Ottieni il consenso con i moduli GDPR

Se la tua attività si svolge nell’Unione Europea (UE), o se tratti i dati personali di residenti UE, il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) ti riguarda.

Quando ci si basa sul consenso come base giuridica per il trattamento dei dati, il GDPR stabilisce che il consenso ottenuto deve essere fornito liberamente, specifico, informato e inequivocabile. Devi anche spiegare chiaramente ai contatti come prevedi di utilizzarne i dati personali. I moduli di iscrizione Mailchimp possono aiutarti ad agire in conformità a questa normativa. I nostri moduli a norma GDPR opzionali includono caselle di spunta per il consenso al trattamento dei dati personali, insieme a sezioni modificabili che spiegano come e perché li stai utilizzando.

In questo articolo, scoprirai in che modo i moduli di iscrizione possono aiutarti a operare in conformità alla normativa GDPR.

Prima di iniziare

Ecco alcune cose da sapere prima di iniziare.

• L’abilitazione dei campi GDPR sui moduli di iscrizione non basta per renderti conforme. È la prima fase del processo.
• Se raccogli e gestisci i record di consenso dei contatti al di fuori di Mailchimp, puoi importare le autorizzazioni di marketing in un pubblico conforme al GDPR. È tua responsabilità dimostrare che i contatti hanno acconsentito alle autorizzazioni di marketing da te importate.
• I moduli pop-up che utilizzano il formato di design Modale (allineato al centro), più l’allineamento per l’immagine Nessuno o In alto, sono compatibili con i campi GDPR.
• Mailchimp offre risorse come strumenti e informazioni, ma non consulenza legale. Ti consigliamo di contattare il tuo consulente legale per scoprire in che modo il GDPR ti riguarda.
• Se ti trovi nell’Unione Europea o utilizzi Mailchimp per fare marketing nella UE, consulta la sezione 20 dei nostri Termini di utilizzo standard e la nostra Dichiarazione globale sulla riservatezza. Queste politiche includono informazioni importanti sul modo in cui Mailchimp tratta i dati dei cittadini UE, e su cosa fare se si conservano dati UE nel proprio account Mailchimp.

Come funziona

La semplice abilitazione dei campi GDPR sui moduli di iscrizione non basta per renderti conforme. È la prima parte di un processo multifase. Per ottenere il consenso dai contatti nuovi ed esistenti, dovrai configurare i tuoi moduli, creare un segmento e inviare un’email di consenso. Ecco come funziona.

Imposta un modulo di iscrizione a norma GDPR

• Abilita i campi GDPR
  Attiva i campi GDPR sui moduli di iscrizione destinati ai pubblici tutelati dal regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
• Modifica i campi GDPR
  Mailchimp offre un linguaggio consigliato per la compilazione dei campi GDPR che facilita la creazione di moduli a norma. Potresti avere necessità di modificare tale contenuto per adattarlo al tuo piano di marketing, dunque assicurati di rileggerlo con attenzione. Se scegli di scrivere di tuo pugno, accertati di spiegare con chiarezza il motivo per cui stai raccogliendo i dati.

Segmenta il pubblico in base alle autorizzazioni di marketing

Segmenta il pubblico in base alle autorizzazioni di marketing ottenute tramite il modulo di iscrizione. Non è necessario attendere di aver raccolto i dati per creare segmenti. Una volta creati e salvati i vari segmenti, potrai accedervi in qualsiasi momento. Assegna ai segmenti nomi espliciti in modo da poterli trovare facilmente.

Ottieni il consenso

Dopo aver creato i segmenti, puoi ottenere il consenso all’invio delle email di marketing per tali contatti. I nuovi contatti possono iscriversi mediante il modulo pubblicato ma vorrai anche rivolgerti ai tuoi contatti esistenti.

• Dai nuovi contatti
  Una volta salvate le modifiche in Form Builder, il modulo di iscrizione includerà i campi GDPR nei moduli pubblicati compatibili. I nuovi contatti che utilizzeranno questo modulo di iscrizione potranno dare il consenso esplicito alle tue campagne di marketing.
• Dai contatti esistenti
  Dovrai anche ottenere il consenso ai sensi del GDPR dai contatti che hai già. Invia al tuo pubblico un’email che includa un link per aggiornare le impostazioni.

Invia le campagne

Dopo aver salvato il segmento di consenso e ottenuto il consenso dei contatti mediante il modulo pubblicato, utilizza quest’ultimo per inviare la tua campagna email o pubblicitaria solo a tali persone.

Campi GDPR

I campi del modulo GDPR includono caselle di spunta che i contatti utilizzeranno per acconsentire alle tue attività di marketing, offrendo a te spazio sufficiente per aggiungere le informazioni necessarie. Mailchimp suggerisce una lingua che puoi modificare in base alle esigenze del tuo piano di marketing. Assicurati che ciascuna sezione descriva in modo accurato le tue attività di marketing.

