Zustimmung mit DSGVO-Formularen einholen

Wenn dein Unternehmen in der Europäischen Union (EU) ansässig ist oder du personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeitest, gilt für dich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Wenn du dich auf die Einwilligung der betroffenen Personen als Rechtsgrundlage für deine Verarbeitung berufst, verlangt die DSGVO, dass diese Einwilligung durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen soll, mit der freiwillig, für den konkreten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich bekundet wird. Du muss außerdem präzise darlegen, wie du die personenbezogenen Daten deiner Kontakte nutzen willst. Wir haben die Mailchimp-Registrierungsformulare aktualisiert, um dich bei der Einhaltung dieser Vorschrift zu unterstützen. Unsere DSGVO-konformen Felder verfügen über Kontrollkästchen für die Einwilligung zum Opt-in und über bearbeitbare Bereiche, in denen du erläutern kannst, auf welche Weise und aus welchen Gründen du Benutzerdaten verwendest.

In diesem Artikel erfährst du, wie dir Registrierungsformulare helfen können, die DSGVO einzuhalten.

Vor dem Start

Bevor du mit diesem Vorgang beginnst, solltest du einige Punkte beachten.

• Das bloße Aktivieren von DSGVO-Feldern in deinen Registrierungsformularen ist für die Einhaltung nicht ausreichend. Es ist der erste Schritt in dem Prozess.
• Du kannst Marketingberechtigungen für eine unter die DSGVO fallende Zielgruppe importieren, wenn du die Einwilligungsdaten deiner Kontakte außerhalb von Mailchimp erhebst und pflegst. Du bist für den Nachweis verantwortlich, dass deine Kontakte den importierten Marketingberechtigungen zugestimmt haben.
• Pop-up-Formulare im Format „Modal“ (Dialogfenster (mittig zentriert) und mit der Grafik-Ausrichtung „None“ (Keine) oder „Top“ (Oben) sind mit DSGVO-Feldern kompatibel.
• Mailchimp bietet Tools und Informationen als Ressourcen an, jedoch keine Rechtsberatung. Wir empfehlen dir daher, dich mit einem Rechtsberater in Verbindung zu setzen, um herauszufinden, wie sich die DSGVO auf dich auswirkt.
• Wenn du in der EU ansässig bist oder Mailchimp für die Werbeansprache von Personen nutzt, die in der EU ansässig sind, informiere dich bitte in Abschnitt 20 unserer Standard-Nutzungsbedingungen und unserer weltweiten Datenschutzerklärung. Diese Richtlinien enthalten wichtige Informationen darüber, wie Mailchimp mit EU-Daten umgeht und was du tun solltest, wenn du EU-Daten über deinen Mailchimp-Account nutzt.

So funktioniert es

Das bloße Aktivieren von DSGVO-Feldern in deinen Registrierungsformularen ist für die Einhaltung der Verordnung nicht ausreichend. Es ist stellt lediglich den ersten Schritt eines mehrstufigen Verfahrens dar. Um die Einwilligung von neuen und bestehenden Kontakten einzuholen, richtest du deine Formulare ein erstellst du ein Segment und versendest du eine Einwilligungs-E-Mail. Und so funktioniert es:

Einrichtung deines DSGVO-freundlichen Registrierungsformulars

• DSGVO-Felder aktivieren
  Aktiviere die DSGVO-Felder für die Registrierungsformulare aller von der DSGVO betroffenen Zielgruppen.
• DSGVO-Felder bearbeiten
  Mailchimp bietet dir Formulierungsvorschläge für DSGVO-Felder, um dir das Erstellen DSGVO-konformer Formulare zu vereinfachen. Möglicherweise musst du diese Formulierungen an deine Marketingpläne anpassen. Überprüfe diese daher sorgfältig. Wenn du dich entscheidest, deine eigenen Beschreibungen zu verfassen, solltest du explizit angeben, warum du Daten erfasst.

Segmentiere deine Zielgruppe nach Marketingberechtigungen

Segmentiere deine Zielgruppe basierend auf den Marketingberechtigungen, die mithilfe deines Registrierungsformulars eingeholt hast. Um Segmente zu erstellen, musst du nicht erst abwarten, bist du Daten erfasst hast. Du kannst nach dem Erstellen und Speichern deiner Segmente jederzeit wieder auf sie zugreifen. Gib deinen Segmenten aussagekräftige Namen, damit du sie problemlos wiederfinden kannst.

