Ce que vous devez savoir sur l'utilisation des e‑mails "ne pas répondre"

Qu'est-ce qu'une adresse e-mail "ne pas répondre" ?

Une adresse e-mail "ne pas répondre" est une adresse e-mail que vous avez configurée au niveau de votre domaine, à la nuance près qu'elle ne peut pas recevoir de messages. Le destinataire ne peut donc pas vous répondre si vous envoyez un e-mail à partir de l'une de ces adresses. Cela peut être un problème pour vos contacts lorsqu’ils représentent une entreprise.

Que signifie un e-mail "ne pas répondre" pour les clients ? Les clients n'ont aucun moyen de répondre aux e-mails qu'ils reçoivent de ces adresses, ce qui les oblige à trouver un autre moyen de contacter votre entreprise. Si un client essaie de répondre à un e-mail à partir d'une adresse "ne pas répondre", il recevra un message l'informant que son message n'a pas pu être envoyé.

4 façons dont les e-mails "ne pas répondre" affectent votre entreprise

Bien qu’un e-mail "ne pas répondre" puisse sembler être une bonne idée pour éviter les spams, ils peuvent affecter votre entreprise de diverses manières. Ci-dessous, nous avons répertorié quatre raisons pour lesquelles il est préférable d’éviter d’utiliser un e-mail "ne pas répondre".

1 . Les e-mails "ne pas répondre" ont un impact négatif sur la délivrabilité

La délivrabilité des e-mails est l'une des plus grandes préoccupations lors de l'utilisation d'e-mails "ne pas répondre".Personne ne veut une boîte de réception pleine de spam, et les fournisseurs de messagerie ont mis en place des filtres automatiques pour que les utilisateurs en reçoivent le moins possible.

Le problème, c'est que de nombreux filtres anti-spam sont conçus pour filtrer les messages provenant des adresses électroniques "ne pas répondre". Lorsque vous envoyez à un client un e-mail à partir d'une adresse électronique "ne pas répondre", votre e-mail risque de se retrouver dans son dossier de spam avant même qu'il puisse le voir. Cela peut être un problème si vous menez une campagne de marketing par e-mail et que vous souhaitez que vos contacts voient ce que vous avez à dire.

En renonçant à utiliser des e-mails "ne pas répondre", vous éviterez les filtres anti-spam et vous serez sûr de faire passer vos messages.

2 . Ils peuvent nuire à l'expérience client

Il est possible que vos contacts ignorent les e-mails provenant d'adresses "ne pas répondre", car ils ne sont généralement pas considérés comme importants.

Même si un client lit ces e-mails, il ne pourra pas y répondre. Lorsque les clients répondent à un message "ne pas répondre", ils sont susceptibles de recevoir une notification indiquant que leur e-mail n'a pas été délivré. S'ils ne reçoivent pas de notification, ils penseront que vous ignorez leurs commentaires ou leurs questions, ce qui peut entraîner une frustration et une perte de confiance.

L'un des piliers des bases du marketing par e-mail est de nouer des relations solides avec vos clients. Si vous envoyez des e-mails à partir d'une adresse électronique "ne pas répondre", vous risquez de perdre vos clients et de leur donner l'impression que leur avis n'a pas d'importance.

3 . Ils ne sont pas conformes

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est défini par l'Union européenne. Il détaille la façon dont les entreprises sont autorisées à utiliser les données qu'elles collectent. En règle générale, les clients doivent être en mesure de demander des informations sur les données collectées par une entreprise conformément au RGPD.

Si vous utilisez un e-mail "ne pas répondre" pour votre campagne de marketing par e-mail ou à toute autre fin, vous ne permettez pas à vos clients de vous répondre. Bien qu'il n'y ait pas de règle dans le RGPD indiquant que vous ne pouvez pas utiliser d'adresse électronique "ne pas répondre", vous risquez d'enfreindre le règlement si vous utilisez ces adresses à certaines fins.

Pour les dirigeants d'entreprises en ligne, il est essentiel de comprendre le RGPD et la loi CAN-SPAM de 2003, et de savoir comment ils peuvent affecter votre entreprise.

4 . Ils entravent la communication bidirectionnelle

Le plus gros problème des emails "ne pas répondre" est sans doute qu'ils entravent la communication bidirectionnelle entre vos clients et votre entreprise. La gestion de la relation client est un élément clé de la gestion d'une entreprise. Vous ne pouvez pas nouer des relations solides avec les clients s'ils ne peuvent pas répondre à vos e-mails.

Lorsqu'un client souhaite vous faire part de commentaires ou de questions à propos d'un e-mail que vous lui avez envoyé, il attend généralement une réponse. Le fait de recevoir une notification indiquant que son e-mail n'a pas pu être délivré ou de ne pas obtenir de réponse peut avoir une incidence négative sur votre activité.

