Zeit und Ressourcen mit Aufgabenautomatisierung optimal nutzen

Was ist Aufgabenautomatisierung?

Bei der Aufgabenautomatisierung geht es darum, zeitaufwendige Arbeitsaufgaben zu automatisieren, die nicht unbedingt die übergeordneten Geschäftsziele unterstützen.

Stattdessen kann es notwendig sein, wichtige Informationen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Leider hindern diese weniger wichtigen Verwaltungsaufgaben deine Mitarbeiter daran, mehr an einem Tag zu erledigen.

Du kannst langweilige, mühsame Aufgaben von deiner To-do-Liste streichen und sie automatisieren, um die Genauigkeit deiner Workflows zu verbessern und die Effizienz deiner Mitarbeiter zu erhöhen. Unternehmen verwenden in der Regel Software zur Aufgabenautomatisierung, um Aufgaben erledigen zu lassen, ohne dass sie selbst einen Finger rühren müssen. Das spart Zeit und hilft dabei, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu steigern.

Was sind Tools zur Aufgabenautomatisierung?

Software für die Aufgabenautomatisierung dient dazu, bestimmte Aufgaben zu automatisieren, damit diese nicht mehr manuell ausgeführt werden müssen. Es gibt viele verschiedene Arten von Programmen, um manuelle Aufgaben zu automatisieren. Welches davon am besten für deine Zwecke geeignet ist, hängt von den Workflows ab, die du automatisieren möchtest.

So kannst du beispielsweise die Dateneingabe mit deiner CRM-Software oder den Abrechnungsprozess mit einer Buchhaltungslösung automatisieren, die über Tools zur Aufgabenautomatisierung verfügt.

Bei Tools zur Aufgabenautomatisierung kann es sich um Projektmanagement-Tools oder andere Software handeln, die zur Unterstützung anderer Bereiche deines Unternehmens entwickelt wurde. Hier sind ein paar Beispiele, die verdeutlichen, welche Optionen dir dafür zur Auswahl stehen.

CRM-Software

Eine robuste CRM-Software ermöglicht es dir, Marketingautomatisierung und Workflows basierend auf Triggern einzurichten. Im Grunde bestimmst du, wann was passieren wird.

Wenn du zum Beispiel eine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt verschicken willst, kannst du sie mit deinem CRM im Voraus planen. Zusätzlich kannst du automatisierte Begrüßungsmails erstellen und gleichzeitig potenzielle Leads automatisieren, indem du neue Kontaktdaten direkt an einen Verkäufer sendest, sobald dieser ein Formular ausgefüllt hat.

Kundenservice-Software

Wenn du täglich mehrere Kundenanfragen bearbeitest, könntest du die Kommunikation mit deinen geschätzten Kunden durch die Automatisierung des Kundenservices optimieren. Mit dieser Software können Kunden Tickets erstellen, Live-Chat oder Chatbots nutzen und E-Mails direkt an dein Unternehmen senden.

Aufgabenmanagement-Software

Aufgabenmanagement-Software wurde entwickelt, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern und die Zusammenarbeit zu verbessern, indem sie Teams Aufgabenlisten und Aufgaben zur Verfügung stellt. Mit robuster Software kannst du einfache Aufgaben automatisieren, wie das Senden einer Benachrichtigung an einen Manager, um ihn darüber zu informieren, dass eine Aufgabe abgeschlossen wurde.

Vorteile der Aufgabenautomatisierung

Das Hauptziel der Aufgabenautomatisierung besteht darin, die Produktivität zu verbessern. Wenn du Arbeitsaufgaben automatisierst, kannst du die Zeit, die du für die Erledigung einer Aufgabe brauchst, effektiv reduzieren. So können deine Mitarbeiter schneller mehr erreichen.

Zu den Vorteilen der Aufgabenautomatisierung gehören:

Verbessert das Zeitmanagement

Die Automatisierung von Aufgaben verbessert das Zeitmanagement – vor allem, wenn sie im Zusammenspiel mit einer Software zur Aufgabenverwaltung zum Einsatz kommt. Da sich deine Mitarbeiter so nicht mehr um administrative Aufgaben wie die Dateneingabe kümmern müssen, können sie nahtlos von Aufgabe zu Aufgabe wechseln.

Erhöht die Effizienz

Die Automatisierung von Aufgaben ermöglicht es deinen Mitarbeitern, mehr zu erreichen. Mit der Workflow-Automatisierung können sie ihren Arbeitstag produktiver gestalten und sich gleichzeitig auf wichtigere Geschäftsinitiativen konzentrieren. Denn so lassen sich nicht nur Effizienzsteigerungen erzielen, sondern auch mühsame Aufgaben eliminieren, die deine Mitarbeiter als lästig und langweilig empfinden, was ihre Zufriedenheit verbessern kann.