Einwilligung einholen

Sobald deine Segmente erstellt sind, kannst du die Zustimmung deiner Kontakte einholen, um ihnen deine Marketingbotschaften zu senden. Neue Kontakte können sich über das von dir veröffentlichte Formular registrieren, aber du möchtest sicherlich auch deine vorhandenen Kontakte ansprechen.

• Von neuen Kontakten
  Nachdem du deine Änderungen im Formular-Builder gespeichert hast, werden in den von dir veröffentlichten Registrierungsformularen entsprechende DSGVO-Felder aktiviert. Neue Kontakte, die dein Registrierungsformular nutzen, können somit deinem Marketing ausdrücklich zustimmen.
• Von vorhandenen Kontakten
  Darüber hinaus musst du auch von deinen bestehenden Kontakten eine DSGVO-konforme Einwilligung erhalten. Sende allen Kontakten in deiner Zielgruppe eine E-Mail, die einen Link zur Aktualisierung ihrer Einstellungen enthält.

Deine Kampagnen senden

Nachdem du dein Zustimmungssegment gespeichert hast und deine Kontakte über das veröffentlichte Formular zugestimmt haben, nutze es, um diesen Personen gezielt deine E-Mails oder Ad-Kampagnen zu senden.

DSGVO-Felder

DSGVO-Formularfelder enthalten Kontrollkästchen, die deine Kontakte nutzen werden, um sich für dein Marketing anzumelden, und bieten dir Bearbeitungsmöglichkeiten, um notwendige Informationen hinzuzufügen. Mailchimp bietet dir entsprechende Formulierungsvorschläge, die du an deinen Marketingplan anpassen kannst. Stelle sicher, dass die einzelnen Abschnitte deine Marketingaktivitäten exakt beschreiben.

In dieser Tabelle wird erläutert, welche Eingaben du in den jeweiligen Feldern vornehmen musst.

Welche Formulare sind mit DSGVO-Feldern kompatibel?

Nachdem du DSGVO-Formularfelder für deine Zielgruppe aktiviert hast, werden diese Felder in die für deine Zielgruppe gehosteten Registrierungsformulare, eingebettete Formulare, Formulare zur Profilaktualisierung und die für die Registrierung vorgesehenen Landingpages aufgenommen.

Die Felder werden auch in Popup-Formularen enthalten sein, die das Designformat Modal (Dialogfenster) und als Bildausrichtung entweder None (Keine) oder Top (Oben) verwenden.

Gehe folgendermaßen vor, wenn du Layouts für Pop-up-Formulare aussuchen willst die mit den DSGVO-Feldern für deine Zielgruppe kompatibel sind.

1. Klicke auf Audience(Zielgruppe)und wähle danach Signup forms(Registrierungsformulare).
   
2. Scrolle zur Kachel Pop-up-Formular und klicke dann auf Pop-up-Formular.
3. Gib einen Formularnamen ein, klicke dann auf das Dropdown-Menü Zielgruppe und wähle die gewünschte Zielgruppe.
4. Klicke auf Begin (Beginnen).
5. Klicke auf Layoutund wähle dann ein Pop-up-Formular-Layout aus, dass die DSGVO unterstützt. Du erhältst eine Benachrichtigung Supports GDPR (Unterstützt DSGVO).
   

Einrichtung deines DSGVO-freundlichen Registrierungsformulars

Um DSGVO-Felder in deinen Registrierungsformularen zu verwenden, aktivierst du diese für jede Zielgruppe, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern erfasst oder enthält. Anschließend bearbeitest du sie dann so, dass sie deine Marketingpraktiken widerspiegeln.

DSGVO-Felder aktivieren und bearbeiten

Nachdem du DSGVO-Felder für eine Zielgruppe aktiviert hast, können diese angezeigt und bearbeitet werden. Diese Felder sind in den meisten Registrierungsformularen enthalten, die mit dieser Zielgruppe verknüpft sind. Dazu zählen: Popup-Formulare, das gehostete Registrierungsformular, eingebettete Formulare und für die Registrierung vorgesehene Landingpages.

