negocio se encuentra en la Unión Europea (UE) o procesas los datos personales de ciudadanos de la UE, te afecta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Al confiar en el consentimiento como base legal para el procesamiento de datos, el RGPD establece que dicho consentimiento debe concederse de manera voluntaria e inequívoca y con conocimiento de causa. También debes explicar claramente cómo piensas utilizar los datos personales de tus contactos. Los formularios de suscripción de Mailchimp pueden ayudarte a cumplir con esta ley. Nuestros formularios opcionales aptos para RGPD incluyen casillas de verificación para obtener el consentimiento, así como secciones que puedes editar que explican cómo y por qué usas los datos.

En este artículo, descubrirás cómo pueden ayudarte los formularios de suscripción a cumplir con el RGPD.

Antes de empezar

A continuación, se detallan algunos puntos que debes conocer antes de empezar este proceso.

• Tener los campos del RGPD habilitados en tus formularios de suscripción no significa que cumplas con la normativa. Es el primer paso del proceso.
• Puedes importar los permisos de marketing a un público habilitado para el RGPD si obtienes y mantienes registros del consentimiento de los contactos fuera de Mailchimp. Sobre ti recae la responsabilidad de demostrar que efectivamente tus contactos han dado su consentimiento a los permisos de marketing que importes.
• Tendrás que verificar el dominio de tu dirección de correo electrónico del remitente antes de poder acceder a los formularios de suscripción.
• Esta guía te muestra cómo recopilar el consentimiento con formularios incrustados, formularios alojados y páginas de destino. Para saber cómo recopilar el consentimiento con formularios emergentes, consulta Recopilar el consentimiento con formularios emergentes.
• Mailchimp facilita recursos como herramientas e información, pero no ofrece asesoramiento jurídico. Te recomendamos que contactes con tu asesor para que te informe de cómo te afecta el RGPD.
• Si estás en la UE o utilizas Mailchimp para vender tus productos a ciudadanos de la UE, revisa la sección 20 de nuestras Condiciones de uso estándar y nuestra Declaración global de privacidad. Estas políticas incluyen información importante relativa al tratamiento que Mailchimp hace de los datos de los usuarios de la UE, así como las medidas que debes aplicar si almacenas datos de ciudadanos de la UE en tu cuenta de Mailchimp.

Cómo funciona

El mero hecho de tener los campos del RGPD habilitados en tus formularios de suscripción no significa que cumplas con la normativa. Es solo el primero de una serie de pasos. Para obtener el consentimiento de los contactos nuevos y los actuales, tienes que definir los formularios, crear un segmento y enviar un correo electrónico de consentimiento. Así es como funciona.

Configurar un formulario de suscripción apto para RGPD

• Habilitar los campos del RGPD
  Activa los campos del RGPD en los formularios de suscripción de todos los públicos que se vean afectados por el RGPD.
• Editar los campos del RGPD
  Mailchimp proporciona contenido sugerido para los campos del RGPD para facilitarte la creación de tus formularios compatibles con el RGPD. Es posible que tengas que editar este contenido para adaptarlo a tu plan de marketing, así que asegúrate de revisarlo detenidamente. Si optas por redactar tu propio texto, procura dejar muy clara la razón por la que recopilas los datos.

Segmentar tu público según los permisos de marketing

Segmenta tu público en función de los permisos de marketing que recibes en tu formulario de suscripción. No hace falta que esperes hasta haber recopilado los datos para crear los segmentos. Una vez que hayas creado y guardado tus segmentos, podrás acceder a ellos en cualquier momento. Pon a tus segmentos nombres descriptivos para encontrarlos más fácilmente.

Obtén el consentimiento

Una vez creados tus segmentos, puedes obtener el consentimiento para enviar tu marketing a esos contactos. Los nuevos contactos pueden suscribirse mediante el formulario publicado, pero también querrás llegar a tus contactos existentes.

• De los nuevos contactos
  Después de guardar tus cambios en el creador de formularios, ese formulario de suscripción incluirá los campos de RGPD en los formularios publicados compatibles. Los nuevos contactos que usen el formulario de suscripción podrán otorgar su consentimiento explícito para recibir tus mensajes de marketing.
• De los contactos actuales
  También tendrás que obtener el consentimiento apto para el RGPD de los contactos que ya tienes. Envía un correo electrónico a todos los contactos de tu público en el que figure un enlace para actualizar sus opciones.

