Peça consentimento com os formulários do GDPR

Se a sua empresa está sediada na União Europeia (UE) ou se você processa dados pessoais de indivíduos da UE, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) se aplica a você.

Ao se basear no consentimento como fundamento legal para o processamento, o RGPD afirma que o consentimento obtido por você deve ser dado de forma livre, específica, informada e não ambígua. Você também deve explicar claramente como planeja usar os dados pessoais dos seus contatos. Os formulários de inscrição do Mailchimp podem ajudá-lo a manter-se em conformidade com essa lei. Nossos formulários opcionais compatíveis com o RGPD incluem caixas de seleção para consentimento na inscrição e seções editáveis que explicam como e por que você usa os dados.

Neste artigo, você aprenderá como os formulários de inscrição podem ajudar você a cumprir o RGPD.

Antes de começar

Algumas coisas que você deve saber antes de iniciar esse processo:

• Habilitar os campos de RGPD nos seus formulários de inscrição não faz com que você esteja em conformidade. É a primeira etapa do processo.
• Você pode importar permissões de marketing para um público habilitado para o RGPD se coletar e mantiver registros de consentimento para contatos fora do Mailchimp. É sua responsabilidade garantir a comprovação de que seus contatos consentiram as permissões de marketing importadas.
• Você precisará verificar o domínio do seu endereço de e-mail do remetente para poder acessar os formulários de inscrição.
• Os formulários pop-up que usam o formato de design Modal (alinhado ao centro) e o alinhamento de imagens Nenhum ou Superior são compatíveis com os campos RGPD.
• O Mailchimp oferece ferramentas e informações como um recurso, mas não oferecemos aconselhamento legal. Recomendamos que você entre em contato com seu advogado para saber como o RGPD o afeta.
• Se você está na UE ou usa o Mailchimp para vender para alguém na UE, analise a Seção 20 dos nossos Termos de Uso Padrão e nossa Declaração de Privacidade Global. Essas políticas trazem informações importantes sobre como o Mailchimp trata os dados da UE e o que você deve fazer se estiver armazenando dados da UE na sua conta do Mailchimp.

Como funciona

Simplesmente habilitar os campos de RGPD nos seus formulários de inscrição não faz com que você esteja em conformidade. É a primeira parte de um processo de várias etapas. Para receber o consentimento dos contatos novos e antigos, você deve definir seus formulários, criar um segmento e enviar uma e-mail de consentimento. Veja como funciona.

Configure seu formulário de inscrição compatível com o RGPD

• Ativar os campos do RGPD
  Ative os campos do RGPD para os formulários de inscrição de cada público afetado pelo RGPD.
• Editar os campos do RGPD
  O Mailchimp oferece sugestões de conteúdos para campos RGPD para facilitar a criação de formulários compatíveis com RGPD. Talvez seja necessário editar esse conteúdo para se adequar ao seu plano de marketing, por isso, revise-o com atenção. Se decidir escrever suas próprias descrições, você deve declarar explicitamente por que está coletando os dados.

Segmentar seu público por permissões de marketing

Segmente seu público com base nas permissões de marketing recebidas por meio do seu formulário de inscrição. Você não precisa esperar coletar os dados para criar segmentos. Depois de criar e salvar os seus segmentos, você poderá acessá-los a qualquer momento. Nomeie os segmentos de forma descritiva para encontrá-los facilmente.

Pedir consentimento

Depois que seus segmentos forem criados, você poderá coletar o consentimento para enviar seu marketing para esses contatos. Novos contatos podem se cadastrar por meio do formulário publicado, mas você também deve entrar em contato com seus contatos existentes.

• Novos contatos
  Depois de salvar as suas alterações no Criador de Formulários, esse formulário de inscrição incluirá os campos do RGPD nos formulários publicados compatíveis. Os novos contatos que usarem o seu formulário de inscrição poderão fornecer consentimento explícito ao seu marketing.
• Contatos existentes
  Você também terá que coletar consentimento compatível com o RGPD de seus contatos já existentes. Envie um e-mail para todos os contatos em seu público com um link para atualizarem suas configurações.

Enviar seus e-mails

Depois de salvar seu segmento de consentimento e os contatos consentirem por meio de um formulário publicado, use o segmento para enviar seu e-mail apenas para essas pessoas.