So aktivierst und bearbeitest du DSGVO-Felder für deine Zielgruppe:

1. Klicke auf Audience (Zielgruppe), dann auf Audience dashboard (Zielgruppen-Dashboard).
   
2. Wenn du mehrere Zielgruppen hast, musst du zur Auswahl der gewünschten Zielgruppe die Dropdown-Liste Aktuelle Zielgruppe anklicken.
3. Klicke auf das Dropdown-Menü Manage Audience (Zielgruppe verwalten) und dann auf Settings(Einstellungen).
4. Klicke auf der Seite Einstellungen auf DSGVO-Felder und -Einstellungen.
5. Aktiviere das Kontrollkästchen Enable GDPR fields on Signup Forms (DSGVO-Felder in Registrierungsformularen aktivieren).
   
6. Bearbeite auf der Seite GDPR Marketing Preferences (DSGVO-Marketingeinstellungen) deine DSGVO-Felder.
7. Klicke auf DSGVO-Einstellungen speichern.

Fertig! Wenn deine Formulare in Verwendung sind, solltest du mit weiteren Änderungen vorsichtig sein. Wenn du eine Kontrollkästchen-Option änderst, ist die Einwilligung, die du vor der Änderung erhalten hast, nicht mehr gültig und du musst das Opt-in erneut bestätigen. Wenn du dein Formular ändern möchtest, empfehlen wir dir, eine neue Option hinzuzufügen oder eine alte zu entfernen.

DSGVO-Felder im Formular-Builder bearbeiten

Nachdem du DSGVO-Felder aktiviert hast, kannst du diese auch im Formular-Builder bearbeiten. Die Änderungen, die du im Formular-Builder vornimmst, gelten für die meisten Mailchimp-Registrierungsformulare, einschließlich kompatibler Popup-Formulare und Landingpages.

So bearbeitest du DSGVO-Felder im Formular-Builder:

1. Klicke auf Audience(Zielgruppe)und wähle danach Signup forms(Registrierungsformulare).
   
2. Scrolle bis zur Kachel Formular-Builder und klicke dann auf Formulare verwalten.
3. Wenn du mehrere Zielgruppen hast, musst du zur Auswahl der gewünschten Zielgruppe die Dropdown-Liste Aktuelle Zielgruppe anklicken.
4. Wähle deine Einstellungen im Feld Marketingberechtigungen .

5. Bearbeite im Abschnitt Field settings (Feldeinstellungen) deine DSGVO-Felder.
   

   Wenn du möchtest, dass deine Kontakte vor dem Abonnieren eine Option auswählen müssen, klicke auf ein beliebiges Feld und markiere dann das Kontrollkästchen Pflichtfeld.

6. Klicke, wenn du fertig bist, auf Felder speichern.

Segmentiere deine Zielgruppe nach Marketingberechtigungen

Nachdem du die Kontrollkästchen für die Marketingberechtigung eingerichtet hast, segmentierst du deine Zielgruppe. So stellst du sicher, dass deine E-Mail nur an die Personen gesendet wird, die über dein Registrierungsformular ihre Zustimmung gegeben haben.

So erstellst und speicherst du ein Segment in deiner Zielgruppe:

1. Klicke auf Audience (Zielgruppe) und dann auf All contacts__ (Alle Kontakte).
   
2. Wenn du mehrere Zielgruppen hast, musst du zur Auswahl der gewünschten Zielgruppe die Dropdown-Liste Current Audience (Aktuelle Zielgruppe) anklicken.
3. Klicke auf das Dropdown-Menü Neues Segment erstellen und dann auf Standardsegment.
4. Wähle in der ersten Dropdown-Liste die Bezeichnung deines DSGVO-Formularfelds aus. Standardmäßig ist das als Marketing permissions (Marketingberechtigungen) gekennzeichnet.
5. Erstelle für jede Marketingberechtigung ein eigenes Segment. Du kannst bis zu fünf Bedingungen hinzufügen, um ein Segment mit Kontakten zu erstellen, die mehrere Marketingberechtigungen erteilt haben.
6. Wenn du mit deinen Bedingungen zufrieden bist, klicke auf Preview Segment (Segmentvorschau), um die Kontakte anzuzeigen, die deinen Bedingungen entsprechen.
7. Klicke auf Als Segment speichern.
8. Gib im Pop-up-Dialogfenster Als Segment speichern einen Namen für dein Segment an und klicke dann auf Speichern.

Weitere Informationen zum Verwalten von Segmenten erhältst du unter Speichern und Verwalten von Segmenten.