Envía tus correos electrónicos

Después de haber guardado tu segmento de consentimiento y de que los contactos hayan dado su consentimiento a través de un formulario publicado, utiliza el segmento para enviar tu correo electrónico solo a esas personas.

Campos del RGPD

Los campos del formulario RGPD incluyen casillas de verificación que tus contactos utilizarán para suscribirse a tu marketing y espacio para que añadas la información necesaria. Mailchimp proporciona contenido sugerido que puedes editar para adaptarlo a tu plan de marketing. Comprueba que todas las secciones describen con exactitud tus actividades de marketing.

Esta tabla explica qué debes incluir en cada campo.

¿Qué formularios son compatibles con los campos del RGPD?

Después de habilitar los campos de formulario del RGPD para tu público, se incluirán estos campos en los formularios de suscripción alojados de tu público, los formularios incrustados, los formularios de actualización de perfil y las páginas de destino de suscripción. Para saber cómo recopilar el consentimiento con formularios emergentes, consulta Recopilar el consentimiento con formularios emergentes.

Configurar un formulario de suscripción apto para RGPD

Para usar los campos de RGPD en tus formularios de suscripción, habilítalos para cada uno de los públicos que recopilan o contienen datos personales de los ciudadanos de la UE, y luego edítalos para que reflejen tus prácticas de marketing.

Habilitar y editar los campos del RGPD

Una vez que hayas habilitado los campos del RGPD de un público, los podrás ver y editar. Estos campos se incluirán en el formulario de suscripción alojado de tu público, los formularios incrustados y las páginas de destino de suscripción.

Para habilitar y editar los campos de RGPD para tu público, sigue estos pasos.

1. Haz clic en Audience (Público) y luego en All contacts (Todos los contactos).
2. Si tienes más de un público, haz clic en el menú desplegable Público y selecciona con cuál quieres trabajar.
3. Haz clic en Settings (Opciones).
4. En la sección Configuración del formulario, activa el control deslizante para activar los campos del RGPD en los formularios de suscripción.
5. Haz clic en Configurar las opciones del RGPD.
6. Introduce tu título, descripción y preferencias de marketing. Si deseas que tus contactos elijan una opción antes de suscribirse, marca la casilla Requerir que se seleccione al menos una opción. Edita el texto legal, si es necesario.
7. Cuando estés listo, haz clic en Guardar configuración del RGPD.

Ya está todo listo. Cuando ya estés usando los formularios, ten cuidado a la hora de realizar más modificaciones. Si cambias una casilla de verificación, el consentimiento que recibiste antes de realizar el cambio no será válido y tendrás que volver a confirmar la suscripción. Si deseas modificar el formulario, te sugerimos que agregues una nueva opción o elimines una antigua.

Editar los campos del RGPD en el creador de formularios

Una vez habilitados los campos del RGPD, también puedes editarlos desde el creador de formularios. Los cambios que realices en el creador de formularios se aplicarán a la mayoría de los formularios de suscripción de Mailchimp, incluidas las páginas de destino compatibles.

Para editar los campos de RGPD en el creador de formularios, sigue estos pasos.

1. Haz clic en Formularios y, a continuación, en Otros formularios.
2. Desplázate hasta el mosaico Creador de formularios y haz clic en Gestionar formularios.
3. Si tienes más de un público, haz clic en el menú desplegable Público y selecciona con cuál quieres trabajar.
4. Desplázate para encontrar los permisos de marketing y haz clic en la sección.

5. En la pestaña Ajustes de campo, edita tus campos del RGPD.
   

   Si deseas que tus contactos elijan una opción antes de suscribirse, marca la casilla junto a Requerir al menos una opción. Edita el texto legal, si es necesario.

6. Cuando hayas finalizado, haz clic en Guardar campos.

Segmentar tu público según los permisos de marketing

Después de configurar las casillas de verificación relativas a los permisos de marketing, segmenta tu público para asegurarte de que estás enviando tu correo electrónico solo a las personas que hayan otorgado su consentimiento desde el formulario de suscripción.

Para crear y guardar un segmento en tu público, sigue estos pasos.