Le client d'aujourd'hui est bien informé et a une voix. Il veut que cette voix soit entendue par les entreprises avec lesquelles il fait des affaires. En évitant les e-mails "ne pas répondre", vous veillez à ce que la communication entre vous et vos clients soit bidirectionnelle.

Alternatives aux e-mails "ne pas répondre"

Envoyer des e-mails "ne pas répondre" est le meilleur moyen de bloquer la communication entre vous et vos clients. Choisir une méthode alternative est donc une excellente idée. Il existe plusieurs alternatives qui vous permettront de ne plus utiliser les e-mails "ne pas répondre". Voici quelques bonnes pratiques de marketing par e-mail que vous pouvez essayer dès aujourd'hui :

Utiliser une adresse e-mail réelle

L’alternative la plus simple aux e-mails "ne pas répondre" consiste simplement à utiliser une adresse e-mail réelle. Avec une adresse e-mail personnelle, vos e-mails ne risquent pas d'être bloqués par les filtres anti-spam, et les clients peuvent librement vous adresser questions et commentaires.

La meilleure façon d'utiliser une adresse e-mail personnelle plutôt qu'une adresse e-mail "ne pas répondre" est de choisir le nom de votre choix. « noreply@entreprise.com » peut sembler rebutant pour les clients, mais vous pouvez rendre votre adresse e-mail plus conviviale en remplaçant « ne pas répondre » (noreply) par « service » ou « info ». Par exemple, vous pouvez utiliser « service@entreprise.com » ou « info@entreprise.com ».

Pour une approche toujours plus personnelle, n'hésitez pas à inclure également le nom de l’expéditeur à cette adresse e-mail. De cette façon, vos clients apprennent à connaître les personnes qui composent votre entreprise. Cela leur permet de plus ou moins savoir qui leur a envoyé cet e-mail, notamment s'il s'agit du PDG ou d'un représentant du service client.

Gérer les réponses avec les outils de la boîte de réception

Avec les services de messagerie traditionnels, un utilisateur peut facilement être débordé s'il doit échanger avec un certain nombre de clients. Pour cette raison, il est important pour les entreprises d’utiliser des outils de messagerie afin de ne pas avoir à traiter chaque e-mail manuellement.

Grâce à Mailchimp, vous pouvez gérer les réponses de votre audience en les classant par catégories : réponse à une offre, enquête ou formulaire de contact, notamment. Lorsque votre audience répond à une campagne par e-mail, ces messages arriveront dans votre boîte de réception Mailchimp. Cependant, Mailchimp utilise un identifiant unique pour chacune des réponses que vous recevez, ce qui vous permet de répondre facilement pour créer des conversations individuelles avec vos clients. Vous pouvez même gérer des campagnes par email individuelles de manière distincte. Ainsi, vous ne serez pas submergé par un nombre exponentiel de réponses client et vous pourrez identifier les informations utiles.

Créer du contenu basé en fonction des commentaires

Dans de nombreux cas, les clients nous contactent parce qu'ils ont une question ou un problème. Bien que vous puissiez répondre à chaque e-mail, vous pouvez également limiter le nombre de réponses reçues en créant du contenu basé sur des requêtes fréquentes. Le contenu à créer peut prendre la forme de blogs, de vidéos, d'infographies, de FAQ, des pages de destination, etc.

Une fois que vous disposez des outils nécessaires pour gérer des campagnes e-mail à grande échelle sans utiliser d'e-mails "ne pas répondre", veillez à conserver les commentaires reçus afin d'améliorer le contenu fourni aux clients. En effet, il est important de répondre aux besoins de vos clients en leur proposant des contenus pertinents et éviter les adresses e-mail "ne pas répondre" peut vous y aider. Avec une adresse e-mail personnelle et des outils de messagerie, vous disposez des outils pour créer un meilleur contenu basé sur les commentaires de vos clients.

Gérer une entreprise repose sur la satisfaction des clients. Vous devez donc leur proposer des contenus qui prennent en compte leurs commentaires.

Améliorer votre marketing par e-mail grâce à Mailchimp

La communication avec vos clients fonctionne dans les deux sens. Si un client tente de répondre à un e-mail "ne pas répondre" et ne reçoit rien en retour ou ne reçoit aucune notification indiquant que son message ne peut être délivré, cela peut avoir un impact négatif sur votre entreprise. Envisagez plutôt des outils et des services de messagerie pour moderniser vos campagnes et évitez d'utiliser des adresses e-mail sans réponse.

Mailchimp peut vous aider à gérer vos campagnes par e-mail et à garder le contrôle de votre boîte de réception. Vous serez également en mesure de gérer plusieurs campagnes et de mener des conversations individuelles avec vos clients. Testez Mailchimp dès aujourd'hui et découvrez comment nos outils de messagerie adaptés peuvent vous permettre de gérer facilement vos échanges.