La presente tabella indica cosa va incluso in ciascun campo.

Quali sono i moduli compatibili con i campi GDPR?

Dopo aver abilitato i campi GDPR per il tuo pubblico, questi campi saranno inclusi nei moduli di iscrizione ospitati per il tuo pubblico, nei moduli incorporati, nei moduli di aggiornamento del profilo e nelle pagine di destinazione riservate alle iscrizioni.

I campi saranno inclusi anche nei moduli pop-up che utilizzano il formato di design Modale e nei moduli pop-up con nessun allineamento dell’immagine o con allineamento in alto.

Per individuare i layout dei moduli pop-up compatibili con i campi GDPR per il tuo pubblico, segui questi passaggi.

1. Fai clic su Pubblico, poi seleziona Moduli di iscrizione.
   
2. Scorri fino al riquadro del Modulo pop-up , quindi fai clic su Modulo pop-up.
3. Inserisci il nome del modulo, quindi fai clic sul menu a tendina Pubblico e scegli quello con cui desideri lavorare.
4. Fai clic su Inizia.
5. Fai clic su Layout, quindi scegli un layout di modulo pop-up supportato dal GDPR. Saranno contrassegnati dall’indicazione “Supports GDPR” (Supporta GDPR) .
   

Imposta un modulo di iscrizione a norma GDPR

Per utilizzare campi GDPR nei moduli di iscrizione, abilitali per ogni pubblico che raccoglie o contiene dati personali di cittadini UE, quindi modificali per adattarli alle tue esigenze di marketing.

Abilita e modifica i campi GDPR

Dopo aver abilitato i campi GDPR per un pubblico, sarà possibile visualizzarli e modificarli. Essi verranno inclusi nella maggior parte dei moduli di iscrizione associati a tale pubblico, inclusi moduli pop-up, moduli di iscrizione ospitati, moduli incorporati e pagine di destinazione per l’iscrizione.

Per abilitare e modificare i campi GDPR per il tuo pubblico, segui questi passaggi.

1. Fai clic su “Audience” (Pubblico), quindi fai clic su “Audience Dashboard” (Dashboard pubblico).
   
2. Se hai più di un pubblico, fai clic sul menu a tendina Pubblico attuale e seleziona quello desiderato.
3. Fai clic sul menu a tendina “Manage Audience” (Gestisci pubblico) , quindi fai clic su “Settings” (Impostazioni).
4. Nella sezione Impostazioni , fai clic sui campi e sulle impostazioni GDPR.
5. Seleziona la casella “Enable GDPR fields on signup forms” (Abilita campi GDPR sui moduli di iscrizione) .
   
6. Nella pagina “GDPR Marketing Preferences” (Preferenze di marketing GDPR) , modifica i tuoi campi GDPR.
7. Fai clic su Salva impostazioni GDPR.

Ecco fatto! Una volta che i moduli sono in uso, fai attenzione a eventuali altre modifiche apportate. Modificando l'opzione di una casella di spunta, il consenso ricevuto prima di effettuare tale modifica non sarà più valido e sarà necessario riconfermarlo. Se desideri modificare il modulo, ti suggeriamo di aggiungere una nuova opzione o di rimuoverne una vecchia.

Modifica i campi GDPR in Form Builder

Dopo aver abilitato i campi GDPR, puoi modificarli anche in Form Builder. Le modifiche apportate in Form Builder si applicheranno alla maggior parte dei moduli di iscrizione Mailchimp, compresi i moduli pop-up e le pagine di destinazione compatibili.

Per modificare i campi GDPR in Form Builder, segui questi passaggi.

1. Fai clic su Pubblico, poi seleziona Moduli di iscrizione.
   
2. Scorri fino al riquadro Form Builder , poi fai clic su Gestisci moduli.
3. Se hai più di un pubblico, fai clic sul menu a tendina Pubblico attuale e seleziona quello desiderato.
4. Seleziona le impostazioni nel campo Autorizzazioni marketing .

5. Nella sezione “Field settings” (Impostazioni campo) , modifica i campi GDPR.
   

   Se desideri richiedere ai tuoi contatti di scegliere un’opzione prima che si iscrivano, fai clic su un campo qualsiasi, quindi seleziona la casella di controllo Campo obbligatorio.

6. Quando hai finito, fai clic su Salva campi.

Segmenta il pubblico in base alle autorizzazioni di marketing

Dopo aver impostato le caselle di spunta delle autorizzazioni di marketing, segmenta il pubblico per assicurarti di inviare la tua email solo alle persone che hanno dato il consenso tramite il modulo di iscrizione.

