Maximisez votre temps et vos ressources grâce à l'automatisation des tâches

Qu'est-ce que l'automatisation des tâches ?

L’automatisation des tâches consiste à automatiser les tâches fastidieuses qui ne contribuent pas nécessairement aux objectifs métier.

Au contraire, il peut être nécessaire de garder une trace des informations importantes et de s’assurer que tout le monde est en phase. Malheureusement, ces tâches administratives moins critiques empêchent vos employés d’accomplir davantage dans une journée.

Vous pouvez automatiser les tâches professionnelles afin d’améliorer la précision du flux de travail et de rendre vos employés plus efficaces, tout en supprimant certaines tâches fastidieuses et ennuyeuses de leurs listes de tâches. Les entreprises utilisent généralement des logiciels d’automatisation des tâches pour accomplir certaines tâches au lieu de les traiter manuellement, ce qui permet de gagner du temps et de booster le moral des employés.

En quoi consistent les outils d’automatisation des tâches ?

Les logiciels d’automatisation des tâches sont conçus pour automatiser certaines tâches, ce qui signifie qu’il n’est plus nécessaire de les effectuer manuellement. Il existe de nombreux types de programmes permettant d’automatiser les tâches manuelles, et le type dont vous avez besoin dépendra des flux de travail que vous souhaitez automatiser.

Par exemple, vous pouvez automatiser la saisie des données à l’aide de votre logiciel de GRC ou automatiser le processus de facturation à l’aide d’une solution comptable dotée d’outils d’automatisation des tâches.

Les outils d’automatisation des tâches peuvent être des outils de gestion de projet ou d’autres logiciels conçus pour soutenir d’autres domaines de votre entreprise. Voici quelques exemples pour vous aider à comprendre les options qui s’offrent à vous :

Logiciel GRC

Un logiciel GRC robuste vous permet de configurer l’automatisation du marketing et des flux de travail basés sur des déclencheurs. En substance, vous déterminez quand quelque chose va se produire et ce qui va se produire.

Par exemple, si vous souhaitez envoyer un e-mail à une heure précise, vous pouvez utiliser votre GRC pour le programmer. De plus, vous pouvez créer des e-mails de bienvenue automatisés tout en automatisant les prospects potentiels en envoyant les nouvelles coordonnées directement à un commercial dès qu’ils ont rempli un formulaire.

Logiciel de service client

Si vous traitez plusieurs demandes de service client par jour, vous pourriez envisager d’investir dans une solution d’automatisation du service client qui rationalise la communication avec vos précieux clients. Grâce à ce logiciel, les clients peuvent créer des tickets, utiliser le chat en direct ou des chatbots, et envoyer des e-mails directement à votre entreprise.

Logiciel de gestion des tâches

Les logiciels de gestion des tâches sont conçus pour accroître la productivité au travail et améliorer la collaboration en fournissant aux équipes des listes de tâches à accomplir. Grâce à un logiciel performant, vous pouvez automatiser des tâches simples, comme l’envoi d’une notification à un responsable pour l’informer qu’une tâche a été accomplie.

Les avantages de l'automatisation des tâches

L’automatisation des tâches a pour principal objectif d’améliorer la productivité. Lorsque vous automatisez des tâches professionnelles, vous réduisez efficacement le temps nécessaire à leur réalisation, ce qui permet à vos employés d’accomplir davantage en moins de temps.

Les avantages de l’automatisation des tâches incluent les suivants :

Améliore la gestion du temps

L’automatisation des tâches améliore la gestion du temps, en particulier lorsqu’elle est associée à un logiciel de gestion des tâches. Vos employés n’ayant plus à se soucier des tâches administratives telles que la saisie de données, ils peuvent passer d’une tâche à l’autre en toute fluidité.

Augmente l’efficacité

L’automatisation des tâches permet aux employés d’être plus productifs. Grâce à l’automatisation des flux de travail, ils peuvent augmenter leur rendement quotidien tout en se concentrant sur des initiatives commerciales plus importantes. Cette efficacité peut également améliorer la satisfaction des employés en éliminant les tâches fastidieuses qu’ils pourraient trouver ennuyeuses.

Réduit les erreurs

L’automatisation des tâches élimine les erreurs humaines. La saisie de données est l’un des types de tâches les plus automatisés, car elle prend beaucoup de temps aux humains et personne ne l’apprécie. Cependant, elle est également sujette aux erreurs humaines.

Par exemple, une personne peut saisir un chiffre de manière incorrecte, ce qui rend les rapports et les informations financières inexacts. Mais grâce à l’automatisation, vos données sont transférées d’un programme à l’autre de manière transparente et sans erreur.

Améliore l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée

L’automatisation des tâches peut améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée des employés. Étant donné que l’automatisation des tâches réduit le temps nécessaire pour accomplir les tâches, les employés peuvent se sentir plus à l’aise pour travailler dans certains délais, ce qui réduit le stress qu’ils ressentent le soir et le week-end lorsqu’ils essaient de profiter de leur temps libre.

Comment automatiser les tâches

L’automatisation des tâches est simple, mais la manière dont vous vous y prenez dépendra en fin de compte des outils que vous utilisez. De nombreux logiciels sont aujourd’hui dotés de fonctionnalités d’automatisation des tâches. Vous pouvez donc trouver des tutoriels en ligne ou travailler directement avec votre fournisseur de logiciels pour apprendre à les utiliser. En général, le processus d’automatisation des tâches se déroule comme suit :

1. Créez une liste de vos tâches

Dressez une liste de toutes les tâches que vous effectuez régulièrement, qu’il s’agisse de tâches simples comme consulter vos e-mails et supprimer les spams ou de tâches complexes comme examiner des informations financières.