Campos do RGPD

Os campos do formulário RGPD incluem caixas de seleção que seu contato usará para aceitar o marketing e espaços para você adicionar as informações necessárias. O Mailchimp oferece conteúdo sugerido que você pode editar para se adequar ao seu plano de marketing. Cada seção deve descrever de forma precisa as suas atividades de marketing.

Esta tabela explica o que você deve incluir em cada campo.

Quais formulários são compatíveis com os campos do RGPD?

Depois de habilitar os campos do formulário RGPD para o seu público, esses campos serão incluídos nos formulários de inscrição hospedados, formulários incorporados, formulários de atualização de perfil e páginas de destino de inscrição do seu público.

Os campos também serão incluídos nos formulários pop-up que usam o formato de design Modal e o alinhamento de imagem None (Nenhum) ou Top (Superior).

Para encontrar os layouts de formulário pop-up compatíveis com os campos do RGPD para seu público, siga estas etapas:

1. Clique em Audience (Público), e depois em Signup forms (Formulários de inscrição).
2. Role até o bloco Formulário pop-up e clique em Criar formulário pop-up.
3. Insira o nome do seu formulário, clique no menu suspenso Público e escolha aquele com o qual deseja trabalhar.
4. Clique em Continuar para o Criador.
   
   Se você receber uma mensagem informando que sua janela pop-up está desativada, clique em Editar e alterne o controle deslizante para ativar a janela pop-up.
5. Clique em Layout, então escolha um layout de formulário pop-up compatível com RGPD. Eles terão um rótulo de Suporte RGPD .
   

Configure seu formulário de inscrição compatível com o RGPD

Para usar campos do RGPD nos seus formulários de inscrição, habilite-os para cada público que coleta ou contém dados pessoais de cidadãos da UE, depois edite-os para que reflitam suas práticas de marketing.

Ativar e editar campos do RGPD

Após habilitar os campos do RGPD para um público, eles ficarão disponíveis para visualização e edição. Esses campos serão incluídos nos formulários pop-up do seu público, formulário de inscrição hospedado, formulários incorporados e páginas de destino de inscrição.

Para habilitar e editar campos do RGPD para o seu público, siga estes passos.

1. Clique em Audience (Público) e, em seguida, clique em All contacts (Todos os contatos).
2. Se você tiver mais de um público, clique no menu suspenso Público e escolha aquele com o qual deseja trabalhar.
3. Clique em Configurações.
4. Na seção Configurações do formulário, alterne o controle deslizante para ativar os campos RGPD nos formulários de inscrição.
5. Clique em Configurar definições do RGPD.
6. Insira seu título, descrição e preferências de marketing. Se quiser que seus contatos escolham uma opção antes de se inscreverem, marque a caixa de seleção Exigir que pelo menos uma opção seja selecionada. Edite o texto legal, se necessário.
7. Quando estiver pronto, clique em Salvar Configurações de RGPD.

Pronto! Depois que os formulários estiverem em uso, tenha cuidado com qualquer outra edição que fizer. Se você alterar uma opção de caixa de seleção, o consentimento recebido antes de fazer a alteração não será válido e você precisará reconfirmar a confirmação. Se quiser alterar o formulário, sugerimos adicionar uma nova caixa de seleção ou remover uma caixa antiga.

Editar campos do RGPD no Criador de Formulários

Após habilitar os campos do RGPD, você ainda poderá editá-los no Criador de Formulários. As alterações feitas no Criador de Formulários se aplicam à maioria dos formulários de inscrição Mailchimp, incluindo formulários pop-up e páginas de destino compatíveis.

Para editar campos RGPD do Criador de Formulários, siga estas etapas:

1. Clique em Audience (Público), e depois em Signup forms (Formulários de inscrição).
2. Role até o bloco Criador de Formulários e clique em Gerenciar formulários.
3. Se você tiver mais de um público, clique no menu suspenso Público e escolha aquele com o qual deseja trabalhar.
4. Role para encontrar Permissões de marketing e clique na seção.

5. Na guia Configurações de campo, edite seus campos RGPD.
   

   Se quiser que seus contatos escolham uma opção antes de se inscreverem, marque a caixa ao lado de Exigir pelo menos uma opção. Edite o texto Legal, se necessário.