Einwilligung einholen

Nachdem du deine Formulare aktualisiert und deine Segmente eingerichtet hast, kannst du von neuen Kontakten die Einwilligung einholen und entsprechend vermarkten. Allerdings müssen deine bestehenden Kontakte weiterhin ihre Genehmigung für dein Marketing erteilen. Teile deinen Kontakten im Rahmen einer Einwilligungs-E-Mail mit, dass sie ihr Profil aktualisieren müssen.

Wir haben eine E-Mail-Vorlage erstellt, die dir dabei hilft, die E-Mail von Grund auf neu zu gestalten. Sende deine Einwilligungs-E-Mail an alle Mitglieder deiner Zielgruppe und stelle sicher, dass sie auch einen Link zum Aktualisieren der Einstellungen beinhaltet. Das Klick-Tracking funktioniert nicht mit dem Link zur Profilaktualisierung oder anderen systemgenerierten Merge-Tags. Daher musst du die DSGVO-Formularfelder und -segmente überprüfen, um festzustellen, wer seine Einstellungen aktualisiert hat.

So holst du die Einwilligung deiner bestehenden Kontakte ein:

1. Erstelle eine neue E-Mail-Kampagne.
2. Benenne deine E-Mail und klicke dann auf Begin (Starten).
3. Klicke im Abschnitt Content (Inhalt) auf Design Email(E-Mail entwerfen).
   
4. Klicke auf der Seite Choose your email builder (Deinen E-Mail-Builder auswählen) im Abschnitt Classic Builder (Klassischer Builder) auf Select (Auswählen).
5. Klicke auf der Seite Select a template (Eine Vorlage auswählen) auf den Tab Themes (Designs).

6. Klicke auf das Dropdown-Menü und dann auf Subscriber Alerts(Abonnentenbenachrichtigungen).
   

7. Klicke auf die Vorlage GDPR Subscriber Alert (DSGVO-Abonnentenbenachrichtigung).
   

Die Vorlage bietet dir Formulierungsvorschläge, die du bearbeiten kannst. Führe für deine E-Mail wie gewohnt Vorschau und Test durch und sende sie dann an deine gesamte Zielgruppe.

Wenn du deine Einwilligungskampagne abgeschickt hast, verwende deine Marketingberechtigungssegmente, um nur mit Kontakten zu kommunizieren, die sich ausdrücklich für dein Marketing entschieden haben. Es kann hilfreich sein, für alle Kontakte, die sich gegen den Erhalt deiner Marketingmitteilungen entschieden haben, eine Sammel-Abbestellung durchzuführen.

Einige EU-Behörden empfehlen Unternehmen, sich die Einwilligung regelmäßig bestätigen zu lassen, wobei sie darauf hinweisen, dass E-Mails zur erneuten Bestätigung weiterhin versendet werden können. Wichtig ist, dass du über eine rechtliche Grundlage verfügst (wie beispielsweise eine Einwilligung oder berechtigtes Interesse), um eine E-Mail an einen Kontakt zu senden.

Wenn du das Gefühl hast, dass du nach der DSGVO nicht berechtigt bist, einen Kontakt per E-Mail anzusprechen, solltest du an diesen keine erneute Bestätigung senden und ihn aus deiner Zielgruppe entfernen. Wie immer empfehlen wir, dich an einen Anwalt in deiner Nähe zu wenden, um deine spezifische Situation zu erörtern.

Formularversionen

Wenn sich ein neuer Kontakt über ein gehostetes, Pop-up- oder Landingpage-Registrierungsformular für dein Marketing anmeldet und deiner DSGVO-konformen Zielgruppe hinzugefügt wird, zeichnen wir die Feldinformationen in einer Plain-Text-Version deines Formulars auf. Diese erfasst die DSGVO-Felder, die deinem Kontakt beim Abonnieren angezeigt wurden. So kannst du belegen, dass du deine Marketingaktivitäten genau beschrieben hast. Du kannst diese Informationen jederzeit auf der Profilseite des Kontakts einsehen.

Du kannst hier die Opt-in-Einstellungen für deinen Kontakt bearbeiten, was wir dir aber nicht empfehlen können. Falls du die Einstellungen eines Kontakts bearbeiten möchtest, stelle vorher sicher, dass du dazu seine ausdrückliche und verifizierbare Zustimmung erhalten hast.