Per creare e salvare un segmento del pubblico, segui questi passaggi.

1. Fai clic su “Audience” (Pubblico), quindi su “All contacts” (Tutti i contatti).
   
2. Se hai più di un pubblico, fai clic sul menu a tendina “Pubblico attuale” e seleziona quello desiderato.
3. Fai clic sul menu a tendina Crea nuovo segmento , quindi su Segmento regolare.
4. Nel primo menu a tendina, scegli l’etichetta di campo del modulo GDPR. Per impostazione predefinita, è etichettato come Autorizzazioni di marketing.
5. Crea un segmento separato per ciascuna autorizzazione di marketing. Puoi aggiungere fino a cinque condizioni per creare un segmento che includa i contatti che hanno acconsentito a diverse autorizzazioni di marketing.
6. Quando hai terminato di impostare le condizioni, fai clic su “Preview Segment” (Anteprima segmento) per visualizzare i contatti che corrispondono alle tue condizioni.
7. Fai clic su Salva come segmento.
8. Nella finestra pop-up Salva come segmento , inserisci un nome per il tuo segmento e fai clic su Salva.

Per ulteriori informazioni sulla gestione dei segmenti, consulta la sezione “Save and Manage Segments” (Salva e gestisci segmenti).

Ottieni il consenso

Ora che hai aggiornato i moduli e configurato i segmenti, puoi richiedere il consenso ai nuovi contatti per effettuare un marketing più mirato. Tuttavia, è comunque necessario che anche i contatti esistenti diano il consenso alla ricezione del tuo marketing. Usa un’email di consenso per informare i contatti di aggiornare il loro profilo.

Abbiamo creato un template email per aiutarti, ma puoi anche creare la tua email da zero. Invia l’email di consenso a tutto il tuo pubblico e assicurati che includa il link “Update Your Preferences” (Aggiorna le tue preferenze). Il monitoraggio dei clic non funziona con il link Aggiorna profilo o altri merge tag generati dal sistema, quindi dovrai utilizzare i campi e i segmenti del modulo GDPR per vedere chi ha aggiornato le proprie impostazioni.

Per ottenere il consenso dai contatti esistenti, segui questi passaggi.

1. Crea una nuova campagna email.
2. Assegna un nome alla tua email, quindi fai clic su “Begin” (Inizia).
3. Nella sezione “Content” (Contenuti) , fai clic su “Design Email” (Progetta email).
   
4. Nella pagina “Choose your email builder” (Scegli il generatore di email) , fai clic su “Select (Seleziona) nella sezione “Classic Builder” (Builder classico) .
5. Nella pagina “Select a template” (Seleziona un template) fai clic sulla scheda “Themes” (Temi) .

6. Fai clic sul menu a tendina, quindi fai clic su “Subscriber Alerts” (Avvisi per gli iscritti).
   

7. Fai clic sul template Avviso per gli iscritti GDPR.
   

Il template include un contenuto suggerito che è possibile modificare. Visualizza l’anteprima e testa la tua email come faresti normalmente, poi inviala a tutto il tuo pubblico.

Dopo aver inviato la tua campagna di consenso, usa i segmenti Autorizzazioni di marketing per comunicare solo con i contatti che hanno espressamente acconsentito alle campagne marketing. Potrebbe tornarti utile annullare l’iscrizione in blocco per tutti i contatti che non hanno acconsentito a ricevere da te alcuna comunicazione di marketing.

Alcune autorità dell’Unione Europea raccomandano alle aziende di aggiornare periodicamente il consenso, sottolineando che le riconferme possono ancora essere inviate. È importante disporre di una base legale (come il consenso o un interesse legittimo) per inviare un’email a un contatto.

Se ritieni di non avere una base adeguata ai sensi del GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) per inviare un’email a un determinato contatto, evita di mandargli email di riconferma ed eliminalo dal tuo pubblico. Come sempre, ti suggeriamo di rivolgerti a un consulente legale locale per discutere i dettagli della tua situazione.

Versioni del modulo

Quando un nuovo contatto si iscrive al tuo marketing tramite un modulo di iscrizione ospitato, pop-up o di una pagina di destinazione per un pubblico conforme al GDPR, registreremo le informazioni dei campi in una versione testo normale del modulo. Questa riporta i campi GDPR che il contatto ha visto al momento dell’iscrizione, in modo da poter dimostrare che hai descritto accuratamente la tua attività di marketing. Puoi consultare queste informazioni in qualsiasi momento dalla pagina di profilo del contatto.

Qui puoi anche modificare le preferenze di consenso del contatto, ma non lo consigliamo. Se scegli di modificare le preferenze di un contatto, assicurati di averne il consenso esplicito e verificabile.