1. Haz clic en Audience (Público) y luego en All contacts (Todos los contactos).
2. Si tienes más de un público, haz clic en el menú desplegable Público y selecciona con cuál quieres trabajar.
3. Haz clic en Crear nuevo segmento.
4. En el primer menú desplegable, selecciona la etiqueta que corresponde al campo de tu formulario del RGPD. De forma predeterminada, está etiquetado como Permisos de marketing.
5. Crea un segmento individual para cada permiso de marketing. Puedes añadir hasta cinco condiciones para crear un segmento que incluya a los contactos que se hayan suscrito a múltiples permisos de marketing.
   
6. Cuando estés satisfecho con tus condiciones, haz clic en Vista previa del segmento para ver los contactos que coinciden con tus condiciones.
7. Haz clic en Guardar como segmento.
8. En el modal Guardar como segmento, introduce un nombre para tu segmento y, a continuación, haz clic en Guardar.

Para obtener más información sobre cómo gestionar los segmentos, consulta Cómo guardar y gestionar los segmentos.

Recopila el consentimiento utilizando el creador clásico

Ahora que has actualizado tus formularios y configurado tus segmentos, tienes todo listo para obtener el consentimiento de los nuevos contactos y venderles tus productos. Sin embargo, todavía necesitas que tus contactos existentes se suscriban (opt-in) a tus permisos de marketing. Comunícales a tus contactos que tienen que actualizar su perfil con un correo electrónico de consentimiento.

Para ayudarte, hemos creado una plantilla de correo electrónico o puedes crear tu correo electrónico desde cero. Envía tu correo electrónico de consentimiento a todo tu público y asegúrate de que incluye un enlace para actualizar tus preferencias. El seguimiento de clics no funcionará con el enlace Actualizar perfil ni con otras etiquetas merge](/help/troubleshooting-click-tracking/) generadas por el [sistema. Tendrás que utilizar los campos y segmentos del formulario del RGPD para ver quién ha actualizado sus opciones.

Para obtener el consentimiento de tus actuales contactos, sigue estos pasos.

1. Haz clic en Create (Crear).
2. Asigne un nombre a su correo electrónico y, a continuación, haga clic en Crear correo electrónico.
3. En la sección Content (Contenido) , haz clic en Design Email (Diseñar correo electrónico).
4. En el paso Select a template (Seleccionar una plantilla) , haz clic en la pestaña Themes (Temas) .
5. Haz clic en el menú desplegable y selecciona Alertas de suscriptor.
6. Haz clic en la plantilla GDPR Subscriber Alert (Alerta a suscriptores relativa al RGPD).

La plantilla incluye contenido sugerido que puedes editar. Haz una vista previa de prueba tu correo electrónico como lo harías normalmente y envíalo a todo tu público.

Después de enviar tu correo electrónico de consentimiento, utiliza tus segmentos de Permisos de marketing para comunicarte solo con los contactos que se hayan suscrito expresamente a tu marketing. Puede serte útil realizar una cancelación masiva de todos los contactos que no hayan dado su consentimiento para recibir tus mensajes de marketing.

Algunas autoridades de la UE recomiendan que las empresas actualicen periódicamente el consentimiento, lo que sugiere que todavía pueden enviarse reconfirmaciones. Lo importante es que tengas una base jurídica, como el consentimiento o un interés legítimo, para enviar un correo electrónico a un contacto.

Si crees que no tienes una base adecuada en virtud del RGPD para enviar un correo electrónico a un contacto, es posible que desees abstenerte de enviar un correo electrónico de reconfirmación y eliminar el contacto de tu público. Como siempre, te sugerimos que te pongas en contacto con un asesor legal de tu zona para analizar tu situación con más detalle.

Versiones de formularios

Cuando un nuevo contacto se suscriba a tu marketing a través de un formulario de suscripción alojado o de una página de destino para tu público habilitado para el RGPD, registraremos la información del campo en una versión de texto sin formato de tu formulario. De este modo, capturamos los campos del RGPD que tu contacto ve al suscribirse, para que conste que has descrito con precisión tus actividades de marketing. Puedes revisar esta información cuando quieras en la página de perfil del contacto.

Aquí puedes editar las preferencias de suscripción de tu contacto, pero no te lo recomendamos. Antes de editar las preferencias de tu contacto, asegúrate de tener su consentimiento expreso y verificable.