Reduziert Fehler

Durch Aufgabenautomatisierung lässt sich das Risiko menschlicher Fehler minimieren. Die Dateneingabe ist eine der Aufgaben, die am häufigsten automatisiert wird, weil sie unnötig Zeit in Anspruch nimmt und niemand Freude daran hat. Außerdem ist sie anfällig für menschliche Fehler.

Wenn beispielsweise jemand eine Zahl falsch eingibt, hat das zur Folge, dass Berichte und Finanzinformationen ungenau sind. Durch Automatisierung werden deine Daten nahtlos und fehlerfrei von einem Programm in ein anderes übertragen.

Verbessert die Work-Life-Balance

Die Automatisierung von Aufgaben kann die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern. Da sich durch die Automatisierung von Aufgaben Dinge schneller erledigen lassen, kann sich das positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken. Denn so fällt es ihnen leichter, bestimmte Fristen einzuhalten, was Stress reduziert und dabei hilft, abends und am Wochenende abzuschalten und sich zu amüsieren.

So automatisierst du Aufgaben

Aufgaben zu automatisieren ist einfach, aber wie du das Ganze angehst, hängt letztendlich von den Tools ab, die du dafür verwendest. Viele Softwareprogramme sind heute mit Features zur Aufgabenautomatisierung ausgestattet, was bedeutet, dass du Tutorials online finden oder direkt mit deinem Softwareanbieter zusammenarbeiten kannst, um zu erfahren, wie das geht. Im Allgemeinen sieht der Prozess zur Automatisierung von Aufgaben wie folgt aus:

1. Erstelle eine Liste deiner Aufgaben

Erstelle eine Liste aller Aufgaben, die du regelmäßig erledigst. Dabei kann es sich um einfache Dinge wie das Abrufen von E-Mails und das Löschen von Spam bis hin zu komplexen Tätigkeiten wie die Überprüfung von Finanzinformationen handeln.

2. Kategorisiere deine Aufgaben

Manche Aufgaben lassen sich nicht automatisieren, viele aber schon. Unterteile deine Liste mit Standardaufgaben nun basierend darauf, ob Aufgaben automatisiert werden können oder nicht.

3. Finde ein Tool zur Aufgabenautomatisierung

Nachdem du deine Liste automatisierter Aufgaben abgeschlossen hast, kannst du herausfinden, welche Software dafür am besten geeignet ist. In den meisten Fällen benötigst du möglicherweise mehrere Tools – abhängig von den Arten von Aufgaben, die du erledigen möchtest.

Es stehen jedoch auch verschiedene Optionen zur Auswahl, mit denen du deine eigenen Aufgabenautomatisierungen entwickeln und implementieren kannst. Achte einfach darauf, dass sie sich in deine bestehende Software integrieren lassen.

4. Implementiere deine Aufgabenautomatisierung

Sobald du das richtige Tool gefunden hast, kannst du mit der Automatisierung von Aufgaben beginnen. Nachdem du einen Workflow erstellt hast, kannst du ihn überprüfen und testen, um sicherzustellen, dass er wie vorgesehen funktioniert.

Arten von Aufgaben, die automatisiert werden können

Wir haben bereits erwähnt, dass es zwei Arten von Aufgaben gibt: solche, die automatisiert werden können, und solche, die nicht automatisiert werden können. Leider kann nicht alles, was du bei der Arbeit tust, von einem Computerprogramm erledigt werden.

Hier findest du eine Übersicht über Aufgaben, die automatisiert werden können, um dir beim Erstellen deiner Liste zu helfen und neue Aufgaben zu finden, die du erledigen lassen kannst:

Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingaben, das Versenden von Benachrichtigungen und das Löschen von Spam-E-Mails können alle automatisiert werden. Die meisten Menschen nutzen die Aufgabenautomatisierung, um sich wiederholende Aufgaben von ihrer To-do-Liste zu streichen und so mehr Zeit für Dinge zu haben, die dabei helfen, wichtigere Geschäftsziele zu erreichen.

E-Mail-Verwaltung

Marketing-E-Mails zu erstellen und zu versenden, muss keine große Sache sein. Statt auf den richtigen Zeitpunkt zu warten, um deine E-Mails auf ihren Weg zu schicken, kannst du sie im Voraus vorbereiten und einen Versandplan festlegen. Das kannst du für alle deine E-Mails tun, einschließlich E-Mail-Sequenzen.

So kannst du beispielsweise eine Reihe von E-Mails versenden, um Leads zu pflegen, oder Nachrichten basierend auf den Aktionen verschicken, die Abonnenten auf deiner Website durchgeführt haben, wie etwa das Abbrechen ihres Warenkorbs.

Social-Media-Beiträge

Die Verwaltung deiner sozialer Medien kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, vor allem, wenn du tagtäglich einen Beitrag veröffentlichst. Wenn du jedoch in ein Social-Media-Managementtool investierst, kannst du Beiträge auf all deinen Plattformen im Voraus planen und Kennzahlen in Echtzeit im Blick behalten. So sparst du Zeit beim Erstellen von Beiträgen und kannst dich mehr darauf konzentrieren, deine Zielgruppe bei der Stange zu halten.

Kundenservice

Durch die Automatisierung des Kundenservices verschaffst du deinem Support-Team mehr Zeit, um sich dringenderen Kundenanliegen zu widmen.

Wenn ein Kundenservicemitarbeiter beispielsweise nicht mehr Kunden per E-Mail nach Versandinformationen fragen muss, weil ein Live-Chat oder Chatbot-Feature diese Aufgabe übernimmt, kann er sich darauf konzentrieren, Kunden mit ernsteren Problemen zu helfen.

Vertrieb und Marketing

Viele Aspekte des Vertriebs und Marketings können automatisiert werden.

Zum Beispiel kannst du jedes Mal, wenn jemand ein Formular auf deiner Website ausfüllt, eine Willkommens-E-Mail und eine interne E-Mail an dein Vertriebsteam senden, um ihnen mitzuteilen, dass sie einen neuen Kontakt haben. Mit internen Workflows kannst du verschiedene Aspekte deiner Marketingaktivitäten automatisieren, darunter Lead-Generierung, Pflege und Datenanalyse.

So wählst du eine Software zur Aufgabenautomatisierung aus

Nicht jede Aufgabenautomatisierungssoftware ist für jeden Zweck geeignet. Während einige es dir ermöglichen, jede denkbare Aufgabe mit der richtigen Implementierungsstruktur zu automatisieren, bieten andere Features, die zu einem anderen Produkttyp hinzugefügt werden können. Wenn du beispielsweise eine Buchhaltungssoftware verwendest, kannst du Automatisierungen für Rechnungen und Erinnerungen einrichten.

Um zu entscheiden, welche Art von Software zur Aufgabenautomatisierung für dein Unternehmen am besten geeignet ist, solltest du folgende Faktoren berücksichtigen:

Preis

Wenn du ein robustes Tool brauchst, solltest du bereit sein, mehr auszugeben. Viele kleine Unternehmen benötigen keine Software, die alles für sie erledigen kann. Stattdessen könnten sie Add-on-Features verwenden, die sie in ihre bestehende Softwarelösung integrieren können.

Wenn du jedoch eine umfassendere Plattform zur Aufgabenverwaltung suchst, kannst du dich bei dem Vertriebsteam nach dem Preis erkundigen oder basierend darauf, wie viele Automatisierungen du erstellen möchtest, einen entsprechenden Tarif auswählen.

Funktionen

Nicht jede Software zur Aufgabenautomatisierung lässt sich in deine bestehenden Tools integrieren. Wenn du eine bestimmte Art von Aufgabe automatisieren musst, kannst du vielleicht mit einem deiner bestehenden Anbieter zusammenarbeiten.

Wenn du zum Beispiel E-Mail-Marketing-Software verwendest, hast du bereits Zugriff auf Automatisierungs-Features.

Integrationen

Damit Aufgabenmanagement-Software funktioniert, muss sie sich in deine bestehenden Tools integrieren lassen. Wenn du bestimmte Tools hast, die du täglich verwendest, kannst du auf der Website des Anbieters nachsehen, welche Integrationen dieser anbietet.

Mit Aufgabenautomatisierung dein Zeitmanagement verbessern

Die meisten Vollzeitbeschäftigten haben nur acht Stunden Zeit, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Mit einer Software zur Aufgabenautomatisierung kannst du dir mehr Zeit für wichtige Geschäftsaufgaben freischaufeln, die deine übergeordneten Ziele unterstützen, und so deine Produktivität verbessern.

Wenn du Fehler reduzieren und zeitaufwendige manuelle Prozesse eliminieren möchtest, bist du bei Mailchimp genau an der richtigen Adresse. Mit unserer All-in-one-Marketing-Suite kannst du alles automatisieren – von deinen E-Mail-Kampagnen bis hin zu deinen Beiträgen in den sozialen Medien. Teste Mailchimp noch heute und nutze die Vorteile der Automatisierung für dein Unternehmen.