Maximiza tu tiempo y recursos con la automatización de tareas

¿Qué es la automatización de tareas?

La automatización de tareas es el proceso de automatizar tareas de trabajo que consumen mucho tiempo y que no necesariamente dan soporte a los objetivos generales de la empresa.

En su lugar, puede que sea necesario realizar un seguimiento de la información importante y asegurarse de que todos estén en la misma página. Desafortunadamente, estas tareas administrativas menos críticas impiden que tus empleados logren más en un día.

Puedes automatizar tareas laborales para mejorar la precisión del proceso de trabajo y hacer que tus empleados sean más eficientes, sacando algunas tareas aburridas y tediosas de las listas. Las empresas suelen utilizar software de automatización de tareas para realizar las tareas en lugar de manejarlas manualmente, lo que ahorra tiempo y puede elevar la moral de los empleados.

¿Qué son las herramientas de automatización de tareas?

El software de automatización de tareas está diseñado para automatizar ciertas tareas, lo que significa que ya no es necesario realizarlas manualmente. Hay muchos tipos diferentes de programas disponibles para automatizar tareas manuales, y el tipo que necesites dependerá de los procesos de trabajo que desees automatizar.

Por ejemplo, puedes automatizar la entrada de datos con tu software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o automatizar el proceso de facturación con una solución de contabilidad que venga con herramientas de automatización de tareas.

Las herramientas de automatización de tareas pueden ser herramientas de gestión de proyectos u otro software diseñado para dar soporte a otras áreas de tu empresa. Estos son algunos ejemplos para ayudarte a comprender las opciones:

Software de CRM

Un software de CRM robusto permite configurar la automatización de marketing y los procesos de trabajo basados en activadores. Básicamente, tú determinarás cuándo sucederá algo y qué sucederá.

Por ejemplo, si quieres enviar un correo electrónico a una hora determinada, puedes utilizar tu CRM para programarlo. Además, puedes crear correos electrónicos automatizados de bienvenida mientras automatizas la captación de clientes potenciales enviando la nueva información de contacto directamente a un vendedor una vez que la persona completan un formulario.

Software de atención al cliente

Si atiendes varias consultas de servicio al cliente al día, podrías invertir en automatización del servicio al cliente que agilice la forma en que te comunicas con tus valiosos clientes. Con este software, los clientes pueden crear tickets, usar chat en tiempo real o chatbots, y enviar correos electrónicos directamente a tu empresa.

Software de gestión de tareas

El software de gestión de tareas está diseñado para aumentar la productividad en el lugar de trabajo y mejorar la colaboración al proporcionar a los equipos tareas y listas de tareas. Con un software robusto, puedes automatizar tareas simples, como enviar una notificación a un gestor para informarle que se completó una tarea.

Ventajas de la automatización de tareas

El objetivo principal de la automatización de tareas es mejorar la productividad. Cuando automatizas las tareas de trabajo, reduces efectivamente el tiempo que se tarda en realizar algo, lo que puede ayudar a tus empleados a lograr más en menos tiempo.

Los beneficios de la automatización de tareas incluyen los siguientes:

Mejora la gestión del tiempo

La automatización de tareas mejora la gestión del tiempo, especialmente cuando se emplea software de gestión de tareas. Al no tener que preocuparse por las tareas administrativas, como la entrada de datos, tus empleados pueden pasar sin problemas de una tarea a otra.

Aumenta la eficiencia

La automatización de tareas permite a los empleados lograr más. Con la automatización de procesos de trabajo, pueden aumentar su producción del día mientras se centran en las iniciativas comerciales más importantes. Esta eficiencia también puede mejorar la satisfacción de los empleados al retirarles tareas tediosas que les podrían resultar aburridas.

Reduce los errores

La automatización de tareas descarta el error humano. La entrada de datos es una de las tareas más automatizadas, pues realizarla manualmente demanda mucho tiempo y a nadie le gusta hacerla. Además, es propensa al error humano.

Por ejemplo, alguien podría ingresar una cifra incorrectamente, lo que haría que los informes y la información financiera fueran inexactos. Pero con la automatización, los datos se transfieren de un programa a otro sin problemas y sin errores.

Mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

La automatización de tareas puede mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de un empleado. Dado que la automatización de tareas reduce el tiempo que lleva hacer las cosas, los empleados pueden sentirse más cómodos trabajando dentro de ciertos plazos, lo que reduce el estrés que sienten en las noches y los fines de semana cuando intentan pasar un buen rato.

Cómo automatizar tareas

Automatizar tareas es simple, pero cómo lo haces dependerá en última instancia de las herramientas que utilices. Muchos programas de hoy en día vienen con funciones de automatización de tareas, por lo que puedes encontrar tutoriales en línea o trabajar directamente con tu proveedor de software para aprender a hacerlo. En general, el proceso para automatizar tareas es así:

1. Crea una lista de tareas

Crea una lista de todas las tareas que realizas de forma estándar, que pueden incluir desde tareas simples, como revisar tu correo electrónico y eliminar el spam, hasta tareas complejas, como revisar la información financiera.

2. Clasifica tus tareas

Algunas tareas no se pueden automatizar, pero muchas sí. Con la lista de tareas regulares a mano, crea dos listas nuevas clasificando las tareas que pueden automatizarse y las que no.

3. Encuentra una herramienta de automatización de tareas

Con la lista de tareas que se pueden automatizar, busca software que sirva para ellas. En la mayoría de los casos, es posible que necesites varias herramientas según los tipos de tareas que quieras realizar.

No obstante, existen varias herramientas que permiten diseñar e implementar tu propia automatización de tareas. Solo asegúrate de que se integren con tu software existente.

4. Implementa la automatización de tareas

Una vez que hayas encontrado la herramienta adecuada, puedes comenzar a implementar la automatización de tareas. Después de crear un proceso de trabajo, revísalo y pruébalo para asegurarte de que funcione correctamente.

Tipos de tareas que se pueden automatizar

Anteriormente, mencionamos que hay dos tipos de tareas: las que se pueden automatizar y las que no. Desafortunadamente, no todo lo que haces en el trabajo lo puede hacer un programa informático.

A continuación, te presentamos una lista de tareas que se pueden automatizar para ayudarte a crear tu lista y ver qué otras tareas puedes sacarte de encima:

Tareas repetitivas

Las tareas repetitivas, como la introducción de datos, el envío de notificaciones y la eliminación del correo no deseado, pueden automatizarse. La mayoría de las personas usan la automatización de tareas para sacar las tareas repetitivas de su carga de trabajo y dejar más tiempo libre para el trabajo que refuerza objetivos comerciales más importantes.

Administración del correo electrónico

Crear y enviar correo electrónico de marketing no tiene por qué ser complicado. En lugar de esperar el momento adecuado para enviar tus correos electrónicos, puedes prepararlos con anticipación y establecer una programación de envío. Esto se puede hacer para todo tu correo, incluidas las secuencias de correo electrónico.

Por ejemplo, puedes enviar las secuencias para nutrir clientes potenciales o las basadas en acciones que los suscriptores han realizado en tu sitio, como abandonar el carrito.

Publicaciones en redes sociales

La gestión de redes sociales puede ser abrumadora, especialmente si publicas todos los días de la semana. Por suerte, puedes ahorrar tiempo en la creación de publicaciones y centrarte más en atraer a tu público invirtiendo en una herramienta de gestión de redes sociales que te permita programar publicaciones en todas tus plataformas y revisar las métricas en tiempo real.

Servicio de atención al cliente

Automatizar el servicio al cliente puede liberar tiempo a tu equipo de soporte para que se centre en preocupaciones más apremiantes del servicio al cliente.

Por ejemplo, si un representante de atención al cliente ya no tiene que centrarse en responder a los clientes que piden información de envío y para ello se utiliza la función de chat en tiempo real o chatbot, el representante puede centrarse en los clientes que presentan asuntos más serios.

Ventas y marketing

Muchos aspectos de las ventas y el marketing se pueden automatizar.

Por ejemplo, cada vez que alguien completa un formulario en tu sitio web, puedes enviarle un correo electrónico de bienvenida y enviar a tu equipo de ventas un correo para informarle que tiene un nuevo contacto. Con procesos de trabajo internos, puedes automatizar diferentes aspectos de tus iniciativas de marketing, incluida la generación de clientes potenciales, el desarrollo y el análisis de datos.

Cómo elegir un software de automatización de tareas

No todo el software de automatización de tareas está diseñado para todos los propósitos. Mientras que algunos permiten automatizar cualquier tarea posible con la estructura de implementación adecuada, otros son funciones que se agregan a otro tipo de producto. Por ejemplo, si utilizas software de contabilidad, puedes configurar automatizaciones de facturación y recordatorios.

Ten en cuenta los siguientes factores para ayudarte a decidir qué tipo de software de automatización de tareas necesitas para gestionar tu negocio:

Precios

Si necesitas una herramienta robusta, debes prepararte para gastar más. Muchas pequeñas empresas no necesitan un software que pueda hacer todo por ellas. En su lugar, podrías usar funciones adicionales con tu solución de software actual.

Sin embargo, si buscas una plataforma de gestión de tareas más robusta, puedes determinar el precio contactando a su equipo de ventas o eligiendo un plan basado en cuántas automatizaciones planeas crear.

Capacidades

No todo el software de automatización de tareas se integrará con tus herramientas existentes. Si necesitas automatizar un tipo específico de tarea, es posible que puedas trabajar con uno de tus proveedores actuales.

Por ejemplo, si utilizas un software de email marketing, ya tienes acceso a funciones de automatización.

Integraciones

Para que el software de gestión de tareas funcione, debe integrarse con tus herramientas existentes. Si tienes herramientas específicas que usas a diario, consulta el sitio web del proveedor para saber qué integraciones tienen disponibles.

Adopta la automatización de tareas para mejorar la gestión del tiempo

La mayoría de los empleados a tiempo completo sólo tienen ocho horas para realizar sus tareas diarias. Con el software de automatización de tareas, puedes mejorar la gestión de tu tiempo al liberar más tiempo para tareas comerciales importantes que dan soporte a tus objetivos finales.

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