2. Classez vos tâches par catégories

Certaines tâches ne peuvent pas être automatisées, mais beaucoup le peuvent. À partir de votre liste de tâches régulières, créez deux nouvelles listes en fonction de la possibilité ou non d’automatiser les tâches.

3. Trouvez un outil d'automatisation des tâches

Une fois votre liste de tâches automatisées établie, vous pouvez rechercher un logiciel qui vous aidera. Dans la plupart des cas, vous aurez besoin de plusieurs outils en fonction des types de tâches que vous souhaitez accomplir.

Cependant, il existe plusieurs outils qui vous permettent de concevoir et de mettre en œuvre vos propres automatisations de tâches. Assurez-vous simplement qu’ils s’intègrent à votre logiciel existant.

4. Mettre en œuvre l’automatisation des tâches

Une fois que vous avez trouvé l’outil adéquat, vous pouvez commencer à mettre en œuvre l’automatisation des tâches. Après avoir créé un flux de travail, vous pouvez le vérifier et le tester pour vous assurer qu’il fonctionne correctement.

Types de tâches pouvant être automatisées

Nous avons mentionné précédemment qu’il existe deux types de tâches : celles qui peuvent être automatisées et celles qui ne le peuvent pas. Malheureusement, tout ce que vous faites au travail ne peut pas être réalisé par un programme informatique.

Voici une liste de tâches pouvant être automatisées pour vous aider à créer votre liste et à trouver de nouvelles tâches à accomplir :

Tâches répétitives

Les tâches répétitives telles que la saisie de données, l’envoi de notifications et la suppression des spams peuvent toutes être automatisées. La plupart des gens utilisent l’automatisation des tâches pour éliminer les tâches répétitives de leur charge de travail afin de libérer plus de temps pour des tâches qui contribuent à la réalisation d’objectifs métier plus importants.

Gestion des e-mails

La création et l’envoi d’e-mails marketing ne doivent pas nécessairement être compliqués. Au lieu d’attendre le moment opportun pour envoyer vos e-mails, vous pouvez les préparer à l’avance et définir un calendrier d’envoi. Vous pouvez le faire pour tous vos e-mails, y compris les séquences d’e-mails.

Par exemple, vous pouvez envoyer des séquences pour faire mûrir les leads ou celles basées sur les actions que les abonnés ont effectuées sur votre site, comme l’abandon de leur panier.

Publications sur les réseaux sociaux

La gestion des réseaux sociaux peut être intimidante, surtout si vous publiez un message chaque jour de la semaine. Heureusement, vous pouvez gagner du temps dans la création de messages et vous concentrer davantage sur l’engagement de votre audience en investissant dans un outil de gestion des réseaux sociaux qui vous permet de programmer des messages sur toutes vos plateformes et d’examiner les indicateurs en temps réel.

Service client

L’automatisation du service client peut libérer du temps à votre équipe d’assistance afin qu’elle puisse se concentrer sur les problèmes plus urgents.

Par exemple, lorsqu’un représentant du service clientèle n’a plus à se concentrer sur les clients qui lui envoient des e-mails pour demander des informations sur les expéditions et qu’il peut plutôt utiliser la fonctionnalité de chat en direct ou de chatbot, il peut se concentrer sur les clients qui ont des préoccupations plus sérieuses.

Ventes et marketing

De nombreux aspects des ventes et du marketing peuvent être automatisés.

Par exemple, chaque fois qu’un utilisateur remplit un formulaire sur votre site Web, vous pouvez lui envoyer un e-mail de bienvenue et un e-mail interne à votre équipe commerciale pour l’informer qu’elle a un nouveau contact. Grâce aux workflows internes, vous pouvez automatiser différents aspects de vos efforts marketing, notamment la génération de leads, la maturation et l’analyse des données.

Comment choisir un logiciel d'automatisation des tâches

Les logiciels d’automatisation des tâches ne sont pas tous conçus pour tous les usages. Certains vous permettent d’automatiser toutes les tâches possibles avec la bonne structure de mise en œuvre, tandis que d’autres sont des fonctionnalités ajoutées à un autre type de produit. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez configurer des automatisations pour les factures et les rappels.

Tenez compte des facteurs suivants pour vous aider à choisir le type de logiciel d’automatisation des tâches dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise :

Prix

Si vous avez besoin d’un outil robuste, vous devez vous préparer à dépenser davantage. De nombreuses petites entreprises n’ont pas besoin d’un logiciel capable de tout faire à leur place. Elles peuvent plutôt utiliser des fonctionnalités supplémentaires avec leur solution logicielle actuelle.

Cependant, si vous recherchez une plateforme de gestion des tâches plus robuste, vous pouvez déterminer le prix en contactant leur équipe commerciale ou en choisissant un forfait en fonction du nombre d’automatisations que vous prévoyez de créer.

Capacités

Les logiciels d’automatisation des tâches ne s’intègrent pas tous à vos outils existants. Si vous avez besoin d’automatiser un type de tâche spécifique, vous pouvez peut-être faire appel à l’un de vos fournisseurs actuels.

Par exemple, si vous utilisez un logiciel de marketing par e-mail, vous avez déjà accès à des fonctionnalités d’automatisation.

Intégrations

Pour que le logiciel de gestion des tâches fonctionne, il doit s’intégrer à vos outils existants. Si vous utilisez des outils spécifiques au quotidien, vous pouvez consulter le site Web d'un fournisseur pour savoir quelles intégrations sont disponibles.

Adoptez l'automatisation des tâches pour une meilleure gestion du temps

La plupart des employés à temps plein ne disposent que de huit heures pour accomplir leurs tâches quotidiennes. Grâce à un logiciel d’automatisation des tâches, vous pouvez améliorer votre gestion du temps en libérant davantage de temps pour les tâches importantes qui contribuent à la réalisation de vos objectifs finaux.

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