6. Quando estiver pronto, clique em Salvar campos.

Segmentar seu público por permissões de marketing

Após definir suas caixas de seleção de permissão de marketing, segmente seu público para enviar seu e-mail apenas para as pessoas que forneceram consentimento por meio do seu formulário de inscrição.

Para criar e salvar um segmento no seu público, siga estas etapas:

1. Clique em Audience (Público) e, em seguida, clique em All contacts (Todos os contatos).
2. Se você tiver mais de um público, clique no menu suspenso Público e escolha aquele com o qual deseja trabalhar.
3. Clique em Criar novo segmento.
4. No menu suspenso, selecione o rótulo para o campo do formulário do RGPD. Por padrão, ela é rotulada como Permissões de marketing.
5. Crie um segmento diferente para cada permissão de marketing. É possível adicionar até cinco condições para criar um segmento que inclua os contatos que aceitaram várias permissões de marketing.
   
6. Quando estiver satisfeito com suas condições, clique em Visualizar segmento para visualizar os contatos que correspondem às suas condições.
7. Clique em Salvar como segmento.
8. No modal pop-up Salvar como segmento, insira um nome para o seu segmento e clique em Salvar.

Para saber como gerenciar segmentos, consulte Salvar e gerenciar segmentos.

Coletar consentimento usando o criador clássico

Agora que atualizou seus formulários e seus segmentos estão configurados, você está pronto para pedir o consentimento dos novos contatos e fazer seu marketing de forma apropriada. Mas os seus contatos antigos ainda precisam aceitar suas permissões de marketing. Use um e-mail de consentimento para avisar aos seus contatos de que eles precisam atualizar seus perfis.

Criamos um modelo de e-mail para ajudar. Outra opção é criar seu e-mail do zero. Envie o seu e-mail de consentimento para todas as pessoas do seu público e não esqueça de incluir um link Atualizar suas preferências. O rastreamento de cliques não funciona com o link Atualizar perfil ou outras etiquetas de mesclagem geradas pelo sistema. Você precisará usar os campos e segmentos do formulário RGPD para ver quem atualizou suas definições.

Para pedir o consentimento dos seus contatos existentes, siga estas etapas:

1. Clique em Create (Criar).
2. Dê um nome ao seu e-mail e clique em Criar e-mail.
3. Na seção Content (Conteúdo) , clique em Design Email (Criar e-mail).
4. Na página Select a template (Selecionar um modelo) , clique na guia Themes (Temas) .
5. Clique no menu suspenso e escolha Alertas do assinante.
6. Clique no modelo GDPR Subscriber Alert (Aviso aos assinantes sobre o RGPD).

O modelo inclui conteúdo sugerido que você pode editar. Visualize e teste o seu e-mail como faria normalmente e envie a todo o público.

Depois de enviar seu e-mail de consentimento, use seus segmentos de Permissões de Marketing para se comunicar apenas com contatos que optaram expressamente por participar do seu marketing. Pode ser útil cancelar inscrições em massa de todos os contatos que não optaram por receber o seu marketing.

Algumas autoridades da UE recomendam que as empresas atualizem o consentimento periodicamente, o que sugere que as reconfirmações podem ser enviadas. O importante é que você tenha uma base legal, como consentimento ou interesse legítimo, para enviar um e-mail para um contato.

Se você acha que não tem uma base adequada de acordo com o RGPD para enviar um e-mail para um contato, pode ser melhor evitar enviar um e-mail de reconfirmação e removê-lo do seu público. Como sempre, sugerimos que você consulte um advogado da sua região para discutir as especificidades da sua situação.

Versões do formulário

Quando um novo contato se inscrever no seu marketing por meio de um formulário de inscrição hospedado, pop-up ou de página de destino no seu público habilitado para o RGPD, registraremos as informações de campo em uma versão de texto sem formatação do seu formulário. Isso captura os campos do RGPD visualizados pelo contato ao se inscrever, para que você possa mostrar que descreveu de forma precisa suas atividades de marketing. Essas informações podem ser acessadas a qualquer momento na página de perfil do contato.

Você pode editar as preferências de inscrição do seu contato aqui, mas nós não recomendamos isso. Antes de editar as preferências do seu contato, certifique-se de ter o consentimento expresso e